Dit artikel introduceert nieuwe gebruikers aan BriqSafe. Het legt uit wat het doel van het platform is als een systeem voor nalevingsbeheer en geeft een overzicht van de werking zonder in te gaan op gedetailleerde procedures. Het is bedoeld om u bekend te maken met de belangrijkste onderdelen en begrippen van het systeem.
OpmerkingVereiste rol: Ingenieur (voor beheer van middelen), Inspecteur (voor beoordelingswerkzaamheden), Manager of hoger (voor administratieve taken)
Wat is BriqSafe?
BriqSafe is een applicatie voor nalevingsbeheer die organisaties ondersteunt bij het beheren van hun fysieke locaties, nalevingsactiviteiten en bijbehorende apparatuur. Het helpt bij het registreren en volgen van locaties, gebouwen, systemen, middelen, technische aanbevelingen, risicobeoordelingen, werkopdrachten en sensormonitoring. Het platform biedt hulpmiddelen voor zowel medewerkers op locatie als het kantoorpersoneel, zodat inspecties, gegevensvastlegging, rapportages en opvolging van problemen soepel verlopen binnen uw portfolio.
Hoe werkt BriqSafe
De applicatie is opgebouwd rond het beheren van locaties en de verschillende elementen daarin, waarbij gegevens die op locatie worden verzameld worden gekoppeld aan geplande bezoeken, nalevingsregels en rapportagetools.
Beheer van locaties en hun inhoud
Een locatie staat voor een fysieke plaats zoals een gebouw of terrein. Binnen een locatie organiseert u constructies (gebouwen), verdiepingen, ruimtes (gebieden) en middelen (apparatuur). Systemen, zoals water- of verwarmingsinstallaties, bevinden zich binnen constructies en zijn verbonden met relevante middelen. Deze hiërarchische opzet maakt het mogelijk de situatie in de praktijk nauwkeurig na te bootsen voor eenvoudigere navigatie en nalevingstracering.
- Constructies zijn gebouwen op een locatie, die verdiepingen en gebieden huisvesten.
- Gebieden zijn ruimtes of zones getekend op een plattegrond, elk met een status qua bezetting (In Gebruik of Leegstaand).
- Middelen zijn apparaten of voorwerpen die aan nalevingscontroles worden onderworpen.
- Systemen zijn infrastructuren zoals water- of verwarmingsinstallaties die aan middelen gekoppeld zijn.
Plaatsen en koppelen van middelen
Middelen kunnen worden toegevoegd en gepositioneerd op plattegronden of binnen de gebouwhiërarchie. Elk middel krijgt een uniek Middelnummer en kan optioneel een Naam hebben. Middelen kunnen gekoppeld worden aan systemen die hen bedienen, wat bepaalt welke nalevingstaken worden gegenereerd. Sommige middelen kunnen ook gekoppeld worden aan één of twee andere middelen om fysieke relaties vast te leggen, zoals een kraan die gevoed wordt door een leiding.
Het bewerken van middelgegevens tijdens hun levenscyclus stelt u in staat het nalevingsregister actueel te houden door parameters of meetwaarden bij te werken. Wijzigingen die goedkeuring vereisen, verschijnen als wachtende aanpassingen totdat deze beoordeeld zijn.
Nalevingstaken en risicobeoordelingen
Het systeem genereert nalevingstaken op basis van de inrichting van locaties, constructies, systemen en middelen en hun toegewezen controleregimes (sets nalevingsregels). Risicobeoordelingen evalueren deze onderdelen door het verzamelen van meetwaarden en het vastleggen van een beoordelingsstatus: Voldoende of Onvoldoende. Inspecteurs kunnen automatische beoordelingen overrulen om hun oordeel weer te geven, waarbij auditsporen deze wijzigingen registreren.
Concept technische aanbevelingen worden automatisch gegenereerd bij overschrijding van grenswaarden. Deze concepten moeten worden beoordeeld en goedgekeurd om opgenomen te worden als geplande correctiewerkzaamheden.
Bezoeken, werkopdrachten en veldwerk
Nalevingsbezoeken bestaan uit geplande werkopdrachten, waarin inspectie- of onderhoudswerkzaamheden aan middelen of systemen worden beschreven. Medewerkers in het veld leggen met de mobiele app metingen, foto’s en observaties vast. Werkopdrachten kunnen handmatig of automatisch worden afgerond aan de hand van sensorgegevens die aan middelen gekoppeld zijn.
Bezoeken worden afgetekend bij afronding of overgeslagen met redenen en optioneel bewijs als het werk niet kan worden uitgevoerd. Een tegenondertekening door een vertegenwoordiger op locatie kan worden verzameld als dit binnen de organisatie vereist is.
Documentbeheer en rapportage
BriqSafe bewaart nalevingsdocumenten, certificaten, rapporten en foto’s in een gedeelde documentbibliotheek die is georganiseerd op Locaties of Klanten. Rapporten zoals risicobeoordelingen, technische aanbevelingen en logboeken worden direct in het systeem als pdf aangemaakt. Deze documenten kunnen worden gedownload of veilig gedeeld met collega’s binnen uw organisatie.
Integratie en monitoring van IoT-apparaten
Sensors en meetapparaten kunnen worden geregistreerd, geclaimd en gekoppeld aan middelen, gebieden of systemen. Deze apparaten leveren automatisch meetwaarden aan geplande nalevingswerkopdrachten, wat gegevensverzameling op afstand mogelijk maakt. Hun status, batterijniveau en laatste communicatietijd worden bewaakt vanuit een organisatielijst of per individuele locatie.
Gebruikers- en toegangsbeheer
Gebruikers worden uitgenodigd of aangemaakt met rollen variërend van Eigenaar tot Lezer, elk met eigen rechten. Toegang tot locaties en activiteitencategorieën kan worden beperkt, vooral voor externe gebruikers zoals onderaannemers met beperkte bevoegdheden. Rollen en toegangsrechten bepalen welke onderdelen van het platform iemand kan zien of aanpassen, waaronder locaties, werkopdrachten en instellingen.
Meldingen en berichten
BriqSafe informeert gebruikers over bezoektoewijzingen, zaakupdates, afrondingen van risicobeoordelingen en andere relevante gebeurtenissen via berichten in de app-inbox, e-mail en pushmeldingen. Meldingsinstellingen geven gebruikers de mogelijkheid te bepalen welke onderwerpen via welke kanalen binnenkomen.
Dashboard en startschermen
Gepersonaliseerde dashboards bieden een overzicht van toegewezen werk, locatie-statussen, recente rapporten en aankomende bezoeken. Voor mobiele gebruikers biedt het startscherm snelle acties zoals het scannen van QR-codes of het aanmaken van werkopdrachten, naast toegang tot locaties en rapporten.
Veelvoorkomende begrippen en termen
| Term | Omschrijving |
|---|---|
| Middel | Een apparaat of installatie waarop naleving wordt gevolgd. |
| Systeem | Infrastructuurgroep die middelen bedient, zoals water- of verwarmingsvoorzieningen. |
| Constructie | Een gebouw binnen een geografische locatie. |
| Gebied | Een ruimte binnen een verdieping van een constructie. |
| Risicobeoordeling | Een gedetailleerde beoordeling van apparatuur en systemen op een locatie aan de hand van nalevingsregels. |
| Technische Aanbeveling | Een voorgestelde corrigerende maatregel op basis van geconstateerde niet-nalevingen. |
| Werkopdracht | Een afzonderlijke inspectie- of onderhoudsklus binnen een gepland bezoek. |
| Bezoek | Een geplande reeks werkopdrachten om naleving op één of meerdere locaties te controleren. |
| IoT-apparaat | Een sensor of meetapparaat gekoppeld aan een middel of gebied die automatische metingen levert. |
Samenvatting
BriqSafe is een uitgebreid platform dat organisaties helpt hun nalevingstaken te beheren via een gedetailleerde hiërarchie van locaties en middelen, risicobeoordelingen, planning en opvolging van werkopdrachten, en integratie met IoT-sensoren. Het ondersteunt samenwerking tussen veldmedewerkers, inspecteurs, managers en beheerders met op maat gemaakte toegangsrechten, meldingen en rapportagetools. Het begrijpen van de structuur en begrippen in dit artikel helpt u om efficiënt te starten en te navigeren binnen BriqSafe.