BriqSafe is een applicatie voor nalevingsbeheer voor organisaties die gebouwen, inspecties, jobs, risicobeoordelingen, aanbevelingen, meldingen, documenten en rapporten beheren. Dit artikel legt de belangrijkste onderdelen van BriqSafe uit en hoe deze samenwerken.
Organisaties, gebruikers en toegang
Met uw BriqSafe-account krijgt u toegang tot één of meer organisaties. Een organisatie bevat haar locaties, gebruikers, instellingen, nalevingsverzoeken en documenten.
- Uw toegang is gebaseerd op uw rol, locatie-toegang en activiteitcategorie-toegang.
- Interne gebruikers beginnen doorgaans met toegang tot alle locaties, tenzij hun toegang is beperkt.
- Externe gebruikers krijgen alleen toegang tot de locaties die aan hen zijn toegekend. Een externe gebruiker zonder locaties ziet niets.
- Behoort u tot meer dan één organisatie, gebruik dan de organisatiewisselaar om tussen organisaties te schakelen. Iedere organisatie heeft haar eigen locaties, gebruikers en instellingen.
De belangrijkste rollen zijn Eigenaar, Beheerder, Manager, Controleur, Technicus en Kijker. De beschikbare functies en acties hangen af van de rechten die aan uw rol zijn gekoppeld.
Locaties en gebouwstructuur
Een locatie vertegenwoordigt een fysieke locatie. Elke locatie kan structuren, verdiepingen, ruimtes of andere gebieden, systemen en assets bevatten.
- Structuren bevatten de hiërarchie van het gebouw.
- Gebieden organiseren ruimtes en andere onderdelen van een structuur.
- Systemen beschrijven installaties die een locatie bedienen.
- Assets vertegenwoordigen apparatuur die op de locatie is geregistreerd.
U kunt een locatie bekijken via Kaarten, Hiërarchie en Assets weergaven. De locatie biedt ook secties zoals Overzicht, Bezoeken, Jobs, Controleschema, Aanbevelingen, Meldingen, Documenten en Tijdlijn.
Hoe nalevingsactiviteiten worden aangemaakt
BriqSafe gebruikt de geconfigureerde controleregels voor een structuur, gebied, systeem of asset om te bepalen welke nalevingsactiviteiten van toepassing zijn. De regelsengine evalueert de gebouwconfiguratie en voegt de resulterende activiteiten toe aan het Controleschema van de locatie.
- Activiteiten kunnen worden aangemaakt wanneer structuren, gebieden, assets of systemen worden toegevoegd of gewijzigd.
- Activiteiten hebben een frequentie en kunnen jobs genereren die ingepland moeten worden.
- Activiteiten kunnen verplicht zijn vanwege de toepasselijke controleregels of door aangepaste activiteiten die aan het Controleschema zijn toegevoegd.
- Er is geen aparte generatie-stap. Het Controleschema toont reeds geproduceerde activiteiten door de regelsengine.
Als er geen controleregime geldt voor een gebied, structuur of systeem, genereert de regelsengine geen nalevingsactiviteiten hiervoor.
Bezoeken en jobs
Een bezoek groepeert werk dat gepland is voor een locatie en een datum. Een job is één activiteit binnen een bezoek, bijvoorbeeld het registreren van een meting, invullen van een formulier of uitvoeren van vervolgwerk.
- Managers en hoger kunnen bezoeken plannen via de Planner.
- Toegewezen medewerkers zien hun bezoeken in Mijn Bezoeken en op Mijn BriqSafe.
- Het formulier bij een job wordt bepaald door het activiteitstype.
- Jobs kunnen worden voltooid, gemarkeerd als niet uit te voeren, overgeslagen, geannuleerd of ter beoordeling achtergelaten.
- Wanneer een bezoek wordt goedgekeurd, worden nog openstaande jobs automatisch overgeslagen en vastgelegd voor backoffice-controle.
Op mobiel blijven bezoek- en jobgegevens offline beschikbaar. Wijzigingen zonder verbinding worden opgeslagen op het apparaat en geüpload zodra het netwerk terug is. De synchronisatie-indicator toont veranderingen die wachten om geüpload te worden.
Risicobeoordelingen
Een risicobeoordeling onderzoekt de geselecteerde onderdelen van één locatie. De scope kan structuren, gebieden en systemen omvatten; assets zijn inbegrepen via de structuren en gebieden in scope.
De beoordeling is opgebouwd uit fasen, waaronder Locatie, Systemen, Gebieden, Assets, Logboek & Activiteiten, Controleschema, Technische Aanbevelingen en Risicoconclusie.
- Metingen en andere informatie worden geregistreerd bij het relevante systeem, gebied of asset.
- BriqSafe kan op basis van de geregistreerde gegevens en toepasselijke risicoregels een Voldoende of Onvoldoende resultaat berekenen.
- Een controleur kan het berekende resultaat handmatig overschrijven zodra de vereiste informatie is opgeslagen.
- De Risicoconclusie bevat het risicresultaat en de samenvatting.
- Als alle fasen zijn afgerond, kan een gemachtigde gebruiker de beoordeling beëindigen. Beëindigen vergrendelt de beoordeling en kan niet ongedaan gemaakt worden.
Aanbevelingen en meldingen
Een meting die overeenkomt met een risicoregel kan een concept Technische Aanbeveling of een Melding genereren, afhankelijk van hoe de meting is geregistreerd en de geldende regels.
- Conceptaanbevelingen verschijnen onder Vereist goedkeuring en moeten worden goedgekeurd of afgewezen.
- Een goedgekeurde aanbeveling kan voorgestelde activiteiten toevoegen aan het Controleschema.
- Voorgestelde activiteiten kunnen vervolg-jobs worden. Een aanbeveling kan automatisch sluiten nadat alle voorgestelde activiteiten een voltooide job hebben.
- Een melding registreert een nalevingsprobleem dat gevolgd moet worden. Meldingen doorlopen de statussen Open, In uitvoering, Te beoordelen en Gesloten.
- Herhaalde matches van dezelfde regel creëren geen nieuwe open melding voor hetzelfde asset en regel zolang de bestaande melding open is.
Rapporten en documenten
Documenten is de gedeelde bibliotheek voor geüploade bestanden en gegenereerde rapporten. Rapporten worden op de achtergrond gegenereerd en tonen de status Voorbereiden totdat het bestand klaar is. Een mislukte export toont de status Mislukt en kan worden herhaald als het probleem oplosbaar is.
Rapporten kunnen informatie over jobs, het controleschema, technische aanbevelingen, het locatie-logboek, risicobeoordelingen en laboratoriumresultaten bevatten. Voltooide rapporten worden opgeslagen in Documenten, waar gebruikers met toegang ze kunnen bekijken, downloaden of delen.
Mijn BriqSafe en mobiele toegang
Mijn BriqSafe is het startscherm na het onboardingproces. Het biedt een persoonlijk overzicht van toegewezen werk en toegankelijke locaties.
- Op het web toont het de voortgang van jobs, aankomende bezoeken, locaties, een locatiemap en recente rapporten.
- Op mobiel bevat het voortgang van bezoeken, snelle acties, aankomende bezoeken, locaties en de nieuwste rapporten.
- De snelle actie Scan QR kan een asset- of apparaatrecord openen zodra de code wordt herkend.
- Locatie- en jobinformatie is beperkt tot wat uw account mag bekijken.
Het dashboard biedt ook portfolioweergaven via Dashboard, met de tabbladen Overzicht, Overzicht van jobs en Locatie-informatie. Deze tabbladen zijn alleen-lezen; de cijfers zijn beperkt tot de locaties en jobs waar uw account toegang toe heeft.