Cos’è BriqSafe e come funziona?

Questo articolo introduce i nuovi utenti a BriqSafe, spiegandone lo scopo come piattaforma di gestione della conformità e delineandone il funzionamento senza entrare nei dettagli procedurali. È pensato per fornire un orientamento sui principali componenti e concetti del sistema.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere (per attività di gestione asset), Ispettore (per verifiche), Responsabile o superiore (per task amministrativi)

Cos’è BriqSafe?

BriqSafe è un’applicazione per la gestione della conformità che aiuta le organizzazioni a gestire i propri siti fisici, le attività di conformità e le attrezzature correlate. Supporta la registrazione e il monitoraggio di luoghi, edifici, impianti, asset, raccomandazioni tecniche, valutazioni dei rischi, attività e monitoraggio tramite sensori. La piattaforma offre strumenti sia per gli operatori sul campo sia per il personale di back-office, permettendo una coordinazione fluida delle ispezioni, della raccolta dati, dei report e del follow-up delle segnalazioni nell’ambito del proprio portafoglio.

Come funziona BriqSafe

L’app si basa sulla gestione delle sedi e dei vari componenti al loro interno, collegando i dati raccolti sul posto con le visite programmate, le regole di conformità e gli strumenti di reportistica.

Gestione delle sedi e del loro contenuto

Una sede rappresenta una struttura fisica come un edificio o un sito. All’interno di una sede si organizza la gerarchia composta da strutture (edifici), piani, aree (stanze) e asset (attrezzature). Gli impianti, come gli impianti idraulici, risiedono sotto le strutture e sono collegati agli asset pertinenti. Questo approccio gerarchico consente di riprodurre la configurazione reale per facilitare la navigazione e il monitoraggio della conformità.

• Strutture sono gli edifici di una sede, che contengono piani e aree.
• Aree sono stanze o spazi delineati su una piantina, ciascuno con stati di occupazione (In uso o Vuoto).
• Asset rappresentano attrezzature o elementi soggetti a controlli di conformità.
• Impianti rappresentano infrastrutture come gli impianti idraulici o di riscaldamento collegati agli asset.

Collocazione e collegamento degli asset

Gli asset possono essere aggiunti e posizionati sulle planimetrie o all’interno della gerarchia edilizia. Ogni asset richiede un Numero Asset univoco e può opzionalmente avere un Nome. Gli asset possono essere collegati agli impianti che li servono, determinando quali attività di conformità vengono generate. Alcune tipologie di asset consentono anche il collegamento a uno o due altri asset per registrare relazioni fisiche, come un rubinetto alimentato da un tubo.

La modifica dei dettagli degli asset durante il loro ciclo di vita permette di mantenere aggiornata la documentazione di conformità modificando parametri o registrazioni. Le modifiche che necessitano di approvazione diventano modifiche in sospeso fino alla revisione.

Attività di conformità e valutazioni dei rischi

Il sistema genera compiti di conformità basati sulla configurazione di sedi, strutture, impianti e asset e sui regimi di controllo assegnati (insiemi di regole di conformità). Le valutazioni dei rischi esaminano questi componenti raccogliendo misurazioni di parametri e registrando uno stato di valutazione Soddisfacente o Non Soddisfacente. Gli ispettori possono sovrascrivere le valutazioni automatiche per riflettere il proprio giudizio, con tracciamento degli audit di queste modifiche.

Le raccomandazioni tecniche preliminari vengono generate automaticamente quando le letture dei parametri superano le soglie. Questi bozzetti devono essere revisionati e approvati per apparire come lavori correttivi programmati.

Visite, attività e lavoro sul campo

Le visite di conformità sono composte da lavori programmati, che dettagliano le attività di ispezione o manutenzione su asset o impianti. Gli operatori sul campo rilevano dati, foto e osservazioni utilizzando l’app mobile. I lavori possono essere completati manualmente oppure automaticamente tramite dati dei sensori collegati agli asset.

Le visite vengono chiuse alla conclusione o saltate con l’indicazione del motivo e con eventuale evidenza quando l’attività non può essere svolta. Può essere raccolta una controfirma da un rappresentante presente in loco se previsto dall’organizzazione.

Gestione documentale e reportistica

BriqSafe archivia la documentazione di conformità, certificati, report e fotografie in una libreria documentale condivisa organizzata per Sedi o Clienti. Report come valutazioni dei rischi, raccomandazioni tecniche e registri di controllo vengono generati in formato PDF direttamente nel sistema. Questi documenti possono essere scaricati o condivisi in modo sicuro con colleghi all’interno dell’organizzazione.

Integrazione e monitoraggio dispositivi IoT

Sensori e dispositivi di monitoraggio possono essere registrati, assegnati e collegati ad asset, aree o impianti. Questi dispositivi alimentano automaticamente le letture nelle attività di conformità programmate, permettendo la raccolta dati da remoto. Il loro stato, livello batteria e ultimo collegamento sono monitorati da una vista organizzativa o per singola Sede.

Gestione utenti e permessi

Gli utenti vengono invitati o creati con ruoli che vanno da Proprietario a Visualizzatore, ciascuno con permessi specifici. L’accesso a sedi e categorie di attività può essere limitato, soprattutto per utenti esterni come subappaltatori con diritti ridotti. Ruoli e permessi determinano quali parti della piattaforma ogni persona può visualizzare o modificare, comprese sedi, lavori e configurazioni.

Notifiche e Posta in arrivo

BriqSafe notifica gli utenti riguardo l’assegnazione delle visite, aggiornamenti dei casi, completamento delle valutazioni dei rischi e altri eventi rilevanti tramite messaggi nella casella in-app, email e notifiche push. Le impostazioni permettono di personalizzare quali argomenti ricevere e tramite quali canali.

Cruscotti e schermate iniziali

I cruscotti personalizzati offrono una panoramica del lavoro assegnato, stato delle sedi, report recenti e visite imminenti. Per gli utenti mobili, la schermata iniziale offre azioni rapide come la scansione di codici QR o la creazione di lavori, oltre all’accesso a sedi e report.

Concetti e termini comuni

Termine	Descrizione
Asset	Un’attrezzatura o installazione soggetta a monitoraggio di conformità.
Impianto	Raggruppamento infrastrutturale a servizio degli asset, come approvvigionamento idrico o impianti di circolazione.
Struttura	Un edificio all’interno di una sede geografica.
Area	Una stanza o spazio all’interno di un piano di una struttura.
Valutazione del Rischio	Una valutazione dettagliata delle attrezzature e degli impianti di una sede in base alle regole di conformità.
Raccomandazione Tecnica	Un’azione correttiva proposta in seguito a non conformità o superamento di soglie.
Lavoro	Un’attività individuale di ispezione o manutenzione all’interno di una visita programmata.
Visita	Un insieme programmato di lavori per verificare la conformità in una o più sedi.
Dispositivo IoT	Un sensore o dispositivo di monitoraggio collegato a un asset o area per fornire rilevazioni automatiche.

Riassunto

BriqSafe è una piattaforma completa ideata per supportare le organizzazioni nella gestione delle attività di conformità tramite una dettagliata gerarchia di sedi e asset, valutazioni dei rischi, programmazione e monitoraggio dei lavori e integrazione con sensori IoT. Facilita la collaborazione tra operatori sul campo, ispettori, responsabili e amministratori offrendo accessi personalizzati, notifiche e strumenti di reportistica. Comprendere la struttura e i concetti esposti aiuterà a muovere i primi passi e lavorare efficacemente in BriqSafe.