Cos'è BriqSafe e come funziona?

BriqSafe è un'applicazione per la gestione della conformità dedicata alle Organizzazioni che amministrano edifici, ispezioni, Lavori, Valutazioni del Rischio, Raccomandazioni, Casi, Documenti e Rapporti. Questo articolo illustra le principali componenti di BriqSafe e il loro funzionamento.

Organizzazioni, Utenti e Accesso

Il tuo account BriqSafe ti consente di accedere a una o più Organizzazioni. Un'Organizzazione comprende le sue Posizioni, Utenti, Impostazioni, registri di Conformità e Documenti.

• Il tuo accesso dipende dal ruolo, dall’accesso alle Posizioni e dalla categoria di Attività.
• Gli Utenti interni hanno generalmente accesso a tutte le Posizioni, salvo restrizioni specifiche.
• Gli Utenti esterni hanno accesso solo alle Posizioni a loro assegnate. Un utente esterno senza Posizioni non può visualizzare alcun contenuto.
• Se appartieni a più Organizzazioni, usa il selettore organizzazione per passare da una all'altra. Ogni Organizzazione possiede Posizioni, Utenti e Impostazioni proprie.

I ruoli principali sono Proprietario, Admin, Manager, Ispettore, Ingegnere e Visualizzatore. Le funzionalità disponibili dipendono dai permessi associati al ruolo assegnato.

Posizioni e Struttura Edilizia

Una Posizione rappresenta una struttura fisica. Ogni Posizione può includere Edifici, Piani, Locali o altre Aree, Sistemi e Risorse.

• Edifici rappresentano la gerarchia dell’immobile.
• Le Aree organizzano Locali e parti di un Edificio.
• I Sistemi descrivono le installazioni al servizio di una Posizione.
• Le Risorse rappresentano le attrezzature registrate presso la Posizione.

La Posizione può essere visualizzata attraverso le viste Carte, Gerarchia e Risorse. Sono inoltre disponibili sezioni come Panoramica, Visite, Lavori, Schema di Controllo, Raccomandazioni, Casi, Documenti e Cronologia.

Creazione delle attività di conformità

BriqSafe usa le regole di controllo configurate per un Edificio, un’Aree, un Sistema o una Risorsa per definire quali attività di conformità sono applicabili. Il motore di regole valuta la configurazione edilizia e aggiunge le attività risultanti allo Schema di Controllo della Posizione.

• Le attività possono essere create all’aggiunta o modifica di Edifici, Aree, Risorse o Sistemi.
• Le attività hanno una frequenza e possono generare Lavori da pianificare.
• Le attività possono essere obbligatorie in base alle regole di controllo o a attività personalizzate aggiunte allo Schema di Controllo.
• Non esiste una fase di generazione separata. Lo Schema di Controllo mostra le attività già prodotte dal motore di regole.

Se nessun regime di controllo è applicabile a un’Aree, Edificio o Sistema, il motore di regole non genera attività di conformità per esso.

Visite e Lavori

Una Visita raggruppa il lavoro pianificato per una Posizione in una data specifica. Un Lavoro è una singola attività all’interno di una Visita, come registrare una lettura, completare un modulo o eseguire un lavoro di follow-up.

• Manager e ruoli superiori possono pianificare Visite tramite il Pianificatore.
• Gli operatori assegnati visualizzano le Visite in Le Mie Visite e su Il Mio BriqSafe.
• Il modulo di un Lavoro dipende dal tipo di attività associato.
• I Lavori possono essere completati, contrassegnati come impossibili da completare, saltati, annullati oppure lasciati in sospeso per revisione.
• Quando una Visita viene approvata, i Lavori ancora aperti vengono saltati automaticamente e registrati per revisione back-office.

Su dispositivi mobili, i dati di Visite e Lavori rimangono disponibili offline. Le modifiche effettuate senza connessione sono memorizzate sul dispositivo e caricate quando la connettività ritorna. L’indicatore di sincronizzazione mostra le modifiche in attesa di caricamento.

Valutazioni del Rischio

Una Valutazione del Rischio esamina le parti selezionate di una Posizione. L’ambito può includere Edifici, Aree e Sistemi; le Risorse sono incluse attraverso gli Edifici e le Aree nell’ambito selezionato.

La valutazione è organizzata in fasi, tra cui Posizione, Sistemi, Aree, Risorse, Registro e Attività, Schema di Controllo, Raccomandazioni Tecniche e Conclusione del Rischio.

• Letture e altre informazioni sono registrate sui Sistemi, le Aree o le Risorse pertinenti.
• BriqSafe può calcolare un esito Soddisfacente o Non soddisfacente in base alle informazioni registrate e alle regole di rischio applicabili.
• Un ispettore può sovrascrivere manualmente il risultato calcolato quando le informazioni richieste sono salvate.
• La Conclusione del Rischio contiene il risultato del rischio e il sommario esecutivo.
• Quando tutte le fasi sono complete, un utente autorizzato può completare la valutazione. Il completamento blocca la valutazione e non può essere annullato.

Raccomandazioni e Casi

Una lettura che corrisponde a una regola di rischio può creare una bozza di Raccomandazione Tecnica o un Caso, a seconda del modo in cui la lettura è stata registrata e delle regole applicabili.

• Le Raccomandazioni in bozza appaiono sotto In attesa di approvazione e devono essere approvate o ignorate.
• Una Raccomandazione approvata può aggiungere attività suggerite allo Schema di Controllo.
• Le attività suggerite possono diventare Lavori di follow-up. Una Raccomandazione può chiudersi automaticamente dopo che tutte le attività suggerite hanno un Lavoro completato.
• Un Caso registra un problema di conformità che necessita di monitoraggio. I Casi seguono gli stati Aperto, In Corso, Da Revisionare e Chiuso.
• Una corrispondenza ripetuta della stessa regola non crea un nuovo Caso aperto per la stessa Risorsa e regola finché il Caso esistente rimane aperto.

Rapporti e Documenti

Documenti è la libreria condivisa per i file caricati e i Rapporti generati. I Rapporti vengono generati in background e mostrano lo stato Elaborazione finché il file non è pronto. Un esportazione non riuscita appare con stato Non riuscito e può essere riprovata se il problema è recuperabile.

I Rapporti possono includere informazioni sui Lavori, lo schema di controllo, raccomandazioni tecniche, registro della Posizione, piani di valutazione del rischio e risultati di laboratorio. I Rapporti finiti sono conservati in Documenti, dove gli utenti con accesso possono visualizzarli, scaricarli o condividerli.

Il Mio BriqSafe e Accesso Mobile

Il Mio BriqSafe è la schermata iniziale dopo l'onboarding. Offre una panoramica personale del lavoro assegnato e delle Posizioni accessibili.

• Su web, mostra il progresso dei Lavori, le Visite imminenti, le Posizioni, una mappa delle Posizioni e i Rapporti più recenti.
• Su mobile include il progresso delle Visite, azioni rapide, Visite imminenti, Posizioni e Rapporti più recenti.
• L’azione rapida Scansiona QR può aprire il record di una Risorsa o di un Dispositivo riconoscendo il suo codice.
• Le informazioni su Posizioni e Lavori sono limitate alle autorizzazioni del tuo account.

Il cruscotto offre inoltre viste di portafoglio tramite il Dashboard, con le schede Panoramica, Riepilogo Lavori e Informazioni sul Sito. Le schede sono in sola lettura; i dati sono limitati alle Posizioni e Lavori accessibili dal tuo account.