Flusso di Lavoro per PPCL

Questo articolo illustra come creare, implementare e mantenere un Piano di Prevenzione e Controllo della Legionella (PPCL) per un impianto idrico all'interno della piattaforma BriqSafe. È rivolto a responsabili, ispettori e tecnici coinvolti nella valutazione dei rischi e nelle attività di conformità degli impianti idrici.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile (per creare le valutazioni del rischio)

Creare una Valutazione del Rischio per un PPCL

Crea una nuova valutazione del rischio una volta che la tua sede è completamente configurata e pronta per la valutazione di conformità.

1. Accedi alla sede, poi vai su Strutture.
2. In una scheda struttura, seleziona Crea valutazione del rischio oppure usa il menu a tendina per scegliere Crea nuova valutazione del rischio se ne esiste già una.
3. Si apre il pannello della valutazione con il tipo di attività preimpostato e bloccato.
4. Imposta l'ambito della valutazione e i dettagli di pianificazione.
5. Clicca su Crea per iniziare. Il regime di controllo guida le sezioni, i moduli e le soglie della valutazione.

In alternativa, puoi avviare una valutazione del rischio dal flusso di creazione della visita selezionando il tipo di attività valutazione del rischio.

Nota: Solo gli utenti con ruolo Responsabile o superiore possono completare la creazione della valutazione del rischio, anche se il pulsante è visibile a ruoli inferiori.

Definire e Confermare l’Ambito della Valutazione del Rischio

Specifica con precisione quali strutture, aree e sistemi saranno coperti dal PPCL.

1. Apri la valutazione e individua la scheda Seleziona ambito nella panoramica.
2. Clicca sulla scheda per aprire il selettore Cambia ambito.
3. Seleziona le Strutture, Aree e Sistemi rilevanti da includere. Selezionando un elemento principale si includono automaticamente tutti quelli sottostanti.
4. Verifica attentamente il conteggio degli elementi selezionati e clicca su Conferma per salvare l’ambito.

Importante: L’ambito può includere solo Strutture, Aree e Sistemi, non singoli Elementi. Gli elementi presenti nelle Aree e nei Sistemi selezionati sono inclusi automaticamente. La valutazione deve rimanere all’interno di un solo regime di controllo; non è possibile combinare regimi differenti in una sola valutazione.

Raccogliere i Dati di Conformità Durante la Valutazione

Livello Sistema

Registra i dettagli di conformità per i sistemi impiantistici collegati all’impianto idrico.

1. Dal Da fare, apri la tessera Sistemi.
2. Seleziona un sistema e completa i campi della scheda Generali: Nome Sistema (obbligatorio), Stato operativo e Descrizione.
3. Controlla i Elementi collegati e gli Schema.
4. Completa i Parametri richiesti dal regime di controllo.
5. Nella sezione Valutazione, segnala il sistema come Soddisfacente o Non Soddisfacente se disaccordi con la valutazione automatica.
6. Salva l’input. Il pulsante di salvataggio diventa Conferma valutazione una volta che tutti i campi obbligatori sono compilati.

Nota: Non esiste un modulo di conformità separato per struttura. La conformità della struttura si deduce dai sistemi, dalle aree e dagli elementi sottostanti. Nei regimi vincolanti, il pulsante di valutazione è disabilitato fino a quando i parametri non sono salvati la prima volta.

Livello Area

Registra i dettagli dell’area e i dati di conformità nel corso della valutazione.

1. Apri la tessera Aree dal Da fare.
2. Seleziona l’area e compila i campi della scheda Generali: Nome Area (obbligatorio), Descrizione (facoltativa) e per le stanze, Occupazione (scegli tra In uso o Vuoto).
3. Modifica se necessario il Tipo di struttura e il Regime di controllo; questi dati vengono ereditati di default ma possono essere sovrascritti.
4. Completa i Parametri definiti dal regime.
5. Sotto Stato, puoi sovrascrivere la valutazione automatica Soddisfacente o Non Soddisfacente se necessario.
6. Salva le modifiche. Il pulsante indica Conferma valutazione quando la compilazione è completa.

Nota: L’occupazione si applica solo alle stanze. La mancanza di parametri obbligatori non impedisce il salvataggio ma lascia l’area contrassegnata come Da rivedere finché non saranno completati. La modifica del Tipo di struttura non aggiorna automaticamente il regime di controllo.

Livello Elemento

Rileva i dettagli e la conformità degli elementi durante la valutazione.

1. Dal Da fare, apri la tessera Elementi e cerca gli elementi per area.
2. Seleziona un elemento e compila i campi Generali: foto, Nome e Numero elemento (obbligatori), Codice QR e Posizione in rete.
3. Completa i Parametri richiesti manualmente o tramite sensori collegati.
4. Optionale, valuta gli elementi collegati: Sistemi collegati, Sensori, Elementi collegati, Casi e Storico attività.
5. Sotto Valutazione, puoi modificare lo stato in Soddisfacente o Non Soddisfacente se necessario.
6. Salva quando i campi obbligatori sono completi; il pulsante cambierà in Conferma valutazione.

Nota: Il pulsante di valutazione è disabilitato finché l’elemento non è stato valutato almeno una volta. La cancellazione dei valori obbligatori non elimina quelli salvati, a meno che non vengano sovrascritti. Valori fuori soglia generano automaticamente raccomandazioni tecniche preliminari.

Sovrascrivere le Valutazioni Automatiche

È possibile modificare manualmente lo stato soddisfacente/non soddisfacente su sistemi, aree ed elementi.

1. Apri l’oggetto e vai alla sezione Valutazione o Stato.
2. Quando tutti i campi obbligatori sono compilati, viene mostrato lo stato automatico attuale.
3. Seleziona Soddisfacente o Non Soddisfacente per sovrascrivere la valutazione automatica.
4. Salva per applicare la modifica. Un banner conferma la sovrascrittura manuale con traccia di controllo.
5. Per tornare alla valutazione automatica, deseleziona lo stato manuale e salva di nuovo.

Nota: Nei regimi vincolanti, il pulsante è disabilitato fino alla prima valutazione dell’oggetto. Gli utenti con accesso in sola lettura non possono modificare lo stato. La sovrascrittura manuale rimane valida fino a esplicita rimozione.

Monitorare il Progresso e Completare la Valutazione

Controllare il Completo Avanzamento

Segui l’andamento complessivo della valutazione del rischio e identifica le fasi che necessitano attenzione.

1. Apri la valutazione, l’anello nell’intestazione mostra la quota delle otto fasi contrassegnate come completate.
2. Da fare contiene le fasi Sede, Sistemi, Aree ed Elementi.
3. Da rivedere contiene le fasi Registro & Attività, Schema di Controllo e Raccomandazioni Tecniche.
4. Apri ogni fase, completala e poi Contrassegna come completata manualmente.
5. La fase finale Conclusione del rischio si sblocca dopo che le altre sette sono contrassegnate come completate.

Nota: La percentuale di completamento si aggiorna solo quando le fasi sono contrassegnate come completate, non mentre si compilano i singoli elementi. La Conclusione non può iniziare prima del completamento delle fasi precedenti.

Completare le Sezioni a Livello Sede

Fornisci informazioni sull’edificio e sulla gestione rilevanti per l’intero PPCL.

1. Apri la valutazione e vai alla fase Sede.
2. La lista a sinistra include Responsabilità, Descrizione e una voce per ogni sezione specifica del regime.
3. Seleziona ogni voce a turno, compila i campi e salva.
4. Completa tutte le voci richieste, poi clicca su Contrassegna come completata per la fase.

Nota: Il numero e il tipo di sezioni dipendono dal regime di controllo della sede. Le responsabilità non vengono mai considerate complete indipendentemente dalla compilazione. Il contrassegno è manuale e soggetto a permessi; sezioni incomplete non impediscono questa azione.

Rispondere al Questionario Registro & Attività

Verifica che le attività di conformità programmate siano state eseguite come richiesto.

1. Apri la valutazione e vai alla fase Registro & Attività.
2. Seleziona una tipologia di elemento e passa alla scheda Attività.
3. Rispondi ad ogni domanda con Sì o No, aggiungendo note se necessario.
4. Salva le risposte per ogni tipologia di elemento e ripeti se serve.
5. Terminato, Contrassegna come completata la fase.

Nota: Le domande derivano solo dalle attività predefinite dalle regole di conformità della sede. Le risposte Sì precompilate sono contrassegnate con il tag 'Auto' e possono essere modificate ma è necessario salvarle per mantenere le modifiche.

Scrivere il Sommario Esecutivo e Concludere la Valutazione

Documenta la tua relazione professionale e chiudi la valutazione.

1. Apri la fase Conclusione del rischio della valutazione.
2. Usa il campo Sommario Esecutivo per scrivere la tua relazione o clicca su Genera per redigerne una automaticamente dai dati della valutazione.
3. Rivedi e correggi il sommario, poi salvalo.
4. Dopo che tutte le fasi sono completate e il sommario è completo, seleziona Termina valutazione nel footer della fase.
5. Conferma l’azione irreversibile nella finestra di dialogo cliccando Termina valutazione.

Nota: Una volta terminata, la valutazione è bloccata e non può essere riaperta o modificata. Genera il tuo rapporto PPCL prima di terminare perché la generazione del rapporto viene disabilitata dopo.

Generare e Consegnare il Rapporto PPCL

Produci il rapporto formale di conformità della valutazione e condividilo.

1. Nel fase Conclusione del rischio, apri la sezione Genera rapporto.
2. Verifica che il Tipo di rapporto sia PPCL — Piano di Prevenzione e Controllo della Legionella; Sede e Valutazione del rischio sono di sola lettura.
3. Facoltativamente, seleziona un Preset rapporto o lascia la Configurazione predefinita.
4. Clicca su Genera rapporto e attendi che lo stato passi da Elaborazione a Pronto.
5. Per aggiornare, clicca strong rigenera prima di terminare la valutazione.
6. Quando il rapporto è pronto, clicca su Scarica per salvare il PDF.
7. Per inviare il rapporto via email, aprilo dalla pagina Documenti, scegli Condividi, aggiungi destinatari dalla tua organizzazione, imposta CC, oggetto e messaggio opzionali, quindi invia.

Nota: La generazione del rapporto è possibile solo prima di terminare la valutazione. L’invio email usa link di download protetti validi 24 ore e non consente indirizzi esterni. Il rapporto copre sempre tutto l’ambito della valutazione.

Gestire le Raccomandazioni Tecniche

Gestisci le raccomandazioni di bozza generate automaticamente durante la valutazione PPCL.

1. Apri la valutazione e vai su Elementi.
2. Seleziona un elemento e apri la scheda Raccomandazioni.
3. Esamina le raccomandazioni contrassegnate dal badge Generata automaticamente.
4. Apri una bozza per leggere Problema, Soluzione, Priorità e i valori Innescati da.
5. Approva una bozza cliccando Revisiona e poi su Approva o Aggiorna e revisiona.
6. Rifiuta una bozza indicando una motivazione di almeno 10 caratteri se non pertinente.

Le raccomandazioni approvate generano attività correttive una tantum o ricorrenti che appaiono in Pianificatore e possono essere programmate come lavori di follow-up.

Nota: Ogni bozza è unica per regola e entità. Non si accumulano bozze multiple per lo stesso problema durante la valutazione aperta. Le raccomandazioni approvate si chiudono automaticamente al completamento di tutte le attività suggerite.

Aggiornare l’Ambito della Valutazione e gli Elementi

Nuove aree o elementi aggiunti durante la valutazione possono modificare l’ambito e lo stato di avanzamento.

1. Aggiungi l’elemento o l’area in sede con i metodi usuali: planimetria, albero strutturale o app mobile.
2. Se il nuovo elemento si trova in una struttura o area già nell’ambito della valutazione, viene incluso automaticamente.
3. Se l’area del nuovo elemento non era inclusa, l’ambito si amplia per includerla e le fasi interessate come Aree e Elementi perdono lo stato completato, richiedendo revisione.
4. Se l’ambito è molto ristretto (solo singole Aree o Sistemi), non si amplia automaticamente; devi modificare manualmente l’ambito per includere nuove aree o sistemi.

Riassunto

Creare, implementare e mantenere un PPCL per un impianto idrico richiede la definizione accurata di una valutazione del rischio, la selezione precisa dell’ambito, la raccolta di dati di conformità a livello di sistema, area ed elemento, la gestione delle raccomandazioni tecniche e il completamento con la generazione del rapporto formale PPCL. È essenziale disporre dei permessi adeguati, in particolare per Responsabili e Ispettori, nei vari passaggi. Monitorare l’avanzamento e mantenere l’integrità dell’ambito assicura una documentazione di conformità accurata e completa.