Flujo de trabajo para el Plan de Prevención y Control de Legionella (PPCL)

Este artículo explica cómo crear, completar, informar y mantener un Plan de Prevención y Control de Legionella (PPCL) para una instalación configurada. Está dirigido a gestores, inspectores, ingenieros y revisores que trabajan con evaluaciones de riesgos y recomendaciones de seguimiento.

Antes de empezar

• La instalación debe contener ya sus estructuras, áreas, sistemas y activos.
• La instalación debe tener un régimen de control activo. Este régimen determina los formularios de evaluación, las lecturas requeridas, los umbrales de riesgo y el tipo de informe.
• Una evaluación de riesgos cubre una instalación y un régimen de control. No pueden añadirse elementos de otro régimen a la misma evaluación.

Crear la evaluación de riesgos del PPCL

1. Abre la instalación y selecciona Estructuras.
2. En una tarjeta de estructura, selecciona Crear evaluación de riesgos. Si la instalación ya tiene evaluaciones, abre el desplegable Evaluación de riesgos y selecciona Crear nueva evaluación de riesgos.
3. En el panel Crear visita, establece la Fecha requerida.
4. Selecciona Asignados o elige Dejar sin asignar.
5. Configura Requiere revisión back-office y verifica el Nombre de la visita prellenado.
6. Bajo Alcance, selecciona Elegir ubicación y selecciona las estructuras, áreas o sistemas a evaluar.
7. Selecciona Añadir trabajo y luego Crear visita.

Crear una evaluación de riesgos requiere el rol de Gestor o superior. El trabajo de campo puede asignarse a un ingeniero.

Establecer el alcance de la evaluación

1. Abre la evaluación de riesgos.
2. En la visión general, selecciona la tarjeta Alcance para análisis.
3. En el selector Cambiar alcance, escoge las estructuras, áreas y sistemas a incluir. Seleccionar un elemento padre incluye todo lo que tiene debajo.
4. Selecciona el botón Confirmar (icono de check) en la parte superior del selector.

Los activos se incluyen a través de las estructuras y áreas dentro del alcance. No se pueden seleccionar activos individuales directamente en el selector. El primer elemento seleccionado define el régimen de control para la evaluación; los elementos de otro régimen aparecen deshabilitados. Crea una evaluación aparte para esos elementos.

Completar la evaluación

Usa las cuatro etapas de recogida de datos y luego completa las etapas de revisión.

1. Abre Instalación en Cosas por hacer. Completa Responsabilidades, Descripción, las secciones específicas del régimen, y la Evaluación del edificio cuando se muestre. Guarda cada ítem y selecciona Marcar como hecho.
2. Abre Sistemas. Selecciona un sistema y completa General, Activos vinculados, Esquemas, Parámetros y Evaluación. Guarda los campos requeridos. Cuando se completa, la acción de guardar cambia a Confirmar evaluación.
3. Abre Áreas. Para cada área, completa General, Tipo de instalación, Régimen de control y Parámetros. Guarda el área, y si necesitas anular el resultado automático, ajusta Estado a Satisfactorio o Insatisfactorio.
4. Abre Activos. Para cada activo, revisa General, completa Parámetros, y revisa los registros vinculados. Guarda las lecturas y usa Evaluación para establecer Satisfactorio o Insatisfactorio cuando sea necesario.
5. Abre Libro de registro y actividades. Selecciona un tipo de activo, abre la pestaña Actividades, responde cada pregunta y selecciona Guardar. Repite para cada tipo de activo y luego selecciona Marcar como hecho.
6. Revisa el Esquema de control y las Recomendaciones técnicas, luego selecciona Marcar como hecho en cada etapa.

En un régimen de control vinculante, los controles manuales de evaluación permanecen deshabilitados hasta que todos los parámetros requeridos estén rellenados y guardados. Un resultado satisfactorio automático indica que ninguna regla activa reportó una infracción, pero no confirma que se haya revisado cada elemento.

Revisar y aprobar las recomendaciones

Lee las recomendaciones automáticas antes de tratarlas como trabajo activo.

1. Abre la etapa Recomendaciones técnicas de la evaluación o la pestaña Recomendaciones de la instalación.
2. En Filtros, fija Estado a Necesita aprobación y selecciona Aplicar filtros.
3. Abre una recomendación y revisa Actividades sugeridas, Problema, Solución, Prioridad y las evidencias en Adjuntos.
4. Selecciona Actualizar y revisar para aprobar o Descartar, escribe una razón con al menos 10 caracteres y confirma.

Las lecturas que superan un umbral del régimen pueden generar recomendaciones en borrador automáticamente. Un borrador es sólo una propuesta hasta que se apruebe o descarte.

Escribir la conclusión y finalizar la evaluación

1. Marca Instalación, Sistemas, Áreas, Activos, Libro de registro y actividades, Esquema de control y Recomendaciones técnicas como hechos.
2. Abre Conclusión de riesgos.
3. Revisa el indicador de Riesgo y las puntuaciones para cada grupo de riesgo.
4. En Resumen ejecutivo, escribe la conclusión o selecciona Generar para crear un borrador. Revisa y corrige el texto generado y guarda los cambios.
5. Selecciona Finalizar evaluación en el pie de página.
6. Lee la advertencia en el diálogo ¿Finalizar evaluación de riesgos? y confirma con Finalizar evaluación nuevamente.

Finalizar es irreversible. Bloquea la conclusión y completa la evaluación. Genera el informe antes de finalizar.

Generar y descargar el informe del PPCL

1. En Conclusión de riesgos, abre Generar informe.
2. Confirma los valores de sólo lectura para Tipo de informe, Instalación y Evaluación de riesgos. El tipo de informe aparece como PPCL — Plan de Prevención y Control de Legionella cuando la instalación usa el régimen correspondiente.
3. Opcionalmente, selecciona un Preajuste de informe.
4. Opcionalmente, activa o desactiva Libro de registro e Incidencias para este informe.
5. Selecciona Generar informe.
6. Cuando el estado cambie a Listo, selecciona Descargar para guardar el PDF.

El informe abarca todo el alcance de la evaluación. Para cambiar el contenido del informe, modifica el alcance antes de generarlo. Tras finalizar la evaluación, se puede generar una copia nueva desde Documentos > Generar informe.

Mantener el PPCL

Programar los trabajos aprobados

1. Primero aprueba la recomendación. Sus actividades sugeridas se añaden al plan de control con la frecuencia seleccionada.
2. Abre el Planificador y selecciona Para planificar.
3. Abre la tarjeta de planificación de la recomendación, confirma fecha, rango horario y Asignados, y selecciona Programar.

Las actividades puntuales se identifican con la etiqueta Única vez. Las recomendaciones dirigidas solo a una estructura o instalación no crean tarjetas en el planificador.

Verificar las recomendaciones completadas

Una recomendación aprobada se cierra automáticamente cuando todas las actividades sugeridas tienen un trabajo completado. Si el trabajo se realizó fuera de la plataforma, abre la recomendación desde la pestaña Recomendaciones del activo, selecciona Completar, añade notas de verificación si quieres, y confirma con Cerrar recomendación. Si no hay trabajo completado enlazado, usa Cerrar de todos modos solo tras verificar el trabajo; se registra como cierre forzado.

Iniciar una evaluación de seguimiento

Crea una nueva evaluación de riesgos cuando la instalación precise reevaluación. En la nueva evaluación, las recomendaciones aprobadas de la anterior aparecen como carry-over si están abiertas. Usa la pestaña Recomendaciones del activo para comparar trabajos realizados, incluyendo fotos de Antes y Después, resultados de trabajos y fechas de finalización.