Cet article explique comment créer, compléter, rendre compte et maintenir un PPCL pour un emplacement configuré. Il s’adresse aux gestionnaires, inspecteurs, ingénieurs et réviseurs travaillant avec les évaluations des risques et les recommandations de suivi.
Avant de commencer
- L’emplacement doit déjà contenir ses structures, zones, systèmes et actifs.
- L’emplacement doit disposer d’un régime de contrôle actif. Ce régime détermine les formulaires d’évaluation, les relevés requis, les seuils de risque et le type de rapport.
- Une évaluation des risques couvre un seul emplacement et un seul régime de contrôle. Il n’est pas possible d’ajouter des éléments d’un autre régime de contrôle à la même évaluation.
Créer l’évaluation des risques PPCL
- Ouvrez l’emplacement et sélectionnez Structures.
- Sur une fiche de structure, sélectionnez Créer une évaluation des risques. Si l’emplacement a déjà des évaluations, ouvrez le menu déroulant Évaluation des risques et sélectionnez Créer une nouvelle évaluation des risques.
- Dans le panneau Créer une visite, définissez la Date requise.
- Sélectionnez les Assignés ou choisissez Laisser sans assignation.
- Définissez si la visite Nécessite une revue back-office et vérifiez le Nom de la visite pré-rempli.
- Dans Périmètre, sélectionnez Choisir l’emplacement puis choisissez les structures, zones ou systèmes à évaluer.
- Sélectionnez Ajouter une tâche, puis Créer la visite.
La création d’une évaluation des risques nécessite un rôle de Gestionnaire ou supérieur. Le travail de terrain peut être assigné à un ingénieur.
Définir le périmètre de l’évaluation
- Ouvrez l’évaluation des risques.
- Dans l’aperçu, sélectionnez la carte Périmètre pour analyse.
- Dans le sélecteur Modifier le périmètre, sélectionnez les structures, zones et systèmes à inclure. Sélectionner un élément parent inclut automatiquement tout ce qui dépend de lui.
- Sélectionnez le bouton Confirmer représenté par une coche en haut du sélecteur.
Les actifs sont inclus via les structures et zones sélectionnées. Il n’est pas possible de sélectionner directement des actifs individuels dans le sélecteur. Le premier élément sélectionné définit le régime de contrôle de l’évaluation ; les éléments d’un autre régime sont désactivés. Il faut créer une évaluation distincte pour ces derniers.
Compléter l’évaluation
Utilisez les quatre étapes de collecte des données, puis complétez les étapes de révision.
- Ouvrez Emplacement sous À faire. Complétez les sections Responsabilités, Description, les sections spécifiques au régime, et Évaluation du bâtiment si présent. Enregistrez chaque section, puis sélectionnez Marquer comme fait.
- Ouvrez Systèmes. Sélectionnez un système et complétez Général, Actifs liés, Schémas, Paramètres et Évaluation. Enregistrez les champs requis. Une fois terminé, l’action d’enregistrement devient Confirmer l’évaluation.
- Ouvrez Zones. Pour chaque zone, complétez Général, Type d’installation, Régime de contrôle et Paramètres. Enregistrez la zone, puis définissez Satisfaisant ou Non satisfaisant sous Statut si vous avez besoin d’outrepasser le résultat automatique.
- Ouvrez Actifs. Pour chaque actif, vérifiez la section Général, complétez les Paramètres et consultez les enregistrements liés. Enregistrez les relevés, puis utilisez Évaluation pour définir Satisfaisant ou Non satisfaisant lorsque nécessaire.
- Ouvrez Registre & Activités. Sélectionnez un type d’appareil, ouvrez l’onglet Activités, répondez à chaque question et sélectionnez Enregistrer. Répétez pour chaque type d’appareil, puis sélectionnez Marquer comme fait.
- Examinez le Schéma de Contrôle et les Recommandations Techniques, puis sélectionnez Marquer comme fait pour chaque étape.
Dans un régime de contrôle appliqué, les contrôles manuels d’évaluation restent désactivés tant que tous les paramètres requis n’ont pas été remplis et enregistrés. Un résultat satisfaisant automatique signifie qu’aucune règle active n’a signalé de violation, mais ne garantit pas que chaque élément ait été vérifié.
Examiner et approuver les recommandations
Lisez les recommandations automatiques avant de les considérer comme des travaux actifs.
- Ouvrez l’étape Recommandations Techniques de l’évaluation ou ouvrez l’onglet Recommandations de l’emplacement.
- Dans Filtres, définissez le Statut sur Besoin d’approbation, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
- Ouvrez une recommandation et examinez les Activités suggérées, Problème, Solution, Priorité et toutes les preuves visibles dans Pièces jointes.
- Sélectionnez Mettre à jour & examiner pour l’approuver, ou Rejeter, saisissez une raison d’au moins 10 caractères, puis confirmez.
Les relevés qui dépassent un seuil du régime de contrôle peuvent créer automatiquement des recommandations sous forme de brouillon. Un brouillon reste une proposition tant qu’il n’est ni approuvé ni rejeté.
Rédiger la conclusion et terminer l’évaluation
- Marquez Emplacement, Systèmes, Zones, Actifs, Registre & Activités, Schéma de Contrôle et Recommandations Techniques comme faits.
- Ouvrez Conclusion des risques.
- Examinez la jauge de Risque et les scores pour chaque groupe de risques.
- Dans Résumé exécutif, saisissez la conclusion ou sélectionnez Générer pour créer un brouillon. Vérifiez et corrigez le texte généré, puis sélectionnez Enregistrer.
- Sélectionnez Terminer l’évaluation dans le pied de page.
- Lisez l’avertissement dans la boîte de dialogue Terminer l’évaluation des risques ? et sélectionnez une nouvelle fois Terminer l’évaluation.
La finalisation est irréversible. Elle verrouille la conclusion et clôt l’évaluation. Générez le rapport avant de terminer.
Générer et télécharger le rapport PPCL
- Dans Conclusion des risques, ouvrez Générer le rapport.
- Confirmez les valeurs en lecture seule : Type de rapport, Site et Évaluation des risques. Le type de rapport affiche PPCL — Plan de Prevención y Control de Legionella lorsque l’emplacement utilise le régime de contrôle applicable.
- Optionnellement, sélectionnez un Préréglage de rapport.
- Activez ou désactivez Libro de Registro et Incidencias pour ce rapport, si souhaité.
- Sélectionnez Générer le rapport.
- Quand le statut change en Prêt, sélectionnez Télécharger pour sauvegarder le PDF.
Le rapport couvre l’intégralité du périmètre évalué. Pour modifier le contenu du rapport, changez le périmètre de l’évaluation avant de générer le rapport. Après clôture de l’évaluation, générez une nouvelle copie depuis Documents > Générer le rapport.
Maintenir le PPCL
Planifier les travaux approuvés
- Approuvez d’abord la recommandation. Ses activités suggérées sont ajoutées au schéma de contrôle à la fréquence sélectionnée.
- Ouvrez Planificateur et sélectionnez À planifier.
- Ouvrez la carte de planification de la recommandation, confirmez la date, la plage horaire et les Assignés, puis sélectionnez Planifier.
Les activités uniques apparaissent avec une étiquette Ponctuelle. Les recommandations ciblant uniquement une structure ou l’emplacement ne créent pas de cartes dans le planificateur.
Vérifier les recommandations terminées
Une recommandation approuvée se clôture automatiquement lorsque toutes les activités suggérées ont une tâche terminée. Si un travail a été effectué en dehors de la plateforme, ouvrez la recommandation depuis l’onglet Recommandations de l’actif, sélectionnez Compléter, ajoutez éventuellement des notes de vérification, puis confirmez avec Clore la recommandation. Si aucun travail terminé n’est lié, sélectionnez Clore quand même seulement après avoir vérifié le travail ; cela sera enregistré comme une clôture forcée.
Débuter une évaluation de suivi
Créez une nouvelle évaluation des risques lorsque l’emplacement doit être réévalué. Dans la nouvelle évaluation, les recommandations approuvées de l’évaluation précédente apparaissent comme éléments reportés si elles sont encore ouvertes. Utilisez l’onglet Recommandations de l’actif pour comparer les travaux réalisés, y compris les photos Avant et Après, les résultats des tâches et les dates de complétion.