Flux de travail pour le PPCL

Cet article explique comment créer, mettre en œuvre et maintenir un Plan de Prévention et de Contrôle de la Légionellose (PPCL) pour une installation d’eau au sein de la plateforme BriqSafe. Il s’adresse aux gestionnaires, inspecteurs et ingénieurs impliqués dans les évaluations de risques et les activités de conformité liées aux installations hydrauliques.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire (pour créer les évaluations de risques)

Créer une évaluation de risques pour un PPCL

Créez une nouvelle évaluation de risques lorsque votre site est entièrement configuré et prêt pour une évaluation de conformité.

1. Ouvrez le site, puis accédez à Structures.
2. Sur une fiche de structure, sélectionnez Créer une évaluation des risques, ou utilisez son menu déroulant pour choisir Nouvelle évaluation des risques si une existe déjà.
3. Le panneau d’évaluation s’ouvre avec le type d’activité prédéfini et verrouillé.
4. Définissez le périmètre de l’évaluation ainsi que les détails de planification.
5. Cliquez sur Créer pour démarrer. Le régime de contrôle détermine alors les sections, formulaires et seuils dans l’évaluation.

Vous pouvez également commencer une évaluation de risques depuis la création d’une visite en sélectionnant le type d’activité « Évaluation de risques ».

Remarque : Seuls les utilisateurs ayant le rôle Gestionnaire ou supérieur peuvent finaliser la création d’une évaluation, même si le bouton apparaît pour des rôles inférieurs.

Définir et confirmer le périmètre de l’évaluation des risques

Déterminez précisément quelles structures, zones et systèmes le PPCL couvrira.

1. Ouvrez l’évaluation des risques et repérez la carte Sélectionner le périmètre dans l’aperçu.
2. Cliquez sur la carte pour ouvrir le sélecteur Modifier le périmètre.
3. Cochez les Structures, Zones et Systèmes concernés à inclure. Cocher un élément parent sélectionne automatiquement tous les éléments en dessous.
4. Vérifiez attentivement le nombre d’éléments sélectionnés, puis cliquez sur Confirmer pour valider le périmètre.

Important : Le périmètre ne peut inclure que des Structures, Zones et Systèmes, pas des Équipements individuels. Les équipements présents dans les zones et systèmes sélectionnés sont inclus automatiquement. L’évaluation doit rester dans un seul régime de contrôle ; les régimes mixtes ne peuvent pas être combinés dans une même évaluation.

Collecter les données de conformité pendant l’évaluation

Niveau Système

Enregistrez les détails de conformité pour les systèmes du bâtiment liés à l’installation d’eau.

1. Depuis À faire, ouvrez la tuile Systèmes.
2. Sélectionnez un système et remplissez les champs de l’onglet Général : Nom du système (obligatoire), État fonctionnel et Description.
3. Contrôlez les Équipements liés et les Schémas.
4. Complétez les Paramètres exigés par le régime de contrôle.
5. Dans Évaluation, marquez le système Satisfaisant ou Non satisfaisant en cas de désaccord avec l’évaluation automatique.
6. Enregistrez vos données. Le bouton d’enregistrement devient Confirmer l’évaluation lorsque tous les champs requis sont remplis.

Remarque : Il n’existe pas de formulaire distinct par structure. La conformité de la structure est déduite des systèmes, zones et équipements qui la composent. Sous les régimes contraignants, le bouton d’évaluation est désactivé tant que les paramètres ne sont pas enregistrés au moins une fois.

Niveau Zone

Consignez les données générales et de conformité des zones lors de l’évaluation.

1. Ouvrez la tuile Zones depuis À faire.
2. Sélectionnez la zone et renseignez les champs Général : Nom de la zone (obligatoire), Description (facultatif), et pour les pièces, l’Occupation (choisir En usage ou Vacante).
3. Modifiez le Type d’établissement et le Régime de contrôle si nécessaire ; ces champs sont hérités par défaut mais peuvent être adaptés.
4. Complétez les Paramètres définis par le régime.
5. Sous Statut, overridez l’évaluation automatique Satisfaisant ou Non satisfaisant si besoin.
6. Enregistrez les modifications. Le bouton devient Confirmer l’évaluation une fois complet.

Remarque : L’occupation ne s’applique qu’aux pièces. Les paramètres requis manquants ne bloquent pas l’enregistrement mais laissent la zone marquée À vérifier jusqu’à complétion. Le changement de Type d’établissement ne modifie pas automatiquement le régime de contrôle.

Niveau Équipement

Enregistrez les détails et la conformité des équipements pendant l’évaluation.

1. Depuis À faire, ouvrez la tuile Équipements et recherchez les équipements par zones.
2. Sélectionnez un équipement et remplissez les champs Général : photos, Nom et Numéro d’équipement (obligatoires), Code QR et Position réseau.
3. Complétez manuellement ou via capteurs connectés les Paramètres requis.
4. Vous pouvez consulter les éléments liés : Systèmes liés, Capteurs, Équipements liés, Dossiers et Historique des activités.
5. Selon besoin, overridez l’évaluation sous Évaluation en Satisfaisant ou Non satisfaisant.
6. Enregistrez lorsque les champs obligatoires sont complétés ; le bouton indiquera Confirmer l’évaluation.

Remarque : Le bouton d’évaluation est désactivé tant que l’équipement n’a pas été évalué au moins une fois. Effacer les paramètres obligatoires ne les supprime pas du dossier enregistré sauf si écrasé. Les valeurs dépassant les seuils génèrent automatiquement des recommandations techniques provisoires.

Modifier les évaluations automatiques

Vous pouvez manuellement corriger le statut automatique satisfaisant/non satisfaisant sur systèmes, zones et équipements.

1. Ouvrez l’objet et accédez à sa section Évaluation ou Statut.
2. Une fois tous les champs requis remplis, le statut automatique actuel est affiché.
3. Sélectionnez Satisfaisant ou Non satisfaisant pour remplacer la note automatique.
4. Enregistrez pour appliquer. Une bannière confirme la modification avec traçabilité.
5. Pour revenir au calcul automatique, désélectionnez le statut manuel et enregistrez à nouveau.

Remarque : Sous les régimes contraignants, le bouton est désactivé tant que l’objet n’a pas été évalué initialement. Les utilisateurs en lecture seule ne peuvent pas modifier le statut. L’override manuel persiste jusqu’à suppression explicite.

Suivre la progression et finaliser l’évaluation

Suivez l’état d’avancement

Surveillez la progression globale de l’évaluation des risques et identifiez les étapes nécessitant un travail.

1. Ouvrez l’évaluation ; l’indicateur en haut affiche la part des huit étapes marquées comme terminées.
2. À faire contient les étapes Site, Systèmes, Zones et Équipements.
3. À examiner regroupe Carnet de bord & Activités, Schéma de contrôle et Recommandations techniques.
4. Ouvrez chaque étape, traitez-la puis cliquez manuellement sur Marquer comme terminé une fois fini.
5. L’étape finale Conclusion du Risque se débloque après la validation des sept autres étapes.

Remarque : Le pourcentage d’avancement se met à jour uniquement lors du marquage de fin d’étape, pas à chaque saisie. La Conclusion du Risque ne peut commencer sans que les étapes précédentes soient achevées.

Compléter les sections au niveau du site

Fournissez les informations relatives au bâtiment et à la gestion pour l’ensemble du PPCL.

1. Ouvrez l’évaluation et allez à l’étape Site.
2. La liste de gauche comprend Responsabilités, Description et une entrée par section spécifique au régime.
3. Sélectionnez chaque élément, remplissez les champs et enregistrez.
4. Passez en revue tous les éléments requis, puis cliquez sur Marquer comme terminé pour l’étape.

Remarque : Le nombre et le type des sections spécifiques au régime dépendent du régime de contrôle du site. Les responsabilités n’apparaissent jamais comme terminées, quel que soit leur état. Le marquage manuel de l’étape est soumis aux autorisations ; les sections incomplètes ne bloquent pas cette action.

Répondre au questionnaire Carnet de bord et Activités

Confirmez que les activités de conformité planifiées ont été réalisées comme prévu.

1. Ouvrez l’évaluation et rendez-vous à l’étape Carnet de bord & Activités.
2. Sélectionnez un type d’équipement et passez à l’onglet Activités.
3. Répondez à chaque question de conformité par Oui ou Non, en ajoutant éventuellement des notes.
4. Enregistrez vos réponses pour chaque type d’équipement et répétez au besoin.
5. Une fois terminé, cliquez sur Marquer comme terminé pour l’étape.

Remarque : Les questions proviennent uniquement des activités par défaut des règles de conformité du site. Les réponses Oui pré-remplies sont signalées par un badge « Auto » et peuvent être modifiées, mais nécessitent un enregistrement pour conserver les changements.

Rédiger le résumé exécutif et clôturer l’évaluation

Documentez votre synthèse professionnelle et finalisez l’évaluation.

1. Ouvrez l’étape Conclusion du Risque de l’évaluation.
2. Utilisez le champ Résumé exécutif pour saisir votre texte ou cliquez sur Générer pour créer un brouillon à partir des données de l’évaluation.
3. Relisez, corrigez puis enregistrez le résumé.
4. Lorsque toutes les étapes sont terminées et la conclusion complétée, cliquez sur Terminer l’évaluation dans le pied de page.
5. Confirmez l’action irréversible dans la fenêtre en cliquant sur Terminer l’évaluation.

Remarque : Une fois finalisée, l’évaluation est verrouillée, impossible à rouvrir ou modifier. Générez votre rapport PPCL avant de finaliser car la génération est désactivée après.

Générer et diffuser le rapport PPCL

Créez le rapport officiel de conformité pour l’évaluation des risques et partagez-le.

1. Dans l’étape Conclusion du Risque, ouvrez la section Générer le rapport.
2. Vérifiez que le Type de rapport est PPCL — Plan de Prévention et de Contrôle de la Légionellose ; Site et Évaluation des risques sont en lecture seule.
3. Optionnellement, choisissez un Préréglage de rapport ou laissez la Configuration par défaut.
4. Cliquez sur Générer le rapport et patientez jusqu’à ce que le statut passe de Traitement à Prêt.
5. Pour mettre à jour, cliquez sur Régénérer avant de terminer l’évaluation.
6. Lorsque prêt, cliquez sur Télécharger pour enregistrer le PDF.
7. Pour envoyer par courriel, ouvrez le rapport depuis la page Documents, choisissez Partager, ajoutez les destinataires internes, définissez copie carbone, objet et message facultatifs, puis envoyez.

Remarque : La génération de rapport est possible uniquement avant la finalisation. Le partage par courriel envoie des liens de téléchargement sécurisés valides 24 heures et ne permet pas d’adresses externes. Le rapport couvre toujours la totalité du périmètre évalué.

Gérer les recommandations techniques

Traitez les recommandations provisoires créées automatiquement lors de l’évaluation PPCL.

1. Ouvrez l’évaluation et allez à la section Équipements.
2. Sélectionnez un équipement, puis ouvrez l’onglet Recommandations.
3. Examinez les recommandations provisoires identifiées par le label Auto-générée.
4. Ouvrez une recommandation pour lire le Problème, la Solution et la Priorité, ainsi que les critères Déclencheurs.
5. Approuvez une recommandation en cliquant sur Examiner puis Approuver ou Mise à jour & examen.
6. Rejetez une recommandation en justifiant par au moins 10 caractères si elle ne s’applique pas.

Les recommandations approuvées déclenchent des activités correctives ponctuelles ou récurrentes qui apparaissent dans le Planificateur et peuvent être programmées comme travaux de suivi.

Remarque : Chaque recommandation provisoire est unique par règle et entité. Plusieurs brouillons pour un même problème ne s’empilent pas pendant l’évaluation ouverte. Les recommandations approuvées sont automatiquement clôturées lorsque toutes les activités suggérées sont réalisées.

Mettre à jour le périmètre et les équipements

L’ajout de nouvelles zones ou équipements durant l’évaluation peut modifier le périmètre et la progression.

1. Ajoutez la zone ou l’équipement sur site selon la méthode habituelle : plan d’étage, arborescence de la structure ou application mobile.
2. Si l’équipement nouvellement ajouté se trouve dans une structure ou zone déjà incluse dans le périmètre, il est automatiquement intégré à l’évaluation en cours.
3. Si la zone de l’équipement n’était pas dans le périmètre, ce dernier s’élargit pour l’inclure, et les étapes concernées comme Zones et Équipements perdent leur état de terminé, nécessitant une reprise.
4. Si le périmètre est défini strictement (à des zones ou systèmes précis), il ne s’élargira pas automatiquement ; vous devrez modifier manuellement le périmètre pour inclure les nouvelles zones ou systèmes.

Résumé

La création, mise en œuvre et maintenance d’un PPCL pour une installation d’eau nécessitent la mise en place rigoureuse d’une évaluation des risques, la définition précise du périmètre, la collecte des données de conformité aux niveaux système, zone et équipement, la gestion des recommandations techniques ainsi que la finalisation et génération du rapport PPCL officiel. Des droits d’accès appropriés, notamment pour les Gestionnaires et Inspecteurs, sont requis selon les étapes. Le suivi de l’avancement et le maintien de l’intégrité du périmètre garantissent une documentation de conformité exacte et complète.