Werkwijze voor PPCL

Dit artikel legt uit hoe u een Plan van Preventie en Controle van Legionella (PPCL) opstelt, implementeert en onderhoudt voor een waterinstallatie binnen het BriqSafe-platform. Het is bedoeld voor beheerders, inspecteurs en technici die betrokken zijn bij risico-inventarisaties en nalevingsactiviteiten voor waterinstallaties.

Opmerking

Vereiste rol: Beheerder (om risico-inventarisaties aan te maken)

Een risico-inventarisatie maken voor een PPCL

Maak een nieuwe risico-inventarisatie aan zodra uw locatie volledig is ingericht en klaar is voor nalevingscontrole.

1. Open de locatie en ga naar Structuren.
2. Op een structuurkaart kiest u Risico-inventarisatie aanmaken, of gebruik het dropdown-menu om Nieuwe risico-inventarisatie aanmaken te selecteren als er al één bestaat.
3. Het inventarisatiepaneel opent met de activiteitstype vooraf ingesteld en vergrendeld.
4. Stel de reikwijdte omvang en planning in.
5. Klik op Aanmaken om te starten. Het controleplan bepaalt vervolgens de secties, formulieren en drempelwaarden binnen de inventarisatie.

Als alternatief kunt u een risico-inventarisatie starten via het bezoek-aanmaakproces door het activiteitstype risico-inventarisatie te kiezen.

Opmerking: Alleen gebruikers met de rol Beheerder of hoger kunnen het aanmaken van een risico-inventarisatie afronden, ook al is de knop zichtbaar voor lagere rollen.

Definieer en bevestig de omvang van de risico-inventarisatie

Bepaal nauwkeurig welke structuren, gebieden en systemen de PPCL omvat.

1. Open de risico-inventarisatie en zoek de kaart Omvang selecteren in het overzicht.
2. Klik op de kaart om de selectie voor Omvang wijzigen te openen.
3. Vink de relevante Structuren, Gebieden en Systemen aan om op te nemen. Vink een hoofdelement aan om alles eronder mee te selecteren.
4. Controleer het aantal geselecteerde items zorgvuldig en klik op Bevestigen om uw omvang op te slaan.

Belangrijk: De omvang kan alleen Structuren, Gebieden en Systemen omvatten, geen individuele Objecten. Objecten binnen geselecteerde Gebieden en Systemen worden automatisch meegenomen. De inventarisatie moet binnen één controleplan blijven; gemengde plannen kunnen niet gecombineerd worden.

Verzamel nalevingsgegevens tijdens de inventarisatie

Systeemniveau

Noteer nalevingsgegevens voor de gebouwgebonden systemen gekoppeld aan de waterinstallatie.

1. Ga vanuit Te doen naar het tegel Systemen.
2. Selecteer een systeem en vul de velden in op het tabblad Algemeen: Systeemnaam (verplicht), Operationele status en Omschrijving.
3. Controleer Gekoppelde objecten en Schematische afbeeldingen.
4. Vul de vereiste Parameters in volgens het controleplan.
5. Markeer onder Beoordeling het systeem als Voldoende of Onvoldoende als u het niet eens bent met de automatische beoordeling.
6. Sla uw invoer op. De knop wordt Beoordeling bevestigen als alle verplichte velden zijn ingevuld.

Opmerking: Er is geen apart nalevingsformulier per structuur. De naleving van structuren wordt afgeleid uit de systemen, gebieden en objecten die erbij horen. Bij handhavende plannen is de beoordelingsschakelaar uitgeschakeld totdat de parameters zijn opgeslagen.

Gebiedsniveau

Noteer informatie en nalevingsgegevens voor gebieden tijdens de inventarisatie.

1. Open het tegel Gebieden vanuit Te doen.
2. Selecteer het gebied en vul de velden in op het tabblad Algemeen: Naam gebied (verplicht), Omschrijving (optioneel) en voor ruimtes Gebruik (In gebruik of Leegstaand kiezen).
3. Pas indien nodig Type faciliteit en Controleplan aan; deze worden standaard overgenomen maar kunnen worden gewijzigd.
4. Vul de door het controleplan opgegeven Parameters in.
5. Pas onder Status de automatische beoordeling Voldoende of Onvoldoende aan indien u het er niet mee eens bent.
6. Sla de wijzigingen op; de knop wordt Beoordeling bevestigen zodra alles is ingevuld.

Opmerking: Gebruik geldt alleen voor ruimtes. Ontbrekende verplichte parameters verhinderen het opslaan niet, maar plaatsen het gebied wel automatisch op Ter beoordeling. Wijzigingen in Type faciliteit leiden niet automatisch tot aanpassing van het controleplan.

Objectniveau

Leg objectgegevens en naleving vast tijdens de inventarisatie.

1. Open het tegel Objecten vanuit Te doen en zoek objecten per gebied.
2. Selecteer een object en vul de velden in op het tabblad Algemeen: foto’s, Naam en Objectnummer (verplicht), QR-code en Netwerkpositie.
3. Vul de vereiste Parameters handmatig in of via verbonden sensoren.
4. Controleer optioneel gekoppelde items: Gekoppelde systemen, Sensoren, Gekoppelde objecten, Dossiers en Activiteitengeschiedenis.
5. Pas de beoordeling aan naar Voldoende of Onvoldoende indien nodig onder Beoordeling.
6. Sla op zodra de verplichte velden gevuld zijn; de knop verandert in Beoordeling bevestigen.

Opmerking: De beoordelingsschakelaar is uitgeschakeld tot het object ten minste één keer is beoordeeld. Het legen van verplichte waarden verwijdert deze niet uit de opgeslagen gegevens tenzij overschreven. Waarden buiten drempels activeren automatisch concept technische aanbevelingen.

Automatische beoordelingen overschrijven

Het is mogelijk om de automatische status voldoende/onvoldoende handmatig aan te passen voor systemen, gebieden en objecten.

1. Open het object en ga naar het onderdeel Beoordeling of Status.
2. Na het invullen van alle verplichte velden verschijnt de huidige automatische status.
3. Kies Voldoende of Onvoldoende om de automatische beoordeling te overschrijven.
4. Sla op om de wijziging toe te passen. Er verschijnt een banner met auditrail ter bevestiging.
5. Wil u terug naar de automatische beoordeling, deselecteer dan de handmatige status en sla opnieuw op.

Opmerking: Bij handhavende plannen is de schakelaar uitgeschakeld totdat het object is beoordeeld. Gebruikers met alleen leesrechten kunnen de status niet wijzigen. Een handmatige override blijft actief totdat deze expliciet wordt verwijderd.

Volg voortgang en rond de inventarisatie af

Volledigheid van de inventarisatie bijhouden

Volg de algemene voortgang van de risico-inventarisatie en bepaal welke fasen nog aandacht nodig hebben.

1. Open de risico-inventarisatie; in de koptekst toont een ring welk deel van de acht fasen is afgerond.
2. Te doen omvat de fasen Locatie, Systemen, Gebieden en Objecten.
3. Te beoordelen bevat Logboek & Activiteiten, Controleplan en Technische Aanbevelingen.
4. Doorloop iedere fase en klik handmatig op Afronden zodra deze klaar is.
5. De laatste fase Risicoconclusie wordt pas toegankelijk nadat de andere zeven fasen afgerond zijn.

Opmerking: Het voltooiingspercentage wordt alleen bijgewerkt bij het afronden van een fase, niet bij het invullen van onderdelen binnen een fase. De Risicoconclusie kan pas starten als eerdere fasen voltooid zijn.

Locatie-gerelateerde invulvelden voltooien

Voer gebouw- en beheersinformatie in die relevant is voor de gehele PPCL.

1. Open de risico-inventarisatie en ga naar de fase Locatie.
2. Aan de linkerzijde staat een lijst met Verantwoordelijkheden, Omschrijving en een item per regime-specifieke sectie.
3. Selecteer steeds een onderdeel, vul de velden in en sla op.
4. Doorloop alle verplichte items en klik daarna op Afronden voor de fase.

Opmerking: Het aantal en type regime-specifieke secties is afhankelijk van het controleplan van de locatie. Verantwoordelijkheden staan nooit als voltooid gemarkeerd, ongeacht invulling. Afronden is een handmatige actie en gebonden aan rechten; onvoltooide secties blokkeren deze actie niet.

Logboek en activiteiten invullen

Bevestig dat geplande nalevingsactiviteiten zijn uitgevoerd zoals vereist.

1. Open de risico-inventarisatie en ga naar de fase Logboek & Activiteiten.
2. Kies een objecttype en ga naar het tabblad Activiteiten.
3. Beantwoord elke nalevingsvraag met Ja of Nee, voeg desgewenst notities toe.
4. Sla de antwoorden op per objecttype en herhaal waar nodig.
5. Markeer de fase als afgerond met Afronden als alles ingevuld is.

Opmerking: De vragen komen alleen uit de standaardactiviteiten van de nalevingsregels van de locatie. Vooraf ingevulde "Ja" antwoorden tonen een 'Automatisch' label en kunnen worden aangepast, maar vereisen opslaan om veranderingen door te voeren.

Schrijf de executive summary en rond de inventarisatie af

Documenteer uw professionele samenvatting en sluit de inventarisatie af.

1. Open de fase Risicoconclusie van de risico-inventarisatie.
2. Gebruik het veld Executive summary om uw tekst te typen of klik op Genereren voor een concept op basis van de beschikbare data.
3. Controleer en corrigeer de samenvatting en sla deze op.
4. Nadat alle fasen zijn afgerond en de conclusie ingevuld is, kiest u in de voettekst voor Inventarisatie voltooien.
5. Bevestig de onherroepelijke actie door opnieuw Inventarisatie voltooien te klikken in de dialoog.

Opmerking: Na afronding is de inventarisatie vergrendeld en kan deze niet heropend of gewijzigd worden. Genereer het PPCL-rapport vóór afronding, want rapporten kunnen daarna niet meer aangemaakt worden.

Het PPCL-rapport genereren en verstrekken

Stel het officiële nalevingsrapport op voor de risico-inventarisatie en deel het.

1. Ga in de fase Risicoconclusie naar de sectie Rapport genereren.
2. Controleer of het Rapporttype is ingesteld op PPCL — Plan van Preventie en Controle Legionella; Locatie en Risico-inventarisatie zijn alleen-lezen.
3. Kies eventueel een Rapportpreset of laat standaardinstellingen staan.
4. Klik op Rapport genereren en wacht tot de status verandert van Bezig naar Klaar.
5. Voor updates klikt u op Opnieuw genereren vóór het afronden van de inventarisatie.
6. Als het rapport gereed is, klik op Downloaden om het pdf-bestand op te slaan.
7. Om het rapport per e-mail te versturen, open het via de pagina Documenten, kies Delen, voeg ontvangers uit uw organisatie toe, stel optionele CC, onderwerp en bericht in en verzend.

Opmerking: Rapportgeneratie is alleen mogelijk vóór het afronden van de inventarisatie. E-mailuitwisseling gaat via beveiligde downloadlinks die 24 uur geldig zijn en niet naar externe adressen mogen worden gestuurd. Het rapport omvat altijd de volledige inventarisatie-omvang.

Technische aanbevelingen beheren

Behandel conceptaanbevelingen die automatisch worden gemaakt tijdens de PPCL-inventarisatie.

1. Open de risico-inventarisatie en ga naar Objecten.
2. Selecteer een object en open het tabblad Aanbevelingen.
3. Bekijk conceptaanbevelingen gemarkeerd met het label Automatisch gegenereerd.
4. Open een concept om het Probleem, de Oplossing, de Prioriteit en de Geactiveerd door-waardes te lezen.
5. Keur een concept goed via Beoordelen en klik dan op Goedkeuren of Bijwerken & beoordelen.
6. Weiger een concept met een reden van ten minste 10 tekens als het niet van toepassing is.

Goedgekeurde aanbevelingen genereren eenmalige of terugkerende corrigerende werkzaamheden die verschijnen in de Planner en als vervolgwerkzaamheden kunnen worden ingepland.

Opmerking: Elk concept is uniek per regel en entiteit. Meerdere concepten voor hetzelfde probleem worden niet gestapeld zolang de inventarisatie openstaat. Goedgekeurde aanbevelingen worden automatisch gesloten zodra alle voorgestelde werkzaamheden zijn afgerond.

Inventarisatie-omvang en objecten bijwerken

Nieuwe gebieden of objecten die tijdens de inventarisatie worden toegevoegd, kunnen de inventarisatie-omvang en voortgangsstatus beïnvloeden.

1. Voeg het object of gebied op locatie toe via de gebruikelijke manier: plattegrond, structuurboom of mobiele app.
2. Als het nieuwe object in een structuur of gebied valt dat al binnen de inventarisatie-omvang zit, wordt het automatisch aan de inventarisatie toegevoegd.
3. Als het nieuwe gebied nog niet in de scope zat, wordt de omvang uitgebreid en verliezen gerelateerde fasen zoals Gebieden en Objecten hun voltooid-status, wat herwerk vereist.
4. Bij een nauw gedefinieerde scope (zoals per specifiek Gebied of Systeem) wordt de omvang niet automatisch uitgebreid; u moet de scope handmatig aanpassen om nieuwe gebieden of systemen toe te voegen.

Samenvatting

Het opstellen, implementeren en onderhouden van een PPCL voor een waterinstallatie vereist een zorgvuldig ingestelde risico-inventarisatie, het selecteren van de juiste scope, het verzamelen van nalevingsgegevens op systeem-, gebieds- en objectniveau, het beheren van technische aanbevelingen, en het afronden en genereren van het officiële PPCL-rapport. Juiste roltoegang, met name voor Beheerders en Inspecteurs, is noodzakelijk in verschillende fases. Door de voortgang te monitoren en de scope actueel te houden, wordt een accurate en volledige nalevingsdocumentatie gewaarborgd.