Workflow voor PPCL

Dit artikel legt uit hoe u een PPCL maakt, voltooit, rapporteert en onderhoudt voor een geconfigureerde locatie. Het is bedoeld voor managers, inspecteurs, engineers en beoordelaars die werken met risicobeoordelingen en opvolg-aanbevelingen.

Voor u begint

• De locatie moet al zijn voorzien van structuren, gebieden, systemen en assets.
• De locatie moet een actief controleregime hebben. Het controleregime bepaalt de beoordelingsformulieren, vereiste metingen, risicodrempels en het rapporttype.
• Een risicobeoordeling betreft één locatie en één controleregime. Items van een ander regime kunnen niet aan dezelfde beoordeling worden toegevoegd.

Maak de PPCL-risicobeoordeling aan

1. Open de locatie en selecteer Structuren.
2. Klik op een structuurkaart op Risicobeoordeling aanmaken. Als de locatie al beoordelingen heeft, open dan het dropdownmenu Risicobeoordeling en kies Nieuwe risicobeoordeling aanmaken.
3. Stel in het paneel Bezoek aanmaken de vereiste Datum in.
4. Selecteer Verantwoordelijken of kies voor Niet toewijzen.
5. Zet Backoffice goedkeuring nodig aan en controleer de vooraf ingevulde Naam bezoek.
6. Onder Scope selecteert u Locatie kiezen en kies de structuren, gebieden of systemen die u wilt beoordelen.
7. Kies Job toevoegen en vervolgens Bezoek aanmaken.

Voor het aanmaken van een risicobeoordeling is minimaal de rol Manager vereist. Veldwerk kan aan een engineer worden toegewezen.

Stel de beoordelingsscope in

1. Open de risicobeoordeling.
2. Kies in het overzicht de kaart Scope voor analyse.
3. Selecteer in de Scope wijzigen-kiezer de structuren, gebieden en systemen die u wilt opnemen. Het selecteren van een bovenliggend item selecteert ook alle onderliggende items.
4. Klik op de Bevestigen-knop, zichtbaar als vinkje bovenin de kiezer.

Assets worden opgenomen via de structuren en gebieden binnen de scope. Individuele assets kunnen niet rechtstreeks in de scopekiezer geselecteerd worden. Het eerst geselecteerde item bepaalt het controleregime voor de beoordeling; items van een ander regime zijn uitgeschakeld. Maak voor die items een aparte beoordeling aan.

Voltooi de beoordeling

Doorloop eerst de vier gegevensverzamelingsfasen en daarna de beoordelingsfasen.

1. Open Locatie onder Te doen. Vul Verantwoordelijkheden, Beschrijving, de regime-specifieke secties en Gebouw evaluatie in als deze zichtbaar is. Sla elk onderdeel op en kies Markeren als klaar.
2. Open Systemen. Selecteer een systeem en vul in: Algemeen, Gekoppelde assets, Schema's, Parameters en Beoordeling. Sla verplichte velden op. Na voltooiing verandert de opslaan-knop in Beoordeling bevestigen.
3. Open Gebieden. Vul per gebied in: Algemeen, Type voorziening, Controleregime en Parameters. Sla het gebied op en stel de Status in op Voldoende of Onvoldoende als u het automatische resultaat wilt overrulen.
4. Open Assets. Controleer per asset Algemeen, vul Parameters in en bekijk de gekoppelde gegevens. Sla de metingen op en gebruik Beoordeling om Voldoende of Onvoldoende in te stellen indien nodig.
5. Open Logboek & Activiteiten. Selecteer een activatype, open het tabblad Activiteiten, beantwoord elke vraag en kies Opslaan. Herhaal dit voor elke activatype, daarna Markeren als klaar.
6. Bekijk Controleschema en Technische aanbevelingen. Markeer elke fase als Klaar.

Bij een afdwingend controleregime blijven handmatige beoordelingscontroles uitgeschakeld totdat alle vereiste parameters zijn ingevuld en opgeslagen. Een automatische 'Voldoende' betekent dat er geen actieve regel een overtreding meldde, maar bevestigt niet dat elk item is gecontroleerd.

Beoordeel en keur aanbevelingen goed

Lees automatische aanbevelingen voordat u ze als actieve taken beschouwt.

1. Open de fase Technische aanbevelingen van de beoordeling, of open het tabblad Aanbevelingen van de locatie.
2. Stel in Filters de Status in op Goedkeuring nodig en kies Filters toepassen.
3. Open een aanbeveling en bekijk Voorgestelde activiteiten, Probleem, Oplossing, Prioriteit en bijlagen onder Bijlagen.
4. Kies Bijwerken en beoordelen om goed te keuren, of Sluiten, voer een reden in van ten minste 10 tekens en bevestig.

Metingen die een drempel van het controleregime overschrijden, kunnen automatisch concept-aanbevelingen genereren. Een concept is een voorstel totdat het wordt goedgekeurd of afgewezen.

Schrijf de conclusie en rond de beoordeling af

1. Markeer Locatie, Systemen, Gebieden, Assets, Logboek & Activiteiten, Controleschema en Technische Aanbevelingen als klaar.
2. Open Risicoconclusie.
3. Bekijk de risicometer en de scores per risicogroep.
4. Voer in het veld Samenvatting voor management de conclusie in, of kies Genereren om een concept te maken. Controleer en corrigeer de tekst, sla daarna op.
5. Kies onderaan Beoordeling afsluiten.
6. Lees de waarschuwing in het dialoogvenster Risicobeoordeling afsluiten? en bevestig opnieuw met Beoordeling afsluiten.

Afsluiten is onomkeerbaar. Hiermee wordt de conclusie vergrendeld en de beoordeling afgerond. Genereer het rapport vóór het afsluiten.

Genereer en download het PPCL-rapport

1. Kies in Risicoconclusie Rapport genereren.
2. Bevestig de niet-aanpasbare waarden Rapporttype, Locatie en Risicobeoordeling. Het rapporttype toont PPCL — Plan de Prevención y Control de Legionella wanneer de locatie het betreffende controleregime gebruikt.
3. Kies eventueel een Rapportpreset.
4. Zet optioneel Libro de Registro en Incidencias aan of uit voor dit rapport.
5. Kies Rapport genereren.
6. Wanneer de status verandert naar Gereed, kies Downloaden om de PDF op te slaan.

Het rapport omvat de volledige beoordelingsscope. Wilt u de inhoud wijzigen, pas dan eerst de scope aan voordat u het rapport genereert. Na afronding maakt u vanaf Documenten > Rapport genereren een nieuwe versie aan.

Onderhoud van de PPCL

Gepland werk inplannen

1. Keur de aanbeveling eerst goed. De voorgestelde activiteiten worden dan op de gekozen frequentie aan het controleschema toegevoegd.
2. Open Planner en selecteer Te plannen.
3. Open de planningskaart van de aanbeveling, bevestig datum, tijdvak en Verantwoordelijken en kies Plannen.

Eenmalige activiteiten zijn voorzien van een Eenmalig-label. Aanbevelingen die alleen op een structuur of locatie gericht zijn, maken geen planningskaarten aan.

Gecontroleerde aanbevelingen verifiëren

Een goedgekeurde aanbeveling wordt automatisch gesloten zodra elke voorgestelde activiteit een voltooide job heeft. Als werkzaamheden buiten het platform zijn uitgevoerd, open dan de aanbeveling via het tabblad Aanbevelingen van de asset, kies Voltooien, voeg eventueel verificatienotities toe en bevestig met Aanbeveling sluiten. Als er geen voltooide job gekoppeld is, selecteer dan Tóch sluiten alleen na controle van het werk; dit wordt dan geregistreerd als een geforceerde sluiting.

Start een opvolgende beoordeling

Maak een nieuwe risicobeoordeling aan als de locatie opnieuw beoordeeld moet worden. In de nieuwe beoordeling verschijnen goedgekeurde aanbevelingen uit de vorige beoordeling als overgenomen items indien deze nog openstaan. Gebruik het tabblad Aanbevelingen van de asset om afgerond werk te vergelijken, inclusief Voor- en Na-foto's, jobresultaten en voltooiingsdata.