Audit-sjabloon instellen

Gebruik een bezoeksjabloon om activiteiten te groeperen die u samen wilt plannen voor een audit ter plaatse. Dit artikel legt uit hoe u organisation-brede of klantgerichte sjablonen aanmaakt en hoe u deze gebruikt bij het plannen.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Organisation-breed audit-sjabloon aanmaken

Maak een organisation-breed sjabloon wanneer dezelfde groep activiteiten binnen uw organisatie beschikbaar moet zijn.

1. Ga naar Organisatie instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Selecteer Organisatie.
3. Klik op Nieuw bezoeksjabloon.
4. Voer een Naam van sjabloon in en eventueel een Beschrijving.
5. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) ingesteld op Organisatiebreed (geen klant).
6. Open het veld Activiteiten en selecteer de activiteiten voor de audit.
7. Klik in de kop van de picker op het vinkje om de geselecteerde activiteiten te bevestigen.
8. Kies Sjabloon aanmaken.

Sjabloon aanmaken blijft uitgeschakeld totdat u een Naam van sjabloon invoert en ten minste één activiteit selecteert. Het sluiten van de activiteit picker zonder bevestiging door het vinkje verwijdert de gekozen activiteiten.

Een activiteit die al in een ander sjabloon wordt gebruikt, toont een informatieve knop. Klik hierop om Al in gebruik te openen. Dit is alleen een waarschuwing; de activiteit blijft selecteerbaar bij het maken van het sjabloon.

Klantgericht audit-sjabloon aanmaken

Maak een klantgericht sjabloon als een klant een afwijkende activiteitengroepering nodig heeft die verschilt van de organisation-brede sjablonen.

1. Ga naar Organisatie instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Selecteer Klanten.
3. Kies de klant in de klantselector.
4. Klik op Nieuw bezoeksjabloon.
5. Voer een Naam van sjabloon in.
6. Laat Toewijzen aan klant (optioneel) ingesteld op de geselecteerde klant.
7. Open het veld Activiteiten en selecteer de activiteiten voor de audit.
8. Klik in de kop van de picker op het vinkje om de geselecteerde activiteiten te bevestigen.
9. Kies Sjabloon aanmaken.

Het klantgerichte sjabloon staat los van organisation-brede sjablonen. Het is niet gekoppeld, samengevoegd of een vervanging van een organisation-breed sjabloon. Activiteitenconflicten worden gecontroleerd ten opzichte van andere sjablonen binnen dezelfde scope.

Systeem-sjablonen kopiëren

Als er voor de geselecteerde scope geen sjablonen zijn, kunt u de standaard systeem-sjablonen kopiëren in plaats van ze telkens handmatig aan te maken.

1. Ga naar Organisatie instellingen > Bezoeksjablonen.
2. Selecteer Organisatie, of kies Klanten en selecteer een klant.
3. Klik op Systeem bezoeksjablonen kopiëren.

Elke gekopieerde sjabloon bevat de activiteiten van het systeem-sjabloon en blijft eraan gekoppeld. Latere wijzigingen aan het systeem-sjabloon worden niet automatisch toegevoegd. Als het systeem-sjabloon verandert, krijgt de kopie een Wijzigingen badge. Het erkennen van deze badge verwijdert de melding; werk de kopie handmatig bij indien nodig.

Sjablonen die niet gekopieerd kunnen worden vanwege conflicten worden overgeslagen. Een melding geeft aan hoeveel zijn overgeslagen.

Het sjabloon gebruiken voor het plannen van een auditbezoek

1. Open Planner en kies Bezoek plannen.
2. Sleept het sjabloon uit de Planning zijbalk naar de gewenste dag.
3. Stel in Nieuw bezoek de locatie, datum, begintijd en eindtijd in.
4. Selecteer de Verantwoordelijken.
5. Passeer de taakhoeveelheden onder Jobs per activiteit, indien nodig.
6. Kies Inplannen.

Het sjabloon slaat de activiteitlijst op, niet het aantal jobs. Het volgende bezoek begint met door het Controleschema berekende aantallen voor die datum. Een activiteit kan voor een bezoek tot nul jobs worden gereduceerd, maar kan niet worden verwijderd uit die sjabloongebeurtenis. Werk dat tot nul is teruggebracht blijft verschuldigd.

Vooringevulde verantwoordelijken zonder toegang tot de geselecteerde locatie worden verwijderd. Als Verantwoordelijken leeg is, selecteer dan een beschikbare verantwoordelijke voordat u plant.

Scopes van bezoeksjablonen bekijken

Gebruik de scopeschakelaar in Organisatie instellingen > Bezoeksjablonen om bestaande sjablonen te bekijken.

• Organisatie toont de sjablonen van uw organisatie en het paneel Beschikbare activiteiten.
• Klanten toont de sjablonen voor de geselecteerde klant.
• Locaties toont sjablonen voor de geselecteerde locatie, inclusief de Standaard verantwoordelijke en een status Geconfigureerd of Niet ingericht.

Inspecteurs, ingenieurs en kijkers kunnen dit tabblad niet laden omdat zij geen rechten voor taakplanning hebben. Managers en hogere rollen kunnen bezoeksjablonen bekijken of beheren.