Configurer le modèle d’audit

Utilisez un modèle de visite pour regrouper les activités que vous souhaitez planifier ensemble lors d’un audit sur site. Cet article explique comment créer des modèles à l’échelle de l’organisation ou spécifiques à un client, ainsi que leur utilisation lors de la planification.

Remarque

Rôle requis : Manager

Créer un modèle d’audit à l’échelle de l’organisation

Créez un modèle à l’échelle de l’organisation lorsque le même groupe d’activités doit être disponible pour toute votre organisation.

1. Allez dans Paramètres de l’Organisation > Modèles de Visite.
2. Sélectionnez Organisation.
3. Cliquez sur Nouveau Modèle de Visite.
4. Saisissez un Nom du Modèle et, facultativement, une Description.
5. Laissez Attribuer au Client (Optionnel) sur À l’échelle de l’organisation (sans client).
6. Ouvrez le champ Activités et sélectionnez les activités pour l’audit.
7. Sélectionnez le bouton coche dans l’en-tête du sélecteur pour confirmer les activités sélectionnées.
8. Sélectionnez Créer le Modèle.

Créer le Modèle reste désactivé tant que vous n’avez pas saisi un Nom du Modèle et sélectionné au moins une activité. Fermer le sélecteur d’activités sans valider avec le bouton coche annule les sélections.

Une activité déjà utilisée dans un autre modèle affiche un bouton d’information. Sélectionnez-le pour ouvrir Déjà utilisé. Il s’agit d’un avertissement ; l’activité reste sélectionnable lors de la création du modèle.

Créer un modèle d’audit spécifique à un client

Créez un modèle spécifique à un client lorsqu’il nécessite un regroupement d’activités différent des modèles à l’échelle de l’organisation.

1. Allez dans Paramètres de l’Organisation > Modèles de Visite.
2. Sélectionnez Clients.
3. Choisissez le client dans le sélecteur.
4. Cliquez sur Nouveau Modèle de Visite.
5. Saisissez un Nom du Modèle.
6. Laissez Attribuer au Client (Optionnel) sur le client sélectionné.
7. Ouvrez le champ Activités et sélectionnez les activités pour l’audit.
8. Sélectionnez le bouton coche dans l’en-tête du sélecteur pour confirmer les activités sélectionnées.
9. Sélectionnez Créer le Modèle.

Le modèle client est distinct des modèles organisationnels. Il n’est ni lié, ni fusionné, ni un remplacement d’un modèle organisationnel. Les conflits d’activités sont vérifiés par rapport aux autres modèles du même périmètre.

Copier les modèles système

Si aucun modèle n’existe dans le périmètre sélectionné, vous pouvez copier les modèles système standards au lieu de les créer manuellement un par un.

1. Allez dans Paramètres de l’Organisation > Modèles de Visite.
2. Sélectionnez Organisation, ou Clients puis un client.
3. Sélectionnez Copier les Modèles de Visite Système.

Chaque modèle copié contient les activités du modèle système et reste lié à ce modèle. Les modifications ultérieures du modèle système ne sont pas ajoutées automatiquement. Si le modèle système change, la copie affiche un badge Modifications. Reconnaître ce badge supprime simplement l’alerte ; vous devez mettre à jour manuellement le modèle copié si nécessaire.

Les modèles non copiables en raison de conflits sont ignorés. Une notification indique combien ont été sautés.

Utiliser le modèle pour planifier une visite d’audit

1. Ouvrez le Planificateur et sélectionnez Planifier une visite.
2. Faites glisser le modèle depuis la barre latérale Planification vers le jour souhaité.
3. Dans Nouvelle Visite, définissez le lieu, la date, l’heure de début et l’heure de fin.
4. Sélectionnez les Assignés.
5. Ajustez les nombres de tâches dans Tâches par Activité, si nécessaire.
6. Sélectionnez Planifier.

Le modèle stocke la liste des activités, pas les nombres de tâches. La visite suivante commence avec des quantités calculées par le Schéma de Contrôle pour cette date. Une activité peut être réduite à zéro tâche pour une visite, mais ne peut pas être supprimée de l’occurrence du modèle. Les tâches réduites à zéro restent dues.

Les assignés préremplis sans accès au lieu sélectionné sont retirés. Si la liste des Assignés est vide, sélectionnez un assigné disponible avant de planifier.

Consulter les périmètres des modèles de visite

Utilisez le commutateur de périmètre dans Paramètres de l’Organisation > Modèles de Visite pour consulter les modèles existants.

• Organisation affiche les modèles de votre organisation et le panneau Activités Disponibles.
• Clients affiche les modèles pour le client sélectionné.
• Emplacements affiche les modèles pour le lieu sélectionné, incluant l’Assigné par Défaut et un statut Configuré ou Non configuré.

Les inspecteurs, ingénieurs et lecteurs ne peuvent pas accéder à cet onglet car ils n’ont pas l’autorisation de planification de tâches. Seuls les Managers et rôles supérieurs peuvent consulter ou gérer les modèles de visite.