Dit artikel legt uit hoe BriqSafe-rollen, locatie-toegang en machtigingen voor activiteitscategorieën werken. Ook wordt behandeld hoe u leden kunt uitnodigen, bijwerken en deactiveren.
Voordat u begint
- De pagina Gebruikers & teams vereist het recht Externe gebruikers toegang. Zonder dit recht toont BriqSafe een upgradeprompt in plaats van de ledenlijst.
De rollen begrijpen
Uw rol bepaalt welke acties u binnen de organisatie en bij meldingen mag uitvoeren. De rolnamen Inspector en Engineer worden in sommige organisatielijsten weergegeven als respectievelijk Bewerker en Lid.
| Rol | Machtigingen volgens BriqSafe |
|---|---|
| Eigenaar | Kan de organisatie beheren, inclusief toegang van andere eigenaren. Alleen een Eigenaar kan een organisatie archiveren en er moet altijd minimaal één actieve Eigenaar blijven. |
| Beheerder | Heeft administratierechten binnen de organisatie. Beheerders kunnen meldingen toewijzen, sluiten, heropenen en koppelen, maar kunnen geen bestaande Eigenaar wijzigen of deactiveren. |
| Manager | Kan leden en hun toegang beheren, en meldingen toewijzen, sluiten, heropenen en koppelen. |
| Inspector | Kan de ledenlijst bekijken, maar kan het ledenpaneel niet openen om toegangdetails te controleren. |
| Engineer | Kan meldingen aanmaken en bewerken, opvolgactiviteiten toevoegen, bestanden bijvoegen, assets en systemen koppelen en meldingen verwijderen. Engineers kunnen meldingen echter niet sluiten, heropenen, toewijzen of koppelen. |
| Lezer | Kan meldingen lezen maar niet aanmaken, bewerken of acties uitvoeren. Lezers kunnen de lijst Gebruikers & teams niet openen. |
Deze rolmachtigingen gelden bovenop de vereisten van het functieplan. Zo vereist toegang tot Gebruikers & teams ook Externe gebruikers toegang.
Begrijp interne en externe toegang
- Een interne gebruiker heeft standaard toegang tot alle locaties en activiteitscategorieën, tenzij deze toegang wordt beperkt.
- Een externe gebruiker begint zonder locatie-toegang. U moet ten minste één locatie toewijzen.
- Bij een interne gebruiker beperkt de lijst Locatietoegang de toegang. Een lege lijst betekent Gebruiker heeft toegang tot alle locaties.
- Bij een externe gebruiker geeft de lijst Locatietoegang juist toegang. Een lege lijst betekent Gebruiker heeft geen toegang tot locaties.
- Activiteitscategorieën beperken alleen de toegang. Als er bij een externe gebruiker geen activiteitscategorieën zijn geselecteerd, kan die gebruiker toch alle activiteitstypen zien.
Een externe gebruiker kan slechts toegang tot een locatie krijgen als die locatie minimaal één Structuur bevat.
Een gebruiker uitnodigen
Gebruik het uitnodigingsformulier om een interne teamgenoot of een externe partner toe te voegen.
- Open Gebruikers & teams en selecteer Teamlid toevoegen.
- Schakel bij iemand buiten uw organisatie de optie Externe gebruiker in.
- Voer een adres in bij E-mailadressen en druk op Enter. Om meerdere personen met dezelfde toegang uit te nodigen, voegt u elk adres afzonderlijk toe met Enter, een komma of puntkomma.
- Selecteer een Rol.
- Kies onder Machtigingen activiteitscategorie Activiteitscategorie toevoegen als u de activiteitscategorieën wilt beperken.
- Kies onder Locatietoegang Locatie toevoegen en selecteer elke locatie waartoe de gebruiker toegang mag krijgen.
- Klik op Gebruiker uitnodigen.
Eigenaar betekent altijd een interne gebruiker, waardoor de optie Externe gebruiker verdwijnt als u deze kiest. Geselecteerde activiteitscategorieën kunnen de genodigde ook als standaard engineer voor die categorieën instellen. Als die instelling niet voltooid kan worden, wordt de uitnodiging alsnog verzonden en toont BriqSafe een waarschuwing om de standaardwaarden in Organisatie-instellingen in te stellen.
Rol of toegang van een lid wijzigen
- Open Gebruikers & teams en selecteer het lid in de lijst Teamleden.
- Pas in het paneel Gebruiker bijwerken de opties Externe gebruiker, Rol, Machtigingen activiteitscategorie of Locatietoegang aan.
- Klik op Bijwerken.
- Alleen een Eigenaar kan een lid met de rol Eigenaar wijzigen.
- De rol van de enige Eigenaar is vergrendeld. Wijs eerst Eigenaar toe aan een ander actief lid voordat u de enige Eigenaar degradeert of deactiveert.
- Een externe gebruiker moet minstens één locatie hebben toegewezen. Is dat niet het geval, dan toont BriqSafe de melding Voeg minimaal één locatie toe. Een externe gebruiker zonder locaties kan niets zien.
- Het wijzigen van activiteitscategorieën verplaatst alleen machtigingen, maar wijzigt geen ingepland werk en maakt geen standaard engineer aan.
- Wijzigingen in locatie, activiteitscategorie en externe gebruiker worden pas bij het lid actief zodra het BriqSafe-tabblad opnieuw focus krijgt, maximaal één keer per halve minuut. Vraag de gebruiker om het tabblad te verlaten en weer terug te keren.
- Een rolwijziging werkt de rolgebaseerde menu-invoer direct bij, maar sommige machtigingswijzigingen gelden pas na hernieuwde aanmelding. Uitloggen en opnieuw inloggen zorgt voor directe toepassing.
In afwachting zijnde uitnodigingen beheren
Een uitnodiging opnieuw verzenden en tegelijk toegang aanpassen doet u als volgt:
- Open Gebruikers & teams en selecteer de gebruiker met status Uitgenodigd.
- Pas de Rol, Machtigingen activiteitscategorie of Locatietoegang aan in het paneel Gebruiker bijwerken.
- Klik op Bijwerken en opnieuw uitnodigen.
Om een uitnodiging in te trekken, opent u het overloopmenu, kiest u Uitnodiging intrekken en bevestigt u Uitnodiging intrekken. De uitnodiging wordt ingetrokken en de rij met status verwijderd.
Een gebruiker deactiveren of activeren
- Open Gebruikers & teams en open de gebruiker.
- Klik op Gebruiker deactiveren en bevestig het dialoogvenster.
- Wilt u later de toegang herstellen, dan opent u de inactieve gebruiker en kiest u Gebruiker activeren.
Deactiveren voorkomt direct dat het lid kan inloggen maar verwijdert geen historische gegevens. Ook wordt het lid verwijderd uit standaardtoewijzingen. Bestaande bezoeken en taken die aan het lid zijn toegewezen behouden die toewijzing, dus openstaand werk moet handmatig worden herverdeeld. Reactiveren herstelt geen standaardtoewijzingen.
Controleer uw rol en toegang
Open Organisatie-instellingen en blijf op Mijn organisaties om uw rol binnen elke organisatie te zien. De kolom rol toont uw rol en het label Huidig geeft aan welke organisatie u momenteel gebruikt.
De rolkolom toont niet uw locaties of activiteitscategorieën. Als u uw eigen rij in Gebruikers & teams kunt openen, ziet u in het ledenpaneel Locatietoegang en Machtigingen activiteitscategorie. Inspecteurs, engineers, lezers en externe gebruikers die hun eigen paneel niet kunnen openen, moeten een Manager, Beheerder of Eigenaar vragen deze secties te controleren.