Approvare e gestire le raccomandazioni tecniche

Le raccomandazioni tecniche registrano i problemi rilevati durante una Valutazione del Rischio. Questo articolo spiega come revisionare le bozze generate automaticamente, approvarle o ignorarle, aggiungere raccomandazioni personalizzate, programmare lavori di follow-up e chiudere le raccomandazioni completate.

Prima di iniziare

• Le raccomandazioni generate automaticamente compaiono solo quando una lettura di una risorsa supera una soglia di regola durante una Valutazione del Rischio attiva. Le soglie appartengono al regime di controllo, quindi la stessa lettura può generare una raccomandazione in una posizione e non in un'altra.
• Le raccomandazioni sono disponibili solo agli utenti con accesso alle raccomandazioni. Gli utenti senza questo accesso, inclusi i Visualizzatori, non vedono la scheda Raccomandazioni.

Comprendere le raccomandazioni generate automaticamente

Le raccomandazioni generate automaticamente iniziano come bozze. Una bozza è una proposta finché qualcuno non la approva o la ignora.

1. Aprire la Valutazione del Rischio.
2. Aprire Risorse, selezionare la risorsa e aprire la scheda Raccomandazioni.
3. Trovare le bozze sotto Bozze (generate automaticamente). Ognuna ha un'etichetta Generata automaticamente.
4. Aprire una bozza per revisionare il Problema, la Soluzione e la Priorità. Aprire il pannello Attivato da per vedere i valori che hanno superato la soglia.

L'etichetta Generata automaticamente indica che una regola è collegata alla raccomandazione. Non mostra chi l'ha creata né se è approvata. L'etichetta rimane dopo l'approvazione, compare sulla copia trasferita nella valutazione successiva e può apparire anche su una raccomandazione sollevata da una regola attivata nell'app mobile.

Finché una valutazione è aperta, la stessa regola non genera un'altra raccomandazione per la medesima risorsa, sistema, area o edificio mentre la raccomandazione esistente è aperta, ignorata o approvata. Una lettura corretta può ritirare una bozza non approvata quando la regola non corrisponde più. Le raccomandazioni approvate non vengono ritirate.

Revisionare, approvare o ignorare una bozza

Usare l'elenco delle raccomandazioni dell'intera posizione per revisionare le bozze tra tutte le risorse e altre entità.

1. Aprire Posizioni, selezionare la posizione e aprire Raccomandazioni.
2. In Filtri, impostare Stato su In attesa di approvazione, quindi selezionare Applica filtri.
3. Selezionare una bozza per aprire il pannello di revisione. Revisionare le Attività suggerite, il Problema, la Soluzione, la Priorità e le eventuali prove sotto Allegati.
4. Modificare la raccomandazione se necessario, quindi selezionare Aggiorna e revisiona. Questo salva le modifiche e cambia lo stato in Approvata.
5. Se non sono necessarie modifiche, selezionare Aggiorna e revisiona senza cambiarla.
6. Per scartare la bozza, selezionare Ignora, inserire un motivo di almeno 10 caratteri e confermare.

Problema e Soluzione sono obbligatori. Le attività suggerite sono opzionali e non bloccano l'approvazione. Tuttavia, una raccomandazione approvata senza attività suggerite non può chiudersi automaticamente perché non c'è lavoro da abbinare. Le raccomandazioni riferite a un edificio o all'intera posizione non offrono attività suggerite.

Gli Allegati possono essere immagini JPEG, PNG o WebP e PDF fino a 10 MB. Immagini HEIC, registrazioni, documenti office, file più grandi e altri formati vengono rifiutati prima del caricamento.

Aggiorna e revisiona è disponibile solo agli utenti con accesso alla modifica delle raccomandazioni. Senza questo accesso, il pannello di revisione è solo in lettura. L'approvazione e l'ignoramento delle raccomandazioni sono azioni disponibili solo via web; gli utenti mobile possono leggere e aggiungere raccomandazioni ma non revisionarle.

Aggiungere una raccomandazione personalizzata

Aggiungere una raccomandazione personalizzata quando si rileva un problema che una regola automatica non ha segnalato.

1. Nella valutazione del rischio, aprire Raccomandazioni Tecniche e selezionare Aggiungi raccomandazione. In alternativa, selezionare Aggiungi nella pagina Raccomandazioni della posizione.
2. In Nuova Raccomandazione, scegliere un Tipo Entità: Sito, Edifici, Aree, Sistemi o Risorse.
3. Se non si è scelto Sito, selezionare l'Entità.
4. Per area, sistema o risorsa, opzionalmente scegliere Parametri collegati e aggiungere Attività suggerite.
5. Inserire il Problema e la Soluzione, impostare la Priorità e opzionalmente aggiungere prove sotto Allegati.
6. Selezionare Crea.

Una raccomandazione personalizzata viene creata come Approvata; non attende revisione. L'entità non può essere modificata successivamente. Un Manager deve eliminare una raccomandazione errata prima che venga ricreata. Una raccomandazione per l'intera posizione o un edificio non ha attività suggerite e non può chiudersi automaticamente.

Visualizzare e filtrare le raccomandazioni per una posizione

1. Aprire Posizioni, selezionare la posizione e aprire Raccomandazioni.
2. Usare Filtri per filtrare per Stato, Gravità o Edificio, quindi selezionare Applica filtri.
3. Selezionare Cancella tutto per ripristinare la vista predefinita.
4. Selezionare una riga per aprire i dettagli accanto alla lista.

La pagina si apre con Approvate selezionato. Il filtro Stato include anche In attesa di approvazione. Le raccomandazioni chiuse e ignorate non sono elencate qui; controllare la scheda Cronologia della risorsa per trovarle. La lista mostra 20 elementi per pagina e i filtri rimangono nell'indirizzo della pagina quando si condivide la vista.

Programmare il lavoro di follow-up approvato

La programmazione richiede accesso alla programmazione. Un Ispettore può approvare una raccomandazione ma non può programmarla senza questo accesso.

1. Approvare la raccomandazione. Le attività suggerite vengono aggiunte allo Schema di Controllo con la loro frequenza configurata.
2. Aprire Pianificatore e selezionare Da pianificare.
3. Selezionare la scheda di follow-up contrassegnata Una tantum.
4. In Nuova Visita, verificare la posizione precompilata e la Data. Regolare Da e Fino a se necessario.
5. Impostare Richiede revisione, confermare gli Assegnatari richiesti, e selezionare Pianifica.

L'approvazione di una raccomandazione non programma automaticamente il lavoro. Le raccomandazioni relative a una risorsa, sistema o area possono essere programmate. Le raccomandazioni a livello di edificio o posizione mantengono le attività suggerite ma non raggiungono lo Schema di Controllo o il Pianificatore.

Chiudere una raccomandazione

Una raccomandazione approvata si chiude automaticamente quando ogni attività suggerita ha un lavoro completato. L'ultimo lavoro completato è collegato e chiude la raccomandazione nello stesso passaggio. Il completamento parziale non la chiude.

Una raccomandazione senza attività suggerite non può chiudersi automaticamente. Gli utenti con accesso alla modifica delle raccomandazioni possono chiuderla manualmente:

1. Nella scheda Raccomandazioni della risorsa, aprire la raccomandazione approvata e selezionare Completa.
2. Revisionare le prove ed eventuali Note di verifica opzionali.
3. Selezionare Chiudi raccomandazione. Se nessun lavoro completato è collegato, selezionare Chiudi comunque per forzare la chiusura.

La chiusura forzata viene registrata nel registro di controllo. Le raccomandazioni chiuse non appaiono più sotto Bozze (generate automaticamente) o Approvate. Verificare nella scheda Cronologia della risorsa e nella sezione Raccomandazioni l'entrata Chiusa.

Eliminare una raccomandazione

L'eliminazione richiede accesso da Manager. Le raccomandazioni in bozza non possono essere eliminate; usare invece Ignora.

1. Aprire la raccomandazione e selezionare Elimina in fondo al pannello dettagli. In una scheda raccomandazioni di risorsa, area o sistema è anche possibile aprire Altre azioni e selezionare Elimina.
2. Confermare Elimina nella finestra Elimina Raccomandazione.

L'eliminazione è un'eliminazione soft: il record resta nei sistemi interni e l'azione viene registrata nel registro di controllo. Se l'eliminazione fallisce, la finestra rimane aperta e mostra Impossibile eliminare. Riprovare.

Controllare le raccomandazioni in una nuova valutazione

1. Aprire la scheda Raccomandazioni della risorsa nella nuova Valutazione del Rischio.
2. Revisionare i lavori completati in Completate dalla valutazione precedente. Confrontare le foto Prima e Dopo, leggere i Risultati del lavoro e la data di Completamento, e selezionare Apri lavoro per dettagli.
3. Revisionare i lavori non completati nell'elenco approvato. Queste raccomandazioni hanno un tag di trasferimento e la data della valutazione precedente.

Solo le raccomandazioni approvate vengono trasferite nella nuova valutazione. Le bozze non revisionate alla chiusura della valutazione precedente non vengono copiate. La copia trasferita non ha attività suggerite né lavori collegati; i lavori completati restano nella raccomandazione originale.