Approuver et gérer les recommandations techniques

Les recommandations techniques enregistrent les problèmes détectés lors d'une évaluation des risques. Cet article explique comment examiner les brouillons générés automatiquement, les approuver ou les rejeter, ajouter des recommandations personnalisées, planifier des travaux de suivi et clôturer les recommandations terminées.

Avant de commencer

• Les recommandations générées automatiquement apparaissent uniquement lorsqu'une valeur d'actif dépasse un seuil de règle durant une évaluation des risques active. Ces seuils appartiennent au régime de contrôle, donc une même valeur peut générer une recommandation dans un emplacement et pas dans un autre.
• Les recommandations ne sont accessibles qu'aux utilisateurs disposant des droits d'accès aux recommandations. Les utilisateurs sans cet accès, y compris les Visualiseurs, ne voient pas l'onglet Recommandations.

Comprendre les recommandations générées automatiquement

Les recommandations générées automatiquement débutent sous forme de brouillons. Un brouillon est une proposition jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou rejeté.

1. Ouvrez l'évaluation des risques.
2. Ouvrez Actifs, sélectionnez l'actif, puis ouvrez son onglet Recommandations.
3. Trouvez les brouillons sous Brouillons (générés automatiquement). Chacun porte un badge Généré automatiquement.
4. Ouvrez un brouillon pour examiner son Problème, sa Solution et sa Priorité. Ouvrez le panneau Déclenché par pour voir les valeurs ayant dépassé le seuil.

Le badge Généré automatiquement indique qu'une règle est liée à la recommandation. Il ne montre pas qui l'a créée ni si elle est approuvée. Le badge reste présent après approbation, apparaît sur une copie reprise lors de l'évaluation suivante, et peut aussi figurer sur une recommandation levée par une règle déclenchée dans l'application mobile.

Pendant qu'une évaluation est ouverte, une même règle ne crée pas une nouvelle recommandation pour le même actif, système, zone ou structure tant que la recommandation existante est ouverte, rejetée ou approuvée. Une valeur corrigée peut retirer un brouillon non approuvé lorsque la règle ne s'applique plus. Les recommandations approuvées ne sont pas retirées.

Examiner, approuver ou rejeter un brouillon

Utilisez la liste des recommandations pour tout l'emplacement afin d’examiner les brouillons sur tous les actifs et autres entités.

1. Ouvrez Zones, sélectionnez l'emplacement, puis ouvrez Recommandations.
2. Sous Filtres, réglez Statut sur À approuver, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
3. Sélectionnez un brouillon pour ouvrir le panneau d'examen. Consultez les Activités suggérées, le Problème, la Solution, la Priorité et toutes les preuves sous Pièces jointes.
4. Modifiez la recommandation si nécessaire, puis sélectionnez Mettre à jour & examiner. Cela enregistre les modifications et change le statut en Approuvé.
5. Si aucune modification n'est requise, sélectionnez Mettre à jour & examiner sans modifier la recommandation.
6. Pour supprimer le brouillon, sélectionnez Rejeter, saisissez un motif d'au moins 10 caractères, puis confirmez.

Problème et Solution sont obligatoires. Les activités suggérées sont optionnelles et n'empêchent pas l'approbation. Toutefois, une recommandation approuvée sans activités suggérées ne peut pas se clore automatiquement car aucun travail ne correspond. Les recommandations ciblant une structure ou l'ensemble de l'emplacement n'offrent pas d'activités suggérées.

Les pièces jointes peuvent être des images JPEG, PNG ou WebP et des PDF jusqu’à 10 Mo. Les images HEIC, enregistrements, documents bureautiques, fichiers plus volumineux et autres formats sont refusés avant le téléchargement.

Mettre à jour & examiner est disponible aux utilisateurs ayant le droit de modifier les recommandations. Sans ce droit, le panneau d'examen est en lecture seule. L’approbation et le rejet des recommandations sont des actions réalisables uniquement sur le web ; les utilisateurs mobiles peuvent consulter et ajouter des recommandations mais pas les examiner.

Ajouter une recommandation personnalisée

Ajoutez une recommandation personnalisée lorsque vous détectez un problème non identifié par une règle automatique.

1. Dans l’évaluation des risques, ouvrez Recommandations techniques et sélectionnez Ajouter une recommandation. Vous pouvez aussi sélectionner Ajouter sur la page Recommandations de l'emplacement.
2. Dans Nouvelle recommandation, choisissez un Type d'entité : Site, Structures, Zones, Systèmes ou Actifs.
3. Sauf si vous avez choisi Site, sélectionnez l’Entité.
4. Pour une zone, un système ou un actif, choisissez éventuellement Paramètres liés et ajoutez des Activités suggérées.
5. Renseignez le Problème et la Solution, définissez la Priorité et ajoutez éventuellement des preuves dans Pièces jointes.
6. Sélectionnez Créer.

Une recommandation personnalisée est créée comme Approuvée ; elle n’attend pas de validation. Son entité ne peut pas être modifiée ensuite. Un Manager doit supprimer une recommandation mal ciblée avant de la recréer. Une recommandation pour tout l'emplacement ou une structure ne comporte pas d’activités suggérées et ne peut pas se clore automatiquement.

Consulter et filtrer les recommandations d’un emplacement

1. Ouvrez Zones, sélectionnez l'emplacement, puis ouvrez Recommandations.
2. Utilisez les Filtres pour filtrer selon le Statut, la Sévérité ou la Structure, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
3. Sélectionnez Tout effacer pour revenir à la vue par défaut.
4. Sélectionnez une ligne pour ouvrir ses détails à côté de la liste.

La page s’ouvre avec Approuvé sélectionné. Le filtre Statut inclut aussi À approuver. Les recommandations clôturées et rejetées ne sont pas listées ici ; consultez l’onglet Historique de l’actif pour les retrouver. La liste affiche 20 éléments par page, et les filtres restent appliqués dans l’URL lors du partage de la vue.

Planifier les travaux de suivi approuvés

La planification nécessite un droit d'accès à la planification. Un Inspecteur peut approuver une recommandation mais ne peut pas la planifier sans ce droit.

1. Approuvez la recommandation. Ses activités suggérées sont ajoutées au Schéma de Contrôle à la fréquence configurée.
2. Ouvrez Planificateur et sélectionnez À planifier.
3. Sélectionnez la fiche de suivi marquée Unique.
4. Dans Nouvelle visite, vérifiez l’emplacement prérempli et la Date. Ajustez De et À si nécessaire.
5. Définissez Besoin de revue, confirmez les Responsables requis, puis sélectionnez Planifier.

L’approbation d’une recommandation ne programme pas automatiquement son travail. Les recommandations liées à un actif, système ou zone peuvent accéder à la planification. Celles ciblant une structure ou un emplacement conservent leurs activités suggérées mais ne sont pas intégrées au Schéma de Contrôle ni au planificateur.

Clôturer une recommandation

Une recommandation approuvée se clôture automatiquement lorsque toutes les activités suggérées ont été accomplies. Le dernier travail complété est lié et clôture la recommandation en une étape. Une clôture partielle ne ferme pas la recommandation.

Une recommandation sans activités suggérées ne peut pas se clore automatiquement. Les utilisateurs ayant les droits d’édition peuvent la clôturer manuellement :

1. Dans l’onglet Recommandations de l’actif, ouvrez la recommandation approuvée et sélectionnez Terminer.
2. Examinez les preuves et saisissez des Notes de vérification optionnelles.
3. Sélectionnez Clôturer la recommandation. Si aucun travail complété n’est lié, sélectionnez Clôturer quand même pour forcer la clôture.

Une clôture forcée est enregistrée dans la piste d’audit. Les recommandations clôturées n’apparaissent plus sous Brouillons (générés automatiquement) ni Approuvé. Consultez l’onglet Historique de l’actif et sa section Recommandations pour vérifier l’entrée Clôturée.

Supprimer une recommandation

La suppression nécessite un accès Manager. Les brouillons ne peuvent pas être supprimés ; utilisez plutôt Rejeter.

1. Ouvrez la recommandation et sélectionnez Supprimer en bas du panneau de détails. Dans un onglet recommandations d’un actif, zone ou système, vous pouvez aussi ouvrir Plus d’options puis choisir Supprimer.
2. Confirmez Supprimer dans la boîte de dialogue Supprimer la recommandation.

La suppression est douce : l’enregistrement reste en arrière-plan et l’action est tracée dans la piste d’audit. En cas d’échec, la boîte de dialogue reste ouverte et affiche Impossible de supprimer. Réessayez.

Vérifier les recommandations dans une nouvelle évaluation

1. Ouvrez l’onglet Recommandations de l’actif dans la nouvelle évaluation des risques.
2. Examinez les travaux terminés sous Terminé depuis la dernière évaluation. Comparez les photos Avant et Après, lisez les Résultats du travail et la date de Terminé, puis sélectionnez Ouvrir le travail pour plus de détails.
3. Examinez les travaux non terminés dans la liste des approuvées. Ces recommandations portent une étiquette de reprise et la date de la précédente évaluation.

Seules les recommandations approuvées sont reprises dans une nouvelle évaluation. Les brouillons non évalués à la fin de la précédente ne sont pas copiés. La copie reprise n'a ni activités suggérées ni travaux liés ; les travaux accomplis restent sur la recommandation d'origine.