Compilare le responsabilità per le attività

Questo articolo spiega come compilare l’elenco degli utenti responsabili delle misure di controllo durante una Valutazione del Rischio. È rivolto agli ispettori e ai responsabili che operano nelle valutazioni in loco all’interno dell’app mobile BriqSafe.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile o Ispettore (con accesso all’assegnazione delle responsabilità)

Compilare le responsabilità per le attività in una Valutazione del Rischio

Durante la fase Sede di una valutazione del rischio, è necessario assegnare le persone responsabili a ogni ruolo regolamentare richiesto dal regime di controllo. Questi ruoli sono elencati nella scheda Responsabilità e devono essere compilati per identificare chi è responsabile di ciascuna misura di controllo.

Assegnare contatti esistenti ai ruoli di responsabilità

1. Aprire la valutazione del rischio nell’app mobile e accedere alla fase Sede.
2. Selezionare la scheda Responsabilità nel pannello a sinistra.
3. Trovare la sezione denominata Persone responsabili per ruolo, che elenca tutti i ruoli richiesti dal regime di controllo.
4. Toccare un ruolo che mostra Nessun contatto assegnato per aprire il selettore e scegliere la persona responsabile.
5. Selezionare una persona dall’elenco dei contatti dell’organizzazione per assegnarla al ruolo.

Aggiungere un nuovo contatto per un ruolo di responsabilità vuoto

Se la persona responsabile non è ancora presente tra i contatti, è possibile aggiungerla direttamente durante la compilazione del ruolo senza uscire dalla valutazione:

1. Nel selettore che appare dopo aver toccato il ruolo non assegnato, toccare Crea nuovo contatto.
2. Compilare i dati obbligatori: Nome, Email, Telefono (può essere lasciato vuoto, ma se inserito deve essere in formato internazionale, per esempio +39 06 12345678) e Tipo contatto.
3. Facoltativamente, espandere la sezione Certificato — opzionale per aggiungere certificati caricando i file relativi con dettagli come l’ente emittente e la data di scadenza.
4. Toccare Salva per creare il contatto e assegnarlo automaticamente al ruolo di responsabilità in un’unica operazione.

Importante: Per aggiungere un nuovo contatto è necessario essere connessi a internet. L’app mobile non memorizza l’azione per la sincronizzazione offline. In assenza di connessione, l’opzione per creare un nuovo contatto non viene visualizzata e il salvataggio non è possibile: viene richiesto di collegarsi a internet. Inoltre, è necessario disporre sia dei diritti di accesso modifica valutazione che assegnazione responsabilità; altrimenti, il modulo si aprirà ma non permetterà di salvare, mostrando un messaggio di permessi insufficienti.

Se il contatto viene salvato ma l’assegnazione al ruolo fallisce, comparirà il messaggio: “Contatto creato, ma non è stato possibile assegnarlo. Selezionalo per riprovare.” In questo caso, evitare di creare un duplicato: selezionare il contatto appena creato dal selettore per assegnarlo correttamente.

Revisionare e aggiornare le assegnazioni delle responsabilità

1. Per sostituire la persona già assegnata a un ruolo, toccare l’attuale incaricato; il sistema chiederà Sostituire la persona responsabile?.
2. Confermare la sostituzione rimuove il precedente referente e assegna immediatamente quello nuovo.
3. Rimuovere una persona responsabile da un ruolo ha effetto immediato senza ulteriori conferme.

Si ricorda che i ruoli contrassegnati Non applicabile in base alle impostazioni della struttura non richiedono assegnazione e non vengono conteggiati tra quelli obbligatori. I ruoli non più pertinenti restano comunque visibili fino alla loro rimozione manuale.

Note su avanzamento e completamento

• L’elemento Responsabilità nella fase Sede non mostra lo stato di completamento, indipendentemente dal numero di ruoli assegnati.
• Il valore di copertura sopra la lista dei ruoli indica il totale delle posizioni compilate o ereditate dalle impostazioni predefinite della sede, mentre il distintivo accanto conteggia solo le posizioni richieste ancora vuote.
• La marcatura della fase Sede come completata è una scelta manuale e non verifica che tutte le responsabilità obbligatorie siano assegnate.