Verantwoordelijkheden invullen voor taken

Dit artikel legt uit hoe u tijdens een Risicobeoordeling de lijst met gebruikers invult die verantwoordelijk zijn voor de beheersmaatregelen. Het is bedoeld voor inspecteurs en managers die locatiebeoordelingen uitvoeren binnen de BriqSafe mobiele app.

Opmerking

Benodigde rol: Manager of Inspecteur (met toegang tot verantwoordelijkheids-toewijzing)

Verantwoordelijkheden invullen bij een Risicobeoordeling

Tijdens de Locatiefase van een risicobeoordeling moet u voor elke wettelijk vereiste rol binnen het beheersregime een verantwoordelijke persoon toewijzen. Deze rollen staan onder het tabblad Verantwoordelijkheden en moeten ingevuld worden om inzicht te geven wie verantwoordelijk is voor elke beheersmaatregel.

Bestaande contacten toewijzen aan verantwoordelijke rollen

1. Open de risicobeoordeling in de mobiele app en ga naar de Locatie-fase.
2. Kies het tabblad Verantwoordelijkheden in het linker paneel.
3. Zoek de kaart met de naam Verantwoordelijken per rol. Hier staan alle rollen die het beheersregime voorschrijft.
4. Tik op een rol waar nu staat Geen contact toegewezen om de selectie te openen voor het kiezen van een verantwoordelijke.
5. Kies een persoon uit de contactlijst van de organisatie om deze aan de rol toe te wijzen.

Nieuw contact toevoegen voor een lege verantwoordelijke rol

Is de verantwoordelijke nog niet in de contactlijst aanwezig? Dan kunt u deze direct toevoegen tijdens het invullen zonder de beoordeling te verlaten:

1. In de selectie die verschijnt na het tikken op de niet-toegewezen rol, tikt u op Nieuw contact aanmaken.
2. Vul de vereiste contactgegevens in: Naam, E-mail, Telefoon (optioneel, maar indien ingevuld moet dit in internationaal formaat zijn, bijvoorbeeld +31 6 12345678) en Type contact.
3. Optioneel kunt u de sectie Certificaat — optioneel uitvouwen om certificaten toe te voegen door relevante bestanden te uploaden, inclusief uitgevende instantie en vervaldatum.
4. Tik op Opslaan om het contact aan te maken en automatisch aan de verantwoordelijke rol toe te wijzen.

Belangrijk: Het toevoegen van een nieuw contact vereist een actieve internetverbinding. De mobiele app voert deze actie niet uit in de offline wachtrij. Zonder internet verschijnt de optie om een nieuw contact aan te maken niet, en bij opslaan wordt u gevraagd verbinding te maken. Daarnaast moet u zowel beoordeling-bewerken als verantwoordelijkheid-toewijzen rechten hebben; zonder deze rechten opent het formulier wel, maar kunt u niet opslaan en verschijnt een meldingsbericht over onvoldoende rechten.

Als het contact wel wordt opgeslagen maar de toewijzing mislukt, krijgt u de melding: "Contact aangemaakt, maar niet toegewezen. Selecteer dit contact om opnieuw te proberen." Maak in dit geval geen dubbel contact aan, maar kies het nieuw gemaakte contact uit de lijst om het alsnog toe te wijzen.

Controle en bijwerken van toewijzingen

1. Om een persoon die al aan een rol is toegewezen te vervangen, tikt u op de huidige naam; het systeem vraagt dan Verantwoordelijke vervangen? aan.
2. Als u bevestigt, wordt de vorige persoon verwijderd en direct vervangen door de nieuwe contactpersoon.
3. Het verwijderen van een verantwoordelijke uit een rol wordt direct uitgevoerd zonder extra bevestiging.

Let op dat rollen die door de structuurinstellingen als Niet van toepassing zijn gemarkeerd, geen toewijzing vereisen en niet meetellen in de benodigde hoeveelheid. Rollen die niet meer van toepassing zijn blijven zichtbaar totdat ze handmatig worden verwijderd.

Voortgang en afrondingsnotities

• Het onderdeel Verantwoordelijkheden in de Locatiefase toont geen voltooiingsstatus, ongeacht hoeveel rollen ingevuld zijn.
• Het dekkingscijfer boven de lijst toont het aantal vakken dat ingevuld of overgenomen is vanuit de default van de locatie, terwijl het badge naast de lijst alleen het aantal verplichte lege posities telt.
• Het markeren van de Locatiefase als voltooid gebeurt handmatig en valideert niet of alle vereiste verantwoordelijkheden zijn ingevuld.