Flusso di lavoro per il PSL

Questo articolo spiega come valutare i rischi, definire i controlli critici e gestire un Piano Sanitario di Legionella (PSL) per un impianto idrico utilizzando la piattaforma BriqSafe. È rivolto a ispettori, ingegneri e responsabili coinvolti nelle valutazioni dei rischi e nella gestione della conformità.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile (per creare valutazioni dei rischi)

Avvio e definizione dell’ambito della valutazione dei rischi

Iniziate una nuova valutazione dei rischi in una sede completamente configurata per valutare i rischi dell’impianto idrico secondo il regime di controllo attivo.

1. Aprire la sede e selezionare Strutture.
2. Su una scheda struttura, selezionare Crea valutazione rischio oppure dal menu a discesa scegliere Crea nuova valutazione rischio se ne esiste già una.
3. Si apre il pannello della valutazione con il tipo di attività preimpostato e bloccato.
4. Impostare l’Ambito selezionando quali Strutture, Aree e Sistemi includere; selezionando un elemento principale si includono anche quelli sottostanti.
5. Salvare l’ambito cliccando su Conferma.
6. Impostare i dettagli di pianificazione e cliccare Crea.

Nota: solo una valutazione rischio può coprire una sede alla volta. La creazione della valutazione richiede il ruolo di Responsabile. Il pulsante Crea valutazione rischio è visibile agli altri ruoli ma disabilitato.

Raccolta dati di conformità e valutazione degli elementi

Raccogliere dati e registrare la conformità a livello di sistemi, aree e asset durante le fasi della valutazione rischio.

Livello Sistemi

1. Dalla sezione Attività da svolgere, aprire la tessera Sistemi.
2. Selezionare un sistema e aprire la scheda Generale.
3. Inserire o verificare il Nome sistema (obbligatorio), Stato operativo e Descrizione.
4. Verificare gli Asset collegati e gli Schemi.
5. Compilare tutti i Parametri specifici del regime (letture o dati).
6. Nella sezione Valutazione, modificare l’esito automatico tra Soddisfacente o Insoddisfacente se si ritiene opportuno.
7. Salvare le modifiche; il pulsante Salva diventa Conferma valutazione una volta completati tutti i campi obbligatori.

Nota: non esiste un modulo di conformità diretto per struttura; la conformità della struttura deriva da sistemi, aree e asset sottostanti.

Livello Aree

1. Dalla sezione Attività da svolgere, aprire la tessera Aree.
2. Selezionare un’area e modificare la scheda Generale.
3. Compilare il Nome area obbligatorio e i campi opzionali come Descrizione e per le stanze, Occupazione.
4. Tipo struttura e Regime di controllo sono ereditati ma possono essere sovrascritti o resettati.
5. Compilare i Parametri per la conformità dell’area.
6. In Stato, modificare l’esito automatico Soddisfacente/Insoddisfacente se necessario.
7. Salvare le modifiche; Salva modifiche diventa Conferma valutazione una volta completato.

Nota: la mancanza di un parametro obbligatorio apre una finestra che elenca ciò che manca ma non blocca il salvataggio; solo valori non validi impediscono il salvataggio. L’occupazione si applica solo alle stanze.

Livello Asset

1. Dalla sezione Attività da svolgere, aprire la tessera Asset.
2. Selezionare un asset elencato sotto l’area associata.
3. Nella scheda Generale, compilare foto, Nome, Numero asset (obbligatorio), Codice QR e Posizione in rete (Vicino alla fonte, Centro rete o Lontano dalla fonte); la Posizione è in sola lettura.
4. Completare i Parametri dell’asset, manualmente o tramite sensori.
5. Facoltativamente, visualizzare Sistemi collegati, Sensori, Asset collegati, Segnalazioni e Storico attività.
6. Nella sezione Valutazione, impostare lo stato Soddisfacente o Insoddisfacente per sovrascrivere il risultato automatico, se necessario.
7. Salvare i dati dell’asset, confermando la valutazione una volta compilati i campi obbligatori.

Nota: la modifica dell’esito sulle valutazioni di asset e sistemi è disabilitata finché non viene salvato almeno un set di parametri. Sotto un regime di controllo vincolante, i parametri devono essere salvati prima della modifica manuale della valutazione. Cancellare il valore di un parametro obbligatorio non lo rimuove; va sovrascritto.

Sovrascrivere le valutazioni automatiche di conformità

Se non si concorda con la valutazione automatica Soddisfacente o Insoddisfacente a livello di sistema, area o asset, si può inserire un giudizio manuale che resterà tracciato nella cronologia di controllo.

1. Aprire l’elemento e accedere alla sezione Valutazione (per asset/sistemi) o Stato (per aree).
2. Selezionare Soddisfacente o Insoddisfacente per sovrascrivere il calcolo automatico.
3. Salvare la modifica; appare una segnalazione che conferma la sovrascrittura manuale.
4. Per tornare alla valutazione automatica, deselezionare lo stato manuale e salvare di nuovo.

Nota: fino al salvataggio non compare il banner di sovrascrittura. Lo stato manuale può essere rimosso per tornare alla valutazione automatica. In regimi vincolanti il toggle è disabilitato fino alla valutazione iniziale. Gli utenti con solo accesso in lettura non possono modificare lo stato.

Monitoraggio e completamento della valutazione dei rischi

Tenere sotto controllo la percentuale di valutazione completata e completare la valutazione quando tutte le fasi sono concluse.

1. Aprire la valutazione per visualizzare l’indicatore circolare dell’intestazione che mostra la quota delle otto fasi completate.
2. Procedere con le fasi Attività da svolgere: Sede, Sistemi, Aree, e Asset.
3. Completare anche le fasi Da rivedere: Registro & Attività, Schema di controllo e Raccomandazioni tecniche.
4. Contrassegnare manualmente ogni fase come completata una volta completata del tutto.
5. Una volta completate le sette fasi di dati e revisione, si sblocca la fase Conclusione rischio.
6. Compilare la fase Conclusione rischio, leggendo gli indicatori di rischio e scrivendo il sommario esecutivo.
7. Generare il rapporto finale e Concludere la valutazione per chiuderla definitivamente.

Nota: la percentuale di completamento si aggiorna solo se una fase è contrassegnata come terminata; completare dati senza segnare la fase come fatta non aggiorna l’avanzamento. La Conclusione rischio rimane bloccata fino alla conclusione delle altre fasi. La chiusura della valutazione è irreversibile.

Completare le sezioni a livello di sede

1. Aprire la fase Sede dalla valutazione rischio.
2. Compilare Responsabilità, Descrizione e le sezioni specifiche del regime.
3. Inserire i campi obbligatori e salvare ogni voce.
4. Contrassegnare manualmente la fase come completata.

Nota: il numero e il tipo di sezioni dipendono dal regime di controllo della sede. Responsabilità non viene mai visualizzato come completato automaticamente e la marcatura come completata è manuale e soggetta a permessi.

Completare la fase Registro & Attività

1. Aprire la fase Registro & Attività dalla valutazione rischio.
2. Selezionare una tipologia di asset e passare alla scheda Attività.
3. Rispondere a ogni domanda di conformità con Sì o No, aggiungendo note se necessario.
4. Salvare le risposte per ogni tipologia prima di passare alla successiva.
5. Contrassegnare la fase come completata una volta risposto a tutte le domande.

Nota: le domande si riferiscono solo alle attività di conformità predefinite; le risposte Sì automatiche possono essere sovrascritte. Salvare le risposte richiede il permesso di modifica sulla valutazione rischio.

Redigere il sommario esecutivo

1. Aprire la fase Conclusione rischio.
2. Utilizzare il campo Sommario esecutivo per scrivere il testo oppure cliccare Genera per creare una bozza da dati della valutazione.
3. Rivedere, correggere e salvare il testo.

Nota: il sommario viene bloccato dopo la conclusione della valutazione e deve essere completato in anticipo. Se i dati cambiano successivamente, il sommario è segnalato come obsoleto e va aggiornato.

Concludere la valutazione rischio

1. Verificare che tutte le fasi siano contrassegnate come completate e che la conclusione rischio con il sommario esecutivo sia completa.
2. Aprire la fase Conclusione rischio.
3. Cliccare su Concludi valutazione nel piè di pagina.
4. Leggere la finestra di avviso e confermare cliccando nuovamente su Concludi valutazione.

Nota: la conclusione è definitiva, impedisce ulteriori modifiche o la generazione di nuovi rapporti. La valutazione conclusa viene rimossa dall’elenco attivo e la visita associata si chiude automaticamente se non ci sono lavori aperti.

Gestione delle raccomandazioni tecniche

Gestire le raccomandazioni tecniche in bozza e approvate che identificano problematiche riscontrate durante la valutazione rischio.

Comprendere e revisionare le raccomandazioni in bozza

1. Aprire la valutazione rischio e andare su Asset.
2. Selezionare un asset e aprire la scheda Raccomandazioni.
3. Revisionare le raccomandazioni in bozza contrassegnate Generazione automatica, leggendo Problema, Soluzione, Priorità e Origine.
4. Approvare una bozza cliccando Revisiona, quindi Approva o Aggiorna & revisiona dopo aver modificato.
5. Rifiutare una bozza scegliendo Rifiuta e fornendo una motivazione di almeno 10 caratteri.

Nota: le bozze restano proposte fino all’approvazione o al rifiuto. L’approvazione trasforma la bozza in lavoro attivo. Solo gli utenti con permesso di modifica raccomandazioni possono approvare o rifiutare. Gli utenti mobile possono leggere e aggiungere raccomandazioni ma non revisionarle.

Pianificare le raccomandazioni approvate

1. Approva la raccomandazione tecnica su asset, sistema o area.
2. Aprire il Programmatore dalla barra laterale.
3. Individuare le attività una tantum collegate alla raccomandazione approvata.
4. Assegnare la data e l’ingegnere per creare la visita e il lavoro associato.

Nota: l’approvazione abilita la programmazione ma non la pianifica automaticamente. La pianificazione richiede il ruolo di Responsabile.

Chiudere le raccomandazioni

Le raccomandazioni si chiudono automaticamente al completamento di tutti i lavori suggeriti o possono essere chiuse manualmente se non sono presenti lavori completati.

1. Per chiudere manualmente, aprire la raccomandazione approvata e selezionare Completa.
2. Nella finestra aggiungere note di verifica facoltative.
3. Confermare la chiusura oppure utilizzare Chiudi comunque se non ci sono lavori completati collegati.

Nota: la chiusura manuale registra la chiusura forzata nella cronologia. Senza permesso di modifica raccomandazioni l’opzione completa non è disponibile.

Generazione e consegna del rapporto PSL

Produrre il rapporto formale di conformità PSL e condividerlo con clienti o colleghi.

Generare il rapporto PSL

1. Aprire la valutazione rischio completata e accedere alla fase Conclusione rischio.
2. Aprire la sezione Genera rapporto.
3. Verificare che il Tipo rapporto indichi PSL — Piano Sanitario di Legionella e che sede e valutazione siano corrette.
4. Selezionare eventualmente un Modello rapporto.
5. Cliccare Genera rapporto e attendere che lo stato passi da Elaborazione a Pronto.

Nota: il tipo di rapporto segue il regime di controllo della sede e non può essere modificato. La generazione deve avvenire prima della conclusione della valutazione.

Scaricare o inviare via email il rapporto

1. Dalla fase Conclusione rischio, nella sezione Genera rapporto, cliccare Scarica per salvare il file PDF.
2. Per inviare il rapporto via email, aprirlo dalla pagina Documenti.
3. Cliccare su Condividi, aggiungere i destinatari (tra i membri dell’organizzazione), inserire oggetto e messaggio opzionale, quindi inviare.

Nota: l’email contiene un link sicuro valido 24 ore, non un allegato. Solo membri interni all’organizzazione possono essere destinatari. L’invio richiede permesso di creazione rapporti, il download solo permesso di lettura.