Werkproces voor PSL

Dit artikel legt uit hoe u risico’s beoordeelt, kritische beheersmaatregelen definieert en een Plan Sanitario de Legionella (PSL) beheert voor een waterinstallatie met behulp van het BriqSafe-platform. Het is bedoeld voor inspecteurs, ingenieurs en managers die betrokken zijn bij risicobeoordelingen en compliancebeheer.

Opmerking

Vereiste rol: Manager (voor het aanmaken van risicobeoordelingen)

Starten en Afbakenen van een Risicobeoordeling

Start een nieuwe risicobeoordeling op een volledig geconfigureerde locatie om de waterinstallatierisico’s te evalueren volgens het actieve beheersregime.

1. Open de locatie en ga naar Structuren.
2. Kies op een structuurkaart Risicobeoordeling aanmaken, of vanuit het uitklapmenu Nieuwe risicobeoordeling aanmaken als er al een bestaat.
3. Het risicobeoordelingspaneel wordt geopend met het type activiteit vooraf ingevuld en vergrendeld.
4. Stel de Reikwijdte in door te selecteren welke Structuren, Gebieden en Systemen worden meegenomen; het aanvinken van een bovenliggend onderdeel selecteert alles eronder.
5. Sla de reikwijdte op door op Bevestigen te klikken.
6. Vul de planningsgegevens in en klik op Aanmaken.

Let op: er kan maar één risicobeoordeling tegelijk per locatie actief zijn. Voor het aanmaken van een risicobeoordeling is de Manager-rol vereist. De knop Risicobeoordeling aanmaken is voor lagere rollen wel zichtbaar maar uitgeschakeld.

Verzamelen van Compliancegegevens en Beoordelen van Items

Verzamel gegevens en leg compliance vast op het niveau van systemen, gebieden en assets gedurende de risicobeoordelingsfasen.

Systemen Niveau

1. Open vanuit Te doen de tegel Systemen.
2. Selecteer een systeem en open het tabblad Algemeen.
3. Voer de Systeemsnaam in (vereist), controleer de Operationele Status en Beschrijving.
4. Bekijk de gekoppelde Assets en Schema’s.
5. Vul alle regime-specifieke Parameters (metingen of datapunten) in.
6. In de sectie Beoordeling kunt u indien nodig de automatische beoordeling aanpassen naar Voldoende of Onvoldoende.
7. Sla de wijzigingen op; de knop Opslaan verandert in Beoordeling bevestigen zodra alle verplichte velden zijn ingevuld.

Let op: er is geen directe complianceformulier per structuur; de compliance van een structuur volgt uit de systemen, gebieden en assets daaronder.

Gebieden Niveau

1. Open vanuit Te doen de tegel Gebieden.
2. Selecteer een gebied en bewerk het tabblad Algemeen.
3. Vul de verplichte Gebiedsnaam in en optioneel de Beschrijving en bij ruimten de Bezetting.
4. Type Faciliteit en Beheersregime worden overgenomen maar kunnen worden aangepast of gereset.
5. Vul de compliance-Parameters van het gebied in.
6. Onder Status kunt u de automatische Voldoende/Onvoldoende uitschakelen en handmatig instellen indien gewenst.
7. Sla de wijzigingen op; Wijzigingen opslaan verandert in Beoordeling bevestigen zodra compleet.

Let op: ontbrekende verplichte parameters geven een melding met een overzicht, maar verhinderen het opslaan niet; alleen ongeldige waarden verhinderen dit. Bezetting is alleen van toepassing op ruimten.

Assets Niveau

1. Open vanuit Te doen de tegel Assets.
2. Selecteer een asset binnen het bijbehorende gebied.
3. Vul in Algemeen foto’s, Naam, Assetnummer (vereist), QR-code en Netwerkpositie in (bijvoorbeeld dichtbij bron, midden in netwerk, of ver van bron); Locatie is alleen-lezen.
4. Voltooi de Parameters van het asset handmatig of via sensoren.
5. Bekijk optioneel Gekoppelde systemen, Sensoren, Gekoppelde assets, Casussen en Activiteitenhistorie.
6. Stel bij Beoordeling de status Voldoende of Onvoldoende in als correctie van de automatische beoordeling.
7. Sla het asset op; bevestig de beoordeling zodra alle verplichte velden zijn ingevuld.

Let op: de beoordelingsoptie bij systemen en assets blijft uitgeschakeld totdat minimaal één set parameters is opgeslagen. Onder een afdwingend beheerregime moet u eerst parameters opslaan voordat u de beoordeling handmatig wijzigt. Verwijderen van een verplichte parameterwaarde wist deze niet; overschrijf deze in plaats daarvan.

Handmatig Overschrijven van Automatische Compliancebeoordelingen

Als u het niet eens bent met een automatische Voldoende of Onvoldoende beoordeling op systeem-, gebied- of assetniveau, kunt u deze handmatig aanpassen. Dit wordt vastgelegd in het audittraject.

1. Open het item en ga naar de sectie Beoordeling (voor systemen en assets) of Status (voor gebieden).
2. Kies Voldoende of Onvoldoende om de automatische berekening te overschrijven.
3. Sla de wijziging op; een melding bevestigt de handmatige wijziging.
4. Om terug te keren naar de automatische beoordeling, deselecteert u de handmatige status en slaat u opnieuw op.

Let op: de melding verschijnt pas na het opslaan. Onder afdwingende regimes is overschrijven pas mogelijk na de eerste automatische beoordeling. Gebruikers met alleen-lezen rechten kunnen de status niet wijzigen.

Volgen en Afronden van de Risicobeoordeling

Volg de voortgang en rond de risicobeoordeling af zodra alle stappen voltooid zijn.

1. Open de risicobeoordeling en bekijk de voortgangsring met acht fasen.
2. Werk de Te doen-fasen af: Locatie, Systemen, Gebieden en Assets.
3. Voltooi ook de Te beoordelen-fasen: Logboek & Activiteiten, Schema Beheersmaatregelen en Technische Adviezen.
4. Markeer elke fase handmatig als voltooid zodra deze volledig is doorlopen.
5. Wanneer de zeven data- en beoordelingsfasen klaar zijn, wordt de fase Risicoconclusie ontgrendeld.
6. Vul de Risicoconclusie in, bekijk risicometerstanden en schrijf de managementsamenvatting.
7. Genereer het eindrapport en klik op Beoordeling voltooien om de risicobeoordeling af te sluiten.

Let op: voortgang wordt alleen bijgewerkt bij het markeren van een fase als voltooid. Data-invoer zonder afronding verandert de voortgang niet. De Risicoconclusie blijft vergrendeld tot alle andere fasen klaar zijn. Het voltooien van de beoordeling is onomkeerbaar.

Voltooien van Locatiegerichte Secties

1. Open de fase Locatie in de risicobeoordeling.
2. Werk door Verantwoordelijkheden, Omschrijving en regime-specifieke onderdelen.
3. Vul verplichte velden in en sla elk onderdeel op.
4. Markeer de fase als voltooid.

Let op: het aantal en type regime-specifieke onderdelen hangt af van het beheersregime van de locatie. Verantwoordelijkheden worden nooit automatisch als voltooid gemarkeerd. Het markeren als voltooid is handmatig en gebonden aan toestemming.

Voltooien van de Fase Logboek & Activiteiten

1. Open de fase Logboek & Activiteiten.
2. Kies een assettype en navigeer naar het tabblad Activiteiten.
3. Beantwoord de compliancevragen met Ja of Nee, voeg eventueel notities toe.
4. Sla de antwoorden per assettype op voordat u wisselt.
5. Markeer de fase als voltooid wanneer alle vragen beantwoord zijn.

Let op: de vragen betreffen standaard compliance-activiteiten; automatisch met Ja beantwoorde vragen kunnen worden aangepast. Op slaan van antwoorden is bewerkingsrechten voor risicobeoordelingen vereist.

Schrijven van de Managementsamenvatting

1. Open de fase Risicoconclusie.
2. Gebruik het veld Managementsamenvatting om uw tekst te schrijven of klik op Genereren voor een concept op basis van de beoordelingsdata.
3. Controleer en corrigeer de tekst en sla op.

Let op: de samenvatting wordt vergrendeld na afronding van de beoordeling en moet vooraf compleet zijn. Wijzigingen in data na afronding markeren de samenvatting als verouderd, update is aanbevolen.

Voltooien van de Risicobeoordeling

1. Zorg dat alle fasen gemarkeerd zijn als voltooid en de risicoconclusie inclusief managementsamenvatting ingevuld is.
2. Open de fase Risicoconclusie.
3. Klik in de voettekst op Beoordeling voltooien.
4. Lees het waarschuwingsvenster en bevestig door opnieuw op Beoordeling voltooien te klikken.

Let op: afronden is definitief en voorkomt verdere aanpassingen of rapportgeneratie. De voltooide beoordeling verdwijnt uit de actieve lijst en de bijbehorende inspectiebezoek wordt automatisch gesloten indien er geen openstaande taken meer zijn.

Beheren van Technische Adviezen

Beheer concepten en goedgekeurde technische adviezen die tijdens de risicobeoordeling geïdentificeerde problemen behandelen.

Inzicht in en Beoordelen van Conceptadviezen

1. Open de risicobeoordeling en ga naar Assets.
2. Selecteer een asset en open het tabblad Adviezen.
3. Lees conceptadviezen gemarkeerd als Automatisch aangemaakt, inclusief Probleem, Oplossing, Prioriteit en Activeringsreden.
4. Keur een concept goed door op Beoordelen te klikken, kies daarna Goedkeuren of Bijwerken & beoordelen na bewerking.
5. Wijzig een concept door het te verwerpen met Afwijzen en geef een reden van minimaal 10 tekens op.

Let op: concepten blijven voorstellen tot goedkeuring of afwijzing. Goedkeuring maakt ze actief werk. Alleen gebruikers met bewerkingsrechten voor adviezen kunnen beoordelen of afwijzen. Gebruikers van de mobiele app kunnen adviezen lezen en toevoegen, maar niet beoordelen.

Plannen van Goedgekeurde Adviezen

1. Keur het technisch advies goed op het bijbehorende asset, systeem of gebied.
2. Open de Planner in de zijbalk.
3. Zoek het eenmalige werk gerelateerd aan het goedgekeurde advies.
4. Plan een datum en wijs een technicus toe om het bezoek en werkopdracht te creëren.

Let op: het goedkeuren van een advies maakt planning mogelijk maar plant deze niet automatisch in. Voor het plannen zijn Managerrechten vereist.

Afsluiten van Adviezen

Adviezen worden automatisch gesloten zodra alle voorgestelde werkzaamheden zijn afgerond. Ze kunnen ook handmatig gesloten worden indien er geen afgeronde werkzaamheden zijn.

1. Open het goedgekeurde advies en selecteer Voltooien om handmatig te sluiten.
2. Voeg optioneel verificatie-notities toe in het dialoogvenster.
3. Bevestig de sluiting of gebruik Toch sluiten als er geen afgeronde opdrachten gelinkt zijn.

Let op: handmatig sluiten wordt geregistreerd als geforceerde afsluiting in het audittrail. Zonder bewerkingsrechten voor adviezen is de afsluitoptie niet beschikbaar.

Genereren en Versturen van het PSL-rapport

Genereer het officiële PSL-compliancerapport en deel het met klanten of collega’s.

Genereren van het PSL-rapport

1. Open de voltooide risicobeoordeling en ga naar de fase Risicoconclusie.
2. Open het gedeelte Rapport genereren.
3. Controleer of het Rapporttype PSL — Plan Sanitario de Legionella aangeeft en dat locatie en beoordeling kloppen.
4. Kies eventueel een Rapportsjabloon.
5. Klik op Rapport genereren en wacht tot de status verandert van Bezig naar Klaar.

Let op: het rapporttype is afhankelijk van het beheersregime van de locatie en is niet aanpasbaar. Rapportgeneratie moet plaatsvinden vóór het voltooien van de beoordeling.

Downloaden of E-mailen van het Rapport

1. Download het rapport als PDF vanuit de fase Risicoconclusie via Downloaden.
2. Om het rapport per e-mail te versturen, open het rapport via de pagina Documenten.
3. Klik op Delen, voeg ontvangers toe (binnen de organisatie), vul onderwerp en optioneel bericht in en verstuur.

Let op: de e-mail bevat een beveiligde link die 24 uur geldig is, geen bijlage. Alleen leden van de eigen organisatie kunnen ontvangers zijn. E-mailen vereist rechten voor rapportcreatie, downloaden alleen leesrechten voor rapporten.