Flux de travail pour le PSL

Cet article explique comment évaluer les risques, définir les contrôles critiques et gérer un Plan Sanitaire de Légionelle (PSL) pour une installation d'eau à l'aide de la plateforme BriqSafe. Il est destiné aux inspecteurs, ingénieurs et gestionnaires impliqués dans les évaluations de risques et la gestion de conformité.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire (pour créer des évaluations de risques)

Démarrage et périmétrage d’une évaluation de risques

Démarrez une nouvelle évaluation des risques sur un site entièrement configuré afin d’évaluer les risques liés à l’installation d’eau selon le régime de contrôle en vigueur.

1. Ouvrez le site puis rendez-vous dans Structures.
2. Sur une fiche structure, sélectionnez Créer une évaluation de risques ou, depuis son menu déroulant, choisissez Créer une nouvelle évaluation de risques si une évaluation existe déjà.
3. Le panneau d’évaluation s’ouvre avec le type d’activité présélectionné et verrouillé.
4. Définissez le Périmètre en sélectionnant les Structures, Zones et Systèmes à inclure ; cocher un élément parent sélectionne tout ce qui en dépend.
5. Validez le périmètre en cliquant sur Confirmer.
6. Définissez les détails de planification puis cliquez sur Créer.

Notez qu’une seule évaluation de risques couvre un site simultanément et que la création nécessite le rôle Gestionnaire. Le bouton Créer une évaluation de risques est visible pour les rôles inférieurs mais désactivé pour eux.

Collecte des données de conformité et évaluation des éléments

Rassemblez les données et enregistrez la conformité aux niveaux système, zone et équipement pendant les phases d’évaluation.

Niveau Systèmes

1. Depuis la section À faire de l’évaluation, ouvrez le tuile Systèmes.
2. Sélectionnez un système et ouvrez l’onglet Général.
3. Saisissez ou vérifiez le Nom du système (obligatoire), le Statut opérationnel et la Description.
4. Contrôlez les Équipements liés et les Schémas.
5. Complétez tous les Paramètres spécifiques au régime (mesures ou données).
6. Dans la section Évaluation, basculez entre Satisfaisant ou Insatisfaisant si vous contestez l’évaluation automatique.
7. Enregistrez vos modifications ; le bouton Enregistrer devient Confirmer l’évaluation une fois tous les champs requis remplis.

Note : Il n’existe pas de formulaire de conformité direct par structure ; la conformité de la structure résulte des systèmes, zones et équipements qui la composent.

Niveau Zones

1. Depuis À faire, ouvrez la tuile Zones.
2. Sélectionnez une zone puis modifiez son onglet Général.
3. Complétez le Nom de la zone obligatoire et les champs optionnels tels que Description et, pour les pièces, Occupation.
4. Le Type d’établissement et le Régime de contrôle sont hérités mais peuvent être modifiés ou réinitialisés.
5. Remplissez les Paramètres de conformité de la zone.
6. Sous Statut, modifiez manuellement le basculement automatique Satisfaisant/Insatisfaisant si nécessaire.
7. Enregistrez les modifications ; le bouton Enregistrer les modifications devient Confirmer l’évaluation une fois complet.

Note : Un paramètre requis manquant déclenche une boîte de dialogue listant les éléments absents mais n’empêche pas l’enregistrement ; seuls les paramètres invalides bloquent l’enregistrement. L’occupation ne s’applique qu’aux pièces.

Niveau Équipements

1. Depuis À faire, ouvrez la tuile Équipements.
2. Sélectionnez un équipement listé sous sa zone associée.
3. Dans Général, ajoutez des photos, le Nom, le Numéro d’équipement (obligatoire), le Code QR et la Position réseau (Près de la source, Milieu de réseau ou Éloigné de la source) ; le Site est en lecture seule.
4. Complétez les Paramètres de l’équipement, manuellement ou via des capteurs.
5. Optionnellement, consultez les Systèmes liés, les Capteurs, les Équipements liés, les Dossiers et l’Historique des activités.
6. Dans Évaluation, définissez le statut Satisfaisant ou Insatisfaisant pour contourner le résultat automatique si besoin.
7. Enregistrez les données de l’équipement, confirmant l’évaluation lorsque les champs obligatoires sont remplis.

Note : Le basculement d’évaluation sur équipements et systèmes est désactivé tant qu’un jeu de paramètres n’est pas sauvegardé. Sous un régime de contrôle contraignant, vous devez sauvegarder les paramètres avant de modifier manuellement l’évaluation. Supprimer la valeur d’un paramètre obligatoire ne le supprime pas ; il faut la remplacer.

Contournement des évaluations automatiques de conformité

Si vous êtes en désaccord avec une évaluation automatique Satisfaisant ou Insatisfaisant au niveau système, zone ou équipement, vous pouvez la remplacer par un jugement manuel enregistré dans la piste d’audit.

1. Ouvrez l’élément et rendez-vous dans sa section Évaluation (pour équipements/systèmes) ou Statut (pour zones).
2. Sélectionnez Satisfaisant ou Insatisfaisant pour remplacer le calcul automatique.
3. Enregistrez ; une bannière confirme le contournement manuel.
4. Pour revenir à l’évaluation automatique, désélectionnez le statut manuel et enregistrez de nouveau.

Note : La bannière n’apparaît qu’après enregistrement. Un statut manuel peut être remis en mode automatique. Sous un régime contraignant, le basculement est désactivé avant la première évaluation. Les utilisateurs en lecture seule ne peuvent pas modifier le statut.

Suivi et clôture de l’avancement de l’évaluation des risques

Suivez l’avancement de l’évaluation et finalisez-la lorsque toutes les étapes sont terminées.

1. Ouvrez l’évaluation des risques pour voir l’anneau d’en-tête indiquant la part des huit étapes complétées.
2. Parcourez les étapes À faire : Site, Systèmes, Zones, et Équipements.
3. Complétez également les étapes À revoir : Journal & Activités, Schéma de contrôle et Recommandations techniques.
4. Marquez manuellement chaque étape comme terminée une fois complètement traitée.
5. Quand les sept étapes de données et de revue sont terminées, débloquez l’étape Conclusion des risques.
6. Remplissez l’étape Conclusion des risques, en tenant compte des jauges de risque et en rédigeant le résumé exécutif.
7. Générez le rapport final puis Terminez l’évaluation pour clôturer le dossier.

Note : Le pourcentage d’avancement évolue uniquement lorsque l’étape est marquée terminée ; compléter des données sans valider ne modifie pas l’avancement. La Conclusion des risques reste verrouillée tant que les autres étapes ne sont pas finies. La finalisation est irréversible.

Finalisation des sections niveau Site

1. Ouvrez l’étape Site depuis l’évaluation.
2. Traitez les sections Responsabilités, Description et spécifiques au régime.
3. Remplissez les champs obligatoires et enregistrez chaque élément.
4. Marquez l’étape comme terminée.

Note : Le nombre et le contenu des sections spécifiques dépendent du régime de contrôle du site. Les Responsabilités n’apparaissent jamais comme terminées quelle que soit leur complétion, et le marquage manuel de l’étape est soumis à autorisation.

Finalisation de l’étape Journal & Activités

1. Ouvrez l’étape Journal & Activités depuis l’évaluation.
2. Sélectionnez un type d’équipement et passez à l’onglet Activités.
3. Répondez à chaque question de conformité par Oui ou Non en ajoutant des notes si nécessaire.
4. Enregistrez les réponses par type d’équipement avant d’en changer.
5. Marquez l’étape comme terminée une fois toutes les réponses saisies.

Note : Ces questions reflètent uniquement les activités de conformité par défaut ; celles avec réponse automatique Oui peuvent être modifiées. L’enregistrement requiert le droit d’édition de l’évaluation.

Rédaction du résumé exécutif

1. Ouvrez l’étape Conclusion des risques.
2. Utilisez le champ Résumé exécutif pour rédiger votre synthèse ou cliquez sur Générer pour un brouillon basé sur les données d’évaluation.
3. Relisez, corrigez le texte puis enregistrez.

Note : Le résumé est verrouillé après la finalisation et doit être complété avant cette étape. Si les données évoluent ultérieurement, le résumé est marqué comme obsolète et doit être mis à jour.

Clôture de l’évaluation des risques

1. Vérifiez que toutes les étapes sont marquées terminées et que la conclusion des risques avec le résumé exécutif sont complétés.
2. Ouvrez l’étape Conclusion des risques.
3. Cliquez sur Terminer l’évaluation dans le pied de page.
4. Lisez le message d’avertissement puis confirmez en cliquant de nouveau sur Terminer l’évaluation.

Note : La clôture est définitive et bloque toute modification ou génération de rapport supplémentaire. L’évaluation terminée est retirée de la liste active et la visite associée se ferme automatiquement si aucune intervention ouverte ne reste.

Gestion des recommandations techniques

Traitez les recommandations techniques en brouillon ou validées identifiant les problèmes détectés lors de l’évaluation.

Compréhension et révision des brouillons de recommandations

1. Ouvrez l’évaluation puis la section Équipements.
2. Sélectionnez un équipement et allez dans l’onglet Recommandations.
3. Examinez les brouillons Auto-générés en lisant le Problème, la Solution, la Priorité et l’élément Déclencheur.
4. Approuvez un brouillon en cliquant sur Réviser, puis Approuver ou Mettre à jour et réviser après modification.
5. Rejetez un brouillon en choisissant Rejeter avec un motif d’au moins 10 caractères.

Note : Les brouillons restent des propositions jusqu’à approbation ou rejet. L’approbation active la recommandation comme action. Seuls les utilisateurs avec droits d’édition des recommandations peuvent approuver ou rejeter. Les utilisateurs de l’application mobile peuvent lire et ajouter des recommandations mais pas les valider ou rejeter.

Planification des recommandations validées

1. Validez la recommandation technique au niveau équipement, système ou zone.
2. Ouvrez le Planificateur depuis la barre latérale.
3. Repérez le travail ponctuel lié à la recommandation validée.
4. Attribuez une date et un ingénieur pour créer la visite et l’intervention associée.

Note : L’approbation autorise la planification mais ne la lance pas automatiquement. La planification nécessite le rôle Gestionnaire.

Clôture des recommandations

Les recommandations se ferment automatiquement une fois toutes les activités suggérées terminées. Elles peuvent aussi être clôturées manuellement en l’absence de travaux terminés.

1. Pour une clôture manuelle, ouvrez la recommandation validée et sélectionnez Terminer.
2. Dans la boîte de dialogue, ajoutez des notes de vérification optionnelles.
3. Confirmez pour fermer, ou utilisez Fermer quand même si aucun travail terminé n’est lié.

Note : La clôture manuelle enregistre une fermeture forcée dans la piste d’audit. L’option de clôture n’est pas disponible sans droits d’édition des recommandations.

Génération et diffusion du rapport PSL

Produisez le rapport officiel de conformité PSL et partagez-le avec clients ou collègues.

Création du rapport PSL

1. Ouvrez l’évaluation terminée et rendez-vous à l’étape Conclusion des risques.
2. Ouvrez la section Générer le rapport.
3. Vérifiez que le Type de rapport affiche PSL — Plan Sanitaire de Légionelle et que le site ainsi que l’évaluation sont corrects.
4. Sélectionnez éventuellement un Préréglage de rapport.
5. Cliquez sur Générer le rapport et patientez jusqu’au passage du statut de Traitement à Prêt.

Note : Le type de rapport est défini par le régime de contrôle du site et ne peut être modifié. La génération doit être effectuée avant la finalisation de l’évaluation.

Téléchargement ou envoi par courriel du rapport

1. Depuis l’étape Conclusion des risques, dans la section Générer le rapport, cliquez sur Télécharger pour enregistrer le fichier PDF.
2. Pour envoyer par courriel, ouvrez le rapport depuis la page Documents.
3. Cliquez sur Partager, ajoutez les destinataires (parmi les membres de votre organisation), saisissez l’objet et un message optionnel, puis envoyez.

Note : Le courriel contient un lien sécurisé valable 24 heures, pas de pièce jointe. Seuls les membres internes de l’organisation peuvent être destinataires. L’envoi demande la permission de création de rapports, le téléchargement seulement la lecture.