Generare e condividere un rapporto di valutazione del rischio

Questo articolo spiega come generare, visualizzare in anteprima e condividere un rapporto di valutazione del rischio completato in formato PDF all'interno di BriqSafe. È rivolto agli ingegneri responsabili della produzione e distribuzione di rapporti formali di conformità.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere

Generare il Rapporto di Valutazione del Rischio

Generare il rapporto formale di conformità dopo aver inserito i dati della valutazione del rischio e redatto la conclusione sul rischio.

1. Aprire la valutazione del rischio e andare alla fase Conclusione del Rischio.
2. Nella sezione Genera Rapporto, verificare i campi Tipo di Rapporto, Sito e Valutazione del Rischio. Sono in sola lettura e impostati in base al regime di controllo del sito e alla data di valutazione.
3. Facoltativamente, selezionare un Predefinito Rapporto (la configurazione predefinita è "Configurazione predefinita").
4. Fare clic su Genera Rapporto. Lo stato cambia da Elaborazione a Pronto quando il PDF è disponibile.
5. Se i dati della valutazione cambiano o si desidera un predefinito diverso, utilizzare Rigenera per creare un nuovo rapporto.

Importante: è necessario generare il rapporto prima di completare la valutazione perché una volta terminata, il modulo e il pulsante Rigenera verranno nascosti e non sarà possibile creare il rapporto.

Il rapporto copre sempre l'intera portata della valutazione, non è possibile generarlo solo per una struttura, un’area o un bene specifico. Il tipo di rapporto è fissato dal regime di controllo del sito e non può essere modificato.

Redigere il Sommario Esecutivo

Prima di completare la valutazione, inserire la relazione professionale che spiega il risultato complessivo del rischio da includere nel rapporto.

1. Nella valutazione del rischio, aprire la fase Conclusione del Rischio.
2. Usare il campo Sommario Esecutivo per scrivere la sintesi o fare clic su Genera per crearne una automaticamente dai dati della valutazione.
3. Verificare e correggere il sommario, quindi fare clic su Salva. Selezionando Annulla si ripristina l'ultimo testo salvato.
4. Se successivamente i dati della valutazione cambiano, il sommario viene segnalato come "Obsoleto"—aggiornarlo prima di generare il rapporto.

Il Sommario Esecutivo è l’unica narrazione libera presente e viene bloccato al completamento della valutazione.

Scaricare o Condividere il Rapporto Completato

Dopo che lo stato del rapporto mostra Pronto, è possibile consegnare il PDF ai clienti o colleghi scaricandolo oppure inviandolo direttamente dalla piattaforma.

Scaricare il Rapporto

1. Aprire la valutazione del rischio e accedere alla fase Conclusione del Rischio.
2. Nel riquadro Genera Rapporto, verificare che lo stato del rapporto sia Pronto.
3. Fare clic su Scarica per salvare il file PDF localmente tramite il browser.

Per scaricare il rapporto è necessario avere il permesso di lettura-rapporto.

Condividere il Rapporto via Email

1. Accedere alla pagina Documenti a livello organizzativo e individuare il rapporto generato.
2. Aprire i dettagli del file e fare clic su Condividi.
3. Usare il selettore dei destinatari per aggiungere persone tra i membri attivi della propria organizzazione. È possibile anche aggiungere destinatari in CC.
4. Compilare l'Oggetto obbligatorio e, facoltativamente, aggiungere un messaggio.
5. Inviare l’email. I destinatari ricevono un link sicuro per il download valido 24 ore (il rapporto non è allegato).

Note sulla condivisione:

• Possono essere destinatari solo membri attivi dell'organizzazione; non è possibile aggiungere indirizzi email esterni.
• Il link per il download scade dopo 24 ore; i destinatari devono scaricare il file entro questo limite, altrimenti sarà necessario condividere nuovamente.
• La condivisione richiede il permesso di creazione-rapporto; chi non lo possiede può compilare il modulo di invio ma l’operazione sarà rifiutata.
• Solo le voci dei file mostrano il pulsante Condividi, le cartelle no.

Trovare i Rapporti Generati in Documenti

Tutti i rapporti generati vengono salvati automaticamente nella libreria Documenti sotto la rispettiva ubicazione associata.

1. Accedere alla pagina Documenti organizzativa.
2. Individuare la voce del rapporto nell'elenco. I rapporti appena generati mostrano un bollino Elaborazione e successivamente si aggiornano a Pronto una volta completati.
3. Se la generazione del rapporto fallisce, la voce mostra un bollino Fallito e non è disponibile alcun file da scaricare.

Le opzioni di download e condivisione diventano disponibili solo dopo che lo stato del rapporto è cambiato in Pronto.

Note sull’Accesso

Gli utenti senza diritti di generazione possono comunque aprire e scaricare rapporti già completati se dispongono del permesso di visualizzazione rapporto.

1. Accedere a Documenti e individuare il rapporto.
2. Aprirne i dettagli e fare clic su Scarica per ottenere un link temporaneo per il PDF.

I link di download scadono dopo un'ora, pertanto potrebbe essere necessario riaprire i dettagli del rapporto per scaricarlo nuovamente.

Visualizzare una Anteprima di un Predefinito Rapporto

Prima di generare un rapporto, è possibile visualizzare in anteprima il layout di un predefinito rapporto per verificarne la configurazione.

1. Accedere a Impostazioni Organizzazione > Predefiniti Rapporto.
2. Aprire un predefinito esistente o Aggiungi Predefinito.
3. Nel piè di pagina dell’editor del predefinito, fare clic su Genera Rapporto di Test.
4. Visualizzare l’anteprima del layout nel dialogo e, facoltativamente, Apri Rapporto Separatamente per continuare la modifica.

L’anteprima utilizza dati di esempio e la brandizzazione dell’organizzazione. La lingua visualizzata può essere italiano, a seconda delle impostazioni dell’app.

Accesso Rapido ai Rapporti dalla Dashboard

Dopo aver generato rapporti, è possibile trovare rapidamente gli ultimi rapporti nelle schermate Home o Dashboard.

1. Su web, aprire Il mio BriqSafe e scegliere un rapporto dalla sezione Ultimi Rapporti nella colonna di sinistra.
2. Su mobile, scorrere fino a Ultimi Rapporti nella schermata iniziale e toccare un rapporto per aprirlo.

Se un rapporto è ancora in fase di generazione, verrà mostrato un messaggio che indica che il file non è ancora disponibile.