Generar y compartir un informe de evaluación de riesgos

Este artículo explica cómo generar, previsualizar y compartir un informe completo de evaluación de riesgos en formato PDF dentro de BriqSafe. Está dirigido a ingenieros responsables de elaborar y distribuir informes formales de cumplimiento.

Nota

Rol requerido: Ingeniero

Generar el informe de evaluación de riesgos

Genere el informe formal de cumplimiento tras completar los datos de la evaluación de riesgos y redactar la conclusión del riesgo.

1. Abra la evaluación de riesgos y acceda a la etapa Conclusión del riesgo.
2. En la sección Generar informe, revise los campos Tipo de informe, Emplazamiento y Evaluación de riesgos. Son de solo lectura y están configurados según el régimen de control y la fecha de la evaluación del emplazamiento.
3. Opcionalmente, seleccione un Preconfigurado de informe (por defecto es “Configuración predeterminada”).
4. Haga clic en Generar informe. El estado cambia de Procesando a Listo cuando el PDF está disponible.
5. Si los datos de la evaluación cambian o desea un preconfigurado distinto, use Regenerar para crear un informe nuevo.

Importante: Debe generar el informe antes de finalizar la evaluación, ya que una vez finalizada, el formulario y el botón Regenerar desaparecen y no se puede crear ningún informe.

El informe siempre cubre todo el alcance de la evaluación; no existe opción para generarlo solo para una estructura, área o activo. El tipo de informe está fijado por el régimen de control del emplazamiento y no puede modificarse.

Redactar el resumen ejecutivo

Antes de finalizar la evaluación, introduzca el texto profesional que explique el resultado global del riesgo para incluirlo en el informe.

1. En la evaluación de riesgos, abra la etapa Conclusión del riesgo.
2. Use el campo Resumen ejecutivo para escribir su texto o haga clic en Generar para crear un borrador a partir de los datos de la evaluación.
3. Revise y corrija el resumen, luego haga clic en Guardar. Pulsar Cancelar restaura el último texto guardado.
4. Si los datos de la evaluación cambian después, el resumen se marcará como “Obsoleto” — actualícelo antes de generar el informe.

El Resumen ejecutivo es el único texto libre aquí y se bloquea al finalizar la evaluación.

Descargar o compartir el informe completado

Cuando el estado del informe indique Listo, entregue el PDF a clientes o compañeros descargándolo o enviándolo directamente desde la plataforma.

Descargar el informe

1. Abra la evaluación de riesgos y entre en la etapa Conclusión del riesgo.
2. En la sección Generar informe, confirme que el estado del informe es Listo.
3. Haga clic en Descargar para guardar el archivo PDF localmente a través de su navegador.

Solo necesita permiso lectura-informes para descargar el informe.

Compartir el informe por correo electrónico

1. Acceda a la página Documentos de la organización y localice el informe generado.
2. Abra los detalles del archivo y haga clic en Compartir.
3. Use el selector para añadir destinatarios entre los miembros activos de su organización. También puede añadir destinatarios en CC.
4. Rellene el Asunto requerido y, opcionalmente, añada un mensaje.
5. Envíe el correo. Los destinatarios reciben un enlace seguro para descargar, válido 24 horas (el informe no se adjunta).

Notas sobre el envío:

• Solo pueden ser destinatarios miembros activos de la organización; no se pueden añadir direcciones externas.
• El enlace de descarga caduca tras 24 horas; los destinatarios deben descargar en ese plazo o deberá compartirlo de nuevo.
• Compartir requiere permiso creación-informes; los usuarios sin este permiso pueden rellenar el formulario, pero la acción de envío será rechazada.
• Las carpetas nunca muestran Compartir, solo los archivos.

Localizar informes generados en Documentos

Todos los informes generados se guardan automáticamente en la biblioteca Documentos bajo su Emplazamiento asociado.

1. Acceda a la página Documentos global de la organización.
2. Busque el informe en la lista. Los informes recién generados muestran una etiqueta Procesando que cambia a Listo cuando se completa.
3. Si la generación falla, el informe muestra una etiqueta Error y no hay archivo disponible para descargar.

Las opciones de descarga y envío solo están disponibles cuando el informe cambia a estado Listo.

Notas adicionales sobre el acceso

Los usuarios sin permisos para generar informes pueden abrir y descargar informes ya completados si disponen de permiso para ver informes.

1. Acceda a Documentos y localice el informe.
2. Abra los detalles del informe y haga clic en Descargar para obtener un enlace temporal para el PDF.

Los enlaces de descarga caducan tras una hora, por lo que para descargar de nuevo puede ser necesario reabrir los detalles.

Previsualizar un preconfigurado de informe

Antes de generar un informe, puede previsualizar el diseño de un preconfigurado para revisar su configuración.

1. Vaya a Configuración de la organización > Preconfigurados de informe.
2. Abra un preconfigurado existente o haga clic en Añadir preconfigurado.
3. En el pie del editor, pulse Generar informe de prueba.
4. Previsualice el diseño en el diálogo y opcionalmente Abrir informe en ventana separada para seguir editando.

La previsualización utiliza datos de ejemplo y la imagen corporativa de la organización. Puede mostrarse en inglés o español según el idioma de su aplicación.

Acceso rápido a informes desde el panel principal

Tras generar informes, encuentre sus informes más recientes rápidamente en la página de inicio o panel principal.

1. En la web, abra Mi BriqSafe y seleccione un informe en la sección Informes recientes de la columna izquierda.
2. En móvil, desplace hasta Informes recientes en la pantalla principal y toque un informe para abrirlo.

Si un informe aún se está generando, aparecerá un mensaje indicando que el archivo no está disponible todavía.