Risicobeoordelingsrapport genereren en delen

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u binnen BriqSafe een voltooid risicobeoordelingsrapport in PDF-formaat genereert, bekijkt en deelt. Het is bedoeld voor ingenieurs die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en verspreiden van formele nalevingsrapporten.

Opmerking

Vereiste rol: Ingenieur

Risicobeoordelingsrapport genereren

Genereer het formele nalevingsrapport nadat de risicobeoordelingsgegevens zijn ingevuld en de risicoconclusie is opgesteld.

1. Open de risicobeoordeling en ga naar de fase Risicoconclusie.
2. Controleer in het onderdeel Rapport genereren de velden Rapporttype, Locatie en Risicobeoordeling. Deze zijn alleen-lezen en worden automatisch ingesteld op basis van het beheersregime en de beoordelingsdatum van de locatie.
3. Optioneel kunt u een Voorkeuze rapport selecteren (standaard is “Standaardconfiguratie”).
4. Klik op Rapport genereren. De status verandert van Bezig naar Klaar zodra het PDF-bestand beschikbaar is.
5. Wijzigt de beoordeling of wenst u een andere voorkeuze, gebruik dan Opnieuw genereren om een nieuw rapport te maken.

Belangrijk: U moet het rapport genereren voordat u de beoordeling afsluit, omdat na afronding het formulier en de knop Opnieuw genereren niet meer zichtbaar zijn en er geen rapport meer aangemaakt kan worden.

Het rapport betreft altijd de gehele beoordelingsomvang; het is niet mogelijk om een rapport alleen voor een constructie, gebied of asset te genereren. Het rapporttype is vastgelegd door het beheersregime van de locatie en kan niet worden gewijzigd.

Schrijf de samenvatting voor het bestuur

Voordat u de beoordeling afsluit, voert u een professionele toelichting in die het algemene risicobeeld samenvat en in het rapport wordt opgenomen.

1. Open in de risicobeoordeling de fase Risicoconclusie.
2. Gebruik het veld Samenvatting om uw toelichting te typen of klik op Genereren om een concept op basis van de beoordelingsgegevens te maken.
3. Controleer en corrigeer de samenvatting, klik vervolgens op Opslaan. Met Annuleren herstelt u de laatst opgeslagen tekst.
4. Wijzigt de beoordeling later, dan wordt de samenvatting als "Verouderd" gemarkeerd – werk deze dan bij voordat u het rapport genereert.

De Samenvatting is het enige vrije-tekstveld hier en wordt vergrendeld wanneer de beoordeling is afgesloten.

Downloaden of delen van het voltooide rapport

Zodra de rapportstatus Klaar aangeeft, kunt u het PDF-bestand downloaden of direct vanuit de applicatie delen met klanten of collega’s.

Het rapport downloaden

1. Open de risicobeoordeling en ga naar de fase Risicoconclusie.
2. Controleer in de sectie Rapport genereren of de rapportstatus Klaar is.
3. Klik op Downloaden om het PDF-bestand via uw browser lokaal op te slaan.

U heeft alleen rapport-lezen rechten nodig om het rapport te downloaden.

Het rapport per e-mail delen

1. Ga naar de organisatiebrede pagina Documenten en zoek het gegenereerde rapport op.
2. Open de eigenschappen van het bestand en klik op Delen.
3. Gebruik de ontvangerskiezer om personen uit de actieve leden van uw organisatie toe te voegen. U kunt ook CC-ontvangers toevoegen.
4. Vul het verplichte veld Onderwerp in en voeg eventueel een bericht toe.
5. Verzend de e-mail. Ontvangers ontvangen een beveiligde downloadlink die 24 uur geldig is (het rapport is niet als bijlage toegevoegd).

Aandachtspunten bij delen:

• Ontvangers moeten actieve leden van de organisatie zijn; externe e-mailadressen kunnen niet worden toegevoegd.
• De downloadlink verloopt na 24 uur; ontvangers moeten binnen die tijd het bestand downloaden, anders moet u opnieuw delen.
• Delen vereist rapport-maken rechten; gebruikers zonder deze rechten kunnen het verstuurformulier invullen, maar de verzendactie wordt geweigerd.
• Alleen bestandsitems tonen de optie Delen, niet mappen.

Gegenereerde rapporten terugvinden in Documenten

Alle gegenereerde rapporten worden automatisch opgeslagen in de Documenten-bibliotheek onder de gekoppelde Locatie.

1. Open de organisatiebrede pagina Documenten.
2. Zoek de rapportvermelding in de lijst. Nieuwe rapporten verschijnen met een Bezig-label en veranderen naar Klaar zodra het rapport gereed is.
3. Als het genereren mislukt, toont de vermelding een Mislukt-label en is er geen bestand beschikbaar om te downloaden.

Download- en deelopties zijn pas beschikbaar nadat de rapportstatus op Klaar staat.

Extra toegangsinformatie

Gebruikers zonder rechten voor het genereren van rapporten kunnen wel bestaande, voltooide rapporten openen en downloaden mits zij rapport-weergave rechten hebben.

1. Ga naar Documenten en zoek het rapport op.
2. Open de rapportdetails en klik op Downloaden om een tijdgebonden link voor de PDF te verkrijgen.

Downloadlinks vervallen na één uur, dus voor een nieuw download is het nodig de rapportdetails opnieuw te openen.

Voorbeeld van een rapportvoorkeuze bekijken

Voor het genereren van een rapport kunt u de lay-out van een rapportvoorkeuze bekijken om de configuratie te controleren.

1. Ga naar Organisatie-instellingen > Rapportvoorkeuren.
2. Open een bestaande voorkeuze of klik op Voorkeuze toevoegen.
3. Klik in de voettekst van de voorkeuzebewerker op Testrapport genereren.
4. Bekijk de rapportlay-out in het dialoogvenster en open het rapport eventueel apart om verder te kunnen bewerken.

De preview toont voorbeeldgegevens en het organisatielogo. De taal kan Engels of Spaans zijn afhankelijk van de ingestelde app-taal.

Snel toegang tot rapporten vanaf het dashboard

Na rapportgeneratie vindt u uw meest recente rapporten snel terug op de start- of dashboardpagina.

1. Web: open Mijn BriqSafe en kies een rapport uit de sectie Laatste rapporten in de linkerzijbalk.
2. Mobiel: scroll op het startscherm naar Laatste rapporten en tik op een rapport om het te openen.

Is een rapport nog in verwerking, dan verschijnt een melding dat het bestand nog niet beschikbaar is.