Générer et partager un rapport d’évaluation des risques

Cet article explique comment générer, prévisualiser et partager un rapport d’évaluation des risques complété au format PDF dans BriqSafe. Il s'adresse aux ingénieurs responsables de la production et de la distribution des rapports officiels de conformité.

Remarque

Rôle requis : Ingénieur

Générer le rapport d’évaluation des risques

Générez le rapport officiel de conformité après avoir complété les données de l’évaluation des risques et rédigé la conclusion sur les risques.

1. Ouvrez l’évaluation des risques et placez-vous à l’étape Conclusion des risques.
2. Dans la section Générer le rapport, vérifiez les champs Type de rapport, Site et Évaluation des risques. Ils sont en lecture seule et définis selon le régime de contrôle du lieu et la date de l’évaluation.
3. Vous pouvez, si vous le souhaitez, choisir un Préréglage de rapport (le préréglage par défaut est « Configuration par défaut »).
4. Cliquez sur Générer le rapport. Le statut passe de Traitement à Prêt dès que le PDF est disponible.
5. Si les données de l’évaluation changent ou si vous souhaitez un autre préréglage, utilisez Régénérer pour créer un nouveau rapport.

Important : Vous devez générer le rapport avant de terminer l’évaluation, car une fois celle-ci finalisée, le formulaire ainsi que le bouton Régénérer sont masqués et aucun rapport ne peut être créé.

Le rapport couvre toujours la totalité du périmètre de l’évaluation ; il n’est pas possible de le générer uniquement pour une structure, une zone ou un équipement. Le type de rapport est fixé par le régime de contrôle du site et ne peut pas être modifié.

Rédiger le résumé exécutif

Avant de finaliser l’évaluation, saisissez la synthèse professionnelle qui explique le résultat global des risques à intégrer dans le rapport.

1. Dans l’évaluation des risques, ouvrez l’étape Conclusion des risques.
2. Utilisez le champ Résumé exécutif pour rédiger votre résumé ou cliquez sur Générer pour obtenir un brouillon basé sur les données de l’évaluation.
3. Relisez et corrigez le résumé, puis cliquez sur Enregistrer. Cliquer sur Annuler restaure le dernier texte enregistré.
4. Si les données de l’évaluation sont modifiées ultérieurement, le résumé est marqué comme « Obsolète » — mettez-le à jour avant de générer le rapport.

Le Résumé exécutif est le seul texte libre dans le rapport et est verrouillé une fois l’évaluation terminée.

Télécharger ou partager le rapport finalisé

Lorsque le statut du rapport indique Prêt, vous pouvez distribuer le PDF aux clients ou collègues en le téléchargeant ou en l’envoyant directement depuis la plateforme.

Télécharger le rapport

1. Ouvrez l’évaluation des risques et allez à l’étape Conclusion des risques.
2. Dans la section Générer le rapport, vérifiez que le statut du rapport est Prêt.
3. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le fichier PDF localement via votre navigateur.

Un accès lecture rapport suffit pour télécharger le rapport.

Partager le rapport par courriel

1. Accédez à la page Documents de l’organisation et localisez le rapport généré.
2. Ouvrez les détails du fichier et cliquez sur Partager.
3. Utilisez le sélecteur de destinataires pour ajouter des membres actifs de votre organisation. Vous pouvez également ajouter des destinataires en copie (CC).
4. Remplissez le champ obligatoire Objet et, si vous le souhaitez, ajoutez un message.
5. Envoyez le courriel. Les destinataires reçoivent un lien sécurisé de téléchargement valable 24 heures (le rapport n’est pas en pièce jointe).

Notes concernant le partage :

• Seuls les membres actifs de l’organisation peuvent être destinataires ; vous ne pouvez pas ajouter d’adresses externes.
• Le lien de téléchargement expire au bout de 24 heures ; les destinataires doivent télécharger le fichier dans ce délai, sinon vous devrez le partager de nouveau.
• Le partage nécessite le droit création de rapport ; les utilisateurs sans cette permission peuvent remplir le formulaire d’envoi mais l’action sera refusée.
• Les dossiers ne proposent jamais l’option Partager, uniquement les fichiers.

Localiser les rapports générés dans Documents

Tous les rapports générés sont automatiquement sauvegardés dans la bibliothèque Documents sous leur site associé.

1. Ouvrez la page Documents de l’organisation.
2. Trouvez l’entrée du rapport dans la liste. Les rapports nouvellement générés apparaissent avec un badge Traitement puis passent à Prêt une fois terminés.
3. En cas d’échec de génération, l’entrée affiche un badge Échec et aucun fichier n’est disponible au téléchargement.

Les options de téléchargement et de partage ne sont disponibles qu’après que le statut du rapport soit passé à Prêt.

Notes supplémentaires sur les accès

Les utilisateurs sans droits de génération peuvent toujours ouvrir et télécharger les rapports déjà finalisés s’ils disposent de la permission de lecture rapport.

1. Accédez à Documents et localisez le rapport.
2. Ouvrez les détails du rapport et cliquez sur Télécharger pour obtenir un lien temporaire vers le PDF.

Les liens de téléchargement expirent au bout d’une heure, donc un nouveau téléchargement peut nécessiter de rouvrir les détails du rapport.

Prévisualiser un préréglage de rapport

Avant de générer un rapport, vous pouvez prévisualiser la mise en page d’un préréglage pour vérifier sa configuration.

1. Allez dans Paramètres de l’organisation > Préréglages de rapport.
2. Ouvrez un préréglage existant ou cliquez sur Ajouter un préréglage.
3. Dans le pied de l’éditeur du préréglage, cliquez sur Générer un rapport test.
4. Prévisualisez la mise en page dans la fenêtre de dialogue et, si vous le souhaitez, cliquez sur Ouvrir le rapport séparément pour continuer l’édition.

La prévisualisation utilise des données exemples et l’image de marque de l’organisation. Elle peut apparaître en français ou dans une langue par défaut en fonction de la langue de l’application.

Accéder rapidement aux rapports depuis le tableau de bord

Après avoir généré des rapports, retrouvez rapidement vos rapports les plus récents sur la page d’accueil ou le tableau de bord.

1. Sur le web, ouvrez Mon BriqSafe et sélectionnez un rapport dans la section Derniers rapports située dans la colonne de gauche.
2. Sur mobile, faites défiler jusqu’à Derniers rapports sur l’écran d’accueil et touchez un rapport pour l’ouvrir.

Si un rapport est encore en cours de génération, un message vous informe que le fichier n’est pas encore disponible.