Bezoekplannen en zelfstandige activiteiten

Dit artikel legt uit wanneer u een gebundeld bezoekplan vanuit een bezoeksjabloon moet plannen en wanneer u een enkele zelfstandige activiteit plant. Het is bedoeld voor managers die werkzaamheden in de planner plannen.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Kies de juiste planningsmethode

• Bezoeksjabloon: kies dit wanneer meerdere activiteitstypen dezelfde frequentie delen en samen worden uitgevoerd. Het sjabloon groepeert de activiteiten in één bezoek.
• Zelfstandige activiteit: kies dit wanneer één activiteit apart gepland moet worden en geen onderdeel is van een bezoeksjabloon.

Bezoeksjablonen worden beheerd via Organisatie Instellingen > Bezoeksjablonen. Sjablonen bevatten een activiteitenlijst, geen vast aantal jobs. Voor elke bezoekdatum bepaalt het Controleschema het startaantal.

Plannen van een gebundeld bezoekplan

Gebruik een sjabloon als de activiteiten samen gepland moeten worden.

1. Open Planner en selecteer Bezoek plannen.
2. Trek een sjabloon uit de zijbalk Planning naar de gewenste dag.
3. Stel in Nieuw bezoek de locatie, datum, start en eind tijden in en selecteer de Verantwoordelijken.
4. Pas eventueel de jobaantallen per activiteit aan onder Jobs per activiteit.
5. Druk op Plannen.

Belangrijke punten over sjablonen

• De activiteitenlijst is vast voor die uitvoering. U kunt geen activiteitstype verwijderen, maar wel het aantal jobs op nul zetten voor dat specifieke bezoek.
• Een activiteit die via een rotatieplan wordt gestuurd, kan niet verminderd worden tot onder het aantal punten dat dat plan bepaalt.
• Werk met een jobaantal van nul krijgt op dit bezoek geen job, maar blijft openstaan voor toekomstige planning.
• U kunt ad-hoc jobs toevoegen door Job toevoegen te selecteren, een activiteit te kiezen, Kies locatie te selecteren, Job toevoegen in het kaartje Klaar om toe te voegen te drukken en daarna Plannen. Dit is niet beschikbaar als het bezoek zich herhaalt.
• Voor ingevulde verantwoordelijken zonder toegang tot de gekozen locatie worden verwijderd. Als er daarna geen verantwoordelijke meer overblijft, kiest u er één voordat Plannen beschikbaar wordt.

Plannen van een zelfstandige activiteit

Gebruik deze methode wanneer een activiteit een eigen bezoek nodig heeft en niet gebundeld wordt met een sjabloon.

1. Open Planner en selecteer Bezoek plannen.
2. Vouw Vrije activiteiten uit in de zijbalk Planning en sleep de activiteit naar de gewenste dag.
3. Stel in Nieuw bezoek de locatie, datum, start en eind tijden in.
4. Bekijk Vereist beoordeling. Deze staat standaard aan; schakel uit als het afgeronde bezoek geen controle nodig heeft.
5. Kies de Verantwoordelijken.
6. Druk op Plannen.

Buiten de maandweergave kunt u ook Te plannen selecteren, een aanbevelingskaart openen en hetzelfde Nieuw bezoek-formulier gebruiken. De kaart kan datum, locatie, activiteitstypen, voorgestelde tijden en verantwoorde vooraf invullen.

Controlepunten bij zelfstandige planning

• Alleen actieve leden van de organisatie met toegang tot de gekozen locatie kunnen worden toegewezen. Er is geen competentiefilter.
• Plannen blijft uitgeschakeld totdat een locatie, datum en minimaal één verantwoordelijke gekozen zijn. Ofwel beide tijden of geen van beide moeten ingevuld worden.
• De eindtijd moet na de starttijd liggen en uiterlijk 23:59 zijn op de bezoekdatum. Werk dat na middernacht doorgaat, moet als een tweede bezoek op de volgende dag worden gepland.
• Plannen is ook uitgeschakeld als de organisatie niet werkt op de gekozen datum, het gebouw gesloten is of de schatting onder Jobs per activiteit nog geladen wordt of is mislukt.

Plannen van herhaalde gebundelde bezoeken

Terugkerende bezoeken zijn beschikbaar voor een sjabloonbezoek wanneer hetzelfde gebundelde werk regelmatig moet worden gepland.

1. Schakel in Nieuw bezoek Herhalende bezoeken aanmaken in.
2. Stel Frequentie, Herhaal elke waarde van 1 tot 12 en Aantal keren van 2 tot 100 in.
3. Bekijk de geplande datums en jobtotalen.
4. Druk op Plannen.

Herhaling schakelt aantallen per activiteit uit en verbergt Job toevoegen. Elke gegenereerde datum krijgt het aantal berekend door het Controleschema. Datums in het verleden worden overgeslagen, dus mogelijk worden er minder bezoeken gepland dan gevraagd.

Wat gebeurt er na het plannen

• De planner berekent het openstaande werk opnieuw voor de getoonde datums. Een terugkerende activiteit verschijnt automatisch opnieuw op de volgende openstaande datum.
• Een gepland bezoek kan een activiteit dekken voor de periode van de frequentie, waardoor die activiteit niet meer onder Te plannen verschijnt.
• Het annuleren van een bezoek laat de activiteiten openstaan, zodat ze na verversen opnieuw onder Te plannen verschijnen.
• Het overslaan van een bezoek zorgt niet automatisch voor een nieuwe aanbieding van dat bezoek. Het overgeslagen bezoek behoudt zijn datum of bezoekblok en moet handmatig worden gepland als dat nodig is.