Este artículo explica cómo decidir entre programar un paquete de visita agrupada usando plantillas de visita o programar una actividad independiente en BriqSafe. Está dirigido a gestores encargados de la planificación de actividades.
NotaRol requerido: Gestor
Comprender las plantillas de visita y las actividades independientes
Las plantillas de visita son agrupaciones reutilizables de actividades diseñadas para programarse juntas en una única visita. Las actividades independientes son tareas individuales que se programan por separado cuando el trabajo debe organizarse de forma aislada.
Gestión y revisión de plantillas de visita
Antes de programar visitas agrupadas, es posible que necesite revisar o ajustar cómo se agrupan las actividades en las plantillas y configurar valores predeterminados para los emplazamientos.
- Acceda a Configuración de la organización > Plantillas de visita.
- Utilice el conmutador de alcance triple para elegir entre Organización, Clientes y Emplazamientos:
- Organización muestra las plantillas a nivel organizativo y un panel de Actividades disponibles para arrastrar actividades.
- Clientes lista las plantillas para un cliente seleccionado únicamente.
- Emplazamientos muestra las plantillas asignadas a un emplazamiento, incluyendo el Asignado predeterminado y el estado de configuración.
- Solo los usuarios con permiso de gestor o superior pueden consultar o gestionar las plantillas de visita; los roles inferiores no tienen acceso a esta pestaña.
Programar una visita agrupada usando una plantilla de visita
Utilice este método cuando varias actividades compartan la misma planificación y deban realizarse en conjunto.
- Abra Planificador y pulse Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
- Arrastre una plantilla de visita desde la barra lateral al día seleccionado.
- En el formulario Nueva visita, configure:
- El Emplazamiento
- La Fecha, la Hora de inicio y la Hora de fin
- Los Asignados
- Ajuste los conteos de trabajos por actividad en Trabajos por actividad. Solo puede reducir los conteos a cero para esta ocurrencia; no es posible eliminar actividades por completo. Algunas actividades ligadas a una rotación de muestreo tienen límites mínimos.
- Opcionalmente, añada trabajos fuera de programación pulsando Añadir trabajo.
- Pulse Programar para confirmar.
Tenga en cuenta que los asignados preestablecidos sin acceso al emplazamiento seleccionado serán eliminados, lo que puede dejar la lista vacía y deshabilitar el botón Programar hasta que se asigne un asignado válido.
Programar una actividad independiente
Este enfoque es adecuado cuando un trabajo específico debe programarse de forma aislada, fuera de cualquier agrupación.
- Abra Planificador y pulse Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
- Arrastre una actividad desde el panel de Actividades libres al día deseado, o pulse una tarjeta de recomendación Por planificar para abrir el formulario precompletado.
- En el formulario Nueva visita, especifique:
- El Emplazamiento
- La Fecha, la Hora de inicio y la Hora de fin
- Active Necesita revisión si la visita requiere comprobación tras finalizar
- Los Asignados
- Pulse Programar para crear la visita.
El botón Programar permanece deshabilitado hasta que se establecen el emplazamiento, la fecha, al menos un asignado y bien ambas horas (inicio y fin) o ninguna (todo el día). Las horas deben corresponder a la fecha de la visita, siendo la hora de fin posterior a la de inicio y como máximo a las 23:59. El trabajo que se extienda más allá de medianoche debe programarse como una nueva visita al día siguiente. Si la hora de inicio es demasiado tarde para que la hora de fin sea antes de medianoche, el formulario borra ambas horas y ofrece programar una visita de todo el día.
Solo se pueden seleccionar como asignados los miembros activos de la organización con acceso al emplazamiento. Los usuarios con cuentas de nivel técnico solo ven su propio nombre; no se aplica filtro por competencia.
Programar visitas desde recomendaciones del planificador
El planificador sugiere actividades o plantillas para programar en fechas recomendadas, facilitando una planificación oportuna.
- En Planificador, active Por planificar para mostrar las tarjetas de recomendación en fechas propuestas.
- Pulse una tarjeta de recomendación para abrir un formulario Nueva visita precompletado con fecha, emplazamiento, tipos de actividad, horarios sugeridos y asignados.
- Ajuste los detalles según sea necesario y pulse Programar.
La programación desde una tarjeta elimina dicha recomendación. Si varias tarjetas coinciden en emplazamiento, fecha y actividad, se agrupan en una sola. El planificador solo propone actividades sin visitas programadas en la ventana de frecuencia correspondiente; las visitas ya programadas excluyen la recomendación asociada.
Nota: No es posible arrastrar una plantilla o actividad de las plantillas de un cliente a un emplazamiento de otro cliente; el planificador mostrará una advertencia.
Crear visitas recurrentes a partir de plantillas
Para visitas repetidas usando una plantilla, se puede generar una serie de visitas en una sola acción.
- Tras arrastrar una plantilla al formulario Nueva visita, active Crear visitas recurrentes (no disponible en recomendaciones).
- Configure los parámetros de recurrencia:
- Frecuencia: diaria, semanal, mensual o anual
- Repetir cada: número de unidades de frecuencia (de 1 a 12)
- Número de ocurrencias: cuántas visitas programar (de 2 a 100)
- Revise las fechas proyectadas y los totales de trabajos mostrados.
- Pulse Programar para crear la serie.
Con la recurrencia activada, no se pueden ajustar los conteos individuales de trabajos ni añadir trabajos fuera de programación. Se omiten las visitas que quedarían en el pasado. La frecuencia de recurrencia es independiente de la frecuencia del esquema de control de cada actividad.
Tabla resumen: Cuándo usar plantillas de visita o actividades independientes
| Escenario | Usar plantilla de visita | Usar actividad independiente |
|---|---|---|
| Múltiples actividades relacionadas para programar juntas | Sí | No |
| Actividad específica que requiere programación separada | No | Sí |
| Visitas repetidas que siguen las mismas actividades agrupadas | Sí (con recurrencia) | No |
| Tareas puntuales fuera de una agrupación | No | Sí |