Este artículo explica cuándo programar un plan de visita agrupado a partir de una plantilla de visita y cuándo programar una actividad independiente. Está dirigido a gestores que planifican el trabajo en el planificador.
Rol requerido: Gestor
Elige el método de programación adecuado
- Plantilla de visita: úsala cuando varios tipos de actividad compartan una cadencia y deban realizarse juntos. La plantilla agrupa las actividades en una única visita.
- Actividad independiente: úsala cuando una actividad debe programarse por separado y no forma parte de una plantilla de visita.
Las plantillas de visita se gestionan en Mi organización > Plantillas de visita. Las plantillas contienen una lista de actividades, no un número fijo de trabajos. Para cada fecha de visita, el Esquema de control determina la cuenta inicial.
Programar un plan de visita agrupado
Utiliza una plantilla cuando las actividades deban programarse juntas.
- Abre Planificador y selecciona Planificar visita.
- Arrastra una plantilla desde la barra lateral de Planificación al día deseado.
- En Nueva visita, configura la ubicación, la fecha, la hora de inicio y fin, y elige los Asignados.
- Si es necesario, ajusta el número de trabajos para cada actividad en Trabajos por actividad.
- Pulsa Programar.
Puntos importantes sobre las plantillas
- La lista de actividades está fijada para esa ocurrencia. No puedes eliminar un tipo de actividad, pero sí puedes poner a cero los trabajos de esa actividad solo para esa visita.
- Una actividad respaldada por un plan de rotación no puede reducirse por debajo del número de puntos seleccionados por dicho plan.
- El trabajo con valor cero no genera ningún trabajo en esta visita, pero se mantiene pendiente para futuras planificaciones.
- Puedes añadir un trabajo puntual seleccionando Añadir trabajo, eligiendo una actividad, seleccionando Elegir ubicación, pulsando Añadir trabajo en la tarjeta de Preparado para añadir y luego Programar. Esta opción no está disponible mientras la visita se repite.
- Los asignados prellenados que no tienen acceso a la ubicación seleccionada se eliminan. Si no queda ningún asignado, debes elegir uno antes de que Programar esté disponible.
Programar una actividad independiente
Usa este método cuando una actividad necesite su propia visita en lugar de estar agrupada en una plantilla.
- Abre Planificador y selecciona Planificar visita.
- Despliega Actividades libres en la barra lateral de Planificación y arrastra la actividad al día deseado.
- En Nueva visita, configura la ubicación, la fecha, la hora de inicio y fin.
- Revisa Requiere revisión. Está activado por defecto; apágalo si la visita completada no necesita comprobación.
- Elige los Asignados.
- Pulsa Programar.
Fuera de la vista mensual, también puedes seleccionar Por planificar, abrir una tarjeta de recomendación y utilizar el mismo formulario de Nueva visita. La tarjeta puede rellenar automáticamente la fecha, ubicación, tipos de actividad, horas sugeridas y asignado.
Comprobaciones para la programación independiente
- Sólo se pueden asignar miembros activos de la organización con acceso a la ubicación seleccionada. No existe filtrado por competencia.
- Programar permanece deshabilitado hasta que se establezcan ubicación, fecha y al menos un asignado. Deben indicarse ambas horas o ninguna.
- La hora de fin debe ser posterior a la de inicio y no ser más tarde de las 23:59 del día de visita. El trabajo que se extienda pasada la medianoche debe programarse como una segunda visita el día siguiente.
- Programar también está deshabilitado cuando la organización no trabaja en la fecha seleccionada, el edificio está cerrado o la estimación en Trabajos por actividad está cargando o ha fallado.
Programar visitas agrupadas recurrentes
Las visitas recurrentes están disponibles para una visita basada en plantilla cuando el mismo trabajo agrupado debe planificarse repetidamente.
- En Nueva visita, activa Crear visitas recurrentes.
- Configura la Frecuencia, el valor de Repetir cada de 1 a 12 y el Número de ocurrencias de 2 a 100.
- Revisa las fechas previstas y los totales de trabajos.
- Pulsa Programar.
La recurrencia desactiva los importes por actividad y oculta Añadir trabajo. Cada fecha generada recibe el número calculado por el Esquema de control. Las fechas ya pasadas se omiten, por lo que puede crearse un número menor de visitas que el solicitado.
Qué sucede tras programar
- El planificador recalcula el trabajo pendiente para las fechas mostradas. Una actividad recurrente vuelve a aparecer automáticamente en su próxima fecha prevista.
- Una visita programada puede cubrir una actividad durante su periodo de frecuencia, por lo que esa actividad puede dejar de aparecer en Por planificar.
- Cancelar una visita deja sus actividades pendientes, por lo que regresan a Por planificar tras la actualización del planificador.
- Omitir una visita no ofrece automáticamente la misma visita otra vez. La visita omitida mantiene su fecha o bloque, por lo que debe programarse manualmente si se necesita.
Vídeo explicativo
1Gestión y revisión de plantillas de visita