¿Cómo puedo demostrar el cumplimiento?

Este artículo explica cómo demostrar y acreditar el cumplimiento en legionella usando BriqSafe mediante la captura, evaluación e informe de datos relevantes en ubicaciones, sistemas, áreas y activos.

Nota

Rol requerido: Inspector (para evaluaciones), Ingeniero (para entrada de datos y vinculación de dispositivos), Responsable (para aprobaciones y gestión de casos)

Prepare su Emplazamiento y Activos para el Cumplimiento

Garantice que todos los emplazamientos, estructuras, sistemas, áreas y activos estén correctamente registrados y detallados para que el plan de cumplimiento pueda generarse y aplicarse adecuadamente.

1. Abra la pestaña Estructuras del emplazamiento y añada las estructuras que falten con el Nombre de la estructura y el Tipo de estructura requeridos. Opcionalmente, modifique el Tipo de instalación y el Régimen de control.
2. Agregue sistemas bajo cada estructura abriendo Sistemas y añadiendo el Tipo de sistema necesario. Asigne un nombre al sistema si lo desea; en caso contrario, tomará el valor por defecto según su tipo.
3. Genere áreas dentro de las estructuras mediante el editor de plano de planta: seleccione una planta, use Añadir sala, dibuje y nombre la sala, asigne un Tipo de sala y guarde el plano.
4. Incorpore activos situándolos en el plano de planta en modo Activos usando la Biblioteca de activos. Seleccione una sala y añada activos clicando en su tipo o arrastrándolos hasta la ubicación exacta.
5. Complete los detalles principales de cada activo abriéndolo desde la lista de Activos: rellene el campo obligatorio Número de activo, añada un Nombre opcionalmente, seleccione su Posición en la red y guarde.
6. Vincule cada activo con los sistemas que le dan servicio abriendo su pestaña Sistemas vinculados y usando Vincular sistema para seleccionar uno o varios sistemas en la misma ubicación.

Tenga en cuenta que el régimen de control asignado a las estructuras o áreas gobierna las actividades de cumplimiento que se generen. Sin régimen de control no se crearán actividades de cumplimiento.

Realizar una Evaluación de Riesgo

Utilice las evaluaciones de riesgo para registrar y verificar los datos de cumplimiento en su emplazamiento, sistemas, áreas y activos.

1. Inicie una evaluación de riesgo abriendo la pestaña Estructuras del emplazamiento y seleccionando Crear evaluación de riesgo. Configure el alcance y la planificación según sea necesario y cree la evaluación.
2. Defina el alcance de la evaluación seleccionando las estructuras, áreas y sistemas a incluir mediante el selector Seleccionar alcance.
3. Complete la recogida de datos de cumplimiento en las siguientes etapas dentro de Cosas por hacer de la evaluación de riesgo:

• Sistemas: Abra cada sistema, rellene Nombre del sistema, Estado operativo y Parámetros. Modifique la evaluación a Satisfactorio o Insatisfactorio si es necesario y guarde.
• Áreas: Abra cada área, rellene Nombre del área, Ocupación (para salas), Tipo de instalación si procede y Parámetros. Corrija manualmente el estado de la evaluación si no está de acuerdo con el resultado automático y guarde.
• Activos: Abra cada activo, verifique los datos y rellene Parámetros manualmente o a partir de datos de sondas. Modifique el estado de evaluación automática si lo desea y guarde.

4. Revise las recomendaciones técnicas preliminares generadas automáticamente al cruzar los umbrales de parámetros según el régimen de control en la pestaña de recomendaciones de activos; apruébelas o descarte según corresponda.
5. Responda el cuestionario en el libro de registro de actividades confirmando que las actividades de cumplimiento programadas se han ejecutado a tiempo, agrupadas por tipo de activo.
6. Controle la completitud de la evaluación de riesgo a través del anillo de cabecera y marque las etapas como realizadas tras finalizar cada una.
7. Redacte el resumen ejecutivo en la etapa Conclusión del riesgo usando su propia narrativa o generando una a partir de los datos recogidos. Guarde el resumen antes de finalizar.
8. Finalice la evaluación de riesgo para bloquearla como completa; esta acción es irreversible.

Gestionar No Conformidades de Cumplimiento con Casos

Realice el seguimiento y gestión de hallazgos que requieren trabajos posteriores mediante casos.

1. Los casos pueden generarse automáticamente por el motor de reglas cuando los resultados de laboratorio o lecturas de parámetros superan normas definidas o crearse manualmente cuando se detectan no conformidades en activos.
2. Creación manual de casos:
3. Acceda a la pestaña Casos del emplazamiento.
4. Seleccione Nuevo caso.
5. Indique el Activo correspondiente, el Título y, opcionalmente, la Gravedad, Descripción, actividades de seguimiento y adjuntos; luego cree el caso.
6. Asigne casos a miembros responsables desde el menú de acciones del caso. Solo los usuarios con rol de Responsable, Administrador o Propietario pueden asignar.
7. Añada actividades de seguimiento a los casos para programar acciones correctivas y, opcionalmente, aplíquelas a casos abiertos vinculados relacionados.
8. Vincule casos relacionados para agruparlos por causa raíz y facilitar su gestión coordinada.
9. Cierre un caso cuando la subsanación esté completa aprobando las actividades sugeridas y añadiendo notas de cierre opcionales. Solo los Responsables, Administradores o Propietarios pueden cerrar casos.
10. Reabra casos cerrados si requiere trabajo adicional.
11. Vincule activos y sistemas a los casos para asociarlos claramente con el equipamiento o instalaciones afectadas.

Registrar e Informar Resultados de Laboratorio

Introduzca y gestione datos de análisis de laboratorio y documentación asociada.

1. Tras completar un trabajo de recogida de muestras, se crea automáticamente un trabajo para registrar los resultados de laboratorio.
2. Registre los valores medidos por el laboratorio en el trabajo de resultados introduciendo el resultado de cada parámetro y completando el trabajo.
3. Almacene el certificado del laboratorio (por ejemplo, un PDF) en la biblioteca de Documentos, ya que los formularios de trabajo solo admiten imágenes.
4. Los resultados fuera de las normas aceptables generan casos automáticamente al completar el trabajo.
5. Genere un informe PDF de resultados de laboratorio desde el trabajo completado mediante la sección Informe de resultados de laboratorio o a través del área de Documentos.
6. Los usuarios sin permiso para crear informes pueden acceder y descargar informes existentes desde la biblioteca de Documentos.

Generar y Compartir Informes de Cumplimiento

Elabore documentos formales que demuestren el cumplimiento basándose en evaluaciones de riesgo y datos registrados.

1. Genere informes de evaluaciones de riesgo:
   En la etapa Conclusión del riesgo de una evaluación, seleccione el tipo de informe adecuado (por ejemplo, PPCL o PSL) y genere el informe.
2. Genere otros tipos de informes, como Libro de registro del emplazamiento, Recomendaciones técnicas o Esquema de control a través del panel Documentos > Generar informe. Seleccione el emplazamiento, evaluación, visita o trabajo según corresponda.
3. Limite el alcance del informe donde se permita (Esquema de control, Recomendaciones técnicas) a estructuras, áreas, sistemas o activos específicos.
4. Descargue los informes generados desde la biblioteca de Documentos cuando su estado sea Listo.
5. Comparta informes por correo electrónico desde el área de Documentos, enviando enlaces seguros de descarga a miembros de la organización con acceso al informe seleccionado.
6. Genere PDFs del Libro de registro directamente desde la pestaña Libro de registro del emplazamiento estableciendo el periodo, alcance, secciones, referencias, idioma del informe, confirmando el firmante y creando el PDF.

Mantener Evidencia y Documentación

Conserve toda la documentación necesaria accesible para auditoría y revisión.

1. Cargue certificados externos, fotografías u otros archivos de evidencia en la biblioteca de Documentos, preferiblemente dentro de la carpeta adecuada del emplazamiento.
2. Organice y mueva archivos entre carpetas según sea necesario para mantener claridad.
3. Descargue documentos en cualquier momento para uso fuera de línea o para compartir fuera de la plataforma.
4. Acceda a Documentos desde la aplicación móvil a través del menú para revisiones y descargas in situ.