Este artículo explica cómo usar BriqSafe para registrar evidencias de la evaluación, completar el trabajo de seguimiento y generar documentos PDF que demuestren el cumplimiento de la normativa de Legionella.
Antes de empezar
- Configura la ubicación, las estructuras, las áreas, los sistemas, los activos y un régimen de control activo.
- Completa las etapas de la evaluación de riesgos antes de abrir la Conclusión de riesgos. Las etapas Ubicación, Áreas, Sistemas, Activos, Esquema de control, Libro de registro y actividades y Recomendaciones técnicas deben estar marcadas como hechas antes de poder completar la conclusión de riesgos.
- Asigna cada estructura de la ubicación al cliente correcto antes de generar los informes. El cliente se resuelve solo cuando todas las estructuras pertenecen al mismo cliente.
Completa y documenta una evaluación de riesgos
- Abre la evaluación de riesgos de la ubicación.
- Abre Ubicación, Sistemas, Áreas y Activos en Por hacer y registra la información requerida para cada elemento.
- Para los activos, introduce el Número de activo requerido, completa los Parámetros necesarios y guarda las lecturas. Cuando todos los parámetros requeridos estén guardados, elige Satisfactorio o Insatisfactorio en Evaluación y selecciona Confirmar evaluación.
- Para sistemas y áreas, completa los parámetros requeridos y guarda la evaluación. Puedes seleccionar Satisfactorio o Insatisfactorio cuando la información esté completa.
- Abre la etapa de Ubicación y completa Responsabilidades, Descripción, cada sección específica del régimen y Evaluación del edificio cuando esté disponible. Guarda cada sección y selecciona Marcar como hecho.
- Abre Conclusión de riesgos. Revisa el indicador de riesgo y la puntuación de cada grupo de riesgo.
- Introduce un Resumen ejecutivo, o selecciona Generar y revisa el borrador antes de guardarlo. Si la evaluación cambia después, reescribe o regenera un resumen marcado como Obsoleto.
El indicador de riesgo puede mostrar Sin evaluar cuando no hay datos suficientes evaluados. Un factor en blanco puede afectar la puntuación si la norma aplicable considera un valor no medido como una opción de riesgo.
Genera el PDF de la evaluación de riesgos
- Abre la evaluación de riesgos y selecciona Conclusión de riesgos.
- En Generar informe, revisa los valores de solo lectura de Tipo de informe, Ubicación y Evaluación de riesgos.
- Selecciona un Preajuste de informe, si es necesario.
- Configura Libro de registro e Incidencias, si esas opciones están disponibles.
- Selecciona Generar informe.
- Cuando el estado cambie de Procesando a Listo, selecciona Descargar.
Genera o regenera el informe antes de finalizar la evaluación. Una vez terminada, el formulario de generación y la acción Regenerar ya no están disponibles en Conclusión de riesgos. Un informe terminado puede seguir generándose desde Documentos > Generar informe.
Genera otros informes de cumplimiento
- Abre la vista organizativa Documentos.
- Selecciona Generar informe.
- Escoge un Tipo de informe, luego selecciona la ubicación y la información requerida para ese informe.
- Selecciona un Preajuste de informe si el formulario lo permite.
- Selecciona Generar informe.
Los informes se crean inmediatamente en Documentos, pero el PDF se genera en segundo plano. La entrada pasa de Procesando a Listo o Error. Si falla, no hay archivo para descargar; selecciona Reintentar generación en la entrada.
La salida es solo en PDF. La opción Generar informe está disponible en la vista organizativa Documentos, no dentro de los documentos de una ubicación.
Genera un informe de trabajo
- En Tipo de informe, elige el tipo Informe de trabajo.
- Selecciona la ubicación y la Visita requerida.
- Elige el preajuste y selecciona Generar informe.
Un Informe de trabajo incluye trabajos completados y omitidos, hasta 500 trabajos. Un trabajo omitido aparece como NO COMPLETADO e incluye la razón de omisión y cualquier fotografía como evidencia.
Genera un libro de registro de ubicación
- En Tipo de informe, selecciona Libro de registro de ubicación.
- Selecciona la ubicación.
- Configura Periodo, Alcance, Secciones, Referencias, Idioma del informe y Personas.
- Selecciona un Firmante del informe distinto a ti.
- Marca la casilla Confirmo que el firmante ha autorizado este informe.
- Selecciona Generar informe.
El periodo no puede exceder un año natural ni terminar en fecha futura. También puedes configurar el libro de registro desde la pestaña Trabajos de la ubicación, abriendo Libro de registro junto a Próximos y Historial. El PDF está disponible en español o inglés según el Idioma del informe seleccionado.
Genera un informe de resultados de laboratorio
- Completa el trabajo de entrada de resultados de laboratorio desde Acciones > Resultados de laboratorio pendientes > Introducir resultados.
- Introduce el valor del laboratorio para cada parámetro y selecciona Completar trabajo.
- Abre la vista organizativa Documentos y selecciona Generar informe.
- Escoge el tipo de informe de resultados de laboratorio, selecciona la ubicación en Ubicación y el trabajo de entrada de resultados de laboratorio completado.
- Selecciona Generar informe.
El selector de informes lista solo los trabajos de entrada de resultados completados ligados a un trabajo de toma de muestras. Se usa el trabajo y el idioma seleccionados; el Preajuste de informe se ignora en este informe.
Usa recomendaciones y casos como evidencia de seguimiento
- Abre la pestaña Recomendaciones de la ubicación.
- Bajo Filtros, establece Estado a Necesita aprobación y selecciona Aplicar filtros.
- Abre una recomendación en borrador y revisa su Problema, Solución, Prioridad, Actividades sugeridas y Adjuntos.
- Selecciona Actualizar y revisar para aprobarla, o Rechazar y proporciona un motivo de al menos 10 caracteres.
- Programa las actividades sugeridas aprobadas desde Planificador seleccionando Por planificar y organizando la visita de seguimiento.
Una recomendación aprobada se cierra automáticamente cuando todas las actividades sugeridas tienen un trabajo completado. Una recomendación sin actividades sugeridas debe cerrarse manualmente. Revisa las recomendaciones cerradas en la pestaña Historial del activo, bajo Recomendaciones.
Para una no conformidad separada, abre la pestaña Casos de la ubicación y selecciona Nuevo caso. Añade el activo requerido y el título, y selecciona Crear caso. El trabajo de seguimiento, adjuntos, comentarios y cambios de estado forman parte del registro del caso.
Almacena y comparte evidencias de cumplimiento
- Abre Documentos para encontrar informes generados y archivos subidos.
- Usa los controles de Ubicación, Tipo, Ordenar por, Orden y búsqueda para localizar un documento.
- Abre un archivo y selecciona Descargar para guardarlo.
- Para almacenar evidencias externas, abre la carpeta destino, selecciona Subir, elige el archivo y confirma con Subir.
- Para enviar un archivo, abre sus detalles, selecciona Compartir, elige miembros activos de la organización y ejecuta el envío.
Los archivos compartidos se envían como enlaces seguros para descarga, no como adjuntos. Los enlaces son válidos 24 horas y los destinatarios deben ser miembros activos de tu organización.
Consulta el historial de auditoría
Usa las vistas Cronología y Libro de registro de la ubicación para revisar eventos registrados por el sistema. El libro de registro documenta trabajos, actividades, incidencias y cambios de personal en orden cronológico. Estos registros no pueden ser editados ni eliminados manualmente.