Come posso dimostrare la conformità?

Questo articolo spiega come utilizzare BriqSafe per registrare le evidenze della valutazione, completare i lavori di follow-up e generare documenti PDF che attestano la conformità alla legionella.

Prima di iniziare

• Configura la Posizione, gli Edifici, le Aree, i Sistemi, le Risorse e un Regime di Controllo attivo.
• Completa le fasi della valutazione del rischio prima di aprire la Conclusione del Rischio. Le fasi Posizione, Aree, Sistemi, Risorse, Schema di Controllo, Registro e Attività e Raccomandazioni Tecniche devono essere contrassegnate come completate prima di poter finalizzare la conclusione del rischio.
• Assegna ogni edificio della posizione al cliente corretto prima di generare i rapporti. Il cliente è risolto solo quando tutti gli edifici appartengono allo stesso cliente.

Completa e documenta una valutazione del rischio

1. Apri la valutazione del rischio della posizione.
2. Apri Posizione, Sistemi, Aree e Risorse nella sezione Da fare e registra le informazioni richieste per ogni elemento.
3. Per le risorse, inserisci il Numero Risorsa richiesto, completa i Parametri necessari e salva le rilevazioni. Quando tutti i parametri obbligatori sono salvati, scegli Soddisfacente o Non soddisfacente sotto Valutazione, quindi seleziona Conferma Valutazione.
4. Per i sistemi e le aree, completa i parametri richiesti e salva la valutazione. Puoi selezionare Soddisfacente o Non soddisfacente una volta completate le informazioni richieste.
5. Apri la fase Posizione e completa Responsabilità, Descrizione, ogni sezione specifica del regime e la Valutazione Edificio quando visibile. Salva ogni sezione e seleziona Segna come completato.
6. Apri la Conclusione del Rischio. Controlla l’indicatore del rischio e il punteggio per ciascun gruppo di rischio.
7. Inserisci un Riassunto Esecutivo o seleziona Genera e rivedi la bozza prima di salvarla. Se successivamente cambiano i dati di valutazione, riscrivi o rigenera un riassunto contrassegnato come Obsoleto.

L’indicatore di rischio può mostrare Non valutato quando i dati valutati non sono sufficienti. Un fattore vuoto può comunque influenzare il punteggio quando lo standard di valutazione applicabile considera un valore non misurato come opzione di rischio.

Genera il PDF della valutazione del rischio

1. Apri la valutazione del rischio e seleziona Conclusione del Rischio.
2. In Genera Rapporto, verifica i valori di sola lettura Tipo Rapporto, Sito e Valutazione del Rischio.
3. Se necessario, seleziona un Preset Rapporto.
4. Imposta Registro e Incidenze, se disponibili.
5. Seleziona Genera Rapporto.
6. Al cambio di stato da Elaborazione a Pronto, seleziona Scarica.

Genera o rigenera il rapporto prima di concludere la valutazione. Una volta terminata, il modulo di generazione e l’azione Rigenera non sono più disponibili nella Conclusione del Rischio. Un’analisi terminata può comunque essere riportata da Documenti > Genera Rapporto.

Genera altri rapporti di conformità

1. Apri la vista Documenti a livello di organizzazione.
2. Seleziona Genera Rapporto.
3. Scegli un Tipo Rapporto, poi seleziona la posizione e le informazioni necessarie per il rapporto.
4. Se presente, scegli un Preset Rapporto.
5. Seleziona Genera Rapporto.

I rapporti vengono creati immediatamente in Documenti, ma il PDF viene generato in background. La voce passa da Elaborazione a Pronto o Non riuscito. Una voce fallita non ha file scaricabile; seleziona Riprova generazione sulla voce.

L’output è solo in PDF. Genera Rapporto è disponibile nella vista organizzazione Documenti, non durante la navigazione dei documenti di una singola posizione.

Genera un Rapporto Lavoro

1. In Tipo Rapporto, scegli il tipo Rapporto Lavoro.
2. Seleziona la posizione e la Visita richiesta.
3. Seleziona il preset rapporto e scegli Genera Rapporto.

Il Rapporto Lavoro include lavori completati e saltati, fino a 500 lavori. Un lavoro saltato è indicato come NON COMPLETATO e include il motivo del salto e eventuali foto a supporto.

Genera il Registro della Posizione

1. In Tipo Rapporto, scegli Registro Posizione.
2. Seleziona la posizione.
3. Imposta Periodo, Ambito, Sezioni, Riferimenti, Lingua Rapporto e Persone.
4. Seleziona un Firmatario Rapporto diverso da te.
5. Spunta Confermo che il firmatario ha autorizzato questo rapporto.
6. Seleziona Genera Rapporto.

Il periodo non può superare un anno solare né terminare in futuro. Il registro può essere configurato anche dalla scheda Lavori della posizione aprendo Registro accanto a In Arrivo e Cronologia. Il PDF è disponibile in inglese o spagnolo in base alla Lingua Rapporto selezionata.

Genera un rapporto risultati laboratorio

1. Completa il lavoro di inserimento risultati laboratorio da Azioni > Risultati laboratorio in attesa > Inserisci risultati.
2. Inserisci i valori di laboratorio per ogni parametro e seleziona Completa Lavoro.
3. Apri la vista organizzazione Documenti e seleziona Genera Rapporto.
4. Scegli il tipo rapporto risultati laboratorio, seleziona la posizione in Sito e seleziona il lavoro di inserimento risultati laboratorio completato.
5. Seleziona Genera Rapporto.

Il selettore di rapporti elenca solo i lavori di inserimento risultati laboratorio completati collegati a un lavoro di prelievo campioni. Il lavoro e la lingua del rapporto selezionati vengono utilizzati; il Preset Rapporto è ignorato per questo rapporto.

Usa raccomandazioni e casi come evidenza di follow-up

1. Apri la scheda Raccomandazioni della posizione.
2. Nei Filtri, imposta Stato su In attesa di approvazione e poi seleziona Applica Filtri.
3. Apri una raccomandazione in bozza e rivedi Problema, Soluzione, Priorità, Attività suggerite e Allegati.
4. Seleziona Aggiorna e rivedi per approvarla, oppure Ignora fornendo una motivazione di almeno 10 caratteri.
5. Pianifica le attività suggerite approvate dal Pianificatore selezionando Da pianificare e fissando la visita di follow-up.

Una raccomandazione approvata si chiude automaticamente quando tutte le attività suggerite hanno un lavoro completato. Una raccomandazione senza attività suggerite deve essere chiusa manualmente. Rivedi le raccomandazioni chiuse nella scheda Cronologia della risorsa sotto Raccomandazioni.

Per una non conformità separata, apri la scheda Casi della posizione e seleziona Nuovo Caso. Aggiungi la risorsa richiesta e il titolo, poi seleziona Crea Caso. Il lavoro di follow-up, gli allegati, i commenti e i cambi di stato rimangono parte del record del caso.

Archivia e condividi le evidenze di conformità

1. Apri Documenti per trovare rapporti generati e file caricati.
2. Usa i controlli Posizione, Tipo, Ordina per, Ordine e ricerca per trovare un documento.
3. Apri un file e seleziona Scarica per salvarlo.
4. Per archiviare evidenze esterne, apri la cartella di destinazione, seleziona Carica, scegli il file e conferma con Carica.
5. Per inviare un file, apri i dettagli, seleziona Condividi, scegli i membri attivi dell’organizzazione e conferma l’invio.

I file condivisi sono inviati come link di download sicuri, non come allegati. I link sono validi per 24 ore e i destinatari devono essere membri attivi della tua organizzazione.

Verifica la traccia di controllo

Utilizza le viste Cronologia e Registro della posizione per rivedere gli eventi registrati dal sistema. Il registro conserva lavori, attività, incidenti e modifiche al personale in ordine cronologico. Questi record non possono essere modificati o eliminati manualmente.