Comment prouver la conformité ?

Cet article explique comment démontrer et prouver la conformité à la réglementation relative à la légionelle en utilisant BriqSafe, en capturant, évaluant et rapportant les données pertinentes à travers les emplacements, systèmes, zones et équipements.

Remarque

Rôle requis : Inspecteur (pour les évaluations), Ingénieur (pour la saisie des données et le rattachement des équipements), Responsable (pour les validations et la gestion des dossiers)

Préparez vos emplacements et équipements pour la conformité

Assurez-vous que tous les emplacements, bâtiments, systèmes, zones et équipements sont correctement enregistrés et détaillés afin que le plan de conformité puisse être généré et appliqué correctement.

1. Ouvrez l’onglet Bâtiments de l’emplacement et ajoutez les bâtiments manquants avec le Nom du bâtiment et le Type de bâtiment requis. Vous pouvez modifier le Type d’établissement et le Régime de contrôle si nécessaire.
2. Ajoutez les systèmes sous chaque bâtiment en ouvrant Systèmes et en ajoutant le Type de système requis. Donnez un nom au système si vous le souhaitez, sinon il prendra par défaut son type.
3. Créez des zones à l’intérieur des bâtiments via l’éditeur de plans d’étage : sélectionnez un étage, utilisez Ajouter une pièce, dessinez et nommez la pièce, attribuez un Type de pièce et enregistrez le plan d’étage.
4. Ajoutez les équipements en les positionnant sur le plan d’étage en mode Équipements à l’aide de la Bibliothèque d’équipements. Sélectionnez une pièce puis ajoutez les équipements en cliquant sur leur type ou en les faisant glisser à l’endroit exact.
5. Complétez les informations principales de chaque équipement en l’ouvrant depuis la liste Équipements : renseignez le champ obligatoire Numéro d’équipement, ajoutez un Nom si voulu, sélectionnez sa Position réseau et enregistrez.
6. Rattachez chaque équipement aux systèmes qui le servent en ouvrant l’onglet Systèmes liés, puis utilisez Lier un système pour sélectionner un ou plusieurs systèmes depuis le même emplacement.

Notez que le régime de contrôle attribué aux bâtiments ou zones détermine les activités de conformité générées. Sans régime de contrôle, aucune activité de conformité ne sera créée.

Réaliser une évaluation des risques

Utilisez les évaluations des risques pour enregistrer et vérifier les données de conformité à travers vos emplacements, systèmes, zones et équipements.

1. Démarrez une évaluation des risques en ouvrant l’onglet Bâtiments de l’emplacement puis en sélectionnant Créer une évaluation des risques. Définissez la portée et la planification selon vos besoins puis créez l’évaluation.
2. Définissez la portée de l’évaluation en sélectionnant les bâtiments, zones et systèmes à inclure via le sélecteur Sélectionner la portée.
3. Complétez la collecte des données de conformité en plusieurs étapes dans la section À faire de l’évaluation des risques :

• Systèmes : Ouvrez chaque système, renseignez le Nom du système, le Statut opérationnel et les Paramètres. Modifiez l’évaluation avec Satisfaisant ou Insatisfaisant si nécessaire, puis enregistrez.
• Zones : Ouvrez chaque zone, complétez le Nom de la zone, l’Occupation (pour les pièces), le Type d’établissement si nécessaire, et les Paramètres. Corrigez manuellement le statut de l’évaluation si vous n’êtes pas d’accord avec le résultat automatique, puis enregistrez.
• Équipements : Ouvrez chaque équipement, vérifiez ses détails et renseignez les Paramètres manuellement ou à partir des données des capteurs. Modifiez le statut d’évaluation automatique si souhaité et enregistrez.

4. Examinez les recommandations techniques provisoires générées automatiquement lorsque les seuils de paramètres dépassent les limites du régime, dans l’onglet recommandations des équipements ; approuvez-les ou rejetez-les selon le cas.
5. Répondez au questionnaire du cahier d’activité en confirmant que les opérations de conformité planifiées ont été réalisées dans les délais, regroupées par type d’équipement.
6. Surveillez la complétude de l’évaluation des risques via l’indicateur circulaire en en-tête et marquez les étapes comme terminées après achèvement.
7. Rédigez le résumé exécutif à l’étape Conclusion du risque en utilisant votre propre synthèse ou en générant un texte à partir des données recueillies. Sauvegardez avant de terminer.
8. Terminez l’évaluation des risques pour la verrouiller comme complète ; cette action est irréversible.

Gérer les non-conformités avec les dossiers

Suivez et gérez les constats nécessitant un suivi à l’aide des dossiers.

1. Les dossiers peuvent être créés automatiquement par le moteur de règles lorsque les résultats de laboratoire ou les lectures de paramètres dépassent les normes définies, ou être créés manuellement lorsqu’une non-conformité est détectée sur un équipement.
2. Création manuelle de dossier :
3. Allez dans l’onglet Dossiers de l’emplacement.
4. Sélectionnez Nouveau dossier.
5. Indiquez l’Équipement, le Titre, et éventuellement la Gravité, la Description, les actions de suivi et les pièces jointes, puis créez le dossier.
6. Attribuez les dossiers aux membres responsables via le menu d’actions du dossier. Seuls les utilisateurs avec les rôles Responsable, Administrateur ou Propriétaire peuvent effectuer ces attributions.
7. Ajoutez des activités de suivi aux dossiers pour planifier les travaux correctifs, en les appliquant éventuellement aux dossiers ouverts liés.
8. Créez des liens entre dossiers connexes pour les regrouper par cause racine et faciliter leur traitement coordonné.
9. Fermez un dossier une fois la remise en conformité effectuée en validant les actions suggérées et en ajoutant éventuellement une note de clôture. Seuls les Responsables, Administrateurs ou Propriétaires peuvent fermer un dossier.
10. Réouvrez un dossier fermé si un travail supplémentaire est nécessaire.
11. Assignez des équipements et systèmes aux dossiers pour bien les associer aux installations concernées.

Enregistrement et rapport des résultats de laboratoire

Saisissez et gérez les données d’analyses de laboratoire et la documentation associée.

1. Après la réalisation d’un prélèvement, une tâche d’enregistrement des résultats de laboratoire est automatiquement créée pour saisir les valeurs mesurées.
2. Enregistrez les résultats mesurés par le laboratoire dans la tâche correspondante en saisissant chaque paramètre et terminez la tâche.
3. Conservez le certificat du laboratoire (par exemple au format PDF) dans la bibliothèque Documents, car les formulaires de tâche acceptent uniquement des images.
4. Les résultats hors normes génèrent automatiquement des dossiers lors de la validation de la tâche.
5. Générez un rapport PDF des résultats de laboratoire à partir de la tâche terminée via la section Rapport résultats laboratoire ou depuis la zone Documents.
6. Les utilisateurs sans droits de création de rapports peuvent accéder et télécharger les rapports existants depuis la bibliothèque Documents.

Génération et partage des rapports de conformité

Créez des documents officiels prouvant la conformité à partir des évaluations des risques et des données enregistrées.

1. Générez les rapports d’évaluation des risques :
   À l’étape Conclusion du risque, choisissez le type de rapport approprié (par exemple PPCL ou PSL) puis générez le rapport.
2. Créez d’autres types de rapports tels que le Cahier de bord de l’emplacement, les Recommandations techniques ou le Schéma de contrôle via le panneau Documents > Générer un rapport. Sélectionnez l’emplacement, l’évaluation, la visite ou la tâche concernée.
3. Limitez la portée du rapport lorsque possible (schéma de contrôle, recommandations techniques) à certains bâtiments, zones, systèmes ou équipements.
4. Téléchargez les rapports générés depuis la bibliothèque Documents lorsque leur statut indique Prêt.
5. Partagez les rapports par courriel depuis la zone Documents, en envoyant des liens sécurisés aux membres autorisés de l’organisation.
6. Générez les PDF du Cahier de bord directement depuis l’onglet Cahier de bord de l’emplacement en définissant la période, la portée, les sections, les références et la langue du rapport, en confirmant le signataire, puis créez le PDF.

Conservation des preuves et de la documentation

Conservez tous les documents nécessaires accessibles pour les audits et les revues.

1. Importez les certificats externes, photos ou autres fichiers de preuve dans la bibliothèque Documents, de préférence dans le dossier approprié de l’emplacement.
2. Organisez et déplacez les fichiers entre dossiers selon les besoins pour maintenir la clarté.
3. Téléchargez les documents à tout moment pour une utilisation hors ligne ou un partage hors plateforme.
4. Accédez aux Documents via l’application mobile pour consultation et téléchargement sur site.