Cet article explique comment utiliser BriqSafe pour enregistrer les preuves d'évaluation, réaliser les travaux de suivi et produire des documents PDF qui démontrent la conformité à la légionelle.
Avant de commencer
- Configurez le site, les structures, les zones, les systèmes, les actifs et un régime de contrôle actif.
- Terminez les étapes de l’évaluation des risques avant d’ouvrir Conclusion du Risque. Les étapes Site, Zones, Systèmes, Actifs, Régime de Contrôle, Carnet de Bord & Activités et Recommandations Techniques doivent être marquées comme terminées avant de pouvoir finaliser la conclusion du risque.
- Assignez chaque structure sur le site au client approprié avant de générer des rapports. Le client n’est reconnu que lorsque toutes les structures appartiennent au même client.
Compléter et documenter une évaluation des risques
- Ouvrez l’évaluation des risques du site.
- Ouvrez les sections Site, Systèmes, Zones et Actifs sous À faire et saisissez les informations requises pour chaque élément.
- Pour les actifs, saisissez le Numéro d’Actif requis, complétez les Paramètres demandés et enregistrez les mesures. Lorsque tous les paramètres obligatoires sont enregistrés, choisissez Satisfaisant ou Non satisfaisant sous Évaluation, puis cliquez sur Confirmer l’évaluation.
- Pour les systèmes et zones, remplissez les paramètres requis et enregistrez l’évaluation. Vous pouvez choisir Satisfaisant ou Non satisfaisant dès que les informations requises sont complètes.
- Ouvrez l’étape Site et complétez les sections Responsabilités, Description, chaque section spécifique au régime, ainsi que Évaluation du Bâtiment si affichée. Enregistrez chaque section puis sélectionnez Marquer comme terminé.
- Ouvrez Conclusion du Risque. Vérifiez l’indicateur de risque et le score pour chaque groupe de risque.
- Saisissez un Résumé Exécutif ou sélectionnez Générer pour revoir le brouillon avant de l’enregistrer. Si les données d’évaluation évoluent, réécrivez ou régénérez un résumé marqué Obsolète.
L’indicateur de risque peut afficher Non évalué s’il manque des données suffisantes. Un facteur vide peut néanmoins influencer le score lorsque la norme de notation considère une valeur non mesurée comme une option à risque.
Générer le PDF de l’évaluation des risques
- Ouvrez l’évaluation des risques et sélectionnez Conclusion du Risque.
- Dans Générer un Rapport, vérifiez les valeurs en lecture seule de Type de Rapport, Site et Évaluation des Risques.
- Sélectionnez un Préréglage de Rapport, si nécessaire.
- Définissez Carnet de Bord et Incidents, si ces options sont disponibles.
- Cliquez sur Générer le Rapport.
- Lorsque le statut passe de Traitement à Prêt, sélectionnez Télécharger.
Générez ou régénérez le rapport avant de terminer l’évaluation. Une fois l’évaluation terminée, le formulaire de génération ainsi que l’action Régénérer ne sont plus disponibles sur Conclusion du Risque. Un rapport peut cependant toujours être généré depuis Documents > Générer un Rapport.
Générer d’autres rapports de conformité
- Ouvrez la vue Documents à l’échelle de l’organisation.
- Sélectionnez Générer un Rapport.
- Choisissez un Type de Rapport, puis sélectionnez le site et les informations nécessaires pour ce rapport.
- Choisissez un Préréglage de Rapport lorsque le formulaire le propose.
- Cliquer sur Générer le Rapport.
Les rapports sont créés immédiatement dans Documents, mais le PDF est généré en arrière-plan. L’enregistrement passe par les statuts Traitement, puis Prêt ou Échec. En cas d’échec, aucun fichier n’est disponible ; sélectionnez Réessayer la génération sur l’entrée concernée.
Le rendu est uniquement en PDF. Générer un Rapport est disponible dans la vue organisationnelle Documents, mais pas lors de la consultation des documents d’un site.
Générer un Rapport de Mission
- Dans Type de Rapport, choisissez le type Rapport de Mission.
- Sélectionnez le site et la Visite requise.
- Choisissez le préréglage du rapport et cliquez sur Générer le Rapport.
Un Rapport de Mission inclus les tâches terminées et ignorées, jusqu’à 500 tâches. Une tâche ignorée est affichée comme NON TERMINÉE et indique la raison de l’omission ainsi qu’une photo justificative, si disponible.
Générer un Carnet de Bord du Site
- Dans Type de Rapport, choisissez Carnet de Bord du Site.
- Sélectionnez le site.
- Définissez la Période, la Portée, les Sections, les Références, la Langue du Rapport et les Personnes.
- Sélectionnez un Signataire du Rapport autre que vous-même.
- Cochez Je confirme que le signataire a autorisé ce rapport.
- Cliquez sur Générer le Rapport.
La période ne peut pas dépasser un an calendaire ni aller au-delà de la date du jour. Le carnet peut aussi être configuré depuis l’onglet Tâches du site en ouvrant Carnet de Bord à côté de À Venir et Historique. Le PDF est disponible en anglais ou en espagnol selon la langue sélectionnée dans Langue du Rapport.
Générer un rapport de résultats de laboratoire
- Complétez la saisie des résultats de laboratoire via Actions > Résultats de laboratoire en attente > Entrer les résultats.
- Saisissez les valeurs de laboratoire pour chaque paramètre puis cliquez sur Terminer la Tâche.
- Ouvrez la vue organisationnelle Documents et sélectionnez Générer un Rapport.
- Choisissez le type de rapport de résultats de laboratoire, sélectionnez le site dans Site, puis choisissez la tâche de saisie des résultats de laboratoire complétée.
- Cliquez sur Générer le Rapport.
Le sélecteur de rapports affiche uniquement les tâches de saisie des résultats laboratoire complétées et liées à une tâche de prélèvement. La tâche sélectionnée et la langue du rapport sont utilisées ; le Préréglage de Rapport est ignoré pour ce rapport.
Utiliser les recommandations et cas comme preuves de suivi
- Ouvrez l’onglet Recommandations du site.
- Sous Filtres, réglez Statut sur Besoin d’Approbation puis cliquez sur Appliquer les filtres.
- Ouvrez une recommandation en brouillon et vérifiez son Problème, sa Solution, sa Priorité, les Activités suggérées et les Pièces jointes.
- Sélectionnez Mettre à jour & vérifier pour l’approuver, ou sélectionnez Rejeter en indiquant un motif d’au moins 10 caractères.
- Planifiez les activités suggérées approuvées depuis le Planificateur en sélectionnant À planifier et en organisant la visite de suivi.
Une recommandation approuvée se clôt automatiquement lorsque chaque activité suggérée a une tâche terminée. Une recommandation sans activité suggérée doit être clôturée manuellement. Vous pouvez consulter les recommandations clôturées dans l’onglet Historique de l’actif sous Recommandations.
Pour une non-conformité distincte, ouvrez l’onglet Cas du site et sélectionnez Nouveau Cas. Ajoutez l’actif requis et un titre, puis cliquez sur Créer le Cas. Les travaux de suivi, pièces jointes, commentaires et changements de statut demeurent associés au dossier.
Conserver et partager les preuves de conformité
- Ouvrez Documents pour retrouver les rapports générés et les fichiers téléchargés.
- Utilisez les filtres Site, Type, Trier par, Ordre et la recherche pour localiser un document.
- Ouvrez un fichier et cliquez sur Télécharger pour le sauvegarder.
- Pour stocker une preuve externe, ouvrez le dossier cible, sélectionnez Téléverser, choisissez le fichier puis validez Téléverser.
- Pour envoyer un fichier, ouvrez ses détails, sélectionnez Partager, choisissez les membres actifs de l’organisation et confirmez l’envoi.
Les fichiers partagés sont transmis via des liens sécurisés de téléchargement, non en pièces jointes. Ces liens sont valides 24 heures et les destinataires doivent être membres actifs de votre organisation.
Consulter la piste d’audit
Utilisez les vues Chronologie et Carnet de Bord du site pour revoir les événements enregistrés par le système. Le carnet de bord consigne les tâches, activités, incidents et modifications du personnel par ordre chronologique. Ces enregistrements ne peuvent pas être modifiés ou supprimés manuellement.