Hoe kan ik naleving aantonen?

Dit artikel legt uit hoe u BriqSafe gebruikt om beoordelingsbewijzen vast te leggen, vervolgwerk te voltooien en PDF-documenten te maken die legionellanaleving aantonen.

Voor u begint

• Richt de locatie, structuren, gebieden, systemen, assets en een actief beheersregime in.
• Voltooi de risicobeoordelingsfasen voordat u Risicoconclusie opent. De fasen Locatie, Gebieden, Systemen, Assets, Controleschema, Logboek & Activiteiten en Technische aanbevelingen moeten als Klaar zijn gemarkeerd voordat de risicoconclusie afgerond kan worden.
• Ken elke structuur aan de juiste klant toe voordat u rapporten genereert. De klant wordt alleen vastgesteld als alle structuren bij dezelfde klant horen.

Voltooi en documenteer een risicobeoordeling

1. Open de risicobeoordeling van de locatie.
2. Open onder Te doen de fasen Locatie, Systemen, Gebieden en Assets en registreer de benodigde informatie voor elk onderdeel.
3. Voer bij assets het vereiste Assetnummer in, vul de verplichte Parameters in en sla de metingen op. Wanneer alle verplichte parameters zijn opgeslagen, kiest u onder Beoordeling voor Voldoende of Onvoldoende en selecteert u Beoordeling bevestigen.
4. Voor systemen en gebieden vult u de vereiste parameters in en slaat u de beoordeling op. U kunt Voldoende of Onvoldoende selecteren zodra de benodigde informatie compleet is.
5. Open de fase Locatie en vul Verantwoordelijkheden, Beschrijving, elke regime-specifieke sectie en Gebouwevaluatie in wanneer deze wordt getoond. Sla elke sectie op en selecteer Markeer als klaar.
6. Open Risicoconclusie. Beoordeel de risicomaat en de score per risicogroep.
7. Voer een Uitvoerige samenvatting in, of selecteer Genereren en controleer het concept voordat u opslaat. Als de beoordelingsgegevens later wijzigen, herschrijf of genereer dan een samenvatting opnieuw die als Verouderd wordt gemarkeerd.

De risicomaat kan Niet beoordeeld weergeven als er onvoldoende beoordeelde gegevens zijn. Een blanco factor kan de score beïnvloeden wanneer de gehanteerde scoringsstandaard een ongemeten waarde als risicoptie beschouwt.

Genereer het PDF-rapport van de risicobeoordeling

1. Open de risicobeoordeling en selecteer Risicoconclusie.
2. Controleer in Rapport genereren de alleen-lezen waarden van Rapporttype, Locatie en Risicobeoordeling.
3. Selecteer indien nodig een Rapportpreset.
4. Stel Libro de Registro en Incidencias in, als deze opties beschikbaar zijn.
5. Selecteer Rapport genereren.
6. Wanneer de status verandert van Verwerken naar Gereed, selecteert u Downloaden.

Genereer of genereer het rapport opnieuw voordat u de beoordeling afsluit. Na voltooiing van de beoordeling zijn het formulier en de actie Opnieuw genereren niet meer beschikbaar in Risicoconclusie. Een afgesloten beoordeling kan nog altijd worden gerapporteerd vanuit Documenten > Rapport genereren.

Genereer andere nalevingsrapporten

1. Open de organisatiebrede weergave Documenten.
2. Selecteer Rapport genereren.
3. Kies een Rapporttype, selecteer vervolgens de locatie en de benodigde informatie voor het rapport.
4. Selecteer een Rapportpreset indien beschikbaar in het formulier.
5. Selecteer Rapport genereren.

Rapporten worden direct in Documenten aangemaakt, maar de PDF wordt op de achtergrond gegenereerd. De status verandert via Verwerken naar Gereed of Mislukt. Bij een mislukte rapportage is er geen bestand om te downloaden; kies dan Opnieuw proberen bij de betreffende melding.

De output is uitsluitend PDF. Rapport genereren is alleen beschikbaar in de organisatiebrede Documenten weergave, niet bij het bekijken van documenten van een locatie.

Genereer een Jobrapport

1. Kies bij Rapporttype voor het type Jobrapport.
2. Selecteer de locatie en het vereiste Bezoek.
3. Kies de rapportpreset en selecteer Rapport genereren.

Een Jobrapport bevat voltooide en overgeslagen jobs, tot maximaal 500 jobs. Een overgeslagen job wordt getoond als NIET UITGEVOERD met de reden van overslaan en eventuele bewijzen zoals foto’s.

Genereer een locatie-logboek

1. Kies bij Rapporttype voor Organisatielogboek.
2. Selecteer de locatie.
3. Stel Periode, Scope, Secties, Referenties, Rapporttaal en Personen in.
4. Selecteer een Rapportondertekenaar anders dan uzelf.
5. Vink Ik bevestig dat de ondertekenaar dit rapport heeft goedgekeurd. aan.
6. Selecteer Rapport genereren.

De periode mag maximaal één kalenderjaar zijn en mag niet in de toekomst eindigen. Het logboek kan ook vanuit de Jobs-tab van een locatie worden ingesteld via Organisatielogboek naast Aankomend en Geschiedenis. De PDF is beschikbaar in het Engels of Spaans, afhankelijk van de gekozen Rapporttaal.

Genereer een rapport van laboratoriumresultaten

1. Voltooi de invoer van laboratoriumresultaten via Acties > Laboratoriumresultaten in afwachting > Resultaten invoeren.
2. Voer de laboratoriumwaarden in voor elke parameter en selecteer Job voltooien.
3. Open de organisatiebrede Documenten-weergave en selecteer Rapport genereren.
4. Kies het rapporttype laboratoriumresultaten, selecteer de locatie bij Locatie en het voltooide Job voor laboratoriumresultaatinvoer.
5. Selecteer Rapport genereren.

De rapportkiezer toont alleen voltooide laboratoriumresultaatinvoerjobs die gekoppeld zijn aan een monsternamejob. Het geselecteerde job en de rapporttaal worden gebruikt; de Rapportpreset wordt genegeerd voor dit rapport.

Gebruik aanbevelingen en meldingen als bewijs van opvolging

1. Open het tabblad Aanbevelingen van de locatie.
2. Stel onder Filters de Status in op Goedkeuring nodig en selecteer Filters toepassen.
3. Open een conceptaanbeveling en beoordeel het Probleem, de Oplossing, Prioriteit, Voorgestelde activiteiten en Bijlagen.
4. Selecteer Bijwerken en beoordelen om de aanbeveling goed te keuren, of kies Sluiten en geef een reden van minimaal 10 tekens op.
5. Plan goedgekeurde voorgestelde activiteiten in vanuit de Planner door Te plannen te selecteren en het vervolgbezoek in te plannen.

Een goedgekeurde aanbeveling sluit automatisch zodra alle voorgestelde activiteiten een voltooide job hebben. Een aanbeveling zonder voorgestelde activiteiten moet handmatig worden gesloten. Bekijk gesloten aanbevelingen in het tabblad Geschiedenis van een asset onder Aanbevelingen.

Voor een aparte niet-conformiteit opent u het tabblad Cases van de locatie en selecteert u Nieuwe case. Voeg de benodigde asset en titel toe en kies Case aanmaken. Vervolgwerk, bijlagen, opmerkingen en statuswijzigingen blijven onderdeel van het case-archief.

Bewaar en deel nalevingsbewijzen

1. Open Documenten om gegenereerde rapporten en geüploade bestanden te vinden.
2. Gebruik Locatie, Type, Sorteren op, Volgorde en zoekfuncties om een document te vinden.
3. Open een bestand en selecteer Downloaden om het op te slaan.
4. Om extern bewijs op te slaan opent u de doelmap, selecteert u Uploaden, kiest het bestand en bevestigt met Uploaden.
5. Om een bestand te verzenden opent u de details, selecteert u Delen, kiest actieve organisatieleden en bevestigt de verzendactie.

Gedeelde bestanden worden verzonden als beveiligde downloadlinks, niet als bijlagen. De links zijn 24 uur geldig en ontvangers moeten actieve leden van uw organisatie zijn.

Controleer de audittrail

Gebruik de Tijdlijn en Logboek-weergaven van de locatie om systeemgegenereerde gebeurtenissen te beoordelen. Het logboek registreert jobs, activiteiten, incidenten en personeelswijzigingen in datumvolgorde. Deze gegevens kunnen niet handmatig worden gewijzigd of verwijderd.