Hoe kan ik naleving aantonen?

Dit artikel legt uit hoe u naleving van legionellabeheersing kunt aantonen en bewijzen met BriqSafe door relevante gegevens te verzamelen, te beoordelen en te rapporteren over locaties, systemen, gebieden en installaties.

Opmerking

Vereiste rol: Inspecteur (voor beoordelingen), Technicus (voor gegevensinvoer en koppeling van apparaten), Manager (voor goedkeuringen en zaakbeheer)

Voorbereiden van uw locatie en installaties voor naleving

Zorg dat alle locaties, gebouwen, systemen, gebieden en installaties correct geregistreerd en gedetailleerd zijn, zodat het nalevingsplan juist kan worden opgesteld en toegepast.

1. Open het tabblad Gebouwen van de locatie en voeg ontbrekende gebouwen toe met de vereiste Gebouwnaam en Gebouwtype. Optioneel kunt u het Gebouwtype en Beheersregime aanpassen.
2. Voeg onder elk gebouw systemen toe via Systemen en selecteer het gewenste Systeemtype. Geef eventueel een systeemnaam op, anders wordt het type gebruikt.
3. Maak gebieden binnen gebouwen aan met de plattegrondbewerker: kies een verdieping, gebruik Kamer toevoegen, teken en benoem de kamer, wijs een Kamertype toe en sla de plattegrond op.
4. Vul de installaties in door ze op de plattegrond te plaatsen in de modus Installaties met behulp van de Installatiebibliotheek. Selecteer een kamer en voeg installaties toe door erop te klikken of ze naar de juiste plek te slepen.
5. Maak de kerngegevens van elke installatie compleet door deze te openen in de lijst Installaties: vul het verplichte veld Installatienummer in, voeg optioneel een Naam toe, selecteer de Netwerkpositie en sla op.
6. Koppel elke installatie aan de systemen die deze bedienen via het tabblad Gekoppelde systemen, door op Systeem koppelen te klikken en een of meer systemen uit dezelfde locatie te selecteren.

Let op: het beheersregime dat aan gebouwen of gebieden wordt toegekend, bepaalt welke nalevingsactiviteiten worden gegenereerd. Zonder beheersregime worden geen nalevingsactiviteiten aangemaakt.

Uitvoeren van een risico-inventarisatie

Gebruik risico-inventarisaties om nalevingsgegevens vast te leggen en te verifiëren voor uw locatie, systemen, gebieden en installaties.

1. Start een risico-inventarisatie via het tabblad Gebouwen van de locatie door Risico-inventarisatie aanmaken te selecteren. Stel de scope en planning in en maak de inventarisatie aan.
2. Bepaal de scope door gebouwen, gebieden en systemen te selecteren via de Scope selecteren picker.
3. Vul de nalevingsgegevens in fasen aan binnen Te doen van de risico-inventarisatie:

• Systemen: Open elk systeem, vul Systeemnaam, Operationele status en Parameters in. Indien nodig kunt u de beoordeling met Voldoende of Onvoldoende overschrijven en opslaan.
• Gebieden: Open elk gebied, vul Gebiedsnaam, Bezetting (voor kamers), het Gebouwtype indien nodig, en Parameters in. Pas de beoordeling handmatig aan als u het niet eens bent met het automatische resultaat en sla op.
• Installaties: Open elke installatie, controleer de gegevens en vul Parameters handmatig in of importeer ze van sensordata. Overschrijf de automatische beoordeling indien gewenst en sla op.

4. Bekijk de automatisch voorgestelde technische aanbevelingen die op basis van parameters de grenswaarden overschrijden via het tabblad Aanbevelingen en keur ze goed of wijs ze af.
5. Beantwoord de vragenlijst in het logboek door te bevestigen dat de geplande nalevingsactiviteiten tijdig zijn uitgevoerd, gegroepeerd per installatietype.
6. Volg de voortgang van de risico-inventarisatie via de indicatoren bovenaan en markeer de fasen als voltooid na afronding.
7. Schrijf de managementsamenvatting bij de fase Risicoconclusie met een eigen tekst of laat deze genereren uit de verzamelde gegevens. Sla de samenvatting op voordat u afsluit.
8. Rond de risico-inventarisatie definitief af om deze te vergrendelen; dit is niet ongedaan te maken.

Beheren van nalevingsafwijkingen met zaken

Volg en beheer constateringen die vervolgacties vereisen met behulp van zaken.

1. Zaken kunnen automatisch worden aangemaakt door de regelengine wanneer labuitslagen of parameterwaarden buiten de norm vallen, of handmatig bij het vinden van afwijkingen bij installaties.
2. Handmatige aanmaak van een zaak:
3. Ga naar het tabblad Zaken van de locatie.
4. Kies Nieuwe zaak.
5. Stel de vereiste Installatie, Titel en optioneel Urgentie, Omschrijving, vervolgactiviteiten en bijlagen in, en maak de zaak aan.
6. Wijs zaken toe aan verantwoordelijke teamleden vanuit het actiemenu van de zaak. Alleen gebruikers met de rol Manager, Beheerder of Eigenaar kunnen toewijzingen uitvoeren.
7. Voeg vervolgactiviteiten toe aan zaken om corrigerende werkzaamheden in te plannen, indien gewenst ook voor gerelateerde openstaande zaken.
8. Koppel gerelateerde zaken aan elkaar om deze op basis van de hoofdoorzaak gezamenlijk af te handelen.
9. Sluit een zaak af zodra de correctie is afgerond door de voorgestelde activiteiten goed te keuren en optioneel afsluitnotities toe te voegen. Alleen Managers, Beheerders of Eigenaren mogen zaken sluiten.
10. Open gesloten zaken opnieuw als er nog vervolgwerk nodig is.
11. Koppel installaties en systemen aan zaken om deze duidelijk te relateren aan de betreffende apparatuur of installaties.

Registreren en rapporteren van laboratoriumuitslagen

Voer laboratoriumanalyses en bijbehorende documenten in en beheer deze.

1. Na voltooiing van een monsternamedienst wordt automatisch een invoerklus voor laboratoriumuitslagen aangemaakt om de meetwaarden in te voeren.
2. Registreer de gemeten waarden van het laboratorium in deze invoerklus door per parameter het resultaat in te voeren en klus af te handelen.
3. Sla het certificaat van het laboratorium (bijvoorbeeld als PDF) op in de Documentenbibliotheek, want klusformulieren accepteren alleen afbeeldingen.
4. Laboratoriumuitslagen buiten de norm leiden na afhandeling van de klus automatisch tot het aanmaken van zaken.
5. Genereer een PDF-rapport van laboratoriumuitslagen via de sectie Rapport laboratoriumuitslagen in de klus of vanuit de Documenten bibliotheek.
6. Gebruikers zonder rapportgeneratierechten kunnen bestaande rapporten inzien en downloaden vanuit de Documentenbibliotheek.

Genereren en delen van nalevingsrapportages

Maak formele documenten aan die naleving aantonen op basis van risico-inventarisaties en geregistreerde gegevens.

1. Genereer rapporten van risico-inventarisaties:
   Kies in de fase Risicoconclusie van een risico-inventarisatie het gewenste rapporttype (zoals PPCL of PSL) en maak het rapport aan.
2. Maak andere rapporten aan, zoals Locatielogboek, Technische aanbevelingen of Beheerschema, via Documenten > Rapport genereren. Selecteer locatie, beoordeling, bezoek of klus.
3. Beperk de scope van het rapport waar dit mogelijk is (Beheerschema, Technische aanbevelingen) tot specifieke gebouwen, gebieden, systemen of installaties.
4. Download voltooide rapporten in de Documentenbibliotheek zodra de status Klaar toont.
5. Deel rapporten per e-mail vanuit Documenten door beveiligde downloadlinks te sturen naar organisatiedeelnemers met toegang tot het betreffende rapport.
6. Genereer Locatielogboek-PDF's rechtstreeks vanuit het tabblad Logboek van de locatie door periode, scope, secties, referenties en taal in te stellen, de ondertekenaar te bevestigen en de PDF te maken.

Beheer van bewijs en documentatie

Houd alle benodigde documenten beschikbaar voor audits en controles.

1. Upload externe certificaten, foto’s of andere bewijsbestanden in de Documentenbibliotheek, bij voorkeur onder de juiste locatie-map.
2. Organiseer en verplaats bestanden tussen mappen waar nodig om overzicht te bewaren.
3. Download documenten te allen tijde voor offline gebruik of om buiten het platform te delen.
4. Toegang tot Documenten is ook mogelijk via de mobiele app voor ter plaatse inzage en downloads.