Plans de visite et activités autonomes

Cet article explique quand programmer un plan de visite groupé à partir d’un modèle de visite et quand planifier une activité autonome unique. Il s’adresse aux managers qui organisent le travail dans le planificateur.

Remarque

Rôle requis : Manager

Choisir la bonne méthode de planification

• Modèle de visite : sélectionnez cette option lorsque plusieurs types d’activités partagent une cadence et sont réalisées ensemble. Le modèle regroupe les activités en une seule visite.
• Activité autonome : sélectionnez cette option lorsqu’une activité doit être planifiée individuellement et ne fait pas partie d’un modèle de visite.

Les modèles de visite sont gérés dans Paramètres de l’Organisation > Modèles de Visite. Les modèles contiennent une liste d’activités, pas un nombre fixe de tâches. Pour chaque date de visite, le Schéma de Contrôle détermine le nombre initial.

Planifier un plan de visite groupé

Utilisez un modèle lorsque les activités doivent être planifiées ensemble.

1. Ouvrez Planificateur et sélectionnez Planifier une visite.
2. Faites glisser un modèle depuis la barre latérale Planification sur le jour souhaité.
3. Dans Nouvelle Visite, définissez le lieu, la date, l’heure de début et de fin, puis choisissez les Assignés.
4. Ajustez les quantités de tâches pour chaque activité sous Tâches par Activité, si nécessaire.
5. Cliquez sur Planifier.

Points importants concernant les modèles

• La liste des activités est fixe pour cette occurrence. Vous ne pouvez pas supprimer un type d’activité, mais vous pouvez définir son nombre de tâches à zéro uniquement pour cette visite.
• Une activité soutenue par un plan de rotation ne peut pas être réduite en dessous du nombre de points définis par ce plan.
• Une activité réglée à zéro ne reçoit aucune tâche pour cette visite, mais demeure due pour une planification ultérieure.
• Vous pouvez ajouter une tâche ponctuelle en sélectionnant Ajouter une tâche, en choisissant une activité, en sélectionnant Choisir le lieu, en cliquant sur Ajouter une tâche dans la carte Prête à ajouter, puis en sélectionnant Planifier. Cette option n’est pas disponible lorsque la visite est répétée.
• Les assignés préremplis sans accès au lieu sélectionné sont supprimés. S’il ne reste aucun assigné, choisissez-en un avant que Planifier ne soit disponible.

Planifier une activité autonome

Utilisez cette méthode lorsqu’une activité nécessite sa propre visite plutôt que d’être regroupée dans un modèle.

1. Ouvrez Planificateur et sélectionnez Planifier une visite.
2. Développez Activités Libres dans la barre latérale Planification et faites glisser l’activité sur le jour souhaité.
3. Dans Nouvelle Visite, définissez le lieu, la date, l’heure de début et de fin.
4. Vérifiez la case Besoin de vérification. Elle est activée par défaut ; désactivez-la si la visite terminée ne nécessite pas de contrôle.
5. Choisissez les Assignés.
6. Cliquez sur Planifier.

En dehors de la vue mensuelle, vous pouvez aussi sélectionner À planifier, ouvrir une carte de recommandation et utiliser le même formulaire Nouvelle Visite. La carte peut préremplir la date, le lieu, les types d’activités, les horaires suggérés et les assignés.

Contrôles de planification des activités autonomes

• Seuls les membres actifs de l’organisation ayant accès au lieu sélectionné peuvent être assignés. Il n’y a pas de filtre de compétence.
• Planifier reste désactivé tant qu’un lieu, une date et au moins un assigné ne sont pas définis. Il faut remplir soit les deux horaires, soit aucun.
• L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début et ne pas dépasser 23h59 à la date de visite. Un travail dépassant minuit doit être planifié en tant que visite distincte le jour suivant.
• Planifier est également désactivé si l’organisation ne travaille pas à la date sélectionnée, si le bâtiment est fermé, ou si l’estimation Tâches par Activité est en cours de chargement ou a échoué.

Planifier des visites groupées répétées

Les visites récurrentes sont disponibles pour une visite basée sur un modèle lorsque le même travail groupé doit être planifié plusieurs fois.

1. Dans Nouvelle Visite, activez Créer des visites récurrentes.
2. Définissez la Fréquence, la valeur Répéter toutes les de 1 à 12, et le Nombre d’occurrences de 2 à 100.
3. Vérifiez les dates et totaux de tâches prévisionnels.
4. Cliquez sur Planifier.

La récurrence désactive la saisie des quantités par activité et masque l’option Ajouter une tâche. Chaque date générée reçoit la quantité calculée par le Schéma de Contrôle. Les dates déjà passées sont exclues, donc moins de visites que demandé peuvent être créées.

Comprendre ce qui se passe après la planification

• Le planificateur recalcule le travail dû pour les dates affichées. Une activité récurrente réapparaît automatiquement à sa prochaine date d’échéance.
• Une visite planifiée peut couvrir une activité pour sa période de fréquence, de sorte que cette activité peut ne plus apparaître sous À planifier.
• L’annulation d’une visite laisse les activités dues, qui réapparaissent donc sous À planifier après actualisation du planificateur.
• Sauter une visite ne propose pas automatiquement la même visite ultérieurement. La visite sautée conserve sa date ou bloc de visite, elle doit donc être planifiée manuellement si nécessaire.