Cet article explique comment choisir entre la planification d'un plan de visite groupé à l'aide des modèles de visite et la planification d'une activité autonome unique dans BriqSafe. Il est destiné aux gestionnaires responsables de la planification des activités.
RemarqueRôle requis : Gestionnaire
Comprendre les modèles de visite et les activités autonomes
Les modèles de visite sont des regroupements réutilisables d'activités conçus pour être programmés ensemble lors d'une même visite. Les activités autonomes sont des tâches individuelles planifiées séparément lorsqu'un travail doit être organisé seul.
Gestion et révision des modèles de visite
Avant de planifier des visites groupées, il peut être nécessaire de vérifier ou d'ajuster la façon dont les activités sont regroupées dans les modèles et de définir les paramètres par défaut pour les emplacements.
- Accédez à Paramètres de l’organisation > Modèles de visite.
- Utilisez le sélecteur à trois options pour choisir entre Organisation, Clients et Emplacements :
- Organisation affiche les modèles à l’échelle de l’organisation ainsi qu’un panneau Activités disponibles pour glisser-déposer les activités.
- Clients liste uniquement les modèles d’un client sélectionné.
- Emplacements affiche tous les modèles assignés à un emplacement, indiquant le Responsable par défaut et le statut de configuration.
- Seuls les utilisateurs ayant le rôle de gestionnaire ou supérieur peuvent consulter ou gérer les modèles de visite ; les autres rôles n’ont pas accès à cet onglet.
Planifier une visite groupée à partir d’un modèle de visite
Utilisez cette méthode lorsque plusieurs activités partagent le même horaire et doivent être réalisées ensemble.
- Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
- Faites glisser un modèle de visite depuis la barre latérale vers le jour choisi.
- Dans le formulaire Nouvelle visite, définissez :
- L’Emplacement
- La Date, l’Heure de début et l’Heure de fin
- Les Responsables
- Ajustez le nombre d’interventions par activité sous Interventions par activité. Vous ne pouvez réduire que le nombre d’une activité à zéro pour cette occurrence ; il n’est pas possible de supprimer totalement une activité. Certaines activités liées à une rotation d’échantillonnage ont des limites minimales.
- Au besoin, ajoutez des travaux hors horaire en cliquant sur Ajouter intervention.
- Cliquez sur Planifier pour confirmer.
Notez que les responsables préremplis n’ayant pas accès à l’emplacement choisi sont automatiquement retirés, ce qui peut laisser la liste des responsables vide et désactiver le bouton Planifier jusqu’à ce qu’un responsable valide soit sélectionné.
Planifier une activité autonome unique
Cette méthode convient lorsque vous devez organiser une tâche spécifique seule, en dehors d’un regroupement de modèle.
- Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
- Faites glisser une activité depuis le panneau Activités libres vers le jour souhaité, ou cliquez sur une carte de recommandation À planifier pour ouvrir un formulaire prérempli.
- Dans le formulaire Nouvelle visite, spécifiez :
- L’Emplacement
- La Date, l’Heure de début et l’Heure de fin
- Cochez Nécessite une revue si la visite doit faire l’objet d’une vérification après réalisation
- Les Responsables
- Cliquez sur Planifier pour créer la visite.
Le bouton Planifier reste désactivé tant qu’une date, un emplacement, au moins un responsable et soit les deux horaires (début et fin) soit aucun (journée entière) ne sont pas renseignés. Les heures de début et de fin doivent appartenir à la date de la visite, avec la fin après le début et au plus tard à 23h59. Les travaux se prolongeant au-delà de minuit doivent être planifiés en tant que nouvelle visite le jour suivant. Si l’heure de début est trop tardive pour une heure de fin avant minuit, le formulaire efface les deux horaires et propose une visite en journée entière à la place.
Seuls les membres actifs de l’organisation disposant d’un accès à l’emplacement peuvent être sélectionnés comme responsables. Les utilisateurs au niveau technicien ne voient que leur propre compte ; aucun filtrage par compétence ne s’applique.
Planification à partir des recommandations du planificateur
Le planificateur propose des activités ou modèles à planifier à des dates suggérées, facilitant une organisation opportune.
- Dans Planificateur, activez À planifier pour afficher les cartes de recommandations sur les dates proposées.
- Cliquez sur une carte de recommandation pour ouvrir un formulaire Nouvelle visite prérempli avec la date, l’emplacement, les types d’activités, les horaires suggérés et les responsables.
- Ajustez les informations puis cliquez sur Planifier.
La planification depuis une carte de recommandation supprime celle-ci. Si plusieurs cartes correspondent au même emplacement, date et activité, elles sont fusionnées en une seule. Le planificateur ne suggère que les activités sans visite planifiée pour la période concernée ; les visites déjà programmées suppriment la recommandation associée.
Attention : vous ne pouvez pas glisser un modèle ou une activité d’un client vers l’emplacement d’un autre client ; le planificateur vous en avertira.
Création de visites récurrentes à partir de modèles
Pour organiser des visites répétées à partir d’un modèle, créez une série de visites en une seule fois.
- Après avoir glissé un modèle dans Nouvelle visite, activez Créer des visites récurrentes (option non disponible depuis les cartes de recommandation).
- Définissez les paramètres de récurrence :
- Fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle
- Répéter tous les : Nombre d’unités de fréquence (1 à 12)
- Nombre d’occurrences : Combien de visites planifier (2 à 100)
- Vérifiez les dates projetées et le total des interventions indiqués.
- Cliquez sur Planifier pour créer la série.
Lorsque la récurrence est activée, il n’est pas possible d’ajuster individuellement le nombre d’interventions par activité, ni d’ajouter des travaux hors horaire. Les visites prévues dans le passé sont automatiquement ignorées. La fréquence de récurrence est indépendante de la fréquence liée au schéma de contrôle de chaque activité.
Tableau récapitulatif : quand utiliser un modèle de visite ou une activité autonome
| Situation | Utiliser un modèle de visite | Utiliser une activité autonome |
|---|---|---|
| Plusieurs activités connexes à planifier ensemble | Oui | Non |
| Une activité spécifique à programmer séparément | Non | Oui |
| Visites répétées avec les mêmes activités groupées | Oui (avec récurrence) | Non |
| Tâches ponctuelles hors groupement | Non | Oui |