Hoe het controleschema geplande bezoeken aanstuurt

Dit artikel legt uit hoe de frequentie van een activiteit in het Controleschema wordt omgezet in gepland werk op de Planner en hoe meerdere openstaande activiteiten gebundeld kunnen worden in één gepland bezoek.

Opmerking

Benodigde rol: Manager

Hoe frequenties op de planner verschijnen

De planner werkt niet met een wachtrij. Voor het getoonde datumbereik berekent hij opnieuw welke activiteiten openstaan op basis van de frequentie van elke activiteit en toont het resultaat onder Te plannen.

1. Open Planner.
2. Zet Te plannen aan in de koptekst. Deze optie is beschikbaar in week-, dag- en agendaviews, maar niet in de maandview.
3. Bekijk de aanbevelingskaarten op de voorgestelde data.

Een terugkerende activiteit verschijnt automatisch opnieuw op de volgende uiterste datum. Het aantal wordt vernieuwd na wijzigingen in het Controleschema, bezoeksjablonen of bezoeken.

Wanneer een activiteit al is afgedekt

Een bezoek telt als uitgevoerd voor een activiteit wanneer de bijbehorende taken Voltooid, In uitvoering of nog geboekt zijn, en het bezoek binnen dezelfde frequentieperiode valt als de door de planner voorgestelde datum. Dit geldt ook als het bezoek na het huidige zichtbare bereik valt.

Bijvoorbeeld in de weekview verbergt een later gepland bezoek binnen dezelfde maandelijkse periode een maandelijkse activiteit. Een bezoek in een latere periode telt niet voor de actuele periode.

• Het annuleren van een bezoek laat de activiteiten openstaan, waardoor ze terugkeren onder Te plannen nadat de planner is vernieuwd.
• Een bezoek overslaan biedt niet hetzelfde werk opnieuw aan. De overgeslagen datum, of het hele blok van die week voor activiteiten die in weekblokken gepland worden, blijft gereserveerd voor dat bezoeksjabloon of die activiteitengroep. Dit werk moet handmatig opnieuw gepland worden.

Plan de gebundelde aanbeveling van de planner

Gebruik een aanbevelingskaart wanneer de planner due activiteiten voor dezelfde locatie en datum heeft gebundeld.

1. Zet in Planner Te plannen aan.
2. Selecteer een aanbevelingskaart.
3. Controleer of pas in Nieuw bezoek de vooraf ingevulde locatie, datum, voorgestelde tijden, activiteitstypen en toegewezen personen aan.
4. Stel eventueel de Verantwoordelijken in.
5. Selecteer Plannen.

Door de kaart te plannen, verdwijnt deze uit Te plannen. Aanbevelingskaarten voor dezelfde locatie, dag en activiteitsset worden samengevoegd tot één kaart.

Plan een gebundeld bezoek vanuit een bezoeksjabloon

Een bezoeksjabloon groepeert activiteitstypen die samen uitgevoerd moeten worden. De activiteitenlijst is vast voor dat bezoek, terwijl het controleschema bepaalt hoeveel taken elke activiteit krijgt op de bezoekdatum.

1. Open Planner en selecteer Bezoek inplannen.
2. Sleep een sjabloon uit de Planning zijbalk naar de gewenste dag.
3. Stel in Nieuw bezoek de locatie, datum, begintijd en eindtijd in.
4. Kies de Verantwoordelijken.
5. Controleer en pas indien nodig het aantal taken per activiteit aan onder Taken per activiteit.
6. Selecteer Plannen.

• Een activiteitstype kan niet uit die sjabloonvoorval verwijderd worden, maar het aantal taken kan wel op nul worden gezet.
• Een activiteit met een rotatieplan kan niet lager worden gezet dan het aantal punten dat het rotatieplan voorschrijft.
• Het op nul zetten van een activiteit geldt alleen voor dat bezoek. De activiteit blijft openstaan als de frequentie later werk vereist.
• Een sjabloon slaat de activiteitlijst op, niet de aantallen taken. Het volgende bezoek start met de aantallen zoals berekend door het controleschema voor die datum.

Maak terugkerende bezoeksjabloonbezoeken aan

Je kunt meerdere toekomstige bezoeken tegelijk aanmaken vanuit een bezoek op basis van een sjabloon. De herhaling van het bezoek en de frequentie van elke activiteit werken onafhankelijk van elkaar.

1. Schakel in een sjabloon-gebaseerd Nieuw bezoek formulier de optie Terugkerende bezoeken aanmaken in.
2. Stel Frequentie in op Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks.
3. Stel Herhaal elke in van 1 tot 12.
4. Stel het Aantal voorkomens in van 2 tot 100.
5. Bekijk de verwachte data en taaktotalen.
6. Selecteer Plannen.

De instellingen voor herhaling bepalen hoe vaak het bezoek terugkeert. De frequentie van elke activiteit in het controleschema bepaalt nog altijd hoeveel taken voor elke datum in de reeks worden aangemaakt.

• Het inschakelen van herhaling schakelt de hoeveelheden per activiteit uit en verbergt Taak toevoegen. Elke datum berekent zijn eigen aantal en er worden geen aangepaste taken doorgevoerd in de reeks.
• Datumuit het verleden worden overgeslagen, waardoor mogelijk minder bezoeken worden aangemaakt dan het aantal ingevoerd voor voorkomens.
• Terugkerende bezoeken aanmaken is niet beschikbaar wanneer het bezoek geopend is vanuit een aanbevelingskaart.

Begrijp frequenties op basis van rotatie

Voor activiteiten die punten in rotatie afnemen, is het volgende bezoek gebaseerd op het rotatiepatroon van de activiteit én de frequentie.

• Per ruimte en Representatief patronen richten zich op punten die het langst geleden zijn bemonsterd of nog nooit.
• Willekeurig slaat punten over die in de laatste cyclus(sen) zijn bemonsterd totdat de beschikbare pool op is.

Open het tabblad Rotatieplan van de locatie om de huidige dekking, het volgende voorstel en de geschiedenis voor rotatie-activiteiten te zien. Het patroon en de grootte van de steekproef worden ingesteld bij de nalevingsregel, niet in dit tabblad.

Controleer waarom werk wel of niet gebundeld is

Gebruik deze controles wanneer de kalender niet het verwachte aantal activiteiten of taken toont.

• Controleer of de activiteit is ingeschakeld in het Controleschema van de locatie. Een uitgeschakelde activiteit blijft genoemd maar genereert geen taken.
• Controleer of een bestaand geboekt, lopend of voltooid bezoek het frequentieperiodedeel al afdekt.
• Controleer of de activiteit voor een specifiek sjabloonbezoek op nul is gezet. Die wijziging geldt alleen voor dat bezoek.
• Controleer of het bezoek is overgeslagen. Overgeslagen werk blijft vastgehouden op dezelfde datum of weekblok en moet handmatig opnieuw gepland worden.
• Ververs de planner na het aanpassen van het Controleschema, bezoeksjabloon of bezoek zodat de telling onder Te plannen wordt herberekend.