Hoe het controleschema geplande bezoeken aanstuurt

Dit artikel legt uit hoe het controleschema de planning van bezoeken in de planner stuurt door frequenties van activiteiten te vertalen naar gebundelde bezoeken in de agenda. Het is bedoeld voor managers die verantwoordelijk zijn voor het efficiënt plannen en inroosteren van terugkerende en eenmalige activiteiten.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Hoe het controleschema geplande werkzaamheden genereert

Het controleschema genereert automatisch nalevingsactiviteiten voor locaties op basis van hun structuren, gebieden, middelen en systemen. Elke activiteit heeft een vaste terugkerende frequentie die bepaalt wanneer taken in de planner verschijnen.

Activiteiten gemaakt door de regels van het controleschema worden weergegeven als taken die ingepland moeten worden, hetzij als losse activiteiten, hetzij gegroepeerd binnen bezoektemplates afhankelijk van hun frequentie en groeperingsvereisten.

Bezoeken plannen vanuit activiteiten en templates

Een enkele activiteit als afzonderlijk bezoek plannen

Plan een bezoek voor een individuele activiteit die geen onderdeel is van een bezoektemplate, bijvoorbeeld om eenmalig of uitzonderlijk werk uit te voeren.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een activiteit uit Vrije activiteiten naar de gewenste dag, of klik op een kaartje onder Te plannen om een vooraf ingevuld formulier Nieuw bezoek te openen.
3. Vul de Locatie, Datum en Begin- en Eindtijd in, of laat deze leeg voor het plannen van een hele dag.
4. Zet Moet worden gecontroleerd aan als het bezoek na afronding verificatie vereist.
5. Kies minstens één Uitvoerder met actieve toegang tot de locatie (technische accounts zien alleen zichzelf).
6. Klik op Inplannen om het bezoek aan te maken.

Let op: begin- en eindtijd moeten op dezelfde dag vallen en bezoeken mogen niet over middernacht heen lopen. Werk dat over middernacht gaat, moet als een nieuw bezoek op de volgende dag worden gepland.

Een bezoek plannen vanuit een bezoektemplate

Gebruik bezoektemplates om meerdere activiteiten met dezelfde frequentie te bundelen en samen uit te voeren.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een bezoektemplate naar de gewenste dag.
3. Vul de Locatie, Datum, Begin- en Eindtijd in.
4. Kies de Uitvoerders.
5. Pas de aantallen Taken per activiteit aan waar nodig (activiteitstypen die op basis van steekproeven rouleren behouden een minimumaantal).
6. Voeg indien nodig werkzaamheden buiten schema toe via Taak toevoegen.
7. Klik op Inplannen om het bezoek aan te maken.

De lijst met activiteiten binnen een template staat vast per uitvoering — je kunt geen activiteitstypen verwijderen, maar het aantal taken per activiteit kun je wel op nul zetten voor dat specifieke bezoek. Volgende bezoeken vanuit die template zullen terugkeren naar de oorspronkelijke aantallen.

Bezoeken plannen via aanbevelingen van de planner

De planner genereert automatisch aanbevelingskaartjes voor activiteiten die ingepland moeten worden op basis van het controleschema.

1. Schakel in Planner Te plannen in om aanbevelingen zichtbaar te maken op relevante data.
2. Klik op een aanbevelingskaart om het formulier Nieuw bezoek met vooraf ingevulde datum, locatie, activiteitstypes, voorgestelde tijden en uitvoerders te openen.
3. Pas velden aan waar nodig en klik op Inplannen.

Het inplannen van een bezoek via een aanbeveling verwijdert het kaartje en voegt herhaalde aanbevelingen voor dezelfde locatie, datum en activiteit samen tot één kaart. Kaarten verschijnen alleen als de activiteit nog openstaat en er geen afgeronde taak in het frequentievenster is.

Terugkerende bezoeken in bulk aanmaken

Plan met één handeling meerdere toekomstige bezoeken van een bezoektemplate voor een langere periode.

1. Open een bezoek vanuit een bezoektemplate via Nieuw bezoek.
2. Zet Terugkerende bezoeken aanmaken aan (niet beschikbaar via aanbevelingskaartjes).
3. Kies de Frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks).
4. Stel de Herhaalfrequentie in (1 tot 12) en het Aantal herhalingen (2 tot 100).
5. Bekijk de geplande datums en totaal aantal taken.
6. Klik op Inplannen om de reeks bezoeken aan te maken.

Let op: bij inschakeling van herhaling kunnen aantallen taken per activiteit niet worden aangepast en buiten-schemas taken kunnen niet worden toegevoegd, omdat het systeem het aantal taken per datum onafhankelijk bepaalt. Datums in het verleden worden overgeslagen.

Hoe activiteitsfrequenties de bezoekplanning beïnvloeden

Elke activiteit in het controleschema heeft een vastgestelde frequentie (variërend van hoog, zoals 'Tweemaal per dag', tot zeldzaam, inclusief jaarlijks en langer). Deze frequentie bepaalt wanneer taken voor die activiteit verschuldigd zijn en dus wanneer bezoeken verschijnen of ingepland moeten worden in de agenda.

• De planner berekent dynamisch welke werkzaamheden verschuldigd zijn volgens de frequenties en toont actiefaantallen achter het Te plannen-label op aanbevolen data.
• Bij activiteiten die middelen in rotatie inspecteren, gebruikt elk bezoek een deel van de middelen volgens de rotatieregels en dekkingseisen.
• Het wijzigen van een activiteitsfrequentie overschrijft de regel in het controleschema en stelt een aangepaste terugkeer in voor die locatie.
• Bezoeken die gepland, bezig of afgerond zijn binnen het zichtbare bereik van de planner worden als voltooid geteld, zodat de planner alleen echte openstaande taken opnieuw voorstelt.
• Bezoeken die worden overgeslagen of geannuleerd laten hun activiteiten onmiddellijk openstaan, waardoor aanbevelingskaartjes direct terugkomen.

Beheersen en aanpassen van geplande bezoeken

Bezoeken direct op het plannerbord bewerken

Je kunt geplande bezoeken aanpassen qua datum, tijd, uitvoerders en controlekenmerken zonder de kalender te verlaten.

1. Klik op een bezoekkaart in Planner om het detailpaneel te openen.
2. Wijzig de Datum, Tijden, Uitvoerders of schakel de vlag Moet worden gecontroleerd na afronding aan of uit.
3. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
4. Wanneer een datumwijziging de planning naar een andere week verplaatst, bevestig dan het verzoek om Planning verschuiven.
5. Gebruik Verwijderen om conceptbezoeken te verwijderen of geplande bezoeken te annuleren (met een vaste annuleringsreden).

Bezoeken verzetten, overslaan en annuleren

Als bezoeken niet doorgaan zoals gepland, kun je ze via de bezoekdetails aanpassen of annuleren.

1. Open Bezoeken en selecteer het betreffende bezoek.
2. Kies Verzetten om datum en tijd te wijzigen of een hele dag in te plannen.
3. Kies Bezoek overslaan, vul een verplichte reden in, voeg indien gewenst foto’s toe en bevestig.
4. Kies Bezoek annuleren, vul een annuleringsreden in en bevestig.

Datums in het verleden of die leiden tot taakvoltooiing buiten toegestane vensters worden geweigerd. Het overslaan of annuleren van één bezoek voorkomt niet dat terugkerende bezoeken opnieuw komen; activiteiten blijven op termijn verschuldigd.

Bezoeken toewijzen aan andere uitvoerders

Als de oorspronkelijk toegewezen uitvoerder niet beschikbaar is, kun je het bezoek en de taken aan andere medewerkers toewijzen.

1. Open Bezoeken, selecteer het bezoek en klik op Toewijzen.
2. Kies één of meerdere nieuwe uitvoerders, er moet minstens één uitvoerder toegewezen blijven.
3. Bevestig; het bezoek en de taken worden overgezet naar de nieuwe uitvoerders.

Aandachtspunten bij het plannen

• De planner houdt geen wachtrij aan, maar rekent steeds dynamisch uit welke activiteiten verschuldigd zijn op basis van frequenties en wijzigingen in de planning.
• Activiteiten die door de regels van het controleschema worden gegenereerd, worden automatisch en stil bijgewerkt bij veranderingen in de locatieconfiguratie (zoals toevoeging of verwijdering van middelen of regimewijzigingen), waardoor de planning zonder aparte notificatie wijzigt.
• Goedgekeurde technische aanbevelingen worden op de voorgeschreven frequentie geïntegreerd in het controleschema en verschijnen als geplande eenmalige of terugkerende werkzaamheden.
• Het annuleren of overslaan van bezoeken geldt alleen voor die specifieke uitvoering; de onderliggende terugkerende planning blijft actief en zal opnieuw taken genereren.
• Bezoektemplates bepalen de bundeling van activiteiten per uitvoering. Het aantal taken per activiteit kan worden aangepast bij het plannen, maar activiteitstypen kunnen niet worden verwijderd voor die uitvoering.
• De planner toont bezoeken gegroepeerd op locatie of uitvoerder, met kleurcodes voor status en een Te plannen-label dat nog openstaande werkzaamheden aangeeft.