Come lo schema di controllo determina le visite programmate

Questo articolo spiega come lo schema di controllo influisce sulla programmazione delle visite nel pianificatore, traducendo le frequenze delle attività in visite raggruppate nel calendario. È rivolto ai Manager responsabili della pianificazione e della programmazione efficiente delle attività ricorrenti e straordinarie.

Nota

Ruolo richiesto: Manager

Come lo Schema di Controllo Genera il Lavoro Programmato

Lo schema di controllo genera automaticamente le attività di conformità per le sedi, basandosi sulle loro strutture, aree, asset e sistemi. Ogni attività ha una frequenza di ricorrenza definita che determina quando i lavori appaiono nel pianificatore.

Le attività create dal motore delle regole appaiono come lavori da programmare, sia come singole attività sia raggruppate in modelli di visita, a seconda della frequenza e delle esigenze di raggruppamento.

Programmare Visite da Attività e Modelli

Programmare una Singola Attività Come Visita Autonoma

Programma una visita per un’attività individuale non inclusa in un modello di visita, per gestire lavori occasionali o eccezionali.

1. Apri Pianificatore e premi Programma visita per aprire la barra laterale Pianificazione.
2. Trascina una voce da Attività libere sul giorno desiderato, oppure clicca su una scheda di raccomandazione Da pianificare per aprire un modulo Nuova visita precompilato.
3. Imposta Sede, Data, orari di Inizio e Fine o lasciali entrambi vuoti per una visita giornaliera.
4. Attiva Richiede verifica se la visita necessita di conferma dopo il completamento.
5. Seleziona almeno un Responsabile con accesso attivo alla sede (account di livello tecnico vedono solo se stessi).
6. Premi Programma per creare la visita.

Ricorda che gli orari di inizio e fine devono essere nella stessa giornata e le visite non possono oltrepassare la mezzanotte; eventuale lavoro che attraversa la mezzanotte deve essere programmato in visite successive.

Programmare una Visita da un Modello di Visita

I modelli di visita permettono di raggruppare più attività con frequenza condivisa per eseguirle insieme.

1. Apri Pianificatore e premi Programma visita per aprire la barra laterale Pianificazione.
2. Trascina un modello di visita sul giorno desiderato.
3. Imposta Sede, Data, e orari di Inizio e Fine.
4. Seleziona i Responsabili.
5. Regola il conto dei Lavori per Attività secondo necessità (i tipi di attività basati su rotazioni di campionamento mantengono un conteggio minimo).
6. Aggiungi lavori extra fuori schema se necessario utilizzando Aggiungi lavoro.
7. Premi Programma per creare la visita.

La lista delle attività in un modello è fissa per ogni occorrenza: non si possono rimuovere tipi di attività ma è possibile impostare il conteggio lavori su zero solo per quella visita. Le visite successive torneranno ai conteggi originali del modello.

Programmare una Visita dalle Raccomandazioni del Pianificatore

Il pianificatore genera automaticamente schede di raccomandazione per le attività dovute basandosi sulle frequenze dello schema di controllo.

1. In Pianificatore, attiva Da pianificare per visualizzare le schede di raccomandazione nelle date appropriate.
2. Clicca una scheda per aprire il modulo Nuova visita precompilato con data, sede, tipi di attività, orari suggeriti e responsabili.
3. Modifica i campi secondo necessità e premi Programma.

Programmare da una raccomandazione rimuove la scheda corrispondente e raggruppa eventuali altre schede duplicate per la stessa sede, data e attività. Le schede compaiono solo per attività ancora dovute senza lavori completati nel periodo di frequenza.

Creare Visite Ricorrenti in Blocco

Programma più visite future ripetute da un modello di visita in un’unica azione per coprire periodi più lunghi.

1. Apri una visita da un modello nel modulo Nuova visita.
2. Attiva Crea visite ricorrenti (non disponibile aprendo da schede di raccomandazione).
3. Seleziona la Frequenza (Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale).
4. Scegli l’intervallo di Ripeti ogni (da 1 a 12) e il Numero di occorrenze (da 2 a 100).
5. Controlla le date previste e i totali dei lavori.
6. Premi Programma per creare la serie di visite.

Abilitando la ricorrenza si disabilita la modifica dei lavori per singola attività e l’aggiunta di lavori fuori schema, poiché la serie calcola i lavori per data indipendentemente. Le date passate vengono ignorate nella serie.

Come le Frequenze delle Attività Influenzano la Programmazione delle Visite

Ogni attività dello schema di controllo ha una frequenza impostata (da elevata come “Due volte al giorno” a molto rara, inclusa annuale o superiore). Questa frequenza determina quando i lavori sono dovuti e quindi quando le visite appaiono o devono essere create nel calendario.

• Il pianificatore ricalcola dinamicamente i lavori dovuti in base alle frequenze e mostra i conteggi delle attività sotto il badge Da pianificare nelle date consigliate.
• Quando un’attività riguarda un campionamento rotativo degli asset, ogni visita coinvolge un sottoinsieme di asset per rispettare le regole di rotazione e copertura.
• Modificare la frequenza di un’attività sovrascrive la regola di controllo impostando una ricorrenza personalizzata per quella sede.
• Le visite programmate, in corso o completate entro l’intervallo visibile del pianificatore sono conteggiate come svolte; il pianificatore propone la riprogrammazione solo per lavori realmente dovuti.
• Visite saltate o annullate lasciano le attività immediatamente dovute, quindi le schede raccomandate riappaiono senza ritardi.

Gestione e Modifica delle Visite Programmate

Modifica Diretta delle Visite nella Vista Pianificatore

Puoi aggiornare date, orari, responsabili e flag di verifica delle visite senza uscire dalla vista calendario.

1. Clicca una scheda visita in Pianificatore per aprire il pannello dettagli.
2. Modifica Data, Orari, Responsabili o attiva/disattiva Richiede verifica dopo completamento.
3. Premi Salva per applicare le modifiche.
4. Se cambiare la data sposta la visita in un’altra settimana, conferma l’avviso per Spostare il programma.
5. Usa Rimuovi per eliminare visite in bozza o cancellare visite programmate (viene utilizzata una causale di cancellazione fissa).

Riprogrammare, Saltare e Cancellare le Visite

Quando una visita non può svolgersi come previsto, puoi modificarla o cancellarla dalla vista dettagli visita.

1. Apri Visite e seleziona la visita.
2. Scegli Riprogramma per modificare data e orari o impostare la giornata intera.
3. Scegli Salta visita, inserisci la motivazione obbligatoria, allega foto opzionali e conferma.
4. Scegli Rimuovi visita, inserisci la motivazione e conferma.

Le date passate o che portano i lavori oltre le finestre consentite di completamento saranno respinte. Saltare o cancellare una singola occorrenza non ferma le visite ricorrenti; le attività saranno comunque dovute in futuro.

Riassegnare Visite ad Altri Tecnici

Se il tecnico originariamente assegnato non è disponibile, puoi riassegnare la visita e i relativi lavori ad altri operatori.

1. Apri Visite, seleziona la visita e clicca Riassegna.
2. Seleziona uno o più nuovi responsabili, garantendo che almeno uno rimanga assegnato.
3. Conferma; visita e lavori saranno spostati nelle liste dei nuovi responsabili.

Ulteriori Considerazioni sulla Programmazione

• Il pianificatore non ha mai una coda fissa, ma ricalcola le attività dovute dinamicamente in base a frequenza e modifiche di programma.
• Le attività generate dallo schema di controllo si aggiornano automaticamente al cambiamento della configurazione della sede (ad esempio asset aggiunti o rimossi, o cambi regime), quindi il carico di lavoro di pianificazione può aggiornarsi senza notifiche esplicite.
• Le raccomandazioni tecniche approvate integrano le loro attività suggerite nello schema di controllo alla frequenza prescritta, apparendo come lavoro programmato una tantum o ricorrente.
• La cancellazione o il salto delle visite riguarda solo quella occorrenza; il programma ricorrente di base resta attivo e notificherà il lavoro dovuto.
• I modelli di visita fissano il raggruppamento delle attività per ogni occorrenza; è possibile regolare i lavori per attività quando si programma, ma non rimuovere tipi di attività da quella specifica visita.
• Il pianificatore mostra le visite raggruppate per sede o tecnico, con stato codificato a colori e un badge Da pianificare che indica lavoro pendente.