Comment le schéma de contrôle génère les visites planifiées

Cet article explique comment la fréquence d'une activité du Schéma de Contrôle se traduit en travail dû sur le calendrier de planification, et comment plusieurs activités dues peuvent être regroupées en une seule visite planifiée.

Remarque

Rôle requis : Manager

Comment les fréquences apparaissent sur le calendrier de planification

Le planificateur n'utilise pas de file d'attente. Pour la période affichée à l'écran, il recalcule quelles activités sont dues selon leur fréquence et les affiche sous À planifier.

1. Ouvrez Planificateur.
2. Activez À planifier dans l'en-tête. Cette option est disponible en vue semaine, jour et agenda, mais pas en vue mois.
3. Examinez les cartes de recommandation aux dates proposées.

Une activité récurrente réapparaît automatiquement à sa prochaine date d'échéance. Le décompte est actualisé après modification du Schéma de Contrôle, des modèles de visite ou des visites.

Quand une activité est déjà couverte

Une visite compte comme réalisée pour une activité lorsque ses tâches sont terminées, en cours ou réservées, et que la visite se situe dans la même période de fréquence que la date suggérée par le planificateur. Cela s'applique même si la visite est hors de la plage visible.

Par exemple, en vue semaine, une visite programmée plus tard dans la même période mensuelle masque une activité mensuelle. Une visite dans une période ultérieure ne compte pas pour la période actuelle.

• Annuler une visite laisse ses activités dues, elles réapparaissent donc sous À planifier après actualisation du planificateur.
• Sauter une visite ne réactive pas automatiquement le travail : la date sautée, ou la semaine correspondante pour les activités planifiées par bloc hebdomadaire, reste réservée dans le modèle de visite ou l'ensemble d'activités. Le travail doit être planifié manuellement.

Planifier la recommandation groupée du planificateur

Utilisez une carte de recommandation lorsque le planificateur regroupe plusieurs activités dues sur un même lieu et une même date.

1. Dans Planificateur, activez À planifier.
2. Sélectionnez une carte de recommandation.
3. Dans Nouvelle Visite, vérifiez ou ajustez le lieu prérempli, la date, les horaires proposés, les types d'activités et la personne assignée.
4. Définissez les Assignés si nécessaire.
5. Sélectionnez Planifier.

La planification de la carte la supprime de À planifier. Les cartes de recommandation pour un même lieu, jour et ensemble d'activités sont combinées en une seule carte.

Planifier une visite groupée à partir d'un modèle de visite

Un modèle de visite regroupe les types d'activités à réaliser ensemble. Sa liste d'activités est fixe pour cette occurrence, tandis que le Schéma de Contrôle détermine le nombre de tâches par activité selon la date de visite.

1. Ouvrez Planificateur et sélectionnez Planifier une visite.
2. Faites glisser un modèle depuis la barre latérale Planification sur le jour voulu.
3. Dans Nouvelle Visite, renseignez le lieu, la date, l'heure de début et l'heure de fin.
4. Choisissez les Assignés.
5. Vérifiez et ajustez le total des tâches sous Tâches par Activité.
6. Sélectionnez Planifier.

• Un type d'activité ne peut pas être retiré de l’occurrence du modèle, mais son nombre de tâches peut être réduit à zéro.
• Une activité couverte par un plan de rotation ne peut pas être réduite au-dessous des points prévus par ce plan.
• Mettre une activité à zéro s'applique uniquement à cette visite. L'activité reste due si sa fréquence demande un travail ultérieur.
• Un modèle conserve la liste des activités, pas les totaux de tâches. La visite suivante démarre avec le nombre calculé par le Schéma de Contrôle pour sa date.

Créer des visites récurrentes à partir d’un modèle

Vous pouvez créer plusieurs visites futures simultanément à partir d’une visite basée sur un modèle. La récurrence des visites et la fréquence de chaque activité fonctionnent indépendamment.

1. Dans un formulaire Nouvelle Visite basé sur un modèle, activez Créer des visites récurrentes.
2. Choisissez la Fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuellement.
3. Définissez la répétition tous les X (de 1 à 12).
4. Indiquez le Nombre d’occurrences (de 2 à 100).
5. Contrôlez les dates projetées et totaux des tâches.
6. Sélectionnez Planifier.

Les paramètres de récurrence définissent la fréquence de répétition de la visite. La fréquence de chaque activité du Schéma de Contrôle continue de déterminer le nombre de tâches générées par date.

• L’activation de la récurrence désactive les totaux par activité et masque Ajouter une tâche. Chaque date obtient ses propres totaux, la série ne porte pas de tâches personnalisées.
• Les dates passées sont exclues, le nombre de visites créées peut donc être inférieur au nombre demandé.
• Créer des visites récurrentes n’est pas disponible lorsqu’une visite est ouverte depuis une carte de recommandation.

Comprendre les fréquences basées sur la rotation

Pour les activités échantillonnant des points en rotation, la visite suivante se base à la fois sur le modèle de rotation de l'activité et sa fréquence.

• Les modèles Par pièce et Représentatif ciblent les points les plus anciennement échantillonnés, ou jamais échantillonnés.
• Aléatoire évite les points échantillonnés lors du dernier cycle ou des cycles précédents, jusqu’à épuisement du pool disponible.

Ouvrez l’onglet Plan de rotation du lieu pour voir la couverture actuelle, la prochaine proposition et l’historique des activités en rotation. Le modèle et la taille de l’échantillon se configurent dans la règle de conformité, pas dans cet onglet.

Vérifier pourquoi le travail est ou n’est pas groupé

Utilisez ces contrôles lorsque le calendrier n’affiche pas le nombre attendu d’activités ou de tâches.

• Confirmez que l’activité est activée dans le Schéma de Contrôle du lieu. Une activité désactivée reste listée mais ne génère aucune tâche.
• Vérifiez si une visite réservée, en cours ou terminée couvre déjà la période de fréquence de l’activité.
• Vérifiez si l’activité a été mise à zéro pour une visite modèle particulière. Ce changement ne concerne que cette visite.
• Vérifiez si la visite a été sautée. Les travaux sautés sont bloqués à la même date ou au même bloc hebdomadaire et doivent être replanifiés manuellement.
• Actualisez le planificateur après modification du Schéma de Contrôle, d’un modèle de visite ou d’une visite pour recalculer le total À planifier.