Comment le schéma de contrôle détermine les visites planifiées

Cet article explique comment le schéma de contrôle influence la planification des visites dans le planificateur en traduisant les fréquences d’activité en visites groupées sur le calendrier. Il s’adresse aux responsables chargés de planifier et d’organiser efficacement les activités récurrentes et ponctuelles.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Comment le schéma de contrôle génère les travaux planifiés

Le schéma de contrôle crée automatiquement les activités de conformité pour les emplacements en fonction de leur structure, zones, équipements et systèmes. Chaque activité possède une fréquence de récurrence définie qui détermine quand les tâches apparaissent dans le planificateur.

Les activités générées par le moteur de règles apparaissent comme des tâches à programmer, soit isolément, soit regroupées dans des modèles de visite selon leur fréquence et le besoin de regroupement.

Programmation des visites à partir des activités et modèles

Programmer une visite pour une activité unique

Programmez une visite pour une activité individuelle qui ne fait pas partie d’un modèle de visite, afin de traiter un travail ponctuel ou exceptionnel.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour afficher la barre latérale Planification.
2. Faites glisser une activité depuis Activités libres vers le jour souhaité, ou cliquez sur une carte À planifier pour ouvrir un formulaire Nouvelle visite pré-rempli.
3. Définissez le Lieu, la Date, ainsi que les heures de Début et de Fin, ou laissez-les vides pour une visite sur toute la journée.
4. Activez À vérifier si la visite nécessite une validation après réalisation.
5. Sélectionnez au moins un Intervenant disposant des droits actifs pour ce lieu (les comptes ingénieur voient seulement eux-mêmes).
6. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Notez que les heures de début et de fin doivent être le même jour, et les visites ne peuvent pas dépasser minuit ; un travail se terminant après minuit nécessite une visite supplémentaire le jour suivant.

Programmer une visite à partir d’un modèle de visite

Les modèles de visite permettent de regrouper plusieurs activités ayant la même fréquence et de les exécuter simultanément.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
2. Faites glisser un modèle de visite sur le jour souhaité.
3. Définissez le Lieu, la Date, ainsi que les heures de Début et de Fin.
4. Choisissez les Intervenants.
5. Ajustez, si nécessaire, le nombre de Tâches par activité (les activités basées sur des rotations d’échantillonnage conservent un minimum).
6. Ajoutez des tâches hors schéma avec Ajouter tâche si besoin.
7. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

La liste d’activités dans un modèle est figée par occurrence — vous ne pouvez pas supprimer un type d’activité mais vous pouvez mettre à zéro le nombre de tâches pour cette visite uniquement. La visite suivante reprendra les nombres originaux du modèle.

Programmer une visite à partir des recommandations du planificateur

Le planificateur crée automatiquement des cartes de recommandation pour les activités dues selon les fréquences du schéma de contrôle.

1. Dans Planificateur, activez À planifier pour afficher les cartes aux dates concernées.
2. Cliquez sur une carte pour ouvrir le formulaire Nouvelle visite pré-rempli avec date, lieu, types d’activités, horaires suggérés et intervenants.
3. Modifiez les champs si nécessaire, puis cliquez sur Planifier.

Une visite programmée supprime sa carte et regroupe les cartes répétées pour le même lieu, date et activité en une seule. Les cartes n’apparaissent que pour des activités toujours dues sans tâche réalisée dans la période de fréquence.

Créer des visites récurrentes en masse

Planifiez plusieurs visites futures issues d’un modèle de visite en une seule opération pour couvrir une période prolongée.

1. Ouvrez une visite issue d’un modèle dans Nouvelle visite.
2. Activez Créer des visites récurrentes (option indisponible depuis les cartes de recommandation).
3. Sélectionnez la Fréquence (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle).
4. Choisissez l’intervalle Répéter tous les (de 1 à 12) et le Nombre d’occurrences (de 2 à 100).
5. Vérifiez les dates planifiées et le total des tâches.
6. Cliquez sur Planifier pour créer la série de visites.

Notez que l’activation de la récurrence désactive la modification du nombre de tâches par activité ainsi que l’ajout de tâches hors schéma, car la série gère indépendamment les tâches par date. Les dates passées sont exclues.

Influence des fréquences d’activités sur la planification

Chaque activité du schéma de contrôle dispose d’une fréquence définie, variant de haute fréquence (ex. deux fois par jour) à annuelle voire plus rare. Cette fréquence détermine l'échéance des tâches et quand les visites apparaissent ou doivent être créées.

• Le planificateur recalcul automatiquement les travaux dus selon les fréquences et affiche le nombre d’activités derrière le badge À planifier aux dates recommandées.
• Pour les activités en rotation d’échantillonnage, chaque visite mobilise un sous-ensemble d’équipements respectant les règles de rotation et les objectifs de couverture.
• Modifier la fréquence d’une activité remplace la règle de contrôle et applique une récurrence personnalisée pour ce lieu.
• Les visites planifiées, en cours ou terminées dans la plage visible sont comptées comme réalisées, de sorte que le planificateur ne propose que les travaux réellement dus.
• Les visites sautées ou annulées rendent leurs activités immédiatement dues, ce qui fait réapparaître les cartes de recommandation sans délai.

Contrôle et ajustement des visites planifiées

Modification directe des visites dans le tableau du planificateur

Il est possible de modifier les dates, heures, intervenants et l’état de révision des visites sans quitter la vue calendrier.

1. Cliquez sur une carte de visite dans Planificateur pour ouvrir le panneau de détails.
2. Modifiez la Date, les Heures, les Intervenants, ou activez/désactivez l’option À vérifier après réalisation.
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
4. Si le changement déplace la visite dans une autre semaine, confirmez la proposition de Décaler la planification.
5. Utilisez Supprimer pour effacer les visites en brouillon ou annuler les visites planifiées (cette action utilise un motif d’annulation fixe).

Replanification, saut et annulation de visites

Lorsque des visites ne peuvent se dérouler comme prévu, ajustez ou annulez via la page des détails de visite.

1. Ouvrez Visites et sélectionnez la visite concernée.
2. Sélectionnez Replanifier pour modifier la date/heure ou définir une journée complète.
3. Sélectionnez Sauter la visite, saisissez un motif obligatoire, ajoutez éventuellement des photos, puis confirmez.
4. Sélectionnez Annuler la visite, saisissez un motif d’annulation, puis confirmez.

Les dates passées ou celles décalant les tâches hors délai autorisé sont refusées. Sauter ou annuler une occurrence ne suspend pas les visites récurrentes : les activités resteront dues.

Réaffectation des visites à d’autres intervenants

Si l’intervenant initial est indisponible, vous pouvez réassigner la visite et ses tâches à d’autres personnes.

1. Ouvrez Visites, choisissez la visite puis cliquez sur Réaffecter.
2. Choisissez un ou plusieurs nouveaux intervenants, en veillant à conserver au moins un intervenant attribué.
3. Confirmez ; la visite et ses tâches seront déplacées dans les listes des nouveaux intervenants.

Considérations supplémentaires sur la planification

• Le planificateur ne maintient pas de file d’attente mais recalcule dynamiquement les activités dues selon leur fréquence et les changements de planification.
• Les activités du schéma générées par le moteur de règles se mettent à jour automatiquement et en silence lors des modifications de configuration du lieu (ajout/suppression d’équipements ou changement de régime), ce qui peut modifier la charge de planification sans préavis.
• Les recommandations techniques validées intègrent leurs activités suggérées dans le schéma de contrôle à la fréquence indiquée, apparaissant comme du travail ponctuel ou récurrent planifié.
• L’annulation ou le saut d’une visite n’affecte que cette occurrence ; le planning récurrent sous-jacent reste actif et montrera à nouveau la disponibilité des travaux.
• Les modèles de visite fixent l’ensemble des activités par occurrence. Le nombre de tâches par activité est modifiable lors de la planification, mais les types d’activités ne peuvent être supprimés pour cette occurrence.
• Le planificateur affiche les visites regroupées par lieu ou intervenant, avec des statuts colorés et un badge À planifier indiquant les travaux en attente.