Cómo el esquema de control impulsa las visitas programadas

Este artículo explica cómo el esquema de control influye en la programación de visitas en el planificador, traduciendo las frecuencias de actividad en visitas agrupadas en el calendario. Está dirigido a Gerentes responsables de planificar y programar actividades recurrentes y puntuales de forma eficiente.

Nota

Rol requerido: Gerente

Cómo el esquema de control genera trabajo programado

El esquema de control genera automáticamente actividades de cumplimiento para las instalaciones en función de sus estructuras, áreas, activos y sistemas. Cada actividad tiene una frecuencia de recurrencia definida que determina cuándo aparecen los trabajos en el planificador.

Las actividades creadas por el motor de reglas de control se muestran como trabajos pendientes de programar, ya sea como actividades individuales o agrupadas dentro de plantillas de visita según su frecuencia y necesidades de agrupación.

Programación de visitas a partir de actividades y plantillas

Programar una actividad individual como visita propia

Programe una visita para una actividad individual que no forme parte de una plantilla, para gestionar trabajos puntuales o excepcionales.

1. Abra Planificador y pulse Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
2. Arrastre una entrada de Actividades libres al día deseado, o haga clic en una tarjeta de recomendación Por planificar para abrir un formulario de Nueva visita con datos predefinidos.
3. Establezca la Instalación, Fecha, y las Hora de inicio y Hora de fin, o deje ambas sin definir para una visita de día completo.
4. Active Requiere revisión si la visita necesita verificación tras completarse.
5. Seleccione al menos un Asignado con acceso activo a la instalación (las cuentas nivel técnico sólo ven a sí mismas).
6. Pulse Programar para crear la visita.

Tenga en cuenta que las horas de inicio y fin deben estar en la misma fecha, y las visitas no pueden abarcar la medianoche; para trabajos que crucen la medianoche, será necesario planificar una visita posterior para el día siguiente.

Programar una visita desde una plantilla de visita

Utilice plantillas de visita para agrupar varias actividades con una frecuencia compartida y realizarlas juntas.

1. Abra Planificador y pulse Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
2. Arrastre una plantilla de visita al día deseado.
3. Configure la Instalación, Fecha, Hora de inicio y Hora de fin.
4. Seleccione los Asignados.
5. Ajuste los recuentos de Trabajos por actividad según sea necesario (las actividades basadas en rotaciones de muestreo mantienen un recuento mínimo).
6. Agregue trabajos fuera de esquema si es necesario usando Añadir trabajo.
7. Pulse Programar para crear la visita.

La lista de actividades en una plantilla está fija por cada ocurrencia: no se puede eliminar un tipo de actividad, pero sí establecer su recuento a cero sólo para esa visita. La siguiente visita de la plantilla revertirá a los recuentos originales.

Programar una visita desde recomendaciones del planificador

El planificador genera automáticamente tarjetas de recomendación para actividades pendientes según las frecuencias del esquema de control.

1. En Planificador, active Por planificar para ver las tarjetas de recomendación en las fechas correspondientes.
2. Haga clic en una tarjeta de recomendación para abrir el formulario de Nueva visita con fecha, instalación, tipos de actividad, horarios sugeridos y asignados predefinidos.
3. Ajuste los campos según sea necesario y pulse Programar.

Programar desde una recomendación elimina su tarjeta y colapsa las tarjetas repetidas para la misma instalación, fecha y actividad en una sola. Las tarjetas solo aparecen para actividades aún pendientes sin trabajos completados dentro de la ventana de frecuencia.

Creación masiva de visitas recurrentes

Planifique múltiples visitas futuras de forma repetida desde una plantilla en una sola acción para cubrir periodos más largos.

1. Abra una visita desde una plantilla en Nueva visita.
2. Active Crear visitas recurrentes (no disponible desde tarjetas de recomendación).
3. Seleccione la Frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual o Anual).
4. Elija el intervalo de Repetir cada (1 a 12) y el Número de ocurrencias (2 a 100).
5. Revise las fechas y totales de trabajos proyectados.
6. Pulse Programar para crear la serie de visitas.

Tenga en cuenta que activar la recurrencia desactiva la edición por actividad y la adición de trabajos fuera de esquema, ya que la serie gestiona los recuentos de trabajos por fecha de forma independiente. Las fechas pasadas se omiten.

Cómo las frecuencias de actividad influyen en la programación de visitas

Cada actividad del esquema de control tiene una frecuencia establecida (desde alta cadencia como "Dos veces al día" hasta frecuencias anuales o mayores). Esta frecuencia determina cuándo están pendientes los trabajos y, por tanto, cuándo las visitas aparecen o deben crearse en el calendario.

• El planificador recalcula dinámicamente el trabajo pendiente para actividades según sus frecuencias y muestra los recuentos tras el distintivo Por planificar en las fechas recomendadas.
• Cuando una actividad muestrea activos en rotación, cada visita usa un subconjunto de activos para cumplir las reglas y objetivos de cobertura.
• Modificar la frecuencia de una actividad anula la regla de control y establece una recurrencia personalizada para esa instalación.
• Las visitas programadas, en curso o finalizadas dentro del rango visible en el planificador cuentan como realizadas, por lo que solo se propone replantear para trabajo realmente pendiente.
• Las visitas omitidas o canceladas dejan las actividades pendientes inmediatamente, de modo que las tarjetas recomendadas vuelven a aparecer sin demora.

Control y ajuste de visitas programadas

Editar visitas directamente en el tablero del planificador

Puede actualizar fechas, horas, asignados y banderas de revisión de las visitas programadas sin salir de la vista calendario.

1. Haga clic en una tarjeta de visita en Planificador para abrir su panel de detalles.
2. Modifique la Fecha, Horas, Asignados o active/desactive la opción Requiere revisión tras completarse.
3. Pulse Guardar para aplicar los cambios.
4. Si cambiar la fecha desplaza la programación a otra semana, confirme la solicitud para Desplazar la programación.
5. Use Eliminar para borrar visitas en borrador o cancelar visitas programadas (esta acción utiliza un motivo de cancelación fijo).

Reprogramar, omitir y cancelar visitas

Cuando las visitas no puedan realizarse según lo planificado, puede ajustarlas o cancelarlas desde la vista de detalles.

1. Abra Visitas y seleccione la visita.
2. Elija Reprogramar para cambiar fecha y hora o establecer día completo.
3. Elija Omitir visita, introduzca un motivo de omisión obligatorio, adjunte fotos opcionalmente y confirme.
4. Elija Cancelar visita, introduzca un motivo de cancelación y confirme.

No se aceptan fechas pasadas ni que desplacen trabajos fuera de los plazos permitidos. Omitir o cancelar una ocurrencia no afecta a visitas recurrentes; las actividades seguirán quedando pendientes.

Reasignar visitas a otros técnicos

Si el técnico originalmente asignado no está disponible, reasigne la visita y sus trabajos a otros técnicos.

1. Abra Visitas, seleccione la visita y pulse Reasignar.
2. Seleccione uno o varios nuevos asignados, asegurándose de dejar al menos uno asignado.
3. Confirme; la visita y trabajos se trasladan a las listas de los nuevos asignados.

Consideraciones adicionales sobre la programación

• El planificador no mantiene una cola fija sino que recalcula dinámicamente las actividades pendientes según su frecuencia y cambios en la programación.
• Las actividades del esquema de control generadas por el motor de reglas se actualizan silenciosamente cuando cambia la configuración subyacente de la instalación (como activos añadidos o eliminados o cambios de régimen), por lo que la carga de planificación puede modificarse sin notificaciones explícitas.
• Las recomendaciones técnicas aprobadas fusionan sus actividades sugeridas en el esquema de control con la frecuencia indicada, apareciendo como trabajo programado puntual o recurrente.
• Cancelar o omitir visitas afecta sólo a esa ocurrencia; el programa recurrente subyacente permanece activo y volverá a generar avisos de trabajo pendiente.
• Las plantillas de visita fijan el agrupamiento de actividades por ocurrencia. Al programar pueden ajustarse cantidades de trabajos por actividad, pero no se pueden eliminar tipos de actividad en esa visita.
• El planificador muestra visitas agrupadas por instalación o técnico, con estados codificados por color y el distintivo Por planificar que indica trabajo pendiente.