Cómo el esquema de control genera visitas programadas

Este artículo explica cómo la frecuencia de una actividad del Esquema de control se traduce en trabajo pendiente en el planificador y cómo varias actividades pendientes pueden agruparse en una visita programada.

Nota

Rol requerido: Manager

Cómo aparecen las frecuencias en el planificador

El planificador no usa una cola. Para el rango de fechas mostrado en pantalla, recalcula qué actividades están pendientes según la frecuencia de cada actividad y muestra el resultado bajo Por planificar.

1. Abre Planificador.
2. Activa Por planificar en el encabezado. Esta opción está disponible en las vistas semanal, diaria y agenda, pero no en la vista mensual.
3. Revisa las tarjetas de recomendación en las fechas propuestas.

Una actividad periódica vuelve a aparecer automáticamente en su próxima fecha prevista. El recuento se actualiza tras modificaciones en el Esquema de control, las plantillas de visita o las visitas.

Cuando una actividad ya está cubierta

Una visita cuenta como realizada para una actividad cuando sus trabajos están completados, en curso o reservados y la visita se encuentra dentro del mismo período de frecuencia que la fecha sugerida por el planificador. Esto puede aplicar incluso si la visita es posterior al final del rango visualizado.

Por ejemplo, en vista semanal, una visita reservada más adelante en el mismo período mensual oculta una actividad mensual. Una visita en un período posterior no cuenta para el período actual.

• Cancelar una visita mantiene sus actividades pendientes, por lo que vuelven a aparecer en Por planificar tras actualizar el planificador.
• Omitir una visita no vuelve a ofrecer ese trabajo. La fecha omitida, o toda la semana si la actividad está planificada en bloques semanales, queda bloqueada para esa plantilla de visita o conjunto de actividades. El trabajo debe planificarse manualmente.

Programa la recomendación agrupada del planificador

Utiliza una tarjeta de recomendación cuando el planificador haya agrupado actividades pendientes para la misma ubicación y fecha.

1. En el Planificador, activa Por planificar.
2. Selecciona una tarjeta de recomendación.
3. En Nueva visita, revisa o ajusta la ubicación, la fecha, los horarios sugeridos, los tipos de actividad y el asignado.
4. Configura los Asignados si es necesario.
5. Selecciona Programar.

Al programar la tarjeta se elimina de Por planificar. Las tarjetas de recomendación para la misma ubicación, día y conjunto de actividades se combinan en una sola tarjeta.

Programa una visita agrupada desde una plantilla

Una plantilla de visita agrupa los tipos de actividad que deben realizarse juntos. Su lista de actividades es fija para esa ocasión, mientras que el Esquema de control determina cuántos trabajos recibe cada actividad para la fecha de visita.

1. Abre Planificador y selecciona Planificar visita.
2. Arrastra una plantilla desde la barra lateral de Planificación al día requerido.
3. En Nueva visita, establece la ubicación, fecha, hora de inicio y hora de fin.
4. Elige los Asignados.
5. Revisa y ajusta los totales de trabajo bajo Trabajos por actividad.
6. Selecciona Programar.

• No se puede eliminar un tipo de actividad de la plantilla en esa visita, pero sí se puede reducir su número de trabajos a cero.
• Una actividad respaldada por un plan de rotación no puede reducirse por debajo de los puntos seleccionados por dicho plan.
• Establecer una actividad a cero solo se aplica a esa visita; la actividad sigue pendiente si su frecuencia requiere trabajo posterior.
• Una plantilla almacena su lista de actividades, no sus cantidades de trabajos. La siguiente visita comienza con el recuento calculado por el Esquema de control para esa fecha.

Crea visitas recurrentes desde plantillas

Puedes crear varias visitas futuras de forma simultánea a partir de una visita basada en plantilla. La recurrencia de la visita y la frecuencia de cada actividad funcionan de forma independiente.

1. En el formulario de Nueva visita basado en plantilla, activa Crear visitas recurrentes.
2. Configura la Frecuencia como Diaria, Semanal, Mensual o Anual.
3. Establece Repetir cada de 1 a 12.
4. Establece Número de ocurrencias de 2 a 100.
5. Revisa las fechas proyectadas y los totales de trabajos.
6. Selecciona Programar.

La configuración de recurrencia decide la frecuencia con la que se repite la visita. La frecuencia de cada actividad del Esquema de control sigue determinando cuántos trabajos se generan para cada fecha de la serie.

• Activar recurrencia deshabilita las cantidades por actividad y oculta Añadir trabajo. Cada fecha obtiene sus propias cantidades y la serie no admite trabajos personalizados.
• Las fechas pasadas se descartan, por lo que se pueden crear menos visitas que las indicadas en las ocurrencias.
• Crear visitas recurrentes no está disponible si la visita se abrió desde una tarjeta de recomendación.

Comprende las frecuencias basadas en rotación

Para actividades que muestrean puntos por rotación, la próxima visita se basa tanto en el patrón de rotación de la actividad como en su frecuencia.

• Por sala y Representativa apuntan a los puntos muestreado hace más tiempo o nunca muestreados.
• Aleatorio omite puntos muestreados en el último ciclo o ciclos hasta agotar la pool disponible.

Abre la pestaña Plan de rotación de la ubicación para ver la cobertura actual, la siguiente propuesta y el historial de actividades con rotación habilitada. El patrón y el tamaño de muestreo se configuran en la regla de cumplimiento, no en esta pestaña.

Revisa por qué un trabajo está o no agrupado

Usa estas comprobaciones cuando el calendario no muestre la actividad o el número de trabajos esperados.

• Confirma que la actividad está habilitada en el Esquema de control de la ubicación. Una actividad deshabilitada sigue listada pero no genera trabajos.
• Verifica si una visita existente reservada, en curso o completada ya cubre el período de frecuencia de la actividad.
• Comprueba si la actividad se estableció a cero para una visita con plantilla concreta. Ese cambio solo afecta a esa visita.
• Revisa si la visita fue omitida. El trabajo omitido queda bloqueado para la misma fecha o bloque semanal y debe replanificarse manualmente.
• Actualiza el planificador tras modificar el Esquema de control, una plantilla de visita o una visita para recalcular el recuento de Por planificar.

Vídeo explicativo

1. 3Cola automática de la siguiente ocurrencia