Overzicht Onderhoud

Dit artikel geeft een overzicht van hoe onderhoudswerkzaamheden worden gepland door bezoeken in te plannen en het bijbehorende werk uit te voeren met BriqSafe. Het is bedoeld voor Leidinggevenden en Technici die verantwoordelijk zijn voor het plannen, uitvoeren en beheren van onderhoudsbezoeken en taken binnen het systeem.

Opmerking

Vereiste rol: Leidinggevende voor het plannen van bezoeken, Technicus voor het uitvoeren van taken

Onderhoudstaken Plannen

Onderhoudstaken worden gepland als bezoeken, waarin activiteiten worden gebundeld die op een locatie op een bepaalde datum en tijd worden uitgevoerd. Bezoeken kunnen individueel of in bulk worden gepland, vanaf bezoeken-sjablonen en planner-aanbevelingen.

Plan Een Enkele Activiteit Als Eigen Bezoek

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een activiteit uit Vrije Activiteiten naar de dag waarop u het werk wilt plannen, of klik op een Te plannen aanbevelingskaart om het formulier vooraf ingevuld te openen.
3. Vul in het formulier Nieuw Bezoek de Locatie, Datum en Start- en Eindtijd in.
4. Zet Beoordeling nodig aan als het bezoek na afloop gecontroleerd moet worden.
5. Kies de Uitvoerders die het werk zullen uitvoeren (alleen actieve organisatieleden met toegang tot de locatie verschijnen).
6. Klik op Inplannen.

Let op: de start- en eindtijd moeten op dezelfde datum vallen, waarbij de eindtijd ná de starttijd ligt en uiterlijk 23:59 is. Werk dat voorbij middernacht doorgaat, moet worden opgesplitst in aparte bezoeken op opeenvolgende dagen. Als de gekozen starttijd te laat is om vóór middernacht te eindigen, leegt het formulier de tijden en biedt het een hele dag gepland bezoek aan. De knop Inplannen blijft uitgeschakeld totdat alle verplichte velden correct zijn ingevuld.

Plan Een Bezoek Vanuit Een Bezoekssjabloon

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de Planning zijbalk te openen.
2. Sleep een bezoekssjabloon uit de zijbalk naar de gewenste dag.
3. Vul in het formulier Nieuw Bezoek de Locatie, Datum, Start- en Eindtijd in.
4. Kies de Uitvoerders.
5. Pas indien nodig het aantal taken aan onder Taken per Activiteit of voeg extra werk toe via Taak toevoegen.
6. Klik op Inplannen.

De activiteitenlijsten van sjablonen zijn per bezoek vastgelegd; activiteiten kunnen niet verwijderd worden, maar het aantal taken kan op nul worden gezet (behalve bij activiteiten die via rotatieschema behoren). Het verlagen naar nul geldt alleen voor dit bezoek, niet voor het sjabloon zelf. Vooraf ingevulde uitvoerders zonder locatie-toegang worden verwijderd, waardoor de lijst tijdelijk leeg kan zijn. Sjablonen worden beheerd in Organisatie-instellingen.

Meerdere Terugkerende Bezoeken Plannen

1. Zet in het formulier voor nieuwe bezoeken bij een sjabloonbezoek Terugkerende bezoeken aanmaken aan.
2. Stel de Frequentie in (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks), Herhaal elke (1 tot 12) en het Aantal herhalingen (2 tot 100).
3. Bekijk de voorgestelde data en taaktotalen.
4. Klik op Inplannen.

Bij het inschakelen van terugkerende bezoeken zijn per activiteit aantallen en de sectie Taak toevoegen uitgeschakeld, omdat het systeem automatisch de taakhoeveelheden per datum berekent. Datum in het verleden worden genegeerd. De frequentie regelt alleen hoe vaak bezoeken worden gemaakt, los van de frequentie van elke activiteit in het controleschema.

Plannen Op Basis Van Planner-aanbevelingen

1. Zet in Planner Te plannen aan om aanbevelingskaarten voor voorgestelde datums te tonen.
2. Klik op een aanbevelingskaart om Nieuw Bezoek te openen met vooraf ingevulde datum, locatie, activiteiten, voorgestelde tijden en uitvoerders.
3. Pas waar nodig aan en klik op Inplannen.

Sommige aanbevelingen zijn eenmalig of terugkerend, wat wordt aangegeven met badge-iconen. Alleen goedgekeurde aanbevelingen voor objecten, systemen of gebieden genereren plankaarten; aanbevelingen voor constructies of locaties worden in het controleschema verwerkt en leiden niet tot aparte bezoeken.

Een Gepland Bezoek Toewijzen

1. Open Bezoeken en selecteer het bezoek dat u wilt herverdelen.
2. Kies Toewijzen in het detailpaneel van het bezoek.
3. Kies één of meerdere uitvoerders (minimaal één moet toegewezen blijven).
4. Bevestig de overdracht van het bezoek en de openstaande taken aan de nieuwe uitvoerders. Het bezoek verschijnt daarna in hun lijsten op web en mobiel.

Let op: functies voor toewijzen en herschikken zijn alleen beschikbaar voor Leidinggevenden en hoger; Technici hebben deze opties niet.

Eigen Activiteiten Toevoegen

Eigen activiteiten kunnen aan het controleschema van een locatie worden toegevoegd als aan een nalevingseis niet voldaan wordt door het systeemgegenereerde schema.

1. Open de locatiekaart en ga naar Controleschema.
2. Klik op Activiteit toevoegen.
3. Kies het Activiteitstype uit de organisatietypen.
4. Gebruik Selecteer locaties of objecten om de scope te bepalen (constructies, gebieden, systemen of objecten).
5. Stel de Frequentie in, wat automatisch de schatting voor taken in 12 maanden bijwerkt.
6. Klik op Opslaan.

De toegevoegde activiteit verschijnt in status Nog te doen en is klaar voor planning. Activiteiten buiten het controleschema genereren mogelijk geen taken of schattingen als de frequentie zeldzaam is of de scope niet overeenkomt met bestaande entiteiten.

Uitvoeren van Onderhoudstaken

Medewerkers in het veld voeren onderhoudstaken uit tijdens bezoeken via de mobiele app. Taken zijn gegroepeerd per gebied en worden gepresenteerd als formulieren die horen bij het activiteitstype. Taken kunnen worden afgerond, overgeslagen of als niet uit te voeren gemarkeerd.

Openen en Werken met Toegewezen Bezoeken

1. Open de mobiele app en ga naar het tabblad Bezoeken.
2. Bekijk Mijn Bezoeken per dag en selecteer het gewenste bezoek.
3. Taken zijn gegroepeerd per gebied; tik op een taak om het formulier te openen.

Alle bezoeken die online zichtbaar zijn, worden automatisch lokaal opgeslagen voor offline gebruik. Bezoeken die worden aangemaakt terwijl u offline bent, verschijnen pas na synchronisatie.

Uitvoeren van Taken

Elke taak opent op het tabblad Acties het formulier voor het specifieke activiteitstype, naast het tabblad Info met details zoals locatie, deadlines en opmerkingen.

1. Vul de verplichte velden in op het formulier.
2. Voeg bewijsfoto's toe indien gewenst.
3. Klik op Taak voltooien.

De inhoud van het formulier hangt af van het activiteitstype en de instellingen van het controleschema. Taken blijven openstaan, kunnen ongedaan worden gemaakt of opnieuw geopend totdat het bezoek wordt afgesloten.

Veelvoorkomende Taaktypen en Werkwijzen

Taaktype	Belangrijke Stappen	Opmerkingen
Temperatuur (Spoelen) Taak	Bluetooth-thermometer koppelen of handmatig meten, meten tot stopcondities optreden, bewijsfoto toevoegen, taak afronden.	Verbreken van de thermometerverbinding verwijdert huidige metingen; geen goedkeuringsstatus getoond, overtredingen leiden bij verzending tot meldingen.
Chemische Test Taak	Waarden invoeren per parameter of vooraf gedefinieerde keuzes selecteren, bewijsfoto toevoegen indien nodig, taak afronden.	Geen goedkeuringsstatus zichtbaar; bevestiging van overtreding vindt plaats bij verzending.
Spoelklok Taak	Start de afteltimer, timer loopt op de achtergrond en voorkomt voortijdige afronding, taak afronden na timer.	Vroegtijdig afronden wordt niet toegestaan en door de server geweigerd.
Monsters Verzamelen Taak	Vul alle verplichte velden in, voeg foto's toe, taak afronden.	Geen barcode-scanning; identificaties worden handmatig ingevoerd.
Sensor Plaatsen Taak	Sleep sensorplaatsingsactiviteit naar planningsdatum, controleer locatie en tijd, wijs technici toe, koppel optioneel aan constructie of object, bezoek inplannen.	De planning van plaatsing is los van het IoT-apparaatgedeelte; plaatsing mislukt als geen corresponderende activiteit in het controleschema bestaat.

Markeer Taken Als Niet Uitvoerbaar

1. Open de taak en kies Niet Uitvoerbaar.
2. Geef een reden op (minimaal drie tekens).
3. Voeg optioneel een bewijsfoto toe.
4. Voor taken gekoppeld aan objecten, vink optioneel Het object is niet aanwezig op deze locatie aan.
5. Klik op Verzenden.

Als een taak als niet uitvoerbaar wordt gemarkeerd, wordt deze geregistreerd als overgeslagen en kan het bezoek worden voortgezet.

Ad-Hoc Taken Toevoegen Tijdens Een Bezoek

1. Ga in de takenlijst van het bezoek naar Taken toevoegen om het formulier Nieuwe taak te openen.
2. Kies het activiteitstype.
3. Voeg één of meer objecten toe door te selecteren uit de hiërarchie of nieuwe objecten aan te maken.
4. Klik op Taken toevoegen om de taken te creëren.
5. Om direct aan een nieuwe taak te beginnen, zorg dat precies één object is gekoppeld en tik op Taak voltooien in de taakkaart.

Taken aan meerdere objecten kunnen niet meteen voltooid worden en vereisen planning. Het recht om objecten aan te maken en taken te creëren beïnvloedt de beschikbaarheid van het formulier.

Offline Werken

De mobiele app slaat bezoeken en taken lokaal op zodat offline gewerkt kan worden en registreert metingen, foto’s en statuswijzigingen totdat de verbinding hersteld is. Daarna worden de gegevens automatisch gesynchroniseerd.

1. Blijf offline werken zoals gewoonlijk.
2. Als de verbinding is hersteld, tik op het synchronisatie-icoon in de kopbalk om de status te controleren.
3. Laat de wachtrij met wijzigingen uploaden.

Sommige ingebedde webpagina’s zijn offline niet beschikbaar; houd hier rekening mee bij de planning.

Bezoek Afsluiten en Ondertekenen

1. Tik in de takenlijst van een bezoek op Bezoek afsluiten.
2. Bekijk de TAKENOVERZICHT met aantallen voltooide, niet voltooide en niet-uitvoerbare taken.
3. Voeg desgewenst een opmerking over het bezoek toe.
4. Teken een handtekening of vink het bevestigingsvakje aan op het tabblad Ondertekenen (één van beide is voldoende).
5. Tik op Bezoek afsluiten.
6. Indien nog taken openstaan, bevestig dat u deze overslaat.

Bij het ondertekenen worden openstaande taken automatisch als overgeslagen geregistreerd. Handtekening en bevestigingsvakje sluiten elkaar uit.

Tegenondertekeningen Verzamelen (Indien Ingeschakeld)

1. Als tegenondertekeningen verplicht zijn binnen uw organisatie, open dan het tabblad Vertegenwoordiger op het scherm Bezoek afsluiten.
2. Voer de naam en functie van de vertegenwoordiger in en laat deze tekenen op het tekenvak.
3. Voltooi de ondertekening zoals gewoonlijk op het tabblad Ondertekenen.

Als naam of functie van de vertegenwoordiger leeg blijft, wordt de handtekening zonder waarschuwing verwijderd. Is tegenondertekening optioneel, dan wordt een ontbrekende handtekening gemarkeerd voor nader onderzoek.