Aperçu de la maintenance

Cet article explique comment les Managers planifient les visites de maintenance et comment les Ingénieurs effectuent, terminent et valident les travaux associés.

Configurer et planifier les visites de maintenance

Rôle requis : Manager

Utilisez un modèle de visite lorsque plusieurs activités sont réalisées simultanément. Utilisez une activité libre lorsqu'une activité doit être planifiée indépendamment.

Planifier une visite à partir d’un modèle

1. Ouvrez Scheduler et sélectionnez Plan visit.
2. Glissez un modèle depuis la barre latérale Planning sur le jour souhaité.
3. Dans New Visit, définissez Location, Date, From et Until.
4. Sélectionnez au moins une personne sous Assignees.
5. Ajustez les totaux des tâches sous Jobs by Activity.
6. Laissez activée l’option Requires review after completion si la visite doit être vérifiée après validation par l’ingénieur.
7. Sélectionnez Schedule.

La liste des activités d’un modèle est fixe pour cette visite. Vous pouvez réduire à zéro le nombre de travaux pour une activité, mais vous ne pouvez pas retirer son type d’activité. Le travail à zéro reste dû pour une visite ultérieure.

Planifier une activité seule

1. Ouvrez Scheduler et sélectionnez Plan visit.
2. Développez Free Activities.
3. Glissez l’activité voulue sur le jour désiré.
4. Dans New Visit, indiquez Location, Date, From et Until.
5. Sélectionnez au moins une personne sous Assignees.
6. Désactivez Needs review si la visite terminée ne nécessite pas de vérification.
7. Sélectionnez Schedule.

Seuls les membres actifs de l’organisation ayant accès au lieu sélectionné peuvent être désignés. L’action de planification reste indisponible tant que le lieu, la date et au moins un assigné ne sont pas définis, et que les deux champs horaire sont corrects : soit tous deux renseignés, soit tous deux vides. L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début et ne peut dépasser 23:59. Un travail se poursuivant après minuit doit être planifié comme une seconde visite le jour suivant.

Planifier un travail proposé par le planificateur

1. Ouvrez Scheduler et activez To plan.
2. Sélectionnez une carte de recommandation à la date proposée.
3. Vérifiez le formulaire New Visit prérempli et ajustez la date, les horaires, les activités ou les assignés selon besoin.
4. Sélectionnez Schedule.

Les recommandations techniques approuvées pour un actif, système ou zone ajoutent des activités au Schéma de Contrôle. Une recommandation à fréquence unique affiche un badge One-time. La planification reste nécessaire après approbation. Les recommandations ciblant une Structure ou le Lieu n’ajoutent pas de travail au planificateur.

Créer des visites récurrentes

1. Ouvrez une visite basée sur un modèle dans New Visit.
2. Activez Create recurring visits.
3. Choisissez une Frequency : Daily, Weekly, Monthly ou Yearly.
4. Définissez Repeat every de 1 à 12.
5. Indiquez Number of occurrences entre 2 et 100.
6. Vérifiez les dates et totaux projetés, puis sélectionnez Schedule.

Les visites récurrentes ne prennent pas en charge les quantités personnalisées ni les travaux ponctuels. Chaque date utilise la fréquence définie par le Schéma de Contrôle de l’activité pour déterminer le total des travaux. Les dates passées sont supprimées de la série.

Effectuer les travaux de maintenance

Rôle requis : Ingénieur ou supérieur pour soumettre les tâches. Les utilisateurs assignés peuvent ouvrir leurs visites et listes de tâches.

1. Ouvrez l’application et sélectionnez l’onglet Visits.
2. Ouvrez My Visits et sélectionnez la date requise.
3. Sélectionnez la visite. Ses tâches sont regroupées par zone, avec une carte pour chaque actif, pièce, étage, système ou bâtiment.
4. Sélectionnez une carte et ouvrez la tâche nécessaire. L’onglet Actions contient le formulaire de la tâche ; l’onglet Info indique le lieu et la date limite.
5. Remplissez les champs et photos demandés par le type d’activité.
6. Sélectionnez Complete Job ou Done pour les formulaires de tâche qui utilisent ce bouton.

Le formulaire dépend du type d’activité de la tâche. Une tâche terminée peut être rouverte tant que la visite est ouverte en sélectionnant Undo ou Reopen Job.

Enregistrer des relevés de température

1. Ouvrez la tâche de température et sélectionnez l’onglet Actions.
2. Sélectionnez Connect pour jumeler un thermomètre Bluetooth, ou Enter manually si la saisie manuelle est disponible.
3. Une fois connecté, sélectionnez Start Temperature Measurement.
4. Patientez jusqu’à l’arrêt de la mesure, puis sélectionnez Done.
5. Réitérez la mesure pour chaque paramètre, ajoutez une photo comme preuve si demandée, puis sélectionnez Complete Job.

Si le thermomètre se déconnecte durant la mesure, les relevés sont perdus et doivent être repris. Une mesure non conforme ne bloque pas la clôture. Lors de la soumission en ligne, elle peut générer un dossier pour vérification.

Exécuter une tâche de minuterie de rinçage

1. Ouvrez la tâche de minuterie de rinçage et vérifiez la Prescribed flush duration.
2. Ouvrez la sortie d’eau et appuyez sur le bouton de démarrage du minuteur.
3. Attendez que le minuteur affiche Flush complete.
4. Fermez la sortie d’eau et sélectionnez Complete Job.

Le minuteur continue même si vous quittez la tâche. Complete Job reste indisponible tant que le minuteur n’est pas terminé.

Signaler une tâche comme impossible à réaliser

1. Ouvrez la tâche et sélectionnez Can't complete. Pour les tâches disposant d’un écran dédié, choisissez Unable to Complete.
2. Indiquez au moins trois caractères dans Reason.
3. Ajoutez éventuellement une Evidence photo.
4. Pour une tâche liée à un actif, cochez The asset is not present at this location uniquement si l’actif a effectivement disparu.
5. Sélectionnez Submit.

La tâche est enregistrée comme sautée et la tâche ouverte suivante s’affiche. Si un actif est signalé comme absent, un Inspecteur ou supérieur peut supprimer l’actif et ses activités associées au Schéma de Contrôle. La demande d’un Ingénieur est en attente d’approbation.

Clôturer et valider la visite

1. Après avoir terminé ou sauté les tâches, sélectionnez Close Visit.
2. Vérifiez le BILAN DES TÂCHES, incluant Travaux terminés, Impossible à réaliser et Non réalisés.
3. Sur l’onglet Sign Off, signez dans Sign here ou cochez la case de confirmation.
4. Ajoutez éventuellement un commentaire dans Add a comment about this visit....
5. Si l’onglet Representative est disponible, saisissez le Name et le Role du représentant puis recueillez sa signature.
6. Sélectionnez Close Visit puis confirmez Sign off si demandé.

La signature et la case de confirmation sont exclusives. Toute tâche restante ouverte à la validation est automatiquement sautée et enregistrée pour le back office. Si aucune tâche n’a été réalisée, la visite est enregistrée comme sautée plutôt que terminée.

Travailler hors ligne et synchroniser les modifications

1. Poursuivez l’utilisation de la liste de visites, des formulaires de tâches, du jumelage du thermomètre, du minuteur et de la capture photos en cas de perte de connexion.
2. Lorsque la connexion revient, sélectionnez l’indicateur de synchronisation pour ouvrir Your changes.
3. Vérifiez les éléments en attente sous Jobs et Other changes.
4. Sélectionnez Upload now ou laissez l’application uploader automatiquement.
5. Une fois la file vide, sélectionnez Get latest data.

La page des tâches par lieu n’est pas disponible hors ligne. Une visite créée ailleurs durant la coupure n’atteint pas l’appareil. Les éléments échoués peuvent être renvoyés via Retry ou Retry failed ; supprimer un élément échoué annule définitivement cette modification.