Start een bezoek vanuit het tabblad Locatieopdrachten

Dit artikel legt uit hoe u bezoeken kunt starten en inplannen vanuit het tabblad Locatieopdrachten en gebruikers aan deze bezoeken kunt toewijzen. Dit is bedoeld voor managers die het werk op locatie plannen en organiseren.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Bezoek starten vanuit het tabblad Locatieopdrachten

U kunt een bezoek direct aanmaken vanuit het tabblad Locaties en gebruikers toewijzen, door gebruik te maken van sjablonen of door losse activiteiten in te plannen.

Bezoek inplannen met een bezoek-sjabloon

Deze methode groepeert de activiteiten die een sjabloon definieert en is geschikt wanneer verschillende activiteitstypen dezelfde planning hebben en gezamenlijk worden uitgevoerd.

1. Open Planner.
2. Klik op Bezoek plannen om de zijbalk Planning te openen.
3. Sleep een sjabloon vanuit de zijbalk Planning naar de gewenste dag in de kalender.
4. Vul in het formulier Nieuw bezoek de Locatie, Datum en de Start- en Eindtijd in.
5. Kies onder Toegewezen aan de gebruikers die u aan het bezoek wilt toewijzen.
6. Pas eventueel het aantal werkzaamheden per activiteit aan onder Werkzaamheden per activiteit.
7. Voeg indien nodig extra werkzaamheden toe met Werk toevoegen.
8. Klik op Inplannen om het bezoek aan te maken.

Opmerking: De lijst met activiteiten in een sjabloon is vast voor elk bezoek. U kunt het aantal werkzaamheden per activiteit voor deze keer op nul zetten, maar u kunt activiteiten niet volledig verwijderen. Het sjabloon zelf blijft ongewijzigd, zodat toekomstige bezoeken altijd met de originele aantallen starten.

Belangrijk: Vooraf ingevulde toegewezen gebruikers die geen toegang hebben tot de gekozen locatie worden automatisch verwijderd uit de lijst. Is er geen enkele gebruiker beschikbaar, dan blijft de knop Inplannen uitgeschakeld.

Plan een losse activiteit als afzonderlijk bezoek

Als een specifieke taak los van een sjabloon moet worden ingepland, gebruik dan deze methode.

1. Open Planner en klik op Bezoek plannen om de zijbalk Planning te openen.
2. Sleep een activiteit uit Vrije activiteiten naar de gewenste dag, of klik op een aanbevelingskaart onder Te plannen om het formulier vooraf ingevuld te openen.
3. Vul in Nieuw bezoek de Locatie, Datum, en Start- en Eindtijd in.
4. Schakel Goedkeuring vereist in als voor het bezoek een goedkeuring nodig is.
5. Kies één of meerdere gebruikers met toegang tot de locatie onder Toegewezen aan.
6. Klik op Inplannen.

Belangrijk: Zowel de start- als eindtijd moeten worden ingevuld of allebei leeg blijven. De eindtijd moet na de starttijd liggen en uiterlijk 23:59 zijn op dezelfde dag. Werk dat na middernacht doorgaat, moet als een nieuw bezoek op de volgende dag worden ingepland. Als de starttijd te laat is om nog voor middernacht te eindigen, worden beide tijden leeggemaakt en wordt het bezoek als een dagvullend bezoek aangeboden.

Alleen leden van de organisatie met toegang tot de locatie kunnen worden toegewezen. Technisch medewerker-accounts zien alleen zichzelf en er is geen competentiefilter.

Bezoek aanmaken vanuit een planner-aanbeveling

Met deze methode gebruikt u de door de planner voorgestelde werkzaamheden en data. Dit versnelt het plannen doordat u voorstellen accepteert in plaats van handmatig data te kiezen.

1. Schakel in Planner de optie Te plannen in om aanbevelingskaarten te tonen op de voorgestelde data.
2. Klik op een aanbevelingskaart.
3. Het formulier Nieuw bezoek opent met vooraf ingevulde datum, locatie, activiteitstypen, voorgestelde tijden en een toegewezen gebruiker.
4. Pas details aan waar nodig.
5. Klik op Inplannen om het bezoek aan te maken.

Opmerking: De planner voorkomt dat sjablonen of activiteiten van de ene locatie van een opdrachtgever naar een locatie van een andere opdrachtgever worden verplaatst.

Opmerking: Een aanbevelingskaart verschijnt alleen als binnen het frequentieraam van de activiteit nog geen werkzaamheden gepland staan. Wanneer u vanuit de kaart plant, wordt deze verwijderd uit de wachtrij van de planner.

Gebruikers toewijzen aan een bezoek

Het toewijzen van gebruikers vindt plaats tijdens het plannen van het bezoek of later indien herindelingen nodig zijn.

Toewijzen tijdens het plannen

1. Gebruik in het formulier Nieuw bezoek de keuzeoptie Toegewezen aan om gebruikers met toegang tot de locatie te selecteren.
2. Als het sjabloon vooraf toegewezen gebruikers bevat zonder toegang tot de locatie, worden zij automatisch verwijderd.
3. Er moet minimaal één toegewezen gebruiker zijn om de knop Inplannen te activeren.

Gebruikers herindelen na het plannen

Als de oorspronkelijk toegewezen gebruikers het bezoek niet kunnen uitvoeren, kunt u het bezoek aan andere gebruikers toewijzen.

1. Open het tabblad Bezoeken en selecteer het bezoek dat u wilt herindelen.
2. Kies in het detailscherm van het bezoek voor Hertoewijzen.
3. Pas in het dialoogvenster Bezoek hertoewijzen de Toegewezen aan aan door gebruikers te verwijderen die u wilt vervangen en nieuwe toe te voegen. Er moet minimaal één gebruiker blijven toegewezen.
4. Bevestig met Hertoewijzen.

Opmerking: Alleen bezoeken met de status Gepland of Bezig kunnen worden heringedeeld. Openstaande werkzaamheden gaan mee met het bezoek; afgeronde of lopende werkzaamheden behouden de oorspronkelijke toegewezen gebruiker. Gebruikers moeten toegang hebben tot de locatie van het bezoek.