Start een bezoek vanuit het tabblad jobs van de locatie

Gebruik deze gids om een bezoek voor een locatie in te plannen en de personen toe te wijzen die de jobs zullen uitvoeren. De planningsworkflow is beschikbaar voor Managers en hoger.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Voor je begint

• Alleen actieve leden van de organisatie die toegang hebben tot de locatie kunnen onder Verantwoordelijken worden geselecteerd.
• Is er een vooraf ingevulde toegewezene die geen toegang heeft tot de locatie, dan wordt deze verwijderd en kan Verantwoordelijken leeg zijn.

Open de locatie

1. Open de locatie om toegang te krijgen tot de verschillende instellings-tabbladen.
2. Gebruik het tabblad Jobs om de jobs van de locatie te bekijken, of gebruik het tabblad Bezoeken voor een overzicht van de bezoeken.

Plan een bezoek

Maak het bezoek aan aan de hand van de planner, met behulp van een bezoeksjabloon of een enkele activiteit.

Planning vanuit een bezoeksjabloon

1. Open Planner.
2. Selecteer Eerste bezoek plannen.
3. Sleep een sjabloon vanuit de zijbalk Planning naar de gewenste dag.
4. Stel in Nieuw bezoek de Locatie, Datum, Begintijd en Eindtijd in.
5. Kies de personen bij Verantwoordelijken.
6. Pas indien nodig het aantal jobs per activiteit aan onder Jobs per activiteit.
7. Kies Inplannen.

Plan één activiteit

1. Open Planner.
2. Selecteer Eerste bezoek plannen.
3. Vouw Vrije activiteiten uit in de zijbalk Planning.
4. Sleep de gewenste activiteit naar de dag waarop je deze wilt plannen.
5. Stel in Nieuw bezoek de Locatie, Datum, Begintijd en Eindtijd in.
6. Kies de personen bij Verantwoordelijken.
7. Zet Vereist beoordeling uit als het afgeronde bezoek geen controle nodig heeft.
8. Selecteer Inplannen.

Gebruikers toewijzen aan het bezoek

1. Open in Nieuw bezoek het veld Verantwoordelijken.
2. Selecteer één of meerdere actieve organisatieleden met toegang tot de locatie.
3. Vul de overige verplichte bezoekgegevens in en kies Inplannen.

Inplannen blijft uitgeschakeld zolang een locatie, datum en minstens één toegewezene ontbreken. Voer je een begintijd in, dan moet je ook een eindtijd invullen. De eindtijd moet na de begintijd liggen en uiterlijk 23:59 zijn op de bezoekdatum.

Een gebruiker toegang geven tot de locatie

Als de benodigde persoon niet beschikbaar is onder Verantwoordelijken, pas dan eerst hun locatie-toegang aan voordat je het bezoek plant.

1. Open de locatie en selecteer het tabblad Gebruikers.
2. Selecteer de rij van de persoon of kies Gebruiker aan locatie toevoegen.
3. Kies bij Locatietoegang voor Locatie toevoegen.
4. Sla de wijziging op.

Voor een interne gebruiker betekent een lege locatielijst dat deze gebruiker toegang heeft tot alle locaties. Voor een externe gebruiker betekent een lege lijst dat de gebruiker geen toegang heeft tot locaties.

Belangrijke planningsbeperkingen

• Een bezoeksjabloon behoudt zijn activiteitenlijst voor die gelegenheid. Je kan een activiteit verminderen tot nul jobs, maar de activiteit zelf niet verwijderen uit het sjabloongebeuren.
• Een sjabloon slaat activiteiten op, geen aantal jobs. Het aantal jobs wordt bij elke bezoekdatum opnieuw berekend.
• Begintijd en eindtijd moeten beide op de bezoekdatum vallen. Werk dat doorgaat na middernacht, moet als een tweede bezoek op de volgende dag worden gepland.
• Alleen Managers, Beheerders en Eigenaren kunnen bezoeken plannen. Een Inspecteur ziet Bezoek aanmaken, maar plannen wordt geweigerd bij het indienen van het formulier.