Iniciar una visita desde la pestaña de tareas de la instalación

Este artículo explica cómo iniciar y programar visitas desde la pestaña Tareas de la instalación y asignar usuarios a dichas visitas. Está dirigido a gestores que planifican y organizan el trabajo in situ.

Nota

Rol requerido: Gestor

Iniciar una visita desde la pestaña de Tareas de la instalación

Puedes crear una visita directamente desde la pestaña Instalaciones y asignar usuarios, ya sea utilizando plantillas o programando actividades individuales.

Programar una visita usando una plantilla de visita

Este método agrupa actividades definidas por una plantilla y es adecuado cuando varios tipos de actividad comparten una periodicidad y se ejecutan conjuntamente.

1. Abre Planificador.
2. Haz clic en Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
3. Arrastra una plantilla desde la barra lateral de Planificación hasta el día deseado del calendario.
4. En el formulario Nueva visita, establece la Instalación, la Fecha, y las horas de Inicio y Fin.
5. Selecciona los Asignados para asignar usuarios a la visita.
6. Si es necesario, ajusta el número de tareas por actividad bajo Tareas por actividad.
7. Opcionalmente, añade trabajo fuera de esquema usando Añadir tarea.
8. Pulsa Programar para crear la visita.

Nota: La lista de actividades en una plantilla es fija para cada ocurrencia de visita. Puedes colocar en cero las tareas para un tipo de actividad solo en esta ocasión, pero no eliminarla completamente. La plantilla permanece inalterada, por lo que las futuras visitas que se creen a partir de ella retomarán las cantidades originales.

Importante: Los asignados predefinidos que no tengan acceso a la instalación seleccionada se eliminan automáticamente. Si no se puede seleccionar ningún asignado, el botón Programar permanece deshabilitado.

Programar una actividad individual como visita propia

Si un trabajo específico debe programarse de forma independiente y no dentro de una plantilla, utiliza este método.

1. Abre Planificador y pulsa Planificar visita para abrir la barra lateral de Planificación.
2. Arrastra una actividad desde Actividades libres al día deseado o haz clic en una tarjeta de recomendación Por planificar para abrir el formulario con los datos precargados.
3. En Nueva visita, establece la Instalación, la Fecha, y las horas de Inicio y Fin.
4. Si la visita requiere traslado para aprobación, activa Necesita revisión.
5. Selecciona uno o varios Asignados con acceso a la instalación.
6. Pulsa Programar.

Importante: Deben establecerse ambas horas, de inicio y fin, o ninguna de las dos. La hora de fin debe ser posterior a la de inicio y no superar las 23:59 del mismo día. Los trabajos que se extiendan más allá de medianoche deben programarse como una visita separada al día siguiente. Si la hora de inicio es demasiado tardía para ajustarse a una hora de fin antes de la medianoche, el formulario borrará ambas horas y ofrecerá la visita como jornada completa.

Solo los miembros de la organización con acceso a la instalación pueden ser asignados. Las cuentas con nivel de técnico solo pueden verse a sí mismas y no hay filtro por competencias.

Crear una visita desde una recomendación del Planificador

Este método usa el trabajo y las fechas sugeridas por el planificador, facilitando la programación al aceptar propuestas en lugar de seleccionar fechas manualmente.

1. En Planificador, activa Por planificar para mostrar tarjetas de recomendación en las fechas propuestas.
2. Haz clic en una tarjeta de recomendación.
3. Se abrirá el formulario Nueva visita con fecha, instalación, tipos de actividad, horas sugeridas y un asignado precargados.
4. Ajusta los datos si es necesario.
5. Pulsa Programar para crear la visita.

Nota: El planificador impide trasladar plantillas o actividades de un cliente a la instalación de otro cliente.

Nota: Una tarjeta recomendación solo aparece cuando la ventana de frecuencia de la actividad no contiene tareas programadas. La programación desde la tarjeta la elimina de la cola del planificador.

Asignar usuarios a una visita

La asignación de usuarios a una visita se realiza durante la programación o posteriormente si se requieren reasignaciones.

Asignar durante la programación

1. En el formulario Nueva visita, utiliza el selector de Asignados para elegir usuarios con acceso a la instalación.
2. Si la plantilla incluye asignados sin acceso a la instalación, se eliminan automáticamente.
3. Debe seleccionarse al menos un asignado para habilitar el botón Programar.

Reasignar usuarios tras la programación

Cuando los usuarios originalmente asignados no puedan realizar la visita, puedes moverla a otros usuarios.

1. Abre Visitas y selecciona la visita a reasignar.
2. En el panel de detalles de la visita, elige Reasignar.
3. En el diálogo Reasignar visita, ajusta los Asignados: elimina los que deban ser sustituidos y añade los nuevos. Debe quedar al menos un asignado.
4. Confirma pulsando Reasignar.

Nota: Solo las visitas con estado Programado o En progreso pueden reasignarse. Las tareas pendientes se trasladan con la visita; las completadas o en curso conservan su asignado original. Los usuarios deben tener acceso a la instalación de la visita.