Iniciar una visita desde la pestaña de trabajos de la ubicación

Usa esta guía para programar una visita en una instalación y asignar a las personas que realizarán sus trabajos. El flujo de programación está disponible para Managers y superiores.

Nota

Rol requerido: Manager

Antes de empezar

• Sólo se pueden seleccionar como Asignados los miembros activos de la organización que tengan acceso a la instalación.
• Si un asignado predefinido no tiene acceso a la instalación, se elimina y Asignados puede quedar vacío.

Abrir la instalación

1. Abre la instalación para acceder a sus pestañas de configuración.
2. Usa la pestaña Trabajos para ver los trabajos de la instalación, o la pestaña Visitas para ver sus visitas.

Programar una visita

Crea la visita desde el planificador usando una plantilla de visita o una actividad individual.

Programar desde una plantilla de visita

1. Abre Planificador.
2. Selecciona Planificar visita.
3. Arrastra una plantilla desde la barra lateral Planificación al día deseado.
4. En Nueva visita, establece la Instalación, la Fecha, la Hora de inicio y la Hora de fin.
5. Selecciona a las personas en Asignados.
6. Si es necesario, ajusta el número de trabajos por cada actividad en Trabajos por actividad.
7. Selecciona Programar.

Programar una actividad

1. Abre Planificador.
2. Selecciona Planificar visita.
3. Expande Actividades libres en la barra lateral Planificación.
4. Arrastra la actividad requerida al día en el que deseas programarla.
5. En Nueva visita, establece la Instalación, la Fecha, la Hora de inicio y la Hora de fin.
6. Elige a las personas en Asignados.
7. Desactiva Necesita revisión si la visita completada no requiere comprobación.
8. Selecciona Programar.

Asignar usuarios a la visita

1. En Nueva visita, abre Asignados.
2. Selecciona uno o varios miembros activos de la organización que tengan acceso a la instalación.
3. Completa los demás datos requeridos de la visita y selecciona Programar.

Programar permanece deshabilitado hasta que se establezcan la instalación, la fecha y al menos un asignado. Si introduces una hora de inicio, también debes introducir una hora de fin. La hora de fin debe ser posterior a la hora de inicio y no puede superar las 23:59 del día de la visita.

Conceder acceso a un usuario a la instalación

Si la persona que necesitas no aparece en Asignados, actualiza sus permisos de acceso antes de programar la visita.

1. Abre la instalación y selecciona la pestaña Usuarios.
2. Selecciona la fila de la persona, o elige Añadir usuario a la instalación.
3. En Permisos de la instalación, selecciona Añadir instalación.
4. Guarda el cambio.

Para un usuario interno, una lista vacía de instalaciones significa que tiene acceso a todas. Para un usuario externo, una lista vacía indica que no tiene acceso a ninguna.

Límites importantes en la programación

• Una plantilla de visita mantiene su lista de actividades en cada ocurrencia. Puedes reducir una actividad a cero trabajos, pero no eliminarla de la plantilla para esa ocasión.
• Una plantilla almacena actividades, no el número de trabajos. El número de trabajos se recalcula para cada fecha de visita.
• Las horas de inicio y fin deben estar en la fecha de la visita. Los trabajos que continúan después de la medianoche deben programarse como una segunda visita el día siguiente.
• Sólo Managers, Administradores y Propietarios pueden programar visitas. Un Inspector puede ver Crear visita, pero al enviar el formulario la programación será rechazada.