Démarrer une visite depuis l’onglet Jobs de la zone

Utilisez ce guide pour planifier une visite pour une zone et assigner les personnes qui réaliseront ses jobs. Le flux de planification est accessible aux Managers et plus.

Remarque

Rôle requis : Manager

Avant de commencer

• Seuls les membres actifs de l'organisation ayant accès à la zone peuvent être sélectionnés sous Assignés.
• Si un assigné prérempli n’a pas accès à la zone, il est retiré et la liste des Assignés peut être vide.

Ouvrir la zone

1. Ouvrez la zone pour accéder à ses onglets de paramètres.
2. Utilisez l’onglet Jobs pour voir les jobs de la zone, ou l’onglet Visites pour consulter ses visites.

Planifier une visite

Créez la visite depuis le planificateur en utilisant soit un modèle de visite, soit une activité unique.

Planifier depuis un modèle de visite

1. Ouvrez Planning.
2. Sélectionnez Planifier visite.
3. Faites glisser un modèle depuis la barre latérale Planning sur le jour souhaité.
4. Dans Nouvelle visite, renseignez la Zone, la Date, l’Heure de début et l’Heure de fin.
5. Sélectionnez les personnes sous Assignés.
6. Si besoin, ajustez le nombre de jobs par activité sous Jobs par activité.
7. Sélectionnez Planifier.

Planifier une activité unique

1. Ouvrez Planning.
2. Sélectionnez Planifier visite.
3. Développez Activités libres dans la barre latérale Planning.
4. Faites glisser l’activité souhaitée sur le jour de planification.
5. Dans Nouvelle visite, renseignez la Zone, la Date, l’Heure de début et l’Heure de fin.
6. Choisissez les personnes sous Assignés.
7. Désactivez Besoin de vérification si la visite terminée n’a pas besoin d’être contrôlée.
8. Sélectionnez Planifier.

Assigner des utilisateurs à la visite

1. Dans Nouvelle visite, ouvrez Assignés.
2. Sélectionnez un ou plusieurs membres actifs de l'organisation ayant accès à la zone.
3. Complétez les autres informations obligatoires de la visite puis sélectionnez Planifier.

Planifier reste désactivé tant qu’une zone, une date et au moins un assigné ne sont pas définis. Si vous saisissez une heure de début, vous devez aussi saisir une heure de fin. L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début et au plus tard 23h59 le jour de la visite.

Donner accès à un utilisateur à la zone

Si la personne souhaitée n’apparaît pas sous Assignés, modifiez son accès à la zone avant de planifier la visite.

1. Ouvrez la zone et sélectionnez l’onglet Utilisateurs.
2. Sélectionnez la ligne de la personne, ou cliquez sur Ajouter un utilisateur à la zone.
3. Dans Autorisations de la zone, choisissez Ajouter une zone.
4. Enregistrez la modification.

Pour un utilisateur interne, une liste de zones vide signifie qu’il a accès à toutes les zones. Pour un utilisateur externe, une liste vide signifie qu’il n’a accès à aucune zone.

Limites importantes de la planification

• Un modèle de visite conserve sa liste d'activités pour cette occurrence. Vous pouvez réduire une activité à zéro job, mais vous ne pouvez pas retirer l'activité de l’occurrence du modèle.
• Un modèle stocke des activités, pas des quantités de jobs. Ces quantités sont recalculées pour chaque date de visite.
• Les heures de début et de fin doivent être sur la même date que la visite. Les travaux dépassant minuit doivent être planifiés sous forme de visite supplémentaire le jour suivant.
• Seuls les Managers, Administrateurs et Propriétaires peuvent planifier des visites. Les Inspecteurs peuvent voir Créer Visite, mais leur planification sera refusée lors de la soumission du formulaire.