Démarrer une visite depuis l’onglet Travaux du lieu

Cet article explique comment démarrer et planifier des visites depuis l’onglet Travaux du lieu et assigner des utilisateurs à ces visites. Il s’adresse aux gestionnaires qui organisent et planifient le travail sur site.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Démarrer une visite depuis l’onglet Travaux du lieu

Vous pouvez créer une visite directement depuis l’onglet Lieux et y assigner des utilisateurs, soit en utilisant des modèles, soit en programmant des activités individuelles.

Planifier une visite à l’aide d’un modèle de visite

Cette méthode regroupe les activités définies par un modèle et convient lorsque plusieurs types d’activités suivent une même fréquence et s’effectuent ensemble.

1. Ouvrez Planificateur.
2. Cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
3. Faites glisser un modèle depuis la barre latérale Planification sur le jour souhaité dans le calendrier.
4. Dans le formulaire Nouvelle visite, renseignez le Lieu, la Date ainsi que les heures de Début et de Fin.
5. Sélectionnez les Assignés pour affecter des utilisateurs à la visite.
6. Si besoin, ajustez le nombre de tâches par activité sous Tâches par activité.
7. Vous pouvez également ajouter des travaux hors modèle en utilisant Ajouter une tâche.
8. Appuyez sur Planifier pour créer la visite.

Note : La liste des activités dans un modèle est fixe pour chaque occurrence. Vous pouvez réduire certaines activités à zéro tâche uniquement pour cette occurrence, mais vous ne pouvez pas les supprimer entièrement. Le modèle reste inchangé, ainsi les futures visites créées à partir de ce modèle reprendront les quantités initiales.

Important : Les assignés préremplis qui n’ont pas accès au lieu sélectionné sont automatiquement retirés de la liste. Si aucun assigné ne peut être sélectionné, le bouton Planifier reste désactivé.

Planifier une activité indépendante en tant que visite unique

Pour planifier un travail spécifique indépendamment, sans utiliser de modèle, utilisez cette méthode.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir la barre latérale Planification.
2. Faites glisser une activité depuis Activités libres vers le jour voulu, ou cliquez sur une carte de recommandations À planifier pour ouvrir un formulaire prérempli.
3. Dans Nouvelle visite, définissez le Lieu, la Date ainsi que les heures de Début et de Fin.
4. Si la visite nécessite une validation, activez l’option Nécessite une révision.
5. Choisissez un ou plusieurs Assignés disposant d’un accès au lieu.
6. Appuyez sur Planifier.

Important : Les heures de début et de fin doivent être toutes deux renseignées ou toutes deux laissées vides. L’heure de fin doit être postérieure à l’heure de début et ne doit pas dépasser 23h59 le même jour. Les travaux dépassant minuit doivent être planifiés comme une visite distincte le jour suivant. Si l’heure de début est trop tardive pour permettre une heure de fin avant minuit, le formulaire videra les deux horaires et proposera une visite sur toute la journée.

Seuls les membres de l’organisation ayant accès au lieu peuvent être assignés. Les comptes de niveau technicien voient uniquement leur propre profil et aucun filtre de compétence n’est appliqué.

Créer une visite à partir d’une recommandation du planificateur

Cette méthode exploite les suggestions de travail et de dates du planificateur, pour accélérer la planification en acceptant des propositions au lieu de sélectionner les dates manuellement.

1. Dans Planificateur, activez À planifier pour afficher les cartes de recommandations aux dates proposées par le planificateur.
2. Cliquez sur une carte de recommandation.
3. Le formulaire Nouvelle visite s’ouvre prérempli avec la date, le lieu, les types d’activités, les horaires proposés et un assigné.
4. Modifiez les informations si nécessaire.
5. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Note : Le planificateur empêche le transfert de modèles ou d’activités d’un client à un lieu appartenant à un autre client.

Note : Une carte de recommandation apparaît uniquement lorsque la fréquence d’une activité ne comprend pas de tâche planifiée. Programmer à partir de la carte la retire de la file d’attente du planificateur.

Assigner des utilisateurs à une visite

L’assignation des utilisateurs peut se faire lors de la planification ou ultérieurement en cas de changement nécessaire.

Assigner lors de la planification

1. Dans le formulaire Nouvelle visite, utilisez le sélecteur Assignés pour choisir des utilisateurs ayant accès au lieu.
2. Si le modèle spécifie des assignés sans accès au lieu, ceux-ci sont automatiquement retirés.
3. Au moins un assigné doit être sélectionné pour activer le bouton Planifier.

Modifier les assignations après planification

Si les utilisateurs initialement assignés ne peuvent pas réaliser la visite, vous pouvez la réaffecter à d’autres utilisateurs.

1. Ouvrez Visites et sélectionnez la visite à réaffecter.
2. Choisissez Réaffecter dans le panneau des détails de la visite.
3. Dans la fenêtre Réaffecter la visite, modifiez les Assignés : retirez ceux que vous souhaitez remplacer et ajoutez les nouveaux. Au moins un assigné doit rester.
4. Confirmez en cliquant sur Réaffecter.

Note : Seules les visites planifiées ou en cours peuvent être réaffectées. Les tâches en attente suivent la visite ; les tâches terminées ou en cours conservent leur assigné initial. Les utilisateurs doivent impérativement avoir accès au lieu de la visite.