Dit artikel beschrijft hoe u meldingen maakt, toewijst, volgt, bijwerkt en oplost in BriqSafe. Het is bedoeld voor gebruikers die meldingen bij een locatie beoordelen en teamleden die verantwoordelijk zijn voor de opvolging.
OpmerkingVoor Meldingen is de functie Geassisteerde Escalaties vereist. Als het abonnement van uw organisatie deze niet bevat, ziet u in het tabblad Meldingen een melding om te upgraden in plaats van een lijst met meldingen.
Meldingenlijst openen
- Open Locaties en selecteer een locatie.
- Selecteer Meldingen.
- Gebruik de filters Status en Prioriteit om de lijst te beperken.
- Selecteer een regel om de meldingsdetails te openen.
De lijst toont het Nummer, de Titel, Status, Prioriteit, Verantwoordelijke, Aangemaakt en Bijgewerkt. De laatste drie kolommen kunt u verbergen via het kolommenmenu. Meldingen zijn per locatie beschikbaar; er is geen meldingenwachtrij voor meerdere locaties.
Rechten voor meldingen
| Rol | Acties op meldingen |
|---|---|
| Lezer | Kan meldingen openen en lezen, maar niet aanmaken, bewerken of verwerken. |
| Monteur | Kan meldingen maken en bewerken, opvolgactiviteiten toevoegen, bestanden bijvoegen, assets en systemen koppelen, en meldingen verwijderen. |
| Manager, Beheerder of Eigenaar | Kan meldingen toewijzen en opnieuw toewijzen, sluiten en heropenen, en gerelateerde meldingen koppelen of ontkoppelen. |
Deze rechten gelden bovenop het abonnement Geassisteerde Escalaties. Sommige knoppen kunnen zichtbaar zijn voor gebruikers die de actie niet mogen uitvoeren; in dat geval weigert het platform de actie.
Melding handmatig aanmaken
Maak een melding aan wanneer u een probleem op een asset ontdekt dat opvolging vereist en nog niet geregistreerd is.
- Open Locaties, selecteer de locatie en klik op Meldingen.
- Selecteer Nieuwe melding.
- Kies in het zijpaneel de vereiste Asset en voer de verplichte Titel in.
- Selecteer een Prioriteit: Regulier of Kritiek.
- Voeg optioneel een Beschrijving, Parameters, opvolgingswerk onder Activiteit toevoegen en Bijlagen toe.
- Selecteer Melding aanmaken.
De melding start met status Open en is niet toegewezen. Prioriteit staat standaard op Regulier. Bij het starten vanuit een asset wordt deze vooraf ingevuld en verborgen. Tijdens het aanmaken kunnen maximaal vijf bijlagen tegelijk worden toegevoegd; deze worden na het aanmaken toegevoegd.
Melding toewijzen
- Open de melding en open het actiemenu.
- Kies Toewijzen, of Opnieuw toewijzen als er al een verantwoordelijke is.
- Selecteer een teamlid en bevestig.
De geselecteerde persoon verschijnt onder Toegewezen aan. De lijst met verantwoordelijken bevat gebruikers met toegang tot de locatie. Automatisch aangemaakte meldingen zijn niet toegewezen; BriqSafe wijst ze niet automatisch toe op basis van rol.
Voortgang van meldingen volgen
De status verschijnt als een statuschip in de meldingenlijst en in de header van de melding.
| Status | Betekenis | Wijziging |
|---|---|---|
| Open | De melding is aangemaakt en er is geen opvolging gekoppeld. | Kies Akkoord om te starten of koppel opvolgingswerk om naar In uitvoering te gaan. |
| In uitvoering | Er is gestart met opvolgingswerk of het is gekoppeld. | Wanneer alle opvolgingswerk is afgerond, verandert de status naar Te beoordelen. |
| Te beoordelen | Alle gekoppelde opvolgingsactiviteiten zijn voltooid. | Een manager kan de melding sluiten. Meer opvolgingswerk of nieuwe matches van de meldingsregel zetten de status terug op In uitvoering. |
| Gesloten | De melding is opgelost. | Een Manager, Beheerder of Eigenaar kan de melding heropenen naar Open. |
Managers kunnen een melding sluiten vanuit elke status behalve Gesloten, ook vanuit Open. Sluiten wordt niet geblokkeerd door onafgehandeld opvolgingswerk. Een melding kent twee prioriteiten: Regulier of Kritiek. Prioriteit staat los van de status.
Opvolgactiviteiten toevoegen
- Open de melding en selecteer het tabblad Details.
- Klik onder Taken op Taak toevoegen.
- Kies onder Activiteiten één of meer activiteitstypen en hun frequentie.
- Indien nodig kiest u een bezoekoptie onder Bezoek opvolgen plannen:
- Selecteer Nieuw bezoek aanmaken en voer een Vervaldatum in. Gebruikers met rechten om jobs toe te wijzen kunnen ook een Verantwoordelijke selecteren.
- Selecteer Toevoegen aan bestaand bezoek en kies een Aanstaand bezoek.
- Kies Aanmaken en plannen, of Opvolging aanmaken als plannen is uitgeschakeld.
Gebruikers die jobs mogen inplannen zien standaard Bezoek opvolgen plannen/strong geselecteerd. Deze optie kan worden uitgevinkt om activiteiten te koppelen zonder bezoek aan te maken of te verlengen. Gebruikers zonder planningsrechten zien deze sectie niet. Het koppelen van opvolgingswerk zet een melding met status Open of Te beoordelen naar In uitvoering. Gesloten meldingen accepteren geen nieuw opvolgingswerk.
Wanneer alle opvolgingsactiviteiten met een voltooide job zijn gekoppeld, verandert de status automatisch naar Te beoordelen en worden managers hiervan op de hoogte gebracht.
Details en bewijs bijwerken
Meldingsdetails bewerken
- Open de melding en selecteer het tabblad Algemeen.
- Bewerk Titel, Probleembeschrijving, Prioriteit of Advies.
- Klik op Opslaan. Kies Herstellen om niet-opgeslagen wijzigingen te verwerpen.
Bewerken is beschikbaar voor gebruikers met melding-bijwerkrechten en verdwijnt na sluiting van de melding. Gekoppelde parameters worden apart bewerkt via het tabblad Details. Voor een melding binnen een asset die nog Open staat, kiest u Parameters, Bewerken, selecteert u parameters en klikt u op Opslaan.
Bijlagen toevoegen
- Open de melding en ga naar het tabblad Details.
- Vouw Bijlagen uit en klik op Uploaden.
- Kies een bestand. Herhaal voor elk extra bestand.
JPEG, PNG, WebP en PDF bestanden tot 10 MB worden geaccepteerd. Per keer kan slechts één bestand worden geüpload. Bestanden kunnen worden gedownload of verwijderd vanuit de Bijlagen-sectie. Upload- en verwijderfuncties vragen om melding-bijwerkrechten en verdwijnen na sluiting.
Gerelateerde meldingen, assets of systemen koppelen
Om gerelateerde meldingen te koppelen opent u Details, vouwt u Gekoppelde meldingen uit, selecteert u Melding koppelen en kiest u meldingen binnen dezelfde locatie. Alleen Managers, Beheerders en Eigenaren mogen gerelateerde meldingen koppelen of ontkoppelen. Na sluiting verdwijnen de bedieningselementen.
Om een asset te koppelen selecteert u Asset koppelen onder Gekoppelde assets, kiest u een asset en klikt u op Asset koppelen. Voor systemen kiest u Systeem koppelen, selecteert u één of meer systemen en klikt u op Koppel systemen. De eigen asset van de melding is gemarkeerd als Primair en kan niet worden losgekoppeld.
Melding sluiten of heropenen
Melding sluiten
- Open de melding en open het actiemenu.
- Kies Melding sluiten.
- Onder Activiteiten goedkeuren schakelt u activiteiten uit die niet aan het controleschema moeten worden toegevoegd.
- Voer optioneel een Afsluitnotitie in.
- Klik op Melding sluiten.
De status wordt Gesloten en het vastleggen wie en wanneer sluit wordt geregistreerd. Standaard zijn alle voorgestelde activiteiten geselecteerd. De voettekst toont dezelfde actie als Sluiten met notitie voor meldingen in In uitvoering en Status wijzigen naar Gesloten voor meldingen in Te beoordelen.
Melding heropenen
- Open de gesloten melding vanuit de meldingenlijst.
- Gebruik de heropen-actie in de voettekst om de status van Gesloten naar Open te veranderen.
Alleen Managers, Beheerders en Eigenaren kunnen meldingen heropenen. Bewerken, toewijzen en opvolgen blijven verborgen zolang de melding gesloten is.
Wijzigingen op meerdere meldingen toepassen
- Selecteer in de meldingenlijst de gewenste regels.
- Kies Bulk wijzigen in de selectiebalk.
- Schakel de vereiste opties in: Status wijzigen, Toewijzen, Opmerking toevoegen of Opvolging plannen.
- Pas de wijziging toe en bekijk het resultaat in de dialoog.
Monteurs kunnen Status wijzigen gebruiken met Start en een opmerking toevoegen. Toewijzen, sluiten en opvolging plannen vereisen een Manager, Beheerder of Eigenaar. Meldingen die de wijziging niet accepteren, zoals gesloten meldingen, worden overgeslagen en gerapporteerd. Een batch met een toewijzings- of sluitactie wordt volledig geweigerd.
Melding verwijderen die per ongeluk is aangemaakt
- Open Locaties, selecteer de locatie en klik op Meldingen.
- Open de melding en open het actiemenu.
- Kies Verwijderen en bevestig in de prompt Melding verwijderen.
Verwijderen vereist meldingsverwijderrechten. De melding wordt uit de lijst verwijderd, de bijlagen worden verwijderd en de verwijdering wordt achter de schermen geregistreerd. De actie kan niet ongedaan worden gemaakt en het actiemenu verdwijnt na sluiting. Is de melding geldige historie, laat een Manager deze dan sluiten met een afsluitnotitie.