Cet article explique comment créer, assigner, suivre, mettre à jour et résoudre les cas de non-conformité dans BriqSafe. Il s’adresse aux utilisateurs qui examinent les cas sur un site ainsi qu’aux membres de l’équipe responsables du suivi.
RemarqueLes cas nécessitent la fonctionnalité Escalades Assistées. Si le plan de votre organisation ne l’inclut pas, l’onglet Cases affiche un message de mise à niveau à la place de la liste des cas.
Ouvrir la liste des cas
- Ouvrez Zones et sélectionnez une zone.
- Sélectionnez Cases.
- Utilisez les filtres Status et Severity pour affiner la liste.
- Sélectionnez une ligne pour ouvrir le détail du cas.
La liste affiche le Numéro, le Titre, le Status, la Gravité, le Responsable, la Création et la Dernière mise à jour. Les trois dernières colonnes peuvent être masquées via le menu des colonnes. Les cas sont spécifiques à chaque zone ; il n’existe pas de file d’attente inter-sites.
Permissions pour les cas
| Rôle | Actions sur les cas |
|---|---|
| Lecteur | Ouvrir et lire les cas, sans pouvoir en créer, modifier ou agir dessus. |
| Ingénieur | Créer et modifier des cas, ajouter des activités de suivi, joindre des fichiers, lier des actifs et systèmes, et supprimer des cas. |
| Manager, Administrateur ou Propriétaire | Assigner et réassigner les cas, fermer et rouvrir un cas, lier ou délier des cas connexes. |
Ces permissions s’appliquent en complément du plan Escalades Assistées. Certains boutons peuvent être visibles pour des utilisateurs ne pouvant pas effectuer l’action ; la plateforme refuse l’action si elle est requise.
Créer un cas manuellement
Créez un cas lorsque vous détectez un problème sur un actif nécessitant un suivi et qui n’est pas déjà enregistré.
- Ouvrez Zones, sélectionnez la zone puis Cases.
- Sélectionnez New Case.
- Dans le panneau latéral, choisissez l’Actif concerné et saisissez un Titre obligatoire.
- Sélectionnez une Gravité : Regular ou Critical.
- Optionnellement, ajoutez une Description, des Paramètres, un travail de suivi via Add activity et des Pièces jointes.
- Sélectionnez Create Case.
Le cas démarre avec le Status Open et n’est pas assigné. La gravité par défaut est Regular. Commencer depuis un actif préremplit ce champ et le masque. Les pièces jointes ajoutées lors de la création peuvent contenir jusqu’à cinq fichiers, attachés après la création du cas.
Assigner un cas
- Ouvrez le cas et sélectionnez le menu d’actions.
- Sélectionnez Assign, ou Reassign si le cas a déjà un responsable.
- Sélectionnez un membre de l’équipe et confirmez.
La personne sélectionnée apparaît sous Assigned To. La liste des assignés affiche les utilisateurs ayant accès à la zone. Les cas créés automatiquement ne sont pas assignés ; BriqSafe ne fait aucune assignation automatique par rôle.
Suivre l’avancement d’un cas
Le Status s’affiche sous forme d’étiquette dans la liste des cas et dans l’entête du cas.
| Status | Signification | Évolution |
|---|---|---|
| Open | Le cas a été créé et aucun suivi n’est lié. | Sélectionnez Agree to start ou liez un travail de suivi pour passer au statut In Progress. |
| In Progress | Le travail a commencé ou un suivi est lié. | Une fois le travail de suivi terminé, le cas passe à To Review. |
| To Review | Tout le travail lié est achevé. | Un manager peut fermer le cas. Un nouveau travail de suivi ou une nouvelle déclinaison du critère déclencheur fait repasser le cas en In Progress. |
| Closed | Le cas est résolu. | Un Manager, Administrateur ou Propriétaire peut le rouvrir à Open. |
Les managers peuvent fermer un cas depuis n’importe quel Status, sauf Closed, y compris Open. La fermeture n’est pas bloquée par des travaux de suivi incomplets. Un cas a une gravité parmi deux choix : Regular ou Critical. La gravité est indépendante du statut.
Ajouter des activités de suivi
- Ouvrez le cas et sélectionnez l’onglet Details.
- Sous Tasks, cliquez sur Add task.
- Sous Activities, sélectionnez un ou plusieurs types d’activités et leur fréquence.
- Si nécessaire, choisissez une option de visite sous Schedule follow-up visit :
- Sélectionnez Create a new visit, puis saisissez une Due date. Les utilisateurs pouvant assigner des tâches peuvent aussi choisir un Assignee.
- Sélectionnez Add to an existing visit, puis choisissez une Upcoming visit.
- Sélectionnez Create and schedule, ou Create follow-up si la planification est désactivée.
Les utilisateurs habilités à planifier voient Schedule follow-up visit coché par défaut. Décochez pour lier les activités sans créer ni prolonger une visite. Les utilisateurs non habilités à planifier ne voient pas cette section. Lier un travail de suivi fait passer un cas Open ou To Review au statut In Progress. Les cas fermés n’acceptent pas de nouveaux suivis.
Lorsque toutes les activités liées au cas ont un travail complété, le cas passe automatiquement à To Review et les managers en sont informés.
Mettre à jour les détails et preuves
Modifier les détails du cas
- Ouvrez le cas et sélectionnez l’onglet General.
- Modifiez le Titre, la Description du problème, la Priorité ou le Conseil.
- Sélectionnez Enregistrer. Pour annuler les modifications non enregistrées, choisissez Reset.
L’édition est disponible pour les utilisateurs ayant le droit de mise à jour et est masquée après la fermeture du cas. Les paramètres liés se modifient séparément dans l’onglet Details. Pour un cas lié à un actif et toujours Open, sélectionnez Parameters, Edit, choisissez les paramètres, puis Enregistrer.
Ajouter des pièces jointes
- Ouvrez le cas et sélectionnez l’onglet Details.
- Dépliez Attachments et cliquez sur Upload.
- Choisissez un fichier. Répétez pour chaque fichier à ajouter.
Les fichiers acceptés sont JPEG, PNG, WebP et PDF jusqu’à 10 Mo. Un seul fichier peut être téléchargé à la fois. Les fichiers peuvent être téléchargés ou supprimés depuis la grille Attachments. Ces contrôles nécessitent le droit de mise à jour et disparaissent à la fermeture du cas.
Lier des cas, actifs ou systèmes connexes
Pour lier des cas connexes, ouvrez Details, dépliez Linked Cases, sélectionnez Link Case puis choisissez des cas dans la même zone. Seuls les Managers, Administrateurs et Propriétaires peuvent lier ou délier des cas liés. Les contrôles disparaissent à la fermeture.
Pour lier un actif, cliquez sur Link Asset sous Linked Assets, sélectionnez un actif puis Link Asset. Pour lier des systèmes, cliquez sur Link System, choisissez un ou plusieurs systèmes puis Link systems. L’actif propre au cas est marqué Primary et ne peut être délié.
Fermer ou rouvrir un cas
Fermer un cas
- Ouvrez le cas et ouvrez le menu d’actions.
- Sélectionnez Close Case.
- Sous Approve Activities, désélectionnez les activités suggérées ne devant pas être ajoutées au schéma de contrôle.
- Optionnellement, saisissez une Note de clôture.
- Sélectionnez Close Case.
Le cas passe à Closed et enregistre l’identité de celui qui l’a fermé ainsi que la date. Toutes les activités suggérées sont sélectionnées par défaut. Le pied de page offre la même action que Close with note pour un cas In Progress et Change status to Closed pour un cas To Review.
Rouvrir un cas
- Ouvrez le cas fermé depuis la liste des cas.
- Utilisez l’action de réouverture dans le pied de page pour passer de Closed à Open.
Seuls les Managers, Administrateurs et Propriétaires peuvent rouvrir un cas. L’édition, l’assignation et les actions de suivi restent cachées tant que le cas est fermé.
Appliquer des modifications à plusieurs cas
- Dans la liste des cas, sélectionnez les lignes concernées.
- Sélectionnez Bulk change dans la barre de sélection.
- Activez les sections nécessaires : Change status, Assign, Add comment ou Schedule follow-up.
- Appliquez la modification et consultez la boîte de dialogue des résultats.
Les Ingénieurs peuvent utiliser Change status avec Start et ajouter un commentaire. L’assignation, la fermeture et la planification de suivi requièrent un Manager, Administrateur ou Propriétaire. Les cas refusant la modification, par exemple les cas fermés, sont ignorés et signalés. Un lot contenant une assignation ou une fermeture est entièrement refusé.
Supprimer un cas créé par erreur
- Ouvrez Zones, sélectionnez la zone, puis Cases.
- Ouvrez le cas et ouvrez le menu d’actions.
- Sélectionnez Supprimer, puis confirmez dans la fenêtre Delete Case.
La suppression nécessite le droit de suppression sur les cas. Le cas est retiré de la liste, ses pièces jointes sont supprimées et la suppression est enregistrée en arrière-plan. Cette action est irréversible et le menu d’actions est masqué après clôture. Si le cas fait partie de l’historique valide, demandez à un Manager de le fermer avec une note de clôture.