Attribuer et gérer les dossiers

Dernière mise à jour 1 septembre 2026

Ce guide explique comment attribuer, suivre et traiter les dossiers de non-conformité dans BriqSafe. Il s'adresse aux utilisateurs impliqués dans la gestion et le traitement des dossiers liés aux biens nécessitant un suivi et une remise en conformité.

Remarque
Rôle requis : Ingénieur pour créer et mettre à jour les dossiers ; Responsable, Administrateur ou Propriétaire pour attribuer, clôturer, rouvrir et lier les dossiers connexes.

Créer un nouveau dossier

Créez un dossier pour enregistrer une non-conformité détectée nécessitant un suivi et une correction.

Allez dans Emplacements et sélectionnez l’emplacement concerné par le dossier.
Sélectionnez Dossiers puis Nouveau dossier.
Dans le panneau latéral, définissez le Bien (obligatoire) et saisissez un Titre (obligatoire).
Choisissez une Gravité — Normale ou Critique. La valeur par défaut est Normale.
Ajoutez éventuellement une Description et des Paramètres.
Ajoutez un travail de suivi en sélectionnant Ajouter une activité.
Vous pouvez ajouter des Pièces jointes après la création du dossier (jusqu’à cinq fichiers, formats acceptés : JPEG, PNG, WebP, PDF ; taille max 10 Mo chacun).
Cliquez sur Créer le dossier pour ouvrir le dossier en statut Ouvert. Il sera d'abord non attribué.

Remarque : Lorsque vous créez un dossier à partir d’un Bien, le champ Bien est pré-rempli et masqué. Seuls les utilisateurs disposant des droits de création de dossier voient l’option Nouveau dossier.

Comprendre les statuts et le déroulement des dossiers

Les dossiers évoluent selon des statuts précis reflétant leur cycle de vie.

Ouvert : Dossier créé mais aucun travail de suivi n’a commencé.
En cours : Enquête ou actions de suivi engagées.
À réviser : Tous les travaux de suivi sont terminés, en attente de validation.
Clôturé : Dossier résolu et fermé.

Détails supplémentaires :

Un dossier en statut À réviser peut retourner en En cours si un nouveau suivi est lié ou si la règle de déclenchement sur le bien se réactive.
Les responsables peuvent clôturer les dossiers directement depuis Ouvert et rouvrir des dossiers Clôturés pour les passer à Ouvert.
Les dossiers ont uniquement deux niveaux de gravité : Critique et Normale, indépendamment du statut.
La clôture est possible même si les travaux de suivi ne sont pas terminés.

Attribuer un dossier à un membre de l’équipe

Assignez un responsable pour enquêter et traiter un dossier.

Remarque
Rôle requis : Propriétaire, Administrateur ou Responsable pour attribuer ou réattribuer des dossiers.

Ouvrez le dossier.
Ouvrez le menu des actions et sélectionnez Attribuer (ou Réattribuer si déjà assigné).
Dans la fenêtre, sélectionnez un membre parmi les utilisateurs ayant accès à l’emplacement.
Confirmez l’attribution.
Le détail du dossier affiche désormais l’assigné sous Attribué à au lieu de Non attribué.

Remarque : Les dossiers créés automatiquement par le moteur de règles commencent non attribués et ne sont pas auto-assignés selon les rôles.

Ajouter des activités de suivi

Joignez des tâches de remédiation nécessaires pour résoudre un dossier.

Ouvrez le dossier et allez dans l’onglet Détails.
Développez la section Tâches et cliquez sur Ajouter une tâche.
Dans la fenêtre, choisissez un ou plusieurs types d’activités sous Activités.
Si le dossier a des dossiers ouverts liés, vous pouvez cocher Appliquer aux dossiers ouverts liés pour répercuter les travaux.
Pour les utilisateurs autorisés à planifier, Programmer une visite de suivi est précoché.
Choisissez le mode de visite :
Terminez en cliquant sur Créer et planifier ou Créer le suivi (si la planification est désactivée).

Remarque : Ajouter un suivi fait passer le dossier d’un statut Ouvert ou À réviser à En cours. Les activités de suivi planifient des interventions et ne sont pas des simples listes de contrôle. Les dossiers clôturés n'acceptent pas de nouveau suivi.

Modifier les détails d’un dossier

Modifiez le titre, la description du problème, la priorité et les conseils pendant le traitement.

Ouvrez le dossier et allez dans l’onglet Général.
Modifiez les champs : Titre, Description du problème, Priorité (Normale ou Critique) et Conseils.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications ou sur Réinitialiser pour annuler.

Remarque : Les champs sont modifiables en ligne uniquement si vous disposez des droits de mise à jour et si le dossier n’est pas clôturé. La modification des paramètres liés se fait dans l’onglet Détails uniquement lorsque le dossier est Ouvert.

Relier des dossiers et des biens connexes

Regroupez les dossiers ou connectez biens et systèmes pour coordonner les travaux et clarifier les liens.

Relier des dossiers connexes

Remarque
Rôle requis : Propriétaire, Administrateur ou Responsable pour lier ou délier des dossiers.

Ouvrez un dossier et allez dans l’onglet Détails.
Développez Dossiers liés et cliquez sur Lier un dossier.
Sélectionnez les dossiers connexes sur le même emplacement puis confirmez.
Les dossiers liés apparaissent listés dans les deux dossiers avec un lien Voir ; ils peuvent être délier ici aussi.

Remarque : Vous pouvez appliquer des activités de suivi aux dossiers ouverts liés en une seule étape. Les commandes de liaison disparaissent une fois le dossier clôturé.

Relier des biens et systèmes

Ouvrez le dossier et allez dans l’onglet Détails.
Développez Biens liés ou Systèmes liés et choisissez Lier un bien ou Lier un système.
Choisissez le bien ou système à relier.

Le bien initial choisi lors de la création apparaît comme Principal et ne peut pas être délié. Les autres biens et systèmes liés peuvent être déliés. La liaison nécessite les droits de mise à jour du dossier et est distincte de la liaison entre dossiers. Les commandes disparaissent à la clôture.

Ajouter des photos et documents

Ajoutez des preuves pour étayer le dossier pendant l’enquête ou avant la clôture.

Ouvrez le dossier et allez dans l’onglet Détails.
Développez Pièces jointes et cliquez sur Importer.
Sélectionnez une photo ou un document (JPEG, PNG, WebP ou PDF ; max 10 Mo chacun) et importez un fichier à la fois.
Répétez pour ajouter d’autres fichiers (limite de cinq fichiers au total).

Les pièces jointes peuvent être téléchargées ou supprimées. L’importation et la suppression nécessitent les droits de mise à jour et sont désactivées à la clôture du dossier.

Démarrer le traitement d’un dossier

Marquez le début du travail sur un dossier ouvert sans planifier un suivi.

Ouvrez le dossier depuis la liste des dossiers.
Lorsque le dossier est en statut Ouvert, cliquez sur Accepter de commencer dans le pied de page des détails.

Le statut passe à En cours, le bouton en pied de page offre alors les options de clôture. Notez que la liaison de suivi fait aussi passer le dossier en En cours. Seuls les dossiers au statut Ouvert peuvent être démarrés.

Clôturer un dossier

Résoudre un dossier et enregistrer sa clôture.

Remarque
Rôle requis : Propriétaire, Administrateur ou Responsable pour clôturer des dossiers.

Ouvrez le dossier et sélectionnez Clôturer le dossier dans le menu des actions.
Toutes les activités de suivi suggérées sont pré-cochées sous Valider les activités ; décochez celles à exclure du contrôle.
Ajoutez une Note de clôture facultative.
Confirmez en cliquant sur Clôturer le dossier, ce qui change le statut en Clôturé et enregistre le responsable de clôture et la date.

Le libellé du bouton de pied de page change selon le statut : Clôturer avec note en En cours ou Passer en Clôturé en À réviser. Un dossier ne peut être clôturé qu'une seule fois.

Rouvrir un dossier clôturé

Remettre un dossier en actif si un complément de travail est nécessaire.

Remarque
Rôle requis : Propriétaire, Administrateur ou Responsable pour rouvrir des dossiers.

Ouvrez le dossier clôturé depuis la liste des dossiers.
Utilisez l’action Rouvrir dans le pied de page des détails.

Le statut redevient Ouvert. Pendant la clôture, les contrôles d’édition, d’attribution et de suivi sont masqués jusqu’à la réouverture.

Supprimer un dossier

Supprimez les dossiers créés par erreur ou les doublons.

Ouvrez le dossier et sélectionnez Supprimer dans le menu des actions.
Confirmez la suppression dans la fenêtre Supprimer le dossier.

Remarque : La suppression nécessite les droits de suppression et est uniquement possible si le dossier n’est pas clôturé. La suppression masque le dossier dans les listes mais conserve son historique, que le support peut restaurer si nécessaire. Il est préférable de clôturer avec une note pour garder l’historique.

Afficher et utiliser la liste des dossiers

Consultez tous les dossiers de conformité enregistrés pour un emplacement.

Accédez à Emplacements et sélectionnez l’emplacement voulu.
Choisissez l’onglet Dossiers. L’en-tête affiche Dossiers avec leur nombre.
La liste comporte les colonnes : Numéro, Titre, Statut, Gravité, Assigné à, Créé et Modifié. Les trois dernières colonnes sont masquables.
Utilisez les filtres Statut et Gravité pour affiner la liste.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail du dossier.

Remarque : Les dossiers sont spécifiques à l’emplacement ; il n’existe pas de file d’attente globale. Les utilisateurs sans droit de lecture voient un message d’accès refusé.

Modifications groupées sur plusieurs dossiers

Appliquez des changements de statut, d’attribution, de commentaires ou de planification de suivi à plusieurs dossiers simultanément.

Dans la liste des dossiers, sélectionnez ceux à mettre à jour.
Sélectionnez Modification groupée dans la barre de sélection.
Activez les sections à appliquer : Changer le statut (Démarrer ou Clôturer), Attribuer, Ajouter un commentaire, ou Planifier un suivi.
Appliquez les modifications et examinez le récapitulatif.

Remarque : Les ingénieurs ne voient que Changer le statut avec Démarrer et Ajouter un commentaire. Attribuer, Clôturer et Planifier un suivi requièrent les rôles Responsable, Administrateur ou Propriétaire. Un lot incluant attribution ou clôture est entièrement refusé si un dossier ne peut être modifié. Les dossiers clôturés sont ignorés.