Asignar y gestionar casos

Este artículo explica cómo asignar, rastrear y resolver casos de no conformidad en BriqSafe. Está dirigido a usuarios que gestionan y trabajan en casos relacionados con activos que requieren seguimiento y subsanación.

Nota

Rol requerido: Técnico para crear y actualizar casos; Gerente, Administrador o Propietario para asignar, cerrar, reabrir y vincular casos relacionados.

Crear un nuevo caso

Genere un caso para registrar una no conformidad de cumplimiento que requiera seguimiento y medida correctora.

1. Vaya a Emplazamientos y seleccione el emplazamiento donde se aplica el caso.
2. Seleccione Casos y luego Nuevo caso.
3. En el panel lateral, establezca el Activo (obligatorio) y escriba un Título (obligatorio).
4. Elija una Gravedad: Regular o Crítica. Por defecto es Regular.
5. Opcionalmente, añada una Descripción y Parámetros.
6. Agregue tareas de seguimiento con Añadir actividad.
7. Después de crear el caso, puede añadir Adjuntos (hasta cinco archivos; formatos soportados: JPEG, PNG, WebP, PDF; máximo 10 MB cada uno).
8. Seleccione Crear caso para abrir el caso con estado Abierto. Inicialmente estará sin asignar.

Nota: Si inicia desde un activo al crear el caso, el campo Activo se rellena y oculta automáticamente. Solo los usuarios con permiso para crear casos ven la opción Nuevo caso.

Estados y progreso del caso

Los casos avanzan por distintos estados que reflejan su ciclo de vida.

1. Abierto: Caso creado, pero no hay trabajo de seguimiento iniciado.
2. En curso: Investigación o actividades de seguimiento iniciadas.
3. Para revisión: Todo el seguimiento completado; pendiente de revisión.
4. Cerrado: Caso resuelto y cerrado.

Detalles adicionales:

• Un caso en Para revisión vuelve a En curso si se añaden más seguimientos o si el activo vuelve a activar la regla de generación.
• Los gerentes pueden cerrar casos desde Abierto y reabrir casos Cerrados pasando a Abierto.
• Solo existen dos niveles de gravedad: Crítica y Regular, independientes del estado.
• Se permite cerrar casos aunque las actividades de seguimiento estén incompletas.

Asignar un caso a un miembro del equipo

Asigne un responsable para investigar y resolver un caso.

Nota

Rol requerido: Propietario, Administrador o Gerente para asignar o reasignar casos.

1. Abra el caso.
2. Abra el menú de acciones y seleccione Asignar (o Reasignar si ya está asignado).
3. En el diálogo, elija un miembro del equipo de la lista de usuarios con acceso al emplazamiento.
4. Confirme la asignación.
5. Los detalles del caso mostrarán al asignado en Asignado a, en lugar de Sin asignar.

Nota: Los casos creados automáticamente por el motor de reglas empiezan sin asignar y no se asignan automáticamente por rol.

Añadir actividades de seguimiento

Adjunte tareas correctoras necesarias para resolver un caso.

1. Abra el caso y vaya a la pestaña Detalles.
2. Expanda la sección Tareas y seleccione Añadir tarea.
3. En el diálogo, escoja uno o más tipos de actividad bajo Actividades.
4. Si el caso tiene casos abiertos vinculados, puede seleccionar Aplicar a casos abiertos vinculados para replicar el trabajo.
5. Para usuarios con permiso para programar trabajos, la opción Programar visita de seguimiento viene preseleccionada.
6. Elija el modo de visita:
7. Finalice con Crear y programar o Crear seguimiento (si la programación está desactivada).

Nota: Añadir seguimiento cambia el caso de Abierto o Para revisión a En curso. Las actividades de seguimiento programan trabajos y no son simples listas de verificación. Los casos cerrados no aceptan nuevo seguimiento.

Editar detalles del caso

Modifique el título, la descripción del problema, la prioridad y el consejo durante su gestión.

1. Abra el caso y vaya a la pestaña General.
2. Edite los campos: Título, Descripción del problema, Prioridad (Regular o Crítica) y Consejo.
3. Pulse Guardar para aplicar o Restablecer para descartar cambios.

Nota: Los campos son editables en línea sólo si tiene derechos de actualización y el caso no está cerrado. La edición de parámetros vinculados se realiza en la pestaña Detalles y sólo mientras el caso está Abierto.

Vincular casos y activos relacionados

Agrupe casos o conecte activos y sistemas para coordinar trabajos y clarificar relaciones.

Vincular casos relacionados

Nota

Rol requerido: Propietario, Administrador o Gerente para vincular o desvincular casos.

1. Abra un caso y vaya a la pestaña Detalles.
2. Expanda Casos vinculados y haga clic en Vincular caso.
3. Seleccione casos relacionados en el mismo emplazamiento y confirme.
4. Los casos vinculados aparecerán listados en ambos con un enlace Ver. También pueden desvincularse aquí.

Nota: Puede aplicar actividades de seguimiento a casos abiertos vinculados en un solo paso. Los controles de vinculación desaparecen al cerrar un caso.

Vincular activos y sistemas

1. Abra el caso y vaya a la pestaña Detalles.
2. Expanda Activos vinculados o Sistemas vinculados y seleccione Vincular activo o Vincular sistema.
3. Seleccione el activo o sistema a vincular.

El activo original elegido en la creación aparece como Principal y no puede desvincularse. Otros activos y sistemas vinculados sí pueden desvincularse. Vincular requiere derechos de actualización del caso y es independiente de vincular casos relacionados. Los controles desaparecen al cerrar el caso.

Adjuntar fotos y documentos

Añada evidencias que apoyen el caso durante la investigación o antes del cierre.

1. Abra el caso y vaya a la pestaña Detalles.
2. Expanda Adjuntos y seleccione Subir.
3. Elija una foto o documento (JPEG, PNG, WebP o PDF; máximo 10 MB por archivo) y cargue un archivo a la vez.
4. Repita para añadir más archivos (límite máximo: cinco).

Los adjuntos pueden descargarse o eliminarse. Las opciones de subir y eliminar requieren derechos de actualización y desaparecen al cerrar el caso.

Iniciar trabajo en un caso

Marque el inicio del trabajo en un caso abierto sin programar seguimiento.

1. Abra el caso desde la lista de casos.
2. Mientras el estado del caso sea Abierto, pulse Aceptar para empezar en el pie de detalle.

El estado cambia a En curso y el botón en el pie ofrece opciones para cerrar. Recuerde que vincular actividades de seguimiento también cambia el estado a En curso. Solo los casos en estado Abierto pueden iniciarse.

Cerrar un caso

Resuelva un caso y registre su cierre.

Nota

Rol requerido: Propietario, Administrador o Gerente para cerrar casos.

1. Abra el caso y seleccione Cerrar caso en el menú de acciones.
2. Todas las actividades de seguimiento sugeridas aparecen preseleccionadas bajo Aprobar actividades. Desmarque las que no quiera incluir en el esquema de control.
3. Añada una Nota de cierre opcional.
4. Confirme pulsando Cerrar caso, lo que cambia el estado a Cerrado y registra quién y cuándo cerró.

La etiqueta del botón en el pie varía según el estado: Cerrar con nota en En curso o Cambiar estado a cerrado en Para revisión. Un caso no puede cerrarse más de una vez.

Reabrir un caso cerrado

Devuelva un caso a estado activo si es necesaria más gestión.

Nota

Rol requerido: Propietario, Administrador o Gerente para reabrir casos.

1. Abra el caso cerrado desde la lista de casos.
2. Use la acción Reabrir en el pie de detalle.

Esto cambia el estado a Abierto. Mientras está cerrado, las opciones de edición, asignación y seguimiento permanecen ocultas.

Eliminar un caso

Elimine casos creados por error o duplicados.

1. Abra el caso y seleccione Eliminar en el menú de acciones.
2. Confirme en la ventana de Eliminar caso.

Nota: Eliminar requiere derechos de borrado y solo es posible si el caso no está cerrado. La eliminación oculta el caso de las listas pero conserva su historial, que soporte puede restaurar si es necesario. Se recomienda cerrar con nota para conservar el historial.

Buscar y usar la lista de casos

Visualice todos los casos de cumplimiento registrados para un emplazamiento.

1. Navegue a Emplazamientos y seleccione el deseado.
2. Seleccione la pestaña Casos. El encabezado muestra Casos con un conteo.
3. La lista incluye columnas para Número, Título, Estado, Gravedad, Asignado, Creado y Actualizado. Las tres últimas columnas pueden ocultarse.
4. Utilice los filtros de Estado y Gravedad para acotar la lista.
5. Pulse cualquier fila para abrir el detalle del caso.

Nota: Los casos son específicos por emplazamiento; no existe una cola global de casos. Los usuarios sin permiso de lectura verán un mensaje de acceso denegado.

Cambios masivos en varios casos

Aplique cambios de estado, asignaciones, comentarios o programación de seguimientos a múltiples casos simultáneamente.

1. En la lista de casos, seleccione los casos a actualizar.
2. Seleccione Cambio masivo en la barra de selección.
3. Active las secciones a aplicar: Cambiar estado (Iniciar o Cerrar), Asignar, Añadir comentario o Programar seguimiento.
4. Confirme los cambios y revise el diálogo de resultados.

Nota: Los técnicos solo ven Cambiar estado con Iniciar y Añadir comentario. Asignar, Cerrar y Programar seguimiento requieren roles de Gerente, Administrador o Propietario. Un lote con asignar o cerrar se rechaza completamente si algún caso no puede actualizarse. Los casos cerrados se omiten.