Assegna e gestisci i casi

Questo articolo spiega come creare, assegnare, monitorare, aggiornare e risolvere i Casi di non conformità in BriqSafe. È pensato per gli utenti che revisionano i casi in una Posizione e per i membri del team responsabili del lavoro di follow-up.

Nota

I Casi richiedono la funzionalità Assisted Escalations. Se il piano della tua Organizzazione non la include, la scheda Casi mostra un avviso di aggiornamento invece dell'elenco dei casi.

Aprire l'elenco dei Casi

1. Apri Posizioni e seleziona una Posizione.
2. Seleziona Casi.
3. Usa i filtri Stato e Gravità per restringere l'elenco.
4. Seleziona una riga per aprire i dettagli del caso.

L'elenco mostra il Numero, il Titolo, lo Stato, la Gravità, l'Assegnatario, la data di Creazione e l'ultima Aggiornamento. Le ultime tre colonne possono essere nascoste dal menu delle colonne. I casi sono disponibili per ogni Posizione; non esiste una coda di casi inter-posizione.

Autorizzazioni sui Casi

Ruolo	Azioni sui Casi
Visualizzatore	Può aprire e leggere i casi, ma non può crearli, modificarli o agire su di essi.
Ingegnere	Può creare e modificare casi, aggiungere attività di follow-up, allegare file, collegare risorse e sistemi, ed eliminare casi.
Manager, Admin o Proprietario	Possono assegnare e riassegnare casi, chiudere e riaprire casi, collegare o scollegare casi correlati.

Queste autorizzazioni si sommano al piano Assisted Escalations. Alcuni pulsanti possono essere visibili a utenti non autorizzati a completare l'azione, ma la piattaforma rifiuterà l'azione se utilizzata.

Creare un caso manualmente

Creare un caso quando si rileva un problema su una Risorsa che richiede follow-up e non è già registrato.

1. Apri Posizioni, seleziona la Posizione e poi Casi.
2. Seleziona Nuovo Caso.
3. Nel pannello laterale, seleziona la Risorsa obbligatoria e inserisci il Titolo richiesto.
4. Seleziona una Gravità: Ordinario o Critico.
5. Facoltativamente, aggiungi una Descrizione, Parametri, lavoro di follow-up sotto Aggiungi attività e Allegati.
6. Seleziona Crea Caso.

Il caso inizia con Stato Aperto e senza assegnatario. La gravità predefinita è Ordinario. Avviando da una Risorsa, questa viene precompilata e il campo nascosto. Gli allegati aggiunti durante la creazione possono essere fino a cinque file e vengono allegati dopo la creazione del caso.

Assegnare un caso

1. Apri il caso e seleziona il menu azioni.
2. Seleziona Assegna o Riassegna se il caso ha già un assegnatario.
3. Seleziona un membro del team e conferma.

La persona selezionata appare sotto Assegnato a. L'elenco assegnatari include utenti con accesso alla Posizione. I casi creati automaticamente sono senza assegnatario; BriqSafe non li assegna automaticamente in base al ruolo.

Monitorare lo stato del caso

Lo stato del caso appare come indicatore di stato nell'elenco Casi e nell'intestazione del caso.

Stato	Significato	Come cambia
Aperto	Il caso è stato aperto e non è collegato alcun lavoro di follow-up.	Seleziona Accetta per iniziare, oppure collega il lavoro di follow-up, per passare a In Corso.
In Corso	Il lavoro è iniziato o sono presenti lavori di follow-up collegati.	Quando tutto il follow-up è completato, il caso passa a Da Revisionare.
Da Revisionare	Tutto il follow-up collegato è completo.	Un manager può chiuderlo. Nuove attività di follow-up o una nuova corrispondenza della regola di rilevamento lo riportano a In Corso.
Chiuso	Il caso è stato risolto.	Manager, Admin o Proprietari possono riaprirlo a Aperto.

I manager possono chiudere un caso da qualsiasi stato eccetto Chiuso, compreso Aperto. La chiusura non è vincolata al completamento del follow-up. Un caso ha una delle due gravità: Ordinario o Critico. La gravità è indipendente dallo stato.

Aggiungere attività di follow-up

1. Apri il caso e seleziona la scheda Dettagli.
2. Sotto Attività, seleziona Aggiungi attività.
3. Scegli uno o più tipi di attività e la loro frequenza.
4. Se necessario, scegli un'opzione di visita sotto Pianifica visita di follow-up:

• Seleziona Crea una nuova visita, quindi inserisci una Data di scadenza. Gli utenti abilitati ad assegnare lavori possono anche scegliere un Assegnatario.
• Seleziona Aggiungi a visita esistente, quindi scegli una Visita programmata.

5. Seleziona Crea e pianifica oppure, se la pianificazione è disattivata, scegli Crea follow-up.

Gli utenti che possono pianificare lavori vedono Pianifica visita di follow-up selezionato per impostazione predefinita. Deselezionandolo si collegano le attività senza creare o estendere una visita. Gli utenti non abilitati a pianificare lavori non visualizzano questa sezione. Collegare lavori di follow-up porta un caso Aperto o Da Revisionare a In Corso. I casi Chiusi non accettano nuovo follow-up.

Quando tutte le attività di follow-up collegate al caso hanno un lavoro completato, il caso passa automaticamente a Da Revisionare e i manager vengono notificati.

Aggiornare dettagli e prove

Modificare i dettagli del caso

1. Apri il caso e seleziona la scheda Generale.
2. Modifica Titolo, Descrizione del problema, Priorità o Consiglio.
3. Seleziona Salva oppure Ripristina per annullare le modifiche non salvate.

La modifica è disponibile agli utenti con diritti di aggiornamento caso ed è nascosta dopo la chiusura. I parametri collegati si modificano separatamente dalla scheda Dettagli. Per un caso con ambito Risorsa ancora Aperto, seleziona Parametri, Modifica, scegli i parametri e Salva.

Aggiungere allegati

1. Apri il caso e seleziona la scheda Dettagli.
2. Espandi Allegati e seleziona Carica.
3. Scegli un file. Ripeti per ogni file aggiuntivo.

Sono accettati file JPEG, PNG, WebP e PDF fino a 10 MB. Si può caricare un solo file alla volta. I file si possono scaricare o rimuovere dalla griglia Allegati. Controlli di caricamento e rimozione richiedono il diritto di aggiornamento caso e spariscono dopo la chiusura.

Collegare casi, risorse o sistemi correlati

Per collegare casi correlati, apri Dettagli, espandi Casi Collegati, seleziona Collega Caso e scegli casi nella stessa Posizione. Solo Manager, Admin e Proprietari possono collegare o scollegare casi correlati. I controlli spariscono dopo la chiusura.

Per collegare una risorsa, seleziona Collega Risorsa sotto Risorse Collegate, scegli una risorsa e seleziona Collega Risorsa. Per collegare sistemi, seleziona Collega Sistema, scegli uno o più sistemi e seleziona Collega sistemi. La risorsa del caso è contrassegnata come Principale e non può essere scollegata.

Chiudere o riaprire un caso

Chiudere un caso

1. Apri il caso e seleziona il menu azioni.
2. Seleziona Chiudi Caso.
3. Sotto Approva Attività, deseleziona eventuali attività suggerite da non aggiungere allo schema di controllo.
4. Facoltativamente inserisci una Nota di chiusura.
5. Seleziona nuovamente Chiudi Caso.

Il caso passa a Chiuso e viene registrato chi e quando lo ha chiuso. Tutte le attività suggerite sono selezionate di default. Il piè di pagina offre la stessa azione di Chiudi con nota per un caso In Corso e Cambia stato in Chiuso per uno Da Revisionare.

Riaprire un caso

1. Apri il caso Chiuso dalla lista Casi.
2. Usa l'azione di riapertura nel piè di pagina per spostarlo da Chiuso a Aperto.

Solo Manager, Admin e Proprietari possono riaprire un caso. Le azioni di modifica, assegnazione e follow-up restano nascoste durante la chiusura.

Applicare modifiche a più casi

1. Nell'elenco Casi, seleziona le righe desiderate.
2. Seleziona Modifica massiva nella barra di selezione.
3. Attiva le sezioni richieste: Cambia stato, Assegna, Aggiungi commento o Pianifica follow-up.
4. Applica la modifica e verifica la finestra dei risultati.

Gli Ingegneri possono usare Cambia stato con Avvia e aggiungere un commento. Assegnare, chiudere e pianificare follow-up richiedono Manager, Admin o Proprietario. I casi che non possono accettare la modifica, come i casi chiusi, sono saltati e segnalati. Un batch che contiene un'assegnazione o una chiusura viene rifiutato completamente.

Eliminare un caso creato per errore

1. Apri Posizioni, seleziona la Posizione e Casi.
2. Apri il caso e seleziona il menu azioni.
3. Seleziona Elimina e conferma nella finestra Elimina Caso.

L'eliminazione richiede permessi di eliminazione caso. Il caso viene rimosso dall'elenco, gli allegati cancellati e l'azione registrata internamente. Non è possibile annullare questa azione e il menu azioni sparisce dopo la chiusura. Se il caso è una storia valida, chiedi a un Manager di chiuderlo con nota di chiusura.