Assegnare e gestire i casi

Questo articolo spiega come assegnare, monitorare e risolvere i casi di non conformità in BriqSafe. È rivolto agli utenti coinvolti nella gestione e nella risoluzione di casi relativi a beni che richiedono un follow-up e un intervento correttivo.

Nota

Ruolo richiesto: Ingegnere per la creazione e l'aggiornamento dei casi; Responsabile, Amministratore o Proprietario per assegnare, chiudere, riaprire e collegare casi correlati.

Creare un nuovo caso

Creare un caso per registrare una non conformità rilevata che necessita di monitoraggio e rimedio.

1. Accedere a Località e selezionare la località di riferimento del caso.
2. Selezionare Casi e poi Nuovo Caso.
3. Nel pannello laterale, indicare il Bene (obbligatorio) e inserire un Titolo (obbligatorio).
4. Scegliere una Gravità — Normale oppure Critica. Il valore predefinito è Normale.
5. Facoltativamente, aggiungere una Descrizione e i Parametri.
6. Aggiungere eventuali attività di follow-up selezionando Aggiungi attività.
7. È possibile aggiungere Allegati dopo la creazione del caso (fino a cinque file, formati supportati: JPEG, PNG, WebP, PDF; max 10 MB per file).
8. Selezionare Crea Caso per aprire il caso con stato Aperto. All'inizio il caso non è assegnato.

Nota: avviare la creazione del caso da un Bene precompila e nasconde il campo Bene. Solo gli utenti con diritti di creazione casi vedono l'opzione Nuovo Caso.

Comprendere gli stati e la progressione del caso

I casi seguono stati distinti per riflettere il loro ciclo di vita.

1. Aperto: il caso è stato creato ma non sono iniziate attività di follow-up.
2. In corso: sono iniziate attività di indagine o di follow-up.
3. Da revisionare: tutte le attività di follow-up sono concluse, il caso è in attesa di revisione.
4. Chiuso: il caso è risolto e chiuso.

Dettagli aggiuntivi:

• Un caso in Da revisionare torna in In corso se vengono aggiunte ulteriori attività o se il bene riattiva la regola di segnalazione.
• I responsabili possono chiudere i casi anche da Aperto e riaprire i casi Chiusi.
• I casi hanno solo due livelli di gravità: Critica e Normale, visualizzati separatamente dallo stato.
• È possibile chiudere un caso anche se le attività di follow-up non sono terminate.

Assegnare un caso a un membro del team

Assegnare una persona responsabile per investigare e risolvere il caso.

Nota

Ruolo richiesto: Proprietario, Amministratore o Responsabile per assegnare o riassegnare casi.

1. Aprire il caso.
2. Aprire il menu azioni del caso e selezionare Assegna (o Riassegna se già assegnato).
3. Nel dialogo, scegliere un membro del team dalla lista degli utenti con accesso alla località.
4. Confermare l’assegnazione.
5. I dettagli del caso mostreranno l’assegnatario sotto Assegnato a al posto di Non assegnato.

Nota: i casi creati automaticamente dal motore di regole partono senza assegnatario e non sono assegnati automaticamente in base al ruolo.

Aggiungere attività di follow-up

Allegare compiti di rimedio necessari per risolvere un caso.

1. Aprire il caso e accedere alla scheda Dettagli.
2. Espandere la sezione Attività e selezionare Aggiungi attività.
3. Nel dialogo, scegliere uno o più tipi di attività sotto Attività.
4. Se il caso ha altri casi aperti collegati, è possibile selezionare Applicare ai casi aperti collegati per replicare il lavoro.
5. Per gli utenti abilitati alla pianificazione, Programma visita di follow-up è pre-selezionato.
6. Scegliere la modalità della visita:
7. Concludere con Crea e programma o Crea follow-up (se la pianificazione è disattivata).

Nota: l’aggiunta di follow-up sposta il caso da Aperto o Da revisionare a In corso. Le attività di follow-up pianificano i lavori e non sono elementi di checklist. I casi chiusi non accettano nuove attività di follow-up.

Modificare i dettagli del caso

Modificare titolo, descrizione del problema, priorità e consigli mentre si lavora sul caso.

1. Aprire il caso e andare alla scheda Generale.
2. Modificare i campi: Titolo, Descrizione del problema, Priorità (Normale o Critica) e Consigli.
3. Cliccare Salva per applicare le modifiche o Reimposta per annullare.

Nota: i campi sono modificabili in linea solo se si hanno diritti di aggiornamento e il caso non è chiuso. La modifica dei parametri collegati avviene nella scheda Dettagli ed esclusivamente con lo stato Aperto.

Collegare casi e beni correlati

Raggruppare casi o connettere beni e sistemi per coordinare il lavoro e chiarire le relazioni.

Collegare casi correlati

Nota

Ruolo richiesto: Proprietario, Amministratore o Responsabile per collegare o scollegare casi.

1. Aprire un caso e andare alla scheda Dettagli.
2. Espandere Casi collegati e cliccare Collega caso.
3. Selezionare i casi correlati nella stessa località e confermare.
4. I casi collegati appaiono in elenco in entrambi i casi con un link Visualizza; possono essere anche scollegati da qui.

Nota: è possibile applicare le attività di follow-up ai casi aperti collegati in un’unica operazione. I controlli di collegamento spariscono quando il caso è chiuso.

Collegare beni e sistemi

1. Aprire il caso e andare alla scheda Dettagli.
2. Espandere Beni collegati o Sistemi collegati e selezionare Collega bene o Collega sistema.
3. Scegliere il bene o sistema da collegare.

Il bene originale scelto alla creazione appare come Primario e non può essere scollegato. Altri beni e sistemi collegati possono essere scollegati. Il collegamento richiede diritti di aggiornamento del caso ed è separato dal collegamento dei casi correlati. I controlli spariscono con la chiusura del caso.

Allegare foto e documenti

Aggiungere prove a supporto del caso durante l’indagine o prima della chiusura.

1. Aprire il caso e andare alla scheda Dettagli.
2. Espandere Allegati e selezionare Carica.
3. Scegliere una foto o un documento (JPEG, PNG, WebP o PDF; max 10 MB ciascuno) e caricare un file alla volta.
4. Ripetere per aggiungere altri file (massimo cinque).

Gli allegati possono essere scaricati o rimossi. Le opzioni di caricamento e rimozione richiedono diritti di aggiornamento e spariscono a caso chiuso.

Iniziare a lavorare su un caso

Segnare l’inizio del lavoro su un caso aperto senza programmare follow-up.

1. Aprire il caso dalla lista Casi.
2. Quando lo stato è Aperto, cliccare Accetta per iniziare nel piè di pagina dei dettagli.

Lo stato del caso cambia in In corso; il pulsante nel piè di pagina mostra poi le opzioni di chiusura. Ricordare che il collegamento di attività di follow-up cambia lo stato in In corso. Solo i casi con stato Aperto possono essere avviati.

Chiudere un caso

Risolvere un caso e registrarne la chiusura.

Nota

Ruolo richiesto: Proprietario, Amministratore o Responsabile per chiudere i casi.

1. Aprire il caso e selezionare Chiudi caso dal menu azioni.
2. Tutte le attività di follow-up suggerite sono pre-selezionate sotto Approva attività; deselezionare eventuali attività non da includere nello schema di controllo.
3. Aggiungere facoltativamente una Nota di chiusura.
4. Confermare cliccando Chiudi caso, che cambia lo stato in Chiuso e registra l’utente che ha chiuso e il timestamp.

Il pulsante nel piè di pagina cambia etichetta a seconda dello stato: Chiudi con nota in In corso oppure Cambia stato in Chiuso in Da revisionare. Un caso non può essere chiuso più di una volta.

Riaprire un caso chiuso

Riportare un caso ad uno stato attivo se è necessario ulteriore lavoro.

Nota

Ruolo richiesto: Proprietario, Amministratore o Responsabile per riaprire casi.

1. Aprire il caso chiuso dalla lista Casi.
2. Usare l’azione Riapri nel piè di pagina dei dettagli.

Lo stato torna a Aperto. Durante la chiusura, le funzionalità di modifica, assegnazione e follow-up sono nascoste fino alla riapertura.

Eliminare un caso

Rimuovere casi creati per errore o duplicati.

1. Aprire il caso e selezionare Elimina dal menu azioni.
2. Confermare l’eliminazione nella finestra Elimina caso.

Nota: l’eliminazione richiede diritti di cancellazione ed è possibile solo se il caso non è chiuso. Eliminare nasconde il caso dalle liste ma ne conserva la cronologia, che il supporto può recuperare se necessario. Chiudere con nota è preferibile per mantenere la storia.

Trovare e utilizzare la lista dei casi

Visualizzare tutti i casi di conformità registrati per una località.

1. Accedere a Località e selezionare la località desiderata.
2. Selezionare la scheda Casi. L’intestazione mostra Casi con il conteggio.
3. La lista comprende le colonne Numero, Titolo, Stato, Gravità, Assegnatario, Creato e Aggiornato. Le ultime tre colonne possono essere nascoste.
4. Usare i filtri per Stato e Gravità per restringere la lista.
5. Cliccare su una riga per aprire i dettagli del caso.

Nota: i casi sono specifici della località; non esiste una coda globale. Gli utenti senza permessi di lettura vedranno un messaggio di Accesso negato.

Modifiche in blocco su più casi

Applicare modifiche di stato, assegnazioni, commenti o programmazione follow-up a più casi contemporaneamente.

1. Nella lista Casi, selezionare i casi da aggiornare.
2. Selezionare Modifica in blocco nella barra di selezione.
3. Attivare le sezioni da applicare: Cambia stato (Avvia o Chiudi), Assegna, Aggiungi commento o Programma follow-up.
4. Applicare le modifiche e controllare il dialogo dei risultati.

Nota: gli ingegneri vedono solo Cambia stato con Avvia e Aggiungi commento. Assegnare, Chiudere e Programmare follow-up richiedono ruoli Responsabile, Amministratore o Proprietario. Un gruppo con assegnazioni o chiusure è completamente rifiutato se anche un solo caso non è aggiornabile. I casi chiusi sono saltati.