Wat is BriqSafe voor Legionella?

Dit artikel geeft een overzicht van BriqSafe voor Legionella en legt uit hoe deze oplossing helpt bij het beheren van legionellapreventie via gestructureerde risicoanalyses en het bijhouden van naleving. Het is bedoeld voor inspecteurs, technici, beheerders en adviseurs die betrokken zijn bij legionellabeheersing.

Opmerking

Vereiste rol: Beheerder of hoger om risicoanalyses aan te maken

Starten met een Risicoanalyse

Begin een risicoanalyse voor een locatie die volledig is ingericht, inclusief geconfigureerde structuren, gebieden, systemen en middelen met een actief beheersregime.

1. Open de locatie en selecteer het tabblad Structuren.
2. Klik op een structuurkaart op Risicoanalyse aanmaken of gebruik het uitklapmenu en kies Nieuwe risicoanalyse aanmaken als er al een bestaat.
3. Het risicoanalysepaneel opent met de activiteitstype vooraf ingesteld en vergrendeld.
4. Stel de scope en planning in en klik op Aanmaken.

Alternatief kunt u een taak starten vanuit de bezoek-aanmaak en het activiteitstype risicoanalyse kiezen.

Opmerking: Alleen Beheerders of hogere rollen kunnen risicoanalyses aanmaken; de knop is ook zichtbaar voor lagere rollen, maar bevestiging is uitgeschakeld en het platform weigert aanmaakpogingen. Veldwerk kan worden toegewezen aan technici.

De Scope Instellen en Bevestigen

Bepaal welke delen van de locatie de risicoanalyse dekt om een gerichte beoordeling te waarborgen.

1. Open de risicoanalyse.
2. Vind in het overzicht de kaart Scope selecteren met het huidige aantal geselecteerde onderdelen.
3. Klik hierop om de Scope wijzigen selector te openen.
4. Selecteer de Structuren, Gebieden en Systemen die u wilt meenemen. Het aanvinken van een bovenliggend onderdeel selecteert alle onderliggende items.
5. Controleer het aantal geselecteerde onderdelen en klik op Bevestigen om op te slaan.

Belangrijk: De scope omvat alleen Structuren, Gebieden en Systemen, niet individuele Middelen. De opgenomen middelen zijn afhankelijk van de geselecteerde structuren en gebieden.
Het aanpassen van de scope beïnvloedt niet het percentage van de voltooiing van de beoordeling, dit percentage loopt alleen op als fases worden gemarkeerd als voltooid. De bevestigingsknop is uitgeschakeld tijdens het laden van gegevens om onvolledige opslagen te voorkomen.

Beheersregimes: Een risicoanalyse moet elementen uit één enkel beheersregime omvatten. Items van verschillende regimes worden grijs weergegeven en kunnen niet in dezelfde analyse worden toegevoegd. Maak voor verschillende regimes aparte analyses aan.

Verzamelen van Nalevingsgegevens

Op Systeemniveau

Tijdens de fase Systemen van een risicoanalyse registreert u nalevingsgegevens en een beoordeling voor elk systeem.

1. Open vanuit Te doen het tegel Systemen.
2. Selecteer een systeem om de details te openen.
3. Vul onder Algemeen het Systemenaam in (verplicht), controleer Operationele status en Omschrijving.
4. Bekijk de gekoppelde middelen en schema’s.
5. Vul de sectie Parameters aan met regime-specifieke meetwaarden.
6. In Beoordeling kunt u desgewenst de automatische uitslag overschrijven door Voldoende of Onvoldoende te kiezen.
7. Sla de beoordeling op; Opslaan verandert in Beoordeling bevestigen zodra alle verplichte velden zijn ingevuld.

Opmerking: De naleving op structuurniveau wordt afgeleid van de onderliggende systemen, gebieden en middelen en wordt niet apart vastgelegd. De schakelaar Voldoende/Onvoldoende wordt pas actief nadat een eerste beoordeling is opgeslagen. Gebruikers met alleen-lezen rechten kunnen geen wijzigingen opslaan.

Op Gebiedsniveau

Registreer nalevingsgegevens voor een gebied, bijvoorbeeld een kamer, inclusief metadata, parameters en status.

1. Open vanuit Te doen de tegel Gebieden.
2. Selecteer een gebied om de details te bekijken.
3. Vul in Algemeen de Naam gebied (verplicht) in, de Omschrijving (optioneel) en stel de Bezetting in voor kamers op In gebruik of Leeg.
4. Type locatie en Beheersregime worden overgenomen van de bovenliggende structuur maar kunnen worden aangepast.
5. Vul de Parameters in en corrigeer indien nodig de status via de schakelknop bij Status.
6. Sla het gebied op; Opslaan verandert in Beoordeling bevestigen zodra compleet.

Opmerkingen: Bezetting geldt alleen voor kamers. Wijzigingen in het type locatie wijzigen het beheersregime niet zonder expliciete aanpassing. Ontbrekende verplichte parameters verhinderen geen opslaan maar zetten het gebied wel op 'Herzien'. Gebruikers met alleen-lezen rechten kunnen geen wijzigingen opslaan.

Op Middelniveau

Registreer details en nalevingsmetingen voor individuele middelen zoals kranen, douches of ketels.

1. Open vanuit Te doen het tegel Middelen.
2. Zoek en selecteer het middel binnen de scope van het gebied.
3. Vul in Algemeen foto’s, Naam, Middelnummer (verplicht), QR-code en Netwerkpositie (nabij bron, midden netwerk, ver van bron) in.
4. Vul de sectie Parameters handmatig aan of via verbonden sensoren.
5. Bekijk optioneel Gekoppelde systemen, Sensoren, Gekoppelde middelen, Casussen en Activiteitenhistorie.
6. Wijzig indien nodig de status in Beoordeling om de automatische evaluatie te overrulen.
7. Sla de beoordeling op; zodra verplichte velden zijn ingevuld, wordt Opslaan Beoordeling bevestigen.

Opmerkingen: Onder een dwingend regime zijn beoordelingschakelaars uitgeschakeld tot de eerste beoordeling is opgeslagen. Overschrijdingen van regimegrenzen genereren automatisch concept technische aanbevelingen. Het bewerken van identificerende velden vereist beheerdersrechten voor middelen, het instellen van de beoordeling vereist rechten voor beoordeling aanpassen.

Automatische Evaluaties Overrulen

Pas de status Voldoende of Onvoldoende handmatig aan wanneer uw professionele oordeel afwijkt van de automatische beoordeling.

1. Open het geselecteerde gebied, middel of systeem.
2. Ga naar de sectie Beoordeling of Status.
3. Na invulling van alle verplichte velden schakel tussen Voldoende of Onvoldoende zoals gewenst.
4. Sla de beoordeling op; er verschijnt een bevestigingsbanner met de tekst: 'De gegenereerde beoordeling is handmatig aangepast'.

Om de override ongedaan te maken, schakelt u de handmatige status uit en slaat u op; het systeem berekent dan de evaluatie opnieuw automatisch.

Belangrijke details: Zolang niet is opgeslagen tonen wijzigingen alleen een melding over niet-opgeslagen wijzigingen, geen override-banner. Onder dwingende regimes zijn schakelaars uitgeschakeld tot een eerste beoordeling. Een handmatig ingestelde status kan altijd teruggezet worden naar automatische evaluatie. Gebruikers met alleen-lezen rechten kunnen geen wijzigingen doorvoeren.

Voortgang van de Risicoanalyse Bewaken

Volg de status en voltooiing van risicoanalyses om te bepalen wat nog resteert vóór afronding en rapportage.

1. Open de risicoanalyse.
2. Bekijk de cirkel in de header, die het aandeel van de acht beoordelingsfases toont dat als voltooid is gemarkeerd.
3. Te doen toont de datasverzamelingsfasen: Locatie, Systemen, Gebieden en Middelen.
4. Te herzien bevat Logboek & Activiteiten, Beheersschema en Technische aanbevelingen.
5. Werk de fases af en markeer ze als Voltooid zodra ze klaar zijn.
6. De eindfase Risicoconclusie wordt vrijgegeven wanneer alle andere fases zijn afgerond.

Opmerking: Het invullen van losse onderdelen binnen een fase werkt de voortgangscirkel niet bij; alleen het volledig markeren van de fase als voltooid doet dit.

Schrijven van de Risicoconclusie

Vat het professionele oordeel en de risico-evaluatie samen om het rapport af te ronden.

1. Open de fase Risicoconclusie.
2. Gebruik het veld Samenvatting om uw tekst in te voeren of klik op Genereren om een concept te maken op basis van bestaande data.
3. Bekijk, bewerk waar nodig en sla de samenvatting op.
4. Lees en evalueer de algemene risico-indicator en de scores van de risicogroepen.

Belangrijk: De samenvatting wordt vergrendeld zodra de beoordeling is afgerond. De risico-indicator varieert van 'Zeer laag' tot 'Zeer hoog'; 'Niet beoordeeld' betekent onvoldoende gegevens. Verschillende beheersregimes tonen verschillende risicogroepen of geen indicator. Gebruikers met alleen-lezen rechten kunnen scores bekijken maar niet aanpassen.

Afronden en Rapporteren

Rond de risicoanalyse formeel af en genereer het vereiste nalevingsrapport.

De Risicoanalyse Afronden

1. Zorg dat alle fases als voltooid zijn gemarkeerd en de risicoconclusie is geschreven.
2. Kies onderaan in de fase Risicoconclusie voor Analyse afronden.
3. Bevestig de onomkeerbare actie in het dialoogvenster.

Opmerking: Na afronding wordt de analyse vergrendeld en verdwijnt deze uit actieve lijsten. Rapporten dienen tevoren te worden gegenereerd; na afronding is rapportage niet meer mogelijk. Afronden maakt ook gekoppelde bezoeken en taken gereed indien deze openstaan.

Het Rapport van de Risicoanalyse Genereren

Maak een formeel nalevingsrapport op basis van de gegevens uit de risicoanalyse.

1. Open in de fase Risicoconclusie het onderdeel Rapport genereren.
2. Bevestig het Type rapport, afhankelijk van het beheersregime van de locatie.
3. Kies desgewenst een Rapportsjabloon of laat de standaard ingesteld.
4. Klik op Rapport genereren en wacht tot de status verandert in Klaar.

Opmerking: Het rapport omvat de volledige scope van de analyse; afzonderlijke structuren of gebieden kunnen niet worden uitgesloten. Rapporten kunnen niet worden gemaakt na afronding en automatische vertaling wordt momenteel niet ondersteund.

Het Rapport Downloaden of Delen

Geef het gegenereerde rapport door aan opdrachtgevers of collega’s.

1. Ga in de fase Risicoconclusie naar het onderdeel Rapport genereren waar de status Klaar wordt getoond.
2. Klik op Downloaden om de pdf lokaal op te slaan.
3. Om per e-mail te verzenden, open de rapportpagina in Documenten, klik op Delen, voeg interne ontvangers toe, stel onderwerp en optioneel bericht in, en verzend.

Opmerking: Het delen verstuurt een beveiligde downloadlink die 24 uur geldig is; externe e-mailadressen kunnen niet worden toegevoegd.

Beheer van Technische Aanbevelingen

BriqSafe genereert concept technische aanbevelingen wanneer meetwaarden de grenswaarden overschrijden. Deze moeten worden beoordeeld en goedgekeurd alvorens ingepland werk te worden.

1. Open binnen een risicoanalyse Middelen en selecteer een middel.
2. Ga naar het tabblad Aanbevelingen.
3. Bekijk de conceptaanbevelingen, herkenbaar aan het label Automatisch gegenereerd.
4. Kies per concept voor Beoordelen of Afwijzen.
5. Controleer bij Aanbeveling beoordelen de voorgestelde activiteiten, probleemomschrijving, oplossing, prioriteit en voeg indien nodig bewijs toe.
6. Keer goed of wijs af met een motivatie van minimaal 10 tekens.

Goedgekeurde aanbevelingen worden samengevoegd in het beheersschema en verschijnen in de planner als werk voor planning en uitvoering.

Opmerking: Concepten blijven inactief totdat ze zijn goedgekeurd. Alleen gebruikers met rechten voor aanbevelingen aanpassen kunnen concepten beoordelen of afwijzen. Afwijzen vereist een motivatie van ten minste 10 tekens. Automatische sluiting van aanbevelingen vindt plaats zodra alle opvolgtaken zijn voltooid. Eenmalige opvolgtaken verschijnen als eenmalige activiteiten in de planning.

Hernemen en Opvolgen van Werk

Bij aanvang van een nieuwe risicoanalyse controleert u of aanbevelingen uit de vorige analyse zijn afgerond of nog openstaan.

1. Open in de nieuwe risicoanalyse het tabblad Aanbevelingen van het middel.
2. Bekijk onder Afgerond sinds vorige analyse de voltooide aanbevelingen.
3. Kies een aanbeveling voor verificatiedetails, inclusief voor- en nafoto’s, resultaten van taken en datum afronding.
4. Onvoltooide aanbevelingen blijven goedgekeurd met het label Meegenomen en de datum van de vorige analyse.

Opmerking: Alleen goedgekeurde aanbevelingen worden meegenomen. Concepten die niet zijn beoordeeld verschijnen niet in de nieuwe analyse. Beoordelaars dienen concepten op te schonen vóór afronding van een analyse.

Samenvatting

BriqSafe voor Legionella biedt een uitgebreid platform om legionelle-risicoanalyses gestructureerd op te zetten, nalevingsgegevens te verzamelen en evalueren, voortgang te bewaken, technische aanbevelingen te beheren en formele rapporten op te stellen volgens legionellapreventieplannen. Gebruikers met de juiste rollen kunnen soepel navigeren door systeem-, gebieds- en middelbeoordelingen, beoordelingen handmatig aanpassen, voltooiing volgen en de benodigde documentatie efficiënt opleveren.