BriqSafe vous aide à organiser les travaux de prévention de la légionellose pour chaque site, à enregistrer les données d’évaluation, à identifier les problèmes et à produire des rapports de conformité. Cet article explique les principales composantes de BriqSafe et leur articulation.
Avant de commencer
- Le site doit être configuré avec ses structures, zones, systèmes et actifs, et il doit disposer d’un régime de contrôle actif.
- Une évaluation des risques couvre un seul site.
Organisation de BriqSafe
Chaque site contient les informations sur le bâtiment et les travaux nécessaires pour l’évaluation et le suivi. Ses Structures regroupent les étages et les zones. Les systèmes appartiennent à une structure tandis que les actifs sont organisés sous les zones et peuvent être liés aux systèmes.
Le régime de contrôle du site détermine les sections d’évaluation, les formulaires requis et les seuils de risque. Il définit également les activités de conformité qui apparaissent dans le Schéma de Contrôle du site.
Commencer une évaluation des risques
Créez une évaluation lors d’un contrôle planifié ou ponctuel.
La création d’une évaluation des risques nécessite un accès de type Gestionnaire ou supérieur.
- Ouvrez le site et sélectionnez Structures.
- Sur une carte de structure, sélectionnez Créer une évaluation des risques. Si des évaluations existent déjà pour ce site, ouvrez le menu Évaluation des Risques et sélectionnez Créer une nouvelle évaluation des risques.
- Dans le panneau Créer Visite, saisissez la Date requise, sélectionnez les Personnes assignées ou Laisser non assigné, puis définissez l’option de revue et le Nom de la visite selon vos besoins.
- Sous Périmètre, sélectionnez Choisir un site et choisissez les structures, zones ou systèmes à évaluer.
- Sélectionnez Ajouter une tâche, puis Créer visite.
Le premier élément sélectionné dans le périmètre définit le régime de contrôle de l’évaluation. Les éléments d’un autre régime ne peuvent pas être ajoutés à la même évaluation. Créez une évaluation distincte pour eux.
Travailler sur l’évaluation
Ouvrez l’évaluation depuis l’onglet Structures du site. L’en-tête de l’évaluation affiche le site, la date de début, le régime de contrôle et le pourcentage d’avancement.
- À faire contient Site, Systèmes, Zones et Actifs.
- À revoir contient Carnet de bord & Activités, Schéma de Contrôle et Recommandations Techniques.
- Le pourcentage en en-tête représente le nombre des huit étapes de l’évaluation marquées comme terminées. Ajouter plus de données dans une étape n’augmente pas le pourcentage tant que l’étape n’est pas marquée comme terminée.
Complétez chaque étape et sélectionnez Marquer comme terminé. L’étape Conclusion des Risques reste verrouillée tant que les sept autres étapes ne sont pas terminées.
Site
L’étape Site enregistre les informations sur le bâtiment et la gestion. Elle peut inclure les Responsabilités, la Description, des sections spécifiques au régime et, le cas échéant, les formulaires d’Évaluation du bâtiment pour chaque structure.
Systèmes, zones et actifs
Dans Systèmes, consignez les détails du système, les actifs liés, les schémas et les paramètres requis. Dans Zones, enregistrez le nom, la description, l’occupation si applicable, les valeurs héritées ou remplacées et les paramètres. Dans Actifs, enregistrez les informations d’identification telles que le numéro de l’actif, la position réseau, les photos et les mesures requises.
Lorsque tous les champs obligatoires sont enregistrés, BriqSafe calcule un résultat satisfaisant ou insatisfaisant. Un inspecteur peut manuellement sélectionner Satisfaisant ou Insatisfaisant et enregistrer l’évaluation. Le résultat calculé reste accessible dans la piste d’audit. Supprimez la sélection manuelle et enregistrez pour revenir au calcul automatique.
Un résultat Satisfaisant automatique signifie qu’aucune règle de risque active n’a signalé de violation. Cela ne garantit pas que chaque point a été vérifié et validé. Un élément non évalué reste À Revoir.
Revoir les conclusions et recommandations
Lorsqu’une mesure d’actif dépasse un seuil, BriqSafe peut créer une recommandation technique en brouillon. Ouvrez l’onglet Recommandations de l’actif et examinez le problème, la solution, la priorité et les valeurs déclenchantes du brouillon.
- Ouvrez Sites, sélectionnez le site et ouvrez Recommandations.
- Sous Filtres, réglez Statut sur Besoin d’approbation et sélectionnez Appliquer les filtres.
- Ouvrez une recommandation et vérifiez les activités suggérées, le problème, la solution, la priorité et les éventuelles pièces jointes.
- Sélectionnez Mettre à jour & revoir pour l’approuver ou Rejeter en fournissant un motif d’au moins 10 caractères.
Les recommandations approuvées peuvent être planifiées comme travaux de suivi. L’approbation ne programme pas automatiquement le travail. Pour les recommandations liées à un actif, système ou zone, les activités suggérées sont ajoutées au schéma de contrôle à leur fréquence définie. Une recommandation se clôt automatiquement lorsque toutes les activités suggérées ont un travail terminé. Les recommandations assignées à une structure ou à l’ensemble du site ne deviennent pas des travaux programmés.
Rédiger la conclusion et terminer
Une fois toutes les étapes terminées, ouvrez Conclusion des Risques. Examinez le cadran des risques et le score pour chaque groupe de risques. Le cadran varie de Très faible à Très élevé, ou affiche Non évalué lorsqu’il n’y a pas assez de données évaluées.
- Saisissez un Résumé Exécutif ou sélectionnez Générer pour créer un brouillon à partir des données de l’évaluation.
- Relisez et corrigez le texte généré, puis sélectionnez Enregistrer.
- Générez le rapport dans Générer Rapport avant de terminer l’évaluation.
- Une fois la conclusion terminée, sélectionnez Terminer l’évaluation et confirmez l’avertissement.
La fin est irréversible. Elle marque l’évaluation comme terminée, fige les scores de conclusion et la retire de la liste active par défaut.
Générer et utiliser les rapports
Dans Conclusion des Risques, le type de rapport suit le régime de contrôle du site. Sélectionnez un Préréglage de rapport optionnel, choisissez d’inclure ou non le Carnet de bord et les Incidents pour ce rapport, puis sélectionnez Générer Rapport. Le rapport passe de En traitement à Prêt, après quoi Télécharger sauvegarde le PDF.
Générez ou régénérez le rapport avant de sélectionner Terminer l’évaluation. Après la fin de l’évaluation, le formulaire de génération et l’option Régénérer sont masqués dans l’évaluation. Un rapport existant peut toujours être téléchargé, et un autre rapport peut être généré depuis la page Documents au niveau de l’organisation.
Mettre à jour le périmètre de l’évaluation
Pour modifier ce que couvre une évaluation ouverte, ouvrez son aperçu et sélectionnez Périmètre de l’analyse. Dans Modifier le périmètre, sélectionnez les structures, zones et systèmes à inclure, puis validez avec le bouton Confirmer marqué d’une coche.
Le périmètre n’inclut pas les actifs individuels. Ils apparaissent via les zones et structures compris dans le périmètre. Modifier le périmètre peut réinitialiser des étapes terminées, il convient donc de revoir ces étapes et de les marquer de nouveau comme terminées.