Controleer de staat van het bemonsteringsplan van een locatie

Dit artikel legt uit hoe managers de staat van het bemonsterings- en planningsplan van een locatie kunnen controleren vóór een inspectie. Het beschrijft de vier soorten controles die worden uitgevoerd op het plan van een locatie, wat de bevindingen betekenen en hoe hierop te reageren.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

De vier controles van de planstatus begrijpen

Er worden vier controles uitgevoerd op het plan van een locatie om te waarborgen dat bemonstering en planning geldig blijven. Elke openstaande bevinding vermeldt in de Controle-rij de controle die de bevinding heeft veroorzaakt.

Rotatie-pool controle

Deze controle verifieert of de bemonsteringspunten waar een regel uit put nog bestaan, gekoppeld en gekwalificeerd zijn. De controle meldt als de pool leeg is, wanneer een punt dat in de lopende cyclus is toegekend verwijderd is, of als een punt niet meer voldoet. Problemen met kwalificatie kunnen optreden wanneer een punt naar een andere locatie is verplaatst, niet langer als bemonsteringspunt is gemarkeerd, is losgekoppeld van het systeem waar de regel over roteert, zich buiten de ruimtes of activiteiten bevindt waar de regel op gericht is, of een netwerkpositie heeft die het uitsluit van de rotatiekeuze.

Controle op dekking

Deze controle controleert of de steekproefomvang de pool van punten binnen de ingestelde dekkingsperiode nog steeds dekt. Het signaleert vensters die niet kunnen worden afgerond zoals geconfigureerd, de laatste cyclus waarin punten niet gedekt zijn, of een periode die opnieuw start bij het volgende geplande moment.

Controle op nieuwe punten

Deze controle meldt punten die na het vastleggen van het plan aan een pool zijn toegevoegd.

Controle op planconsistentie

Deze controle bevestigt of de instellingen van regels, geplande taakvensters en weekroosterankers nog steeds overeenkomen met hun nalevingsregels. Het signaleert ongeldige bemonsteringsinstellingen, taken die buiten het weekrooster van de locatie zijn gepland, of ankers die actief blijven door ongebruikte activiteiten.

De Waarom-rij in bevindingen interpreteren

De Waarom-rij verschijnt alleen bij bevindingen met betrekking tot een punt dat in de lopende cyclus is toegekend. Deze rij verduidelijkt of een punt is verwijderd of nog intact is maar niet langer gekozen kan worden. Mogelijke redenen zijn:

• Het punt is verplaatst naar een andere locatie
• Het punt is niet langer als bemonsteringspunt gemarkeerd
• Het punt is losgekoppeld van het systeem waar de regel over roteert
• Het punt bevindt zich niet in een ruimte waar de regel op gericht is
• Het punt heeft niet meer de activiteit die het oorspronkelijk in scope bracht
• De netwerkpositie van het punt sluit het uit van de rotatieselectie
• Het punt is wel in aanmerking komend, maar ontbreekt in de pool

Een controle van de planstatus uitvoeren

De controle van de planstatus wordt automatisch 's nachts uitgevoerd voor elke locatie, ongeveer om 02:00 uur lokale tijd van de locatie. Dit geldt voor elke locatie waarvan het plan sinds de vorige controle is gewijzigd en garandeert dat elke locatie minstens één keer per week wordt gecontroleerd. Locaties zonder ingestelde tijdzone worden gecontroleerd op UTC-tijd.

Daarnaast kunt u een controle op aanvraag uitvoeren om direct te bevestigen dat problemen zijn opgelost:

1. Open Locaties en selecteer de locatie.
2. Ga naar het tabblad Rotatieplan.
3. Klik op Nu controleren in de kop van Planstatus.

Tijdens het uitvoeren van de controle verschijnt onder de knop de tekst Bezig met controleren…. Na voltooiing worden de bevindingen ververst. Als de controle niet start of halverwege stopt, verschijnt een foutmelding.

Let op: Het uitvoeren van een controle op aanvraag vereist de rol Plannen. Iedereen met toegang tot het tabblad kan bevindingen lezen, maar alleen gebruikers met planningsrechten kunnen een controle starten.

Bevindingen van de planstatus bekijken

Volg deze stappen om de bevindingen van de planstatus van een locatie te bekijken:

1. Open Locaties en selecteer de gewenste locatie.
2. Ga naar het tabblad Rotatieplan.
3. Bekijk de kaart Planstatus met openstaande bevindingen, gesorteerd op ernst (Hoog, Middel, Laag).

Elke bevinding toont:

• De Controle die de bevinding heeft veroorzaakt
• Waar het op van toepassing is
• Het specifieke Punt dat betrokken is (indien van toepassing)
• De uitleg in Waarom (voor punten toegewezen aan de lopende cyclus)
• Wanneer het voor het eerst is ontdekt
• Eventuele voorgestelde oplossingen

Een badge bij de kop van de pagina toont het aantal open bevindingen in de kleur van de hoogste ernst. Bij geen openstaande bevindingen staat er Geen planproblemen gevonden. Als de locatie nog nooit is gecontroleerd, toont de kaart Deze locatie is nog niet gecontroleerd.

Ook locaties zonder rotatieplan kunnen bevindingen opleveren omdat de planconsistentiecontroles elke nalevingsregel omvatten.

Meldingen bij openstaande bevindingen met hoge ernst

Openstaande bevindingen met hoge ernst die zeven dagen zonder actie blijven, triggeren standaard automatische meldingen aan alle gebruikers met de rol Eigenaar, Beheerder of Manager en toegang tot de locatie. De meldingen bevatten:

• De naam van de locatie
• Het aantal bevindingen dat een week zonder actie is
• Hoelang de oudste bevinding al open staat
• Details per bevinding
• Een directe koppeling naar het tabblad Rotatieplan

Deze waarschuwing wordt per bevinding éénmalig verzonden en alleen op werkdagen van de organisatie, aan het begin van de lokale werkdag van de locatie (inclusief weekenden als weekendservice van toepassing is). Bevindingen met middelmatige en lage ernst escaleren niet.

Gebruikers kunnen deze meldingen uitschakelen op het tabblad Meldingen onder Mijn Instellingen, maar het dempen van deze gedeelde voorkeuren schakelt ook meldingen voor wijzigingen in de nalevingsstatus uit.

Inspecteurs, technici, alleen-lezers en managers zonder toegang tot de locatie krijgen nooit meldingen.

Samenvatting

Door de vier controles van de planstatus te begrijpen en bevindingen correct te interpreteren, kunnen managers nagaan of het bemonsterings- en planningsplan van hun locatie betrouwbaar is vóór inspecties. Controles kunnen op aanvraag worden uitgevoerd of worden overgelaten aan het automatische nachtproces, waarbij escalatiemeldingen voor ernstige openstaande problemen worden ontvangen.