Vérifier l’état de santé du plan d’échantillonnage d’un emplacement

Cet article explique comment les responsables peuvent vérifier la santé du plan d’échantillonnage et de planification d’un emplacement avant une inspection. Il décrit les quatre contrôles effectués sur le plan d’un emplacement, la signification de leurs résultats, et la manière d’y répondre.

Remarque

Rôle requis : Responsable

Comprendre les quatre contrôles de santé du plan

Quatre contrôles sont lancés sur le plan d’un emplacement afin de garantir que l’échantillonnage et la planification restent valides. Chaque problème détecté indique dans la ligne Contrôle le contrôle à l’origine de l’alerte.

Contrôle du pool de rotation

Ce contrôle vérifie que les points d’échantillonnage utilisés par une règle existent toujours, sont liés, et remplissent les critères requis. Il signale si le pool est vide, si un point engagé dans le cycle en cours a été supprimé, ou si un point ne répond plus aux critères. Les problèmes d’éligibilité peuvent survenir si un point a été déplacé vers un autre emplacement, n’est plus identifié comme point d’échantillonnage, est déconnecté du système sur lequel la règle opère, se trouve hors des pièces ou activités couvertes par la règle, ou occupe une position réseau exclue de la sélection rotative.

Contrôle de la couverture

Ce contrôle s’assure que la taille de l’échantillon couvre toujours la totalité du pool de points dans la période définie. Il signale les fenêtres de réalisation impossibles à compléter selon la configuration, les derniers cycles contenant des points non couverts, ou un redémarrage de la période lors du prochain événement de planification.

Contrôle des nouveaux points

Ce contrôle identifie les points ayant rejoint un pool après la validation du plan.

Contrôle de cohérence de la planification

Ce contrôle confirme que les paramètres des règles, les fenêtres prévues pour les tâches et les ancres du calendrier hebdomadaire sont toujours conformes aux règles de conformité. Il signale les réglages d’échantillonnage invalides, les tâches planifiées en dehors de la grille hebdomadaire de l’emplacement, ou les ancres restant actives sur des activités non utilisées.

Interpréter la ligne Pourquoi dans les problèmes détectés

La ligne Pourquoi apparaît uniquement pour les problèmes liés à un point engagé dans le cycle en cours. Elle précise si un point a été supprimé ou reste présent mais n’est plus sélectionnable, en listant des raisons telles que :

• Le point a été déplacé vers un autre emplacement
• Le point n’est plus marqué comme point d’échantillonnage
• Le point est déconnecté du système utilisé par la règle
• Le point ne se trouve pas dans une pièce couverte par la règle
• Le point ne possède plus l’activité qui le rendait éligible
• La position réseau du point l’exclut de la sélection rotative
• Le point est éligible mais absent du pool

Lancer un contrôle de santé du plan

Le contrôle de santé du plan s’exécute automatiquement chaque nuit vers 02:00, heure locale de l’emplacement. Il vérifie tout emplacement dont le plan a changé depuis la dernière exécution et garantit qu’au moins un contrôle est effectué par semaine sur chaque emplacement. Pour les emplacements sans fuseau horaire défini, le contrôle s’effectue à l’heure UTC.

Vous pouvez également lancer un contrôle à la demande pour confirmer immédiatement une correction :

1. Ouvrez Emplacements et sélectionnez l’emplacement concerné.
2. Allez à l’onglet Plan de rotation.
3. Cliquez sur Vérifier maintenant dans l’en-tête Santé du plan.

Lors de l’exécution, une indication Vérification en cours... apparaît sous le bouton. Une fois terminée, la liste des problèmes détectés est actualisée. En cas d’échec de démarrage ou d’interruption, un message d’erreur s’affiche.

Remarque : L’exécution d’un contrôle à la demande nécessite le rôle de planificateur. Toute personne ayant accès à l’onglet peut consulter les résultats, mais seul un utilisateur disposant des droits de planification peut lancer un contrôle.

Consulter les problèmes détectés dans la santé du plan

Pour consulter les problèmes détectés sur un emplacement :

1. Ouvrez Emplacements et sélectionnez l’emplacement souhaité.
2. Accédez à l’onglet Plan de rotation.
3. Repérez la carte Santé du plan affichant les problèmes ouverts triés par niveau de gravité (Élevé, Moyen, Faible).

Chaque problème affiche :

• Le Contrôle ayant généré l’alerte
• Ce à quoi il Concerne
• Le Point spécifique impliqué (le cas échéant)
• L’explication Pourquoi (pour les points engagés dans le cycle en cours)
• La date de Première détection
• Les actions correctives suggérées

Un indicateur près du titre de la page affiche le nombre de problèmes ouverts en fonction de la gravité la plus élevée. Si aucun problème n’est détecté, il affiche Aucun problème de plan détecté. Si l’emplacement n’a jamais été vérifié, le message Cet emplacement n’a pas encore été contrôlé. apparaît.

Notez que même les emplacements sans plan de rotation peuvent générer des problèmes, car le contrôle de cohérence de la planification couvre toutes les règles de conformité.

Notifications en cas de problèmes graves non réglés

Par défaut, les problèmes de gravité élevée laissés ouverts sans action pendant sept jours déclenchent automatiquement une notification à tous les utilisateurs ayant les rôles Propriétaire, Administrateur ou Responsable et un accès à l’emplacement. La notification comprend :

• Le nom de l’emplacement
• Le nombre de problèmes ouverts depuis plus d’une semaine
• La durée d’ouverture du problème le plus ancien
• Les détails de chaque problème
• Un lien direct vers l’onglet Plan de rotation

Cette alerte est envoyée une seule fois par problème et uniquement lors des jours ouvrés de l’organisation, au début de la journée de travail locale de l’emplacement (y compris les week-ends si le service weekend est activé). Les problèmes de gravité moyenne ou faible ne sont pas escaladés.

Les utilisateurs peuvent désactiver ces notifications dans l’onglet Notifications de Mes Préférences, mais cette mise en silencieux désactive aussi les notifications sur les changements de statut de conformité.

Notez que les Inspecteurs, Agents techniques, Visiteurs et Responsables sans accès à l’emplacement ne sont jamais notifiés.

Résumé

En comprenant les quatre contrôles de santé du plan et en sachant interpréter leurs résultats, les responsables peuvent vérifier la fiabilité des plans d’échantillonnage et de planification d’un emplacement avant une inspection. Ils peuvent lancer des contrôles à la demande ou s’appuyer sur le traitement automatique nocturne, tout en recevant des notifications en cas de problèmes graves non résolus.