Planifier une recommandation technique comme tâche ponctuelle

Cet article explique comment convertir des recommandations techniques approuvées issues d'une évaluation des risques en activités ponctuelles planifiées, afin de permettre une organisation efficace des travaux correctifs. Il s'adresse aux gestionnaires responsables de la planification et de l'affectation des travaux de suivi.

Remarque

Rôle requis : Gestionnaire

Réviser et approuver les recommandations techniques provisoires

Avant la planification, chaque recommandation provisoire doit être examinée puis approuvée ou rejetée.

1. Ouvrez l’onglet Recommandations de l’actif pour afficher les cartes des recommandations provisoires proposant les actions Réviser et Rejeter.
2. Sélectionnez Réviser pour ouvrir le panneau Réviser la recommandation. Contrôlez les Activités suggérées (tâches correctives), le Problème, la Solution, la Priorité ainsi que les éventuelles Pièces jointes.
3. Si des modifications sont nécessaires, apportez-les, puis choisissez Mettre à jour & réviser pour enregistrer et valider la recommandation en une seule étape.
4. Si aucune modification n’est requise, utilisez Approuver en bas de la vue détaillée pour valider la recommandation sans ouvrir le formulaire.
5. Pour rejeter une recommandation, sélectionnez Rejeter, indiquez un motif d’au moins 10 caractères, puis confirmez.

Remarque : L’approbation intègre les activités suggérées dans le schéma de contrôle du site et modifie le statut de la recommandation en Approuvée. Seules les recommandations approuvées peuvent être planifiées.

Planifier les recommandations approuvées en tant que tâches ponctuelles de suivi

Après approbation, convertissez les activités suggérées en interventions planifiées en programmant des visites ponctuelles.

1. Ouvrez le Planificateur depuis la barre latérale. Les recommandations approuvées apparaissent sous forme de cartes d’activités ponctuelles aux côtés des travaux récurrents.
2. Repérez la carte de recommandation marquée du badge Ponctuelle (visible lorsque toutes les activités suggérées sont à fréquence ponctuelle).
3. Attribuez une date et sélectionnez un technicien pour réaliser l’intervention en créant une visite portant la tâche de suivi.
4. Indiquez que la visite est Ponctuelle si elle ne comprend que des activités ponctuelles.

Important : Seules les recommandations associées à un équipement, système ou secteur génèrent des tâches planifiables ; celles liées à une structure ou localisation conservent leurs activités mais n’apparaissent ni dans le schéma de contrôle ni dans le planificateur.

Planifier une visite pour la tâche ponctuelle de suivi

Programmez le travail correctif lors d’une visite unique que vous affectez au technicien.

1. Dans le Planificateur, sélectionnez Planifier une visite ou cliquez sur une carte À planifier pour ouvrir automatiquement le formulaire de planification prérempli avec l’activité.
2. Définissez le Site, la Date de la visite ainsi que les Heures de début et de fin. Si nécessaire, activez Besoin de révision.
3. Choisissez au moins un Assigné ayant accès au site ; les comptes techniciens ne voient que leur propre nom dans la liste.
4. Confirmez les détails puis cliquez sur Planifier.

Remarque : Les heures de début et de fin doivent être le même jour, avec l’heure de fin postérieure à celle de début et au plus tard à 23h59. Lors d’une planification tardive, les heures peuvent s’effacer et une visite toute la journée sera proposée.

Finaliser les tâches de suivi planifiées et fermeture automatique des recommandations

Les techniciens réalisant les tâches de suivi programmées doivent valider l’exécution sur site afin de consigner le travail effectué.

1. Depuis la liste des tâches de la visite, ouvrez la tâche de suivi associée à la recommandation.
2. Effectuez les travaux correctifs sur place, remplissez le formulaire d’activité et ajoutez les photos requises.
3. Appuyez sur Terminer la tâche une fois le travail achevé.

La plateforme n’affiche pas les détails de la recommandation sur l’écran de la tâche. La clôture de la dernière tâche de suivi liée à une recommandation approuvée déclenche automatiquement la fermeture de cette recommandation lorsque toutes les activités suggérées ont été réalisées.

Remarque : Une clôture partielle maintient la recommandation ouverte tant que les activités ne sont pas toutes terminées. En l’absence d’activités suggérées, la recommandation ne peut se fermer automatiquement et doit être fermée manuellement.

Clôturer manuellement une recommandation si nécessaire

Si le travail correctif est effectué sans tâche validée dans la plateforme — par exemple réalisé hors système ou sur un actif retiré — la recommandation doit être clôturée manuellement.

1. Ouvrez l’onglet Recommandations de l’actif et repérez la recommandation approuvée.
2. Sélectionnez Terminer dans le pied de page de la vue détaillée pour ouvrir la boîte de dialogue de clôture.
3. Ajoutez, si souhaité, des Notes de vérification puis confirmez en cliquant sur Clôturer la recommandation.
4. Si aucune tâche complétée n’est liée, un avertissement apparaît avec l’option Clôturer quand même, qui force la clôture et enregistre l’action dans la piste d’audit.

Avertissement : N’utilisez la clôture forcée qu’après avoir vérifié les travaux. Cette action est irréversible depuis cette vue.