Questo articolo spiega come invitare utenti nella propria organizzazione, assegnare ruoli e autorizzazioni per sedi e categorie di attività, e comprendere le differenze tra l’accesso interno ed esterno. È rivolto ai responsabili della gestione utenti in una nuova sede.
NotaRuolo richiesto: Responsabile
Invitare utenti nella tua organizzazione
Utilizza questa procedura per aggiungere membri del team, subappaltatori o clienti che necessitano di accesso con ruoli predefiniti e ambiti specifici.
- Apri Utenti e Team.
- Clicca su Aggiungi membro del team sopra l’elenco Membri del team.
- Nel pannello Invita utente, inserisci gli indirizzi email nel campo Indirizzi email.
Puoi aggiungere più indirizzi digitandoli o incollandoli e premendo Invio, virgola o punto e virgola per separare le voci. - Se l’invitato è esterno alla tua organizzazione, attiva l’interruttore Utente esterno.
- Seleziona un Ruolo adeguato all’utente.
Nota: scegliere Proprietario rende obbligatorio l’accesso interno, disabilitando l’interruttore Utente esterno. - In Autorizzazioni categorie attività, usa Aggiungi categoria attività per assegnare le attività a cui l’utente può accedere.
- In Autorizzazioni sedi, usa Aggiungi sede per assegnare le sedi a cui l’utente può accedere.
Per gli utenti esterni, devi concedere ogni sede e categoria attività necessaria, poiché il loro accesso inizialmente è nullo. - Clicca su Invita utente per inviare gli inviti.
Verrà confermato con il messaggio Invito utente inviato con successo.
Importante: per gli utenti esterni, le autorizzazioni concedono accesso solo alle sedi e attività specificate. Se nessuna sede è assegnata, l’utente esterno potrà accedere ma non visualizzerà dati.
Le sedi concesse agli utenti esterni devono essere su un piano con accesso esterno abilitato e contenere almeno una Struttura; altrimenti l’invito sarà rifiutato senza indicare la sede mancante.
Modificare ruoli e autorizzazioni degli utenti
Adatta ruoli, accesso alle sedi o alle categorie attività per i membri del team esistenti quando cambiano le responsabilità.
- Vai su Utenti e Team.
- Seleziona un membro dall’elenco Membri del team per aprire il pannello Aggiorna utente.
- Se applicabile, attiva o disattiva l’interruttore Utente esterno.
Nota: questo interruttore non è disponibile se il membro ha il ruolo di Proprietario, che è sempre interno. - Modifica il Ruolo dell’utente secondo necessità.
L’elenco mostra i ruoli assegnabili, inclusi quelli correnti. - Modifica le Autorizzazioni categorie attività aggiungendo o rimuovendo categorie.
- Modifica le Autorizzazioni sedi aggiungendo o rimuovendo sedi.
- Clicca su Aggiorna per salvare.
Verrà mostrato Utente aggiornato con successo.
Se l’utente non ha ancora accettato l’invito, inviando le modifiche riceverà un nuovo invito.
La modifica delle categorie attività sposta solo le autorizzazioni; le assegnazioni di lavoro già programmate restano invariate.
Limitazioni:
- Solo un Proprietario può modificare un utente con ruolo di Proprietario.
- L’organizzazione deve sempre mantenere almeno un Proprietario; il ruolo dell’ultimo Proprietario è bloccato, non può essere modificato o disabilitato.
Gli utenti vedranno le autorizzazioni aggiornate dopo il refresh della sessione. Per accelerare, consigliagli di passare su un’altra scheda e tornare a BriqSafe; l’accesso viene verificato al massimo ogni 30 secondi.
Re-invitare o rimuovere inviti in sospeso
Gestisci gli inviti per utenti che non hanno ancora accettato per aggiornare l’accesso o ritirare l’invito.
- Accedi a Utenti e Team.
- Individua il membro con stato Invito in sospeso e apri il pannello Aggiorna utente.
- Modifica Ruolo, Autorizzazioni sedi o Autorizzazioni categorie attività secondo necessità.
- Clicca su Aggiorna e reinvita per rinviare l’invito con l’accesso aggiornato.
Comparirà il messaggio Utente aggiornato e reinvitato con successo.
Per ritirare un invito, usa Elimina invito dal menu di overflow della riga corrispondente.
Ciò rimuove l’invito e disabilita il link inviato.
Gestire le differenze tra accesso interno ed esterno
Comprendi le differenze fondamentali tra i modelli di accesso interno ed esterno quando imposti le autorizzazioni.
| Aspetto accesso | Utente interno | Utente esterno |
|---|---|---|
| Accesso iniziale | Ha accesso a tutte le sedi e attività di default. | Non ha accesso a sedi o attività; tutto deve essere esplicitamente concesso. |
| Autorizzazioni sedi | La lista limita l’accesso; lista vuota significa Tutte le sedi. | La lista concede l’accesso; lista vuota significa Nessuna sede. |
| Selezione ruolo | Tutti i ruoli disponibili, alcuni richiedono corrispondenza con il proprio ruolo (es. solo i Proprietari possono assegnare Proprietario). | Alcuni ruoli sono limitati (es. ruolo Proprietario disabilita l’interruttore utente esterno). |
| Assegnazione ingegnere predefinito | Le categorie attività selezionate all’invito indicano l’ingegnere predefinito per l’organizzazione o limitato alle sedi concesse. | Stesso funzionamento, eventuali configurazioni errate generano solo avvisi; l’invito è comunque inviato. |
Concedere l’accesso degli utenti alle sedi
Controlla l’accesso a sedi specifiche per utenti interni ed esterni.
- Apri la Sede desiderata nell’applicazione.
- Clicca sulla scheda Utenti per vedere chi ha accesso.
- Per aggiungere un utente, seleziona Aggiungi utente alla sede o individua la riga dell’utente.
- Modifica le Autorizzazioni sedi aggiungendo o rimuovendo sedi.
- Salva le modifiche.
Ricorda che le autorizzazioni sulle sedi per utenti interni limitano la visualizzazione, mentre per utenti esterni concedono l’accesso.
Senza il diritto Accesso utente esterno, questa sezione mostra invece una richiesta di aggiornamento.
