Utilisez cet article pour inviter des membres de l'équipe ou des utilisateurs externes, puis attribuer leur rôle et leurs accès aux catégories d'activités et aux zones.
Avant de commencer
- Votre plan doit inclure le droit Accès Utilisateur Externe. Sans cela, Utilisateurs & Équipes est remplacé par une invite de mise à niveau.
- Pour un utilisateur externe, chaque zone à laquelle vous donnez accès doit contenir au moins une Structure.
Inviter un utilisateur
Utilisez le formulaire d'invitation pour ajouter un membre interne de l'équipe ou un partenaire externe.
- Ouvrez Utilisateurs & Équipes.
- Sélectionnez Ajouter un membre de l'équipe au-dessus de la liste des Membres de l'Équipe.
- Dans le panneau Inviter un Utilisateur, cochez Utilisateur Externe si la personne est hors de votre organisation.
- Saisissez une adresse dans Adresses e-mail, puis appuyez sur Entrée. Pour inviter plusieurs personnes, ajoutez chaque adresse sous forme de puce en appuyant sur Entrée, une virgule ou un point-virgule.
- Sélectionnez un Rôle.
- Sous Autorisations des Catégories d'Activité, sélectionnez Ajouter une Catégorie d'Activité si vous devez attribuer des catégories d'activités.
- Sous Autorisations des Zones, sélectionnez Ajouter une Zone et ajoutez chaque zone à laquelle l'utilisateur peut accéder.
- Sélectionnez Inviter un Utilisateur.
Invitation envoyée avec succès confirme que l'invitation a été envoyée. Si plusieurs personnes sont incluses, elles reçoivent toutes le même rôle, accès aux zones et aux catégories d'activités. Les adresses invalides ou en double sont signalées sur leurs puces avant l'envoi.
Comprendre les accès internes et externes
La signification des autorisations dépend du type d'utilisateur :
- Utilisateurs internes : ils disposent initialement d'un accès à tout. La sélection de catégories d'activités ou de zones restreint leur accès. Si aucune zone n'est sélectionnée, la mention affichée est L'utilisateur a la permission de Toutes les Zones.
- Utilisateurs externes : ils n'ont aucun accès au départ. Les catégories d'activités et zones sélectionnées leur accordent un accès. Un utilisateur externe doit avoir au moins une zone. Si aucune zone n'est sélectionnée, la mention affichée est L'utilisateur n'a la permission d'aucune Zone et l'invitation n'est pas envoyée.
- Les catégories d'activités ne font que restreindre l'accès d'un utilisateur externe. Si aucune catégorie n'est sélectionnée, l'utilisateur peut toujours voir tous les types d'activités, même si la mention affichée est L'utilisateur n'a la permission d'aucune Catégorie d'Activité.
La sélection des catégories d'activités lors de l'invitation fait également de cette personne un ingénieur par défaut pour ces catégories. Cela s'applique à l'ensemble de l'organisation ou seulement aux zones accordées. Si le rôle par défaut ne peut pas être configuré, l'invitation est tout de même envoyée et un avertissement vous invite à définir les paramètres par défaut dans Paramètres de l'Organisation.
Règles relatives aux rôles lors de l'invitation
- La liste Rôle ne contient que les rôles que vous pouvez attribuer. Attribuer Propriétaire nécessite la permission de Propriétaire, et attribuer Administrateur nécessite la permission d'Administrateur ou plus.
- Sélectionner Propriétaire transforme l'utilisateur en interne et supprime l'option Utilisateur Externe.
- Tous les destinataires d'une même invitation reçoivent le même rôle et les mêmes autorisations.
Modifier l'accès après l'invitation
Modifiez le rôle, l'accès aux catégories d'activités ou aux zones d'un membre existant depuis son fiche membre.
- Ouvrez Utilisateurs & Équipes.
- Sélectionnez le membre dans la liste Membres de l'Équipe.
- Dans le panneau Mettre à jour l'Utilisateur, ajustez l'option Utilisateur Externe, le Rôle, les Autorisations des Catégories d'Activité ou les Autorisations des Zones.
- Sélectionnez Mettre à jour.
Utilisateur mis à jour avec succès confirme le changement. Un Propriétaire est toujours interne, donc l'option Utilisateur Externe n'est pas disponible lorsque le rôle Propriétaire est sélectionné. Le rôle du seul Propriétaire ne peut pas être modifié. Seul un Propriétaire peut modifier un membre ayant déjà ce rôle.
Pour un membre externe, enlever toutes les zones empêche la mise à jour et affiche Ajouter au moins une zone. Un utilisateur externe sans zone ne peut rien voir. Si vous désactivez Utilisateur Externe ou choisissez Propriétaire pour un membre externe sans zone, BriqSafe demande Accorder l'accès à toutes les zones ?. Confirmer donne au membre accès à toutes les zones.
Les modifications des zones, catégories d'activités et statut d'utilisateur externe sont transmises à un membre connecté lorsque son onglet BriqSafe retrouve le focus, au maximum toutes les 30 secondes. Demandez au membre de changer d'onglet puis de revenir. Un changement de rôle met à jour les entrées de menu basées sur le rôle à ce moment, mais les boutons et menus liés aux nouvelles permissions peuvent attendre le renouvellement de la session. Se déconnecter puis se reconnecter applique immédiatement les changements.
Renvoyer ou révoquer une invitation en attente
- Dans Utilisateurs & Équipes, sélectionnez le membre marqué Invité.
- Dans le panneau Mettre à jour l'Utilisateur, modifiez le rôle ou les autorisations si nécessaire.
- Sélectionnez Mettre à jour et Réinviter.
Utilisateur mis à jour et réinvité avec succès confirme que l'invitation a été mise à jour et renvoyée. Il n'existe pas d'action de renvoi distincte dans Utilisateurs & Équipes. Si l'e-mail invité est aussi enregistré en tant que contact, vous pouvez utiliser Renvoyer l'invitation dans le panneau latéral de ce contact sous les paramètres Contacts de l'organisation.
Pour retirer une invitation en attente, ouvrez le menu d'options de la ligne correspondante, sélectionnez Révoquer l'invitation et confirmez Révoquer l'invitation dans la boîte de dialogue. Invitation révoquée confirme l'action, supprime la ligne et désactive le lien envoyé.