Gebruikers instellen bij een nieuwe locatie

Gebruik dit artikel om teamleden of externe gebruikers uit te nodigen en hun rol en toegang tot activiteitcategorieën en locaties toe te wijzen.

Opmerking

Vereiste rol: Manager

Wat u vooraf moet weten

• Uw abonnement moet de External User Access optie bevatten. Zonder deze optie wordt Gebruikers & teams vervangen door een upgradeprompt.
• Voor een externe gebruiker moet elke locatie waartoe u toegang verleent minstens één Structuur bevatten.

Een gebruiker uitnodigen

Gebruik het uitnodigingsformulier om een intern teamlid of een externe partner toe te voegen.

1. Open Gebruikers & teams.
2. Selecteer boven de lijst Teamleden Teamlid toevoegen.
3. Kies in het paneel Gebruiker uitnodigen Externe gebruiker als deze persoon buiten uw organisatie valt.
4. Voer een adres in bij E-mailadressen en druk op Enter. Nodig u meerdere personen uit, voeg dan voor elk adres een aparte chip toe door op Enter, een komma of een puntkomma te drukken.
5. Kies een Rol.
6. Kies onder Toegangsrechten activiteitcategorieën Activiteitcategorie toevoegen als u activiteitcategorieën wilt toewijzen.
7. Kies onder Toegangsrechten locaties Locatie toevoegen en voeg elke locatie toe waartoe de gebruiker toegang mag hebben.
8. Kies Gebruiker uitnodigen.

Gebruikersuitnodiging succesvol verzonden bevestigt dat de uitnodiging is verstuurd. Bij uitnodiging van meerdere personen ontvangen zij allemaal dezelfde rol, locatie- en activiteitcategorie-toegang. Ongeldige of dubbele adressen worden op de chips gemarkeerd voordat u verzendt.

Verschil tussen interne en externe toegang

De betekenis van de toegangsselecties is afhankelijk van of de gebruiker intern of extern is:

• Interne gebruikers: zij hebben standaard toegang tot alles. Het selecteren van activiteitcategorieën of locaties beperkt hun toegang. Als er geen locaties zijn geselecteerd, staat er Gebruiker heeft toegang tot Alle locaties.
• Externe gebruikers: zij starten zonder toegang. Alleen geselecteerde activiteitcategorieën en locaties geven toegang. Een externe gebruiker moet minstens één locatie hebben. Zonder geselecteerde locatie staat er Gebruiker heeft geen toegang tot locaties en wordt de uitnodiging niet verstuurd.
• Activiteitcategorieën beperken alleen de toegang voor een externe gebruiker. Als er geen activiteitcategorieën geselecteerd zijn, kan de gebruiker nog steeds alle activiteitstypen zien, ook al staat er Gebruiker heeft geen toegang tot activiteitcategorieën.

Het selecteren van activiteitcategorieën bij het uitnodigen maakt de gebruiker tevens standaard monteur voor die categorieën, binnen de organisatie of alleen voor de toegewezen locaties. Als dit niet kan worden ingesteld, wordt de uitnodiging alsnog verstuurd en verschijnt een waarschuwing met het verzoek dit in Organisatie-instellingen aan te passen.

Rolregels voor uitnodigingen

• De lijst Rol bevat alleen rollen die u mag toewijzen. Eigenaar toewijzen vereist de rol eigenaar en Beheerder toewijzen vereist ten minste een beheerder-rol.
• Als u Eigenaar kiest, wordt de gebruiker intern en verdwijnt de Externe gebruiker-schakelaar.
• Alle ontvangers van één uitnodiging krijgen dezelfde rol en toegangsrechten.

Toegang wijzigen na uitnodiging

Wijzig de rol, activiteitcategorie-toegang of locatie-toegang van een bestaand lid via hun lidrecord.

1. Open Gebruikers & teams.
2. Selecteer het lid in de lijst Teamleden.
3. Pas in het paneel Gebruiker bijwerken de Externe gebruiker-schakelaar, Rol, Toegangsrechten activiteitcategorieën of Toegangsrechten locaties aan.
4. Kies Bijwerken.

Gebruiker succesvol bijgewerkt bevestigt de wijziging. Een eigenaar is altijd intern, waardoor de schakelaar Externe gebruiker niet beschikbaar is bij de rol Eigenaar. De rol van de enige eigenaar kan niet worden aangepast. Alleen een eigenaar kan het lid wijzigen als deze al de rol eigenaar heeft.

Bij een extern lid voorkomt het verwijderen van alle locaties de update en verschijnt de melding Voeg minstens één locatie toe. Een externe gebruiker zonder locaties kan niets zien. Als u Externe gebruiker uitschakelt of Eigenaar kiest voor een externe gebruiker zonder locaties, vraagt BriqSafe Toegang geven tot alle locaties?. Bevestigen geeft het lid toegang tot alle locaties.

Wijzigingen in locatie-, activiteitcategorie- en externe-gebruikersinstellingen worden zichtbaar voor de gebruiker zodra hun BriqSafe-tabblad weer actief is, maximaal eenmaal per 30 seconden. Vraag de gebruiker het tabblad te verlaten en opnieuw te openen. Rolwijzigingen werken direct via de menunamen, maar knoppen en menu-opties kunnen pas werken na een nieuwe inlogsessie. Uit- en opnieuw inloggen voert de wijzigingen meteen door.

Uitnodiging opnieuw versturen of intrekken

1. Ga in Gebruikers & teams naar het lid met de status Uitgenodigd.
2. Pas zo nodig rol en toegangsrechten aan in het paneel Gebruiker bijwerken.
3. Kies Bijwerken en opnieuw uitnodigen.

Gebruiker succesvol bijgewerkt en opnieuw uitgenodigd bevestigt dat de uitnodiging is bijgewerkt en verzonden. Er is geen aparte knop voor opnieuw versturen in Gebruikers & teams. Als het uitgenodigde e-mailadres als contact is opgeslagen, kunt u in die contactzijbalk onder Contacten van de organisatie Uitnodiging opnieuw verzenden gebruiken.

Om een uitstaande uitnodiging in te trekken opent u het overflowmenu van de betreffende regel, kiest u Uitnodiging intrekken en bevestigt u dit in de dialoog met Uitnodiging intrekken. Uitnodiging ingetrokken bevestigt de actie, verwijdert de regel en maakt de toegestuurde link onbruikbaar.