Integrare un sistema di prenotazione

Questo articolo spiega come integrare sistemi di prenotazione con BriqSafe pianificando e gestendo visite e attività tramite le funzionalità di programmazione integrate. È rivolto ai Responsabili incaricati della pianificazione e coordinamento delle attività all’interno di BriqSafe.

Nota

Ruolo richiesto: Responsabile

Programmare visite utilizzando modelli

Utilizza i modelli per programmare un insieme raggruppato di attività con la stessa frequenza eseguite insieme, creando una singola visita.

1. Apri Pianificatore e clicca su Programma visita.
2. Nel pannello laterale Pianificazione, trascina un modello di visita sul giorno desiderato.
3. Nel pannello Nuova visita, imposta Luogo, Data, e gli orari di Inizio e Fine.
4. Seleziona i Operatori assegnati alla visita.
5. Modifica il numero di attività previste per ogni tipo sotto Attività per lavoro. L’elenco delle attività è fisso per questa occorrenza; non è possibile rimuovere un tipo di attività, ma si può ridurre il numero a zero, salvo limitazioni dovute alla rotazione di campionamento.
6. Aggiungi eventuali lavori extra non previsti dal modello cliccando su Aggiungi lavoro prima di programmare.
7. Clicca su Programma per creare la visita.

Importante: L’elenco delle attività del modello rimane invariato per ogni visita programmata e non può essere modificato in modo permanente variando i lavori durante la programmazione. Sono visibili solo gli operatori con accesso al luogo; quelli preimpostati senza accesso vengono rimossi e devono essere impostati manualmente per procedere.

Programmare singole attività come visite autonome

Programma singole attività al di fuori dei modelli quando è necessaria una pianificazione individuale.

1. Apri Pianificatore e clicca su Programma visita per aprire il pannello Pianificazione.
2. Trascina un’attività dalla sezione Attività libere sul giorno desiderato oppure clicca su una scheda di raccomandazione Da programmare per aprire un pannello Nuova visita precompilato.
3. Imposta Luogo, Data, e gli orari di Inizio e Fine.
4. Facoltativamente, attiva Necessita revisione se la visita deve essere verificata dopo il completamento.
5. Seleziona uno o più Operatori idonei.
6. Clicca su Programma per creare la visita.

Nota: Gli orari di inizio e fine devono rientrare nella stessa data, con l’ora di fine successiva a quella di inizio e non oltre le 23:59. Se il lavoro previsto supera la mezzanotte, programma una seconda visita nel giorno successivo. Se l’orario di inizio è troppo tardi per impostare un orario di fine valido, il modulo si resetterà su un’opzione di visita per l’intera giornata per permettere la programmazione.

Creare visite ricorrenti in modalità bulk

Organizza visite ripetute su un periodo attivando la ricorrenza durante la programmazione di una visita da modello.

1. Durante la creazione di una visita da modello nel pannello Nuova visita, attiva Crea visite ricorrenti.
2. Imposta la Frequenza scegliendo tra Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale.
3. Definisci Ripeti ogni (da 1 a 12) e il Numero di occorrenze (da 2 a 100).
4. Controlla le date previste delle visite e il numero totale di lavori generati.
5. Clicca su Programma per creare la serie ricorrente.

Importante: La ricorrenza disabilita le modifiche ai lavori per singola attività e l’aggiunta di nuovi lavori, poiché tutte le visite della serie seguono il numero originale di lavori del modello. Inoltre, le date passate nella serie di ricorrenza vengono ignorate durante la creazione.

Programmare visite dalle raccomandazioni del pianificatore

Programma rapidamente lavori suggeriti da BriqSafe in base alle esigenze di lavoro aperto.

1. Nel Pianificatore, attiva il toggle Da programmare per visualizzare le schede raccomandate nelle date suggerite.
2. Clicca su una scheda raccomandazione per aprire il pannello Nuova visita precompilato con data, luogo, attività, orari e operatori appropriati.
3. Aggiusta i dettagli se necessario, quindi clicca su Programma.

Nota: Le raccomandazioni appaiono solo se non esiste già una visita programmata entro la finestra di frequenza dell’attività. La programmazione da una scheda ne rimuove la visualizzazione e eventuali raccomandazioni identiche vengono aggregate in una sola scheda.

Programmare lavori di posa sensori

Organizza visite per l’installazione di sensori di monitoraggio.

1. Apri Pianificatore e clicca su Programma visita per aprire il pannello Pianificazione.
2. Espandi Attività libere (solitamente ridotte) e trascina l’attività di posa sensore sul giorno desiderato.
3. Verifica Luogo, Data e gli orari.
4. Seleziona almeno un Operatore.
5. È possibile assegnare il lavoro a una specifica Struttura, Area, Sistema o Bene tramite Aggiungi lavoro prima della programmazione.
6. Clicca su Programma.

Importante: Il nome dell’attività di posa sensori può variare tra le organizzazioni. Le attività libere non includono operatori preimpostati a meno che il modello o il luogo non li definisca. La programmazione fallisce se il sistema di controllo del luogo non prevede un’attività di questo tipo abilitata; la visita viene cancellata prima di aggiungere i lavori. La programmazione della posa sensori è un processo distinto dalla gestione dei dispositivi IoT, quest’ultima non disponibile finché non viene attivata la funzione dedicata.

Gestione delle visite programmate

Modificare visite dal calendario

Riprogramma o riassegna visite direttamente dal calendario.

1. Nel Pianificatore, clicca sulla scheda della visita per aprirne i dettagli.
2. Modifica Data, orari di Inizio e Fine, Operatori o la spunta Richiede revisione dopo completamento.
3. Clicca su Salva per applicare le modifiche.
4. Se lo spostamento data sposta la visita in un blocco settimanale diverso, conferma il dialogo Questo spostamento modifica il programma selezionando Sposta programma.
5. Per eliminare una visita, clicca su Rimuovi. Questo annulla visite programmate o elimina bozze.

Nota: La rimozione di una visita programmata registra automaticamente un motivo di cancellazione standard; per motivazioni personalizzate usa la pagina Visite.

Riassegnare visite a operatori diversi

Cambia gli operatori assegnati per gestire disponibilità o carichi di lavoro.

1. Da web, apri la pagina Visite e seleziona la visita desiderata.
2. Nel footer del pannello dettagli, scegli Riassegna.
3. Nel dialogo Riassegna visita, modifica gli Operatori rimuovendo o aggiungendo persone.
4. Clicca su Riassegna per confermare.

Importante: Deve rimanere almeno un operatore selezionato. Gli operatori devono avere accesso al luogo della visita. Solo visite con stato Programmato o In corso possono essere riassegnate; solo i lavori ancora da eseguire vengono trasferiti ai nuovi operatori.

Segnalare visite per revisione

Contrassegna visite che richiedono verifica dopo completamento prima di essere chiuse.

1. Durante la programmazione nel pannello Nuova visita, attiva Necessita revisione.
2. Dopo la programmazione, il flag resta modificabile fino al completamento della visita.
3. Disattivare il flag prima del completamento libera eventuali rilevamenti fuori soglia in coda per la revisione e genera i casi correlati.

Nota: Dopo il completamento, il flag non può più essere modificato o riattivato. Se impostato da un modello, sovrascrive la scelta manuale durante la programmazione, salvo modifiche dell’utente.

Panoramica calendario e sincronizzazione esterna

Visualizzare le visite programmate nel Pianificatore

Monitora visite e assegnazioni tra sedi o operatori.

1. Apri Pianificatore. Si apre nella vista usata precedentemente: Settimana (default), Mese, Giorno o Agenda.
2. Usa la vista settimanale per raggruppare righe per Luogo o Operatore e individuare visite scadute o senza assegnazione.

Nota: Evidenziazioni in rosso e toggle di raggruppamento possono non essere disponibili in tutte le viste. Il Pianificatore è accessibile solo ai ruoli di Responsabile e superiori.

Sincronizzare le visite con calendari esterni

Mantieni aggiornate e visibili le visite programmate su Google Calendar, Outlook, Calendario Apple o altre app di calendario.

1. Apri Impostazioni account nella barra laterale, poi seleziona la scheda Account.
2. Nel pannello Sincronizzazione calendario, clicca su Sincronizza con il tuo calendario.
3. Seleziona l’app di calendario desiderata o clicca su Copia link per aggiungere manualmente il feed di iscrizione.
4. Completa la connessione nell’app del calendario.

Importante: L’app calendario aggiorna il feed secondo il proprio programma. Il feed include solo visite da 30 giorni indietro fino a 90 giorni avanti. Cambi di ruolo in BriqSafe richiedono la rigenerazione del link calendario per aggiornare i permessi del feed.

Riepilogo

L’integrazione di sistemi di prenotazione con BriqSafe si basa sugli strumenti interni di programmazione per creare, modificare e gestire visite e attività in modo efficiente. Usa modelli per attività raggruppate, pianificazioni singole per compiti specifici e creazione di visite ricorrenti per lavori ripetuti. Il Pianificatore e la sincronizzazione con calendari esterni consentono una supervisione trasparente e coordinata. Le funzioni di segnalazione per revisione e riassegnazione supportano il controllo qualità e la gestione delle risorse.