Intégrer un système de réservation

Cet article explique comment intégrer des systèmes de réservation avec BriqSafe en planifiant et en gérant les visites et activités via les fonctionnalités de planification intégrées. Il s’adresse aux Responsables chargés de l’organisation et de la coordination des tâches dans BriqSafe.

Remarque

Rôle requis : Responsable

Planification des visites avec des modèles

Utilisez des modèles pour planifier un groupe d’activités partageant une périodicité et réalisées ensemble, formant ainsi une visite unique.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite.
2. Dans la barre latérale Planification, faites glisser un modèle de visite sur le jour souhaité.
3. Dans le panneau Nouvelle visite, définissez le Lieu, la Date ainsi que les Heures de début et de fin.
4. Sélectionnez les Intervenants pour la visite.
5. Ajustez le nombre de tâches par activité dans Tâches par activité. Notez que la liste des activités est figée pour cette occurrence ; vous ne pouvez pas supprimer un type d’activité, mais vous pouvez réduire son nombre de tâches à zéro, sauf restriction due à une rotation d’échantillonnage.
6. Ajoutez tout travail hors schéma en cliquant sur Ajouter une tâche avant de planifier.
7. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Important : La liste des activités d’un modèle est fixe pour chaque visite planifiée et ne peut être modifiée de façon permanente en ajustant les tâches lors de la planification. De plus, seuls les intervenants ayant accès au lieu apparaissent ; les intervenants préremplis sans accès sont supprimés et doivent être réattribués manuellement pour continuer la planification.

Planification d’activités individuelles en visites autonomes

Planifiez des activités isolées hors modèles lorsque cela est nécessaire pour une organisation spécifique.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour accéder à la barre latérale Planification.
2. Faites glisser une activité depuis la section Activités libres sur le jour ciblé, ou cliquez sur une carte de recommandation À planifier pour ouvrir un panneau Nouvelle visite prérempli.
3. Définissez le Lieu, la Date, ainsi que les Heures de début et de fin.
4. Activez éventuellement l’option Nécessite une vérification si la visite doit être contrôlée après réalisation.
5. Sélectionnez un ou plusieurs Intervenants éligibles.
6. Cliquez sur Planifier pour créer la visite.

Remarque : Les heures de début et de fin doivent se situer le même jour, avec l’heure de fin postérieure à l’heure de début et avant 23h59. Si le travail dépasse minuit, planifiez une seconde visite le jour suivant. Si l’heure de début empêche une heure de fin valide, le formulaire bascule automatiquement en option journée entière pour permettre la planification.

Création de visites récurrentes en masse

Planifiez des visites répétées sur une période en activant la récurrence lors de la planification d’une visite basée sur un modèle.

1. Lors de la création d’une visite à partir d’un modèle dans le panneau Nouvelle visite, activez Créer des visites récurrentes.
2. Définissez la Fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.
3. Indiquez Répéter tous les (entre 1 et 12) et le Nombre d’occurrences (entre 2 et 100).
4. Examinez les dates projetées des visites et le total des tâches générées.
5. Cliquez sur Planifier pour créer la série récurrente.

Important : La récurrence désactive l’ajustement des tâches par activité et l’ajout de nouvelles tâches puisque toutes les visites de la série reprennent les quantités initiales du modèle. De plus, les dates passées dans la série sont ignorées lors de la création.

Planification des visites à partir des recommandations du planificateur

Planifiez rapidement les travaux suggérés par BriqSafe selon les besoins des tâches ouvertes.

1. Dans Planificateur, activez le bouton À planifier pour afficher les cartes de recommandations sur les dates proposées.
2. Cliquez sur une carte pour ouvrir le panneau Nouvelle visite prérempli avec la date, le lieu, les activités, les heures et les intervenants appropriés.
3. Modifiez les détails si nécessaire, puis cliquez sur Planifier.

Remarque : Les recommandations s’affichent uniquement si la fréquence d’activité ne comporte pas déjà de visite planifiée. La planification à partir d’une carte la supprime, et les doublons identiques sont fusionnés en une seule carte.

Planification des tâches de pose de capteurs

Planifier les visites d’installation des capteurs de surveillance.

1. Ouvrez Planificateur et cliquez sur Planifier une visite pour ouvrir le panneau Planification.
2. Déployez la section Activités libres (repliée par défaut) et glissez l’activité de pose de capteur sur le jour ciblé.
3. Vérifiez le Lieu, la Date et les heures.
4. Sélectionnez au moins un Intervenant.
5. Vous pouvez épingler la tâche à une Structure, une Zone, un Système ou un Équipement spécifique via Ajouter une tâche avant la planification.
6. Cliquez sur Planifier.

Important : Le nom de l’activité de pose de capteur peut varier selon l’organisation. Les activités libres n’attribuent pas d’intervenants par défaut, sauf si le lieu ou le modèle en définit. La planification échoue si le schéma de contrôle du lieu ne comporte pas d’activité de ce type activée ; la visite est annulée avant l’ajout de tâches. La planification de la pose de capteurs est distincte de la gestion des appareils connectés, qui reste inaccessible tant que l’option correspondante n’est pas activée.

Gestion des visites planifiées

Modification des visites depuis le tableau du planificateur

Replanifiez ou réaffectez les visites directement depuis le calendrier.

1. Dans Planificateur, cliquez sur la carte de visite pour ouvrir son panneau de détails.
2. Modifiez la Date, les Heures de début et de fin, les Intervenants ou le drapeau Nécessite une vérification après réalisation.
3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
4. Si la nouvelle date déplace la visite dans une autre semaine, confirmez la fenêtre Ce déplacement modifie le planning en cliquant sur Déplacer le planning.
5. Pour supprimer une visite, cliquez sur Supprimer. Cela annule les visites planifiées ou supprime les brouillons.

Remarque : La suppression d’une visite planifiée enregistre une raison d’annulation prédéfinie ; utilisez la page Visites pour ajouter une raison personnalisée.

Réaffectation des visites à d’autres techniciens ou opérateurs

Changez les intervenants assignés selon leurs disponibilités ou charges de travail.

1. Sur le web, ouvrez la page Visites et sélectionnez la visite souhaitée.
2. Cliquez sur Réaffecter dans le pied de la barre latérale des détails.
3. Dans la fenêtre Réaffecter la visite, modifiez les Intervenants en retirant et ajoutant des personnes.
4. Cliquez sur Réaffecter pour valider.

Important : Au moins un intervenant doit rester sélectionné. Les intervenants doivent avoir accès au lieu de la visite. Seules les visites planifiées ou en cours peuvent être réaffectées, et seules les tâches en attente sont transférées aux nouveaux intervenants.

Marquage des visites pour vérification

Indiquez que les visites doivent être contrôlées après leur réalisation avant clôture.

1. Lors de la planification d’une visite dans le panneau Nouvelle visite, activez Nécessite une vérification.
2. Après planification, ce drapeau reste modifiable jusqu’à la fin de la visite.
3. Désactiver ce drapeau avant la fin libère les mesures dépassant les seuils mises en file d’attente pour vérification et génère les cas associés.

Remarque : Une fois la visite terminée, le drapeau ne peut plus être modifié ni réactivé. Si un modèle attribue ce drapeau, il prévaut sur la configuration manuelle lors de la planification, sauf ajustement utilisateur.

Vue d’ensemble du calendrier et synchronisation externe

Consultation des visites planifiées dans le planificateur

Surveillez les visites et les affectations par lieu ou intervenant.

1. Ouvrez Planificateur. Il s’ouvre dans la dernière vue utilisée : Semaine (par défaut), Mois, Jour ou Agenda.
2. Utilisez la vue semaine pour grouper les lignes par Lieu ou Intervenant et repérer les visites en retard ou non assignées.

Remarque : Les surlignages en rouge et les options de groupement peuvent ne pas être présents dans toutes les vues. Le planificateur est accessible uniquement aux rôles Responsable et supérieurs.

Synchronisation des visites avec des calendriers externes

Gardez vos visites planifiées visibles et à jour dans Google Agenda, Outlook, Calendrier Apple ou d’autres applications de calendrier.

1. Ouvrez Paramètres du compte dans la barre latérale, puis sélectionnez l’onglet Compte.
2. Dans le panneau Synchronisation du calendrier, cliquez sur Synchroniser avec votre calendrier.
3. Choisissez votre application de calendrier dans la liste ou cliquez sur Copier le lien pour ajouter un abonnement manuellement.
4. Terminez la connexion dans votre application de calendrier.

Important : L’application de calendrier met à jour le flux selon son propre rythme. Seules les visites comprises entre 30 jours avant aujourd’hui et 90 jours après sont incluses dans le flux. Toute modification de rôle dans BriqSafe nécessite de régénérer le lien du calendrier pour actualiser les permissions d’accès.

Résumé

L’intégration d’un système de réservation avec BriqSafe repose sur les outils internes de planification pour créer, modifier et gérer efficacement visites et activités. Utilisez les modèles pour les activités groupées, la planification d’activités isolées pour les tâches spécifiques et la création de visites récurrentes pour le travail répétitif. Le planificateur et la synchronisation avec des calendriers externes facilitent la supervision transparente et la coordination. Les fonctions de marquage pour vérification et de réaffectation favorisent le contrôle qualité et l’ajustement des ressources.